SAP SRM SCIFO

1.inleiding 2.introductie SAP pauze 3.SRM demo winkelwagentje 4.SCIFO SAP SRM SCIFOMAAT 1.inleiding 2.introductie SAP pauze 3.SRM demo winkelwagentje 4.SCIFO

11.INLEIDINGG 1.1 voor wie? 1.2 het kader van deze opleiding 1.3 doelstellingen 1.4 wat is SAP?

1. 1 voor wie? voor budgethouders en vervangers SAP zal Fimacs vervangen vanaf 1 januari 2014

1.2 het kader van deze opleiding streefdoel van de nieuwe BBC-wetgeving: meer resultaatgericht werken en de beheersstromen van de organisatie op elkaar afstemmen een aantal wettelijke en organisatorische maatregelen: Expliciete koppeling van strategie (meerjarenplan), financiën, personeel Methodische samenwerking met de stad Gent Nieuwe tools die al deze wijzigingen mogelijk maken.

1.3 doelstellingen na deze opleiding weet de doelgroep: hoe je vlot kan aan- en afmelden in SAP hoe je het paswoord in SAP kan veranderen wat de verschillende elementen op de SAP-schermen betekenen hoe data kan opgezocht worden met de transactie SBWP hoe een winkelwagentje aangemaakt wordt in SRM hoe een ontvangstbevestiging gedaan wordt in SRM wat de inhoud is van de SCIFO workflow hoe een factuur kan goedgekeurd/afgekeurd worden hoe een vervanger kan ingesteld worden om een factuur goed te keuren /af te keuren hoe een factuurcontrole handeling verloopt

12.INTroductie SAP

wat is SAP SAP = ERP software (Enterprise Resource Planning ) ondersteuning van alle bedrijfsprocessen SAP= Systemen, Applicaties en Produkten voor data-verwerking Duitse software (1972,Ex-IBM medewerkers) modulair systeem (SRM)

starten met SAP - aanmelden SAP openen Start > Programma’s > SAP Frontend > SAP logon aanmelden Dubbelklik op de juiste link aanmeldingsscherm invullen Verbinding: 4 NFI GENSAPNFQ Mandant 200 (testomgeving) meld je aan in SAP met de login- gegevens die je gekregen hebt let op: 3x foutief inloggen = account geblokkeerd

overzicht beginscherm

werkbalk enter: bevestigen (=‘enter’ op toetsenbord) opslaan: bewaren(toetsenbord: Ctrl S) terug (groen): terug naar vorig menu of vorige scherm beëindigen (geel): huidige toepassing te beëindigen afbreken (rood): huidige bewerking ongedaan maken zonder op te slaan afdrukken: document of lijst afdrukken zoeken: zoekscherm: tekens opgeven, in huidige toepassing zoeken naar overeenkomstige tekens volgende zoeken: na het zoeken het volgende vinden (= zoekvoorwaarden ) 1e pagina: in een lijst naar de eerste bladzijde gaan pagina -: in een lijst 1 bladzijde naar boven (=‘page up’ op toetsenbord) pagina +: in een lijst 1 bladzijde naar beneden (=‘page down’ op toetsenbord) laatste pagina: in een lijst naar de laatste bladzijde nieuwe modus creëren : extra scherm van het SAP-programma verschillende functies: vooral ‘schermafdruk’ is handig

commandoveld driehoekje: openen/sluiten pijltje: laatst gebruikte de technische naam (transactiecode) Vb: fbl5n Probeer zelf het commando- veld uit met transactiecode ‘sbwp’

transactiecode of technische naam laagste niveau van boomstructuur = transactie transacties zonder technische naam transacties met instelling wijzigen: bovenaan “Extra > Instellingen” Vlag aan: technische namen weergeven Zorg ervoor dat in jouw boomstructuur de technische naam van de transacties erbij staat.

transactie selecteren en klikken op de knop ‘toevoegen’ favorieten toevoegen transactie selecteren en klikken op de knop ‘toevoegen’ toepassingswerkbalk: knoppen in verband met de favorieten voeg transactie sbwp toe aan je favorieten in SAP

winkelwagen maken ontvangstbevestiging doen 3.SRM demo winkelwagen maken ontvangstbevestiging doen

inleiding: SRM is… SRM  SAP intranet software voor aankoopproces op basis van catalogen eenvoudig en overzichtelijk automatisch goedkeuringstraject betere opvolging SAP SRM  Supplier Relationship Management Leverancier Relatie Beheer

overzicht taakbalk taakbalk met volgende knoppen inkopen: winkelwagens maken inkoopgebied: overzicht winkelwagens + ontvangstbevestigingen werkoverzicht: winkelwagens die je moet bewerken overzicht teamwinkelwagens: handig overzicht teamwinkelwagens budgetopvolging: de stand van het budget opvragen personalisering: gebruikersinstellingen aanpassen

gekende goederen aanvragen klik op “Inkopen” en dan op “Bestellingen”

toelichting catalogus - zoekmethoden 1 2 3 zoekmethoden 1, 2 en 3 werken samen: je kan gecombineerd zoeken

zoeken via trefwoorden trefwoord invullen - “zoeken” (vb. kopieerpapier)

zoeken via hiërarchie hiërarchie open pijltjes naar rechts

zoeken via de leverancier Selecteer de leverancier(s) Zoekcriteria wissen   zoekcriteria wissen: klik op -> volledige catalogus

stap1: artikelen aan je winkelwagen toevoegen gezochte artikelen gevonden -> toevoegen aan winkelwagen aanvinken, hoeveelheid ingeven -> Aan winkelwagen toevoegen hoeveelheid ingeven -> op winkelwagentje klikken Aanvinken, hoeveelheid ingeven ->“Aan winkelwagen toevoegen” Deze manier is interessant als je veel artikels wil bestellen hoeveelheid ingeven -> op winkelwagentje klikken Deze manier is sneller als je slechts één artikel bestelt, of een paar artikels met hoeveelheid 1

winkelwagen weergeven producten toegevoegd: ->“Winkelwagen weergeven” overzicht winkelwagen hoeveelheden aanpassen (opnieuw berekenen) artikelen toevoegen (terug naar zoekresultaat) deze producten toevoegen aan inkooplijst (nieuwe of bestaande) artikelen verwijderen onderaan: totaalbedrag aankopen

stap2: vervolledigen details - pop-up scherm verdergaan: klik op invullen voor correcte financiële afwikkeling: inkoopgroep: standaard ingevuld (uw dienst) adresnummer: leveringsadres rubriceringstype: kostenplaats Budgetplaats: waarvoor u bestelt klik dan op

stap2: vervolledigen details - pop-up scherm we zien nu de inhoud van de winkelwagen aanpassen: hoeveelheden: vb. 16 Leveringsdatum: vb. 09/12/2013

stap3: winkelwagen vervolledigen en bestellen velden in te vullen: Naam winkelwagen: kan je zelf nog aanpassen/aanvullen Teamwinkelwagen: steeds aangevinkt laten Notitie aan goedkeurende bewerker: bijkomende info voor inkoper klik dan op

stap 4: voltooien winkelwagen na klikken op : positiestatus: winkelwagen is “Onder goedkeuring” onderaan “Wat wilt u hierna doen?”-> 2 mogelijkheden: afdrukvoorbeeld: winkelwagen zien en ev. afdrukken weer inkopen: nieuwe winkelwagen aanmaken klik op : opnieuw naar stap 1

ontvangstbevestiging registreren klik op grijze vierkantje vóór de winkelwagen

ontvangstbevestiging registreren klik dan op kolom hoeveelheid bevestigen uitzonderlijk: kolom laatste levering

Ontvangstbevestiging: waarom? 3 way match BELANG !! IN SRM automatische facturatie tijdige betaling  geen risico op nalatigheidsintresten

PAUZE

4.SCIFO

SCanning Inkomende Facturen en Optimalisatie SCIFO SCanning Inkomende Facturen en Optimalisatie Het is de bedoeling om in het NFI project (Nieuw financieel Instrumentarium) “goederen ontvangst” in SAP te implementeren. De factuurflow (die al bestond bij de stad) moet daar voor aangepast worden.

Overzicht van de SCIFO flow Het volgende schema geeft een overzicht van de SCIFO flow:

SCIFO FLOW 0: start met scannen + archiveren factuur 1: de factuur registreren of direct boeken 2a: afhandelen factuur (ev. terug naar goederenontvanger) 2b: afhandelen creditnota 3: geen of te weinig goederenontvangst (ontvangstbevestiging ingeven of -> boekhouding) 4a: afhandelen prijsverschil (FM ondersteuning: goedkeuren / afkeuren) 4b: goedkeuring van de factuur (budgethouder: goedkeuren/ afkeuren) klaar voor betaling 5: factuurcontrole 0: De barcode op de factuur zal door de scanningsoftware automatisch gedetecteerd worden en doorgegeven worden aan SAP die op zijn beurt de SCIFO flow start voor deze barcode. Deze barcode bestaat uit het formaat “<Bedrijfsnummer><volgnummer10cijfers>” 1: In de eerste stap dient het departement financiën de codering van de factuur te starten, indien alle gegevens voorhanden zijn, kan men kiezen om onmiddellijk door te ‘boeken’. Indien de factuur niet volledig kan worden aangevuld kan de gebruiker de factuur ‘registreren’. 2a: bij de afhandeling van de factuur kunnen volgende keuzes gemaakt worden: - boeken factuur - terugsturen naar goederenontvanger als niet alle GO in orde zijn. - verzenden naar externe partij (leverancier) -> factuur in wacht - wachten op kredietnota - verzenden naar een factuurcontroleur (vraag naar meer informatie…) 2b: Bij de afhandeling van een kredietnota zal eerst gevraagd worden om die te koppelen aan een factuur Daarna kan voor de kredietnota een aantal keuze’s gemaakt worden: - boeken van kredietnota - tijdelijk in wacht plaatsen waarbij deze terug bij Dept financiën terrechtkomt op specif. Datum 3: Indien er geen 3-way match is omwille van het ontbreken of onvoldoende goederenontvangst dan zal het systeem automatisch deze taak verzenden naar de goederenontvanger. Op basis van de origine van de bestelbon kan het systeem zelfstandig deze taak afleveren bij de goederenontvanger Gebruiker kan dan keuze maken: - GO werd volledig ingegeven - terug naar dienst boekhouding als het niet gerechtvaardigd is om GO in te geven (niet ontvangen e.d.,…) 4a: Een tweede blokkering binnen de 3-way match gaat over een prijsverschil, indien dit prijsverschil (rekening houdende met de toleranties) bestaat zal volgende taak automatisch uitgestuurd worden naar de ‘Budgetverantwoordelijke’ : FM Ondersteuning (team van Martine Verbeken) De gebruiker kan dan volgende keuzes maken: - goedkeuren, hiermee keuren we het prijsverschil goed en aanvaarden we de prijs op de factuur. - afkeuren van het prijsverschil, de factuur gaat terug naar Dept Financiën voor verdere acties (vb. kredietnota,…) 4b: Op basis van de SCIFO configuratie kunnen bijkomende goedkeuringen van de factuur vereist zijn, deze goedkeuringen worden dan aangeboden via deze stap aan de relevante verantwoordelijke. De taak zal verzonden worden indien er goedkeuring op de factuur vereist is. De gebruiker kan dan volgende keuzes maken: - goedkeuren, hiermee keuren we de ganse factuur goed - afkeuren, de factuur gaat terug naar dept. Financiën voor verdere acties (vb. kredietnota,….) 5: De stap ivm de factuurcontrole kan enkel manueel (via stap 2) door het departement financiën naar een gebruiker doorgestuurd worden, deze stap 5 – factuurcontrole zal meestal een vraag tot informatie bevatten (bvb: gelieve de ontbrekende bestelbonnummer door te geven, mag deze factuur geboekt worden op uw kostenplaats). De ontvanger kan enkel commentaar doorgeven die verder zal verwerkt worden door Dept. finan

Stap 4b: goedkeuring van de factuur 4b: Op basis van de SCIFO configuratie kunnen bijkomende goedkeuringen van de factuur vereist zijn, deze goedkeuringen worden dan aangeboden via deze stap aan de relevante verantwoordelijke. De taak zal verzonden worden indien er goedkeuring op de factuur vereist is. De gebruiker kan dan volgende keuzes maken: - goedkeuren, hiermee keuren we de ganse factuur goed - afkeuren, de factuur gaat terug naar dept. Financiën voor verdere acties (vb. kredietnota,….)

Welke factuursoorten vereisen goedkeuring nieuwe benaming nu Soort betalingsblokkering 1A ANK1 SRM N 1B ANK2 INVESTERINGEN J 1C ANK3 UITG. SOC DIENSTVERLENING 1D ANK4 NUTSVOORZIENINGEN 1E ANK5 DIVERSEN 1F ANK6 ELEKTRONISCHE ?

Hoe een factuur goedkeuren / afkeuren 2 mogelijkheden: e-mail met link naar SAP zelf aanloggen in SAP transactie SBWP

Hoe een factuur goedkeuren / afkeuren 1. e-mail bericht met link Beste collega,  U hebt een aantal openstaande taken binnen het aankoopproces.  Via onderstaande link kom je terecht in het SAP-scherm van waaruit deze taken verder behandeld kunnen worden.   http://gensapnfq01.gentgrp.gent.be:8016/sap/bc/webdynpro/sap/swf_workplace?sap-client=200&sap-language=NL   Wij vragen u deze taken zo spoedig als mogelijk uit te voeren, teneinde geen betaalachterstand (met bijhorende kosten) op te lopen.    Bij vragen of problemen kan je terecht bij de dienst Crediteurenbeheer. Alvast dank voor uw medewerking Met vriendelijke groet,  Het team Crediteurenbeheer

Inloggen op de SAP web-interface vul uw SAP gebruikersnaam en paswoord in klik dan op “aanmelden”

web interface voor de SCIFO taken :Werkplek Business Workflow ga naar de ingangsmap selecteer de lijn van de factuur die u wilt bewerken en klik op ‘uitvoeren’

goedkeuring van de factuur OCMW de dienst

2.Hoe een factuur goedkeuren / afkeuren rechtstreeks in SAP SAP Werkplek Business Workflow zelf starten in SAP: aanloggen in SAP en transactie SBWP starten Zelfde werkwijze als hierboven’

goedkeuring van de factuur

een vervanger instellen voor het goedkeuren van facturen klik in het menu op “instellingen” klik dan op “office instellingen” ga naar het tabblad vervanger en klik op “creëren”

een vervanger instellen voor het goedkeuren van facturen vul de SAP gebruikersnaam in van de vervanger geef de data op voor de periode van vervanging duid de vervangbevoegdheden aan klik dan op ‘verder’

een vervanger verwijderen ga in SAP naar uw SAP Werkplek Business Workflow klik op ‘instellingen’ en dan op ‘office instellingen’ ga naar het tabblad ‘vervanger’ klik op het grijze blokje vóór de te verwijderen regel klik dan op het icoontje “regel wissen”

Stap 5 factuurcontrole vraag om info -> kan naar alle rollen in SCIFO flow vb. vraag: bent u akkoord met het boeken van deze factuur op uw kostenplaats

support opleidingsmateriaal en handleiding: http://groep.gent.be/ paswoord wijzigen: aanmelden: klik niet op enter maar wel op ‘nieuw paswoord’ 2 x nieuw paswoord klik op overnemen paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel. 09 2660999) : paswoord “resetten”

VRAGEN?