Waaierwerken: gewoon een nieuwe toren of een nieuw gebouw vol kansen? NWOW Ambassador Day, 21 april 2015 Alex Van Loon, adviseur Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling

Provincie Antwerpen 1,7 miljoen inwoners 70 steden en gemeenten Provinciebestuur: 1688 medewerkers 1500 VTE 56% vrouwen 44% mannen Gemiddeld 46 jaar Missie: De provincie Antwerpen is een verkozen overheid met de expertise en ervaring om antwoorden op maat te bieden voor bovenlokale maatschappelijke uitdagingen in de provincie. Ze werkt vanop voldoende afstand en toch steeds dichtbij.” Ik ga vertellen over de aanpak van Het Nieuwe Werken bij de provincie Antwerpen. Maar wat willen jullie te weten komen?

Aanleiding: een nieuw provinciehuis

Visie op waaierwerken 'Waaierwerken' is voor de provincie Antwerpen een manier om als moderne organisatie een betere dienstverlening te garanderen voor de burgers en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkgever te zijn. Door flexibeler en dynamischer te zijn, creëren wij meer samenhorigheid tussen de mensen, een meer participatieve houding, meer betrokkenheid en inspraak en een betere doorstroom van informatie. Wij hanteren een betere werk/privé balans en willen tegelijkertijd  kostenbesparend, milieuvriendelijker, creatiever en efficiënter zijn. Kennisdelen staat centraal en wordt mede ondersteund door onze technologische vooruitgang. We zijn niet gestart met deze visie: deze is gaandeweg ontstaan.

Tijdelijke huisvesting: pilootproject 2013-2014: ervaring opdoen met pilootproject 2015-2016: ervaringen delen met andere diensten 2017-2018: toepassing in nieuw provinciehuis

Waar komt waaierwerken vandaan? ‘Anders Werken’ of ‘Het Nieuwe Werken’: Twee containerbegrippen Niet overal hetzelfde Sommige recepten werken op de ene plaats wel, maar elders niet Is dat wel zo anders of nieuw?  Waaierwerken: - sommige dingen doen we vandaag al zo - sommige zaken zijn optioneel - kiezen uit de waaier van mogelijkheden

Een waaier van mogelijkheden Flexibele ICT Flexibele werk-plekken Dossier-beheer Resultaat-gericht werken

Een waaier van mogelijkheden Flexibele ICT Flexibele werk-plekken Dossier-beheer Resultaat-gericht werken

Resultaatgericht werken Duidelijke jaarafspraken (Functioneren & Evalueren) … op basis van duidelijke doelstellingen (Beleids- en Beheerscyclus) … vertaald in werkoverleg en werkafspraken Resultaatsgericht werken betekent dat: De medewerker verantwoordelijkheid opneemt voor het afgesproken werk De leidinggevende aan de medewerker vertrouwen geeft over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd Deelthema’s: Omgaan met resultaatgericht werken Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren,… Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap,… Verantwoordelijkheid en autonomie versterken Betrokkenheid verhogen: jobcrafting

Resultaatgericht werken: deelthema’s Omgaan met resultaatgericht werken Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren,… Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap,… Verantwoordelijkheid en autonomie versterken Betrokkenheid verhogen: jobcrafting,… Deelthema’s: Omgaan met resultaatgericht werken Transparante werkafspraken: werkoverleg, rollen, doelstellingen, indicatoren,… Samenwerken versterken: samenwerking over de diensten heen, intervisie, mentorschap,… Verantwoordelijkheid en autonomie versterken Betrokkenheid verhogen: jobcrafting

Een waaier van mogelijkheden Flexibele ICT Flexibele werk-plekken Dossier-beheer Resultaat-gericht werken

Flexibele werkplekken Meer soorten werkplekken Werkplek kiezen naargelang de taak Akoestische maatregelen Personaliseren werkomgeving Clean desk Leefregels Telewerk

Werkplektypes Werkplek open ruimte Cockpit Individuele stiltewerkplek Collectieve stilteruimte Centrale bibliotheek Loungewerkplek Aanlandwerkplek

Overleg- en projectruimtes Kleine overlegruimte Grote overlegruimte Projectruimte Koffiehoek

Een waaier van mogelijkheden Flexibele ICT Flexibele werk-plekken Dossier-beheer Resultaat-gericht werken

Flexibele ICT Laptops Wifi in heel het gebouw en op het terras van het personeelsrestaurant Lync (chat, presence, videoconferencing)

Een waaier van mogelijkheden Flexibele ICT Flexibele werk-plekken Dossier-beheer Resultaat-gericht werken

Dossierbeheer Opruimdagen (papier & digitaal) Digitaal en papieren dienstklassement Digitale handtekening Zoveel mogelijk processen digitaliseren (niet automatiseren) Verbetering archiefwerking Centrale bibliotheek

Tijdlijn pilootproject Rode draad = co-creatie Januari 2014: finale evaluatie Scope Oktober 2013: tweede evaluatie Scope Juni 2013: eerste evaluatie Scope Mei 2013: verhuis naar PaS Voorjaar 2013: leefregels via werkplekspel Oktober 2012: programma op maat per dienst Scope Lange voorbereiding Lange pilootfase Flexibele scope: participatie/co-productie & resultaatgericht Januari 2012: deputatie keurt aanpak goed Oktober 2011: managementteam bepaalt minimale scope Scope Maart 2011: projectplan Januari 2011: projectvoorstel

Aanpak Foto werkplekspel Werkplekspel: mekaar durven aanspreken op gedrag

Voorbeeldvraag werkplekspel Een collega die in de buurt zit, is veel aan de telefoon. U kunt zich dan niet zo goed concentreren. Wat doet u? Ik vraag aan mijn collega om een andere werkplek op te zoeken. Ik ga zelf werk doen dat niet zoveel concentratie vereist. Ik zoek een andere werkplek op. Anders, namelijk…

Aanpak Foto flap evaluatieronde Drie evaluatiemomenten: verschillende werkvormen  genuanceerde meningen: Eerste ronde: SWOT-analyse: iedereen schrijft op flappen SWOT verwerkt in grote Excel  Veel details, maar snel aanpakken is van belang voor veranderingsbeheer: moet je op voorbereid zijn

Aanpak “Je leert andere diensten kennen” “Opruimen creëert rust” Foto flap evaluatieronde “Eindelijk het gevoel een moderne werkgever te hebben” “Lounge wordt veel gebruikt” “Mogelijkheden van toestellen beter benutten”

Evaluatie pilootproject Enkele kwaliteiten: Verschillende types werkplekken Contacten en samenwerking over de diensten heen Mogelijkheid om te telewerken Laptops en bijkomende schermen (22”) Enkele aandachtspunten: Samenhang binnen het team Integratie van nieuwe collega’s Stabiele ICT-omgeving

Lessen tot nu toe Aanraders: Projectscope op sommige punten open houden Evalueren en opvolgen pilootproject op verschillende momenten Aandacht voor impact op reguliere processen Voortschrijdend inzicht over projectstructuur en aanpak  Aanpak wordt momenteel doorgelicht door gebruikersgroep Visie achteraf opstellen is mogelijk Twee maal verhuizen is een kans!

Hoe de verandering verankeren? Eigenaarschap via verdiepingsraden: Afspraken tussen gebruikers onderling Afspraken met ondersteunende diensten Over: Het ‘samen leven en werken’ Gebruik van de kantoorruimtes (bv. leefregels) Inrichting van de kantoorruimtes Dienstverlening (facilitair, ICT)  Ook al voor de inrichting van het nieuwe provinciehuis

Meer weten? Deelprojectleider waaierwerken: Alex Van Loon Dienst Projectwerking en Organisatieontwikkeling Tel. 03 240 53 09 E-mail: alex.vanloon@provincieantwerpen.be Verantwoordelijke project nieuw provinciehuis: Marc Hesters Departementshoofd Logistiek Tel. 03 240 51 28 E-mail: marc.hesters@provincieantwerpen.be

Extra slides

Communicatie en veranderingsbeheer PaSdagen: infosessies waar iedereen op wordt uitgenodigd (3 à 4 per jaar) Klankbordgroep waar ideeën worden afgetoetst Intranet met FAQ Artikels personeelsblad Proviant

Resultaten tot nu toe Grote gedragenheid door medewerkers pilootdiensten: Early adaptors Hoge verwachtingen werden ingelost Flexibele ICT: Laptops en 22” schermen op de meeste werkplekken Meer gebruik van Outlook Introductie van Lync (presence, chat, documenten delen) Problemen rond telefonie en bekabeling

Resultaten tot nu toe Papier in Beweging: Aantal kasten werd beperkt Dossiers worden sneller overgedragen Flexibel gebruik van werkplekken: Types werkplekken worden gekozen op basis van activiteiten Alle types worden (in meer of mindere mate) gebruikt Clean desk wordt beschouwd als een kwaliteit Opmerkingen over meubilair, lockers en te weinig stopcontacten

Resultaten tot nu toe Samenwerking over de diensten heen Verminderd dagelijks contact: Meer organiseren via formeel intern overleg Minder discrete omgang met leidinggevende Waar is iedereen? Deels opgevangen via MS Lync (presence & chat) Er komt nog een visuele zonering

Leefregels pilootproject waaierwerken

Leefregels pilootproject Type werkplek Leefregel Open werkplek Er moet voldoende rust heersen Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier Cockpit Geconcentreerd werken Niet geschikt voor langdurige telefoongesprekken Cel / individuele stiltewerkplek Kan je langdurig in telefoneren Stilteruimte (meerdere personen) In stilte werken: niet telefoneren Geen overleg Loungewerkplek Informele werkplek voor tijdelijk gebruik Ook geschikt voor overleg of om te lezen Aanlandwerkplek Werkplek voor tijdelijk gebruik Vooral om mails te checken en voor te bereiden tussen vergaderingen door

Leefregels pilootproject Ondersteunende ruimte Leefregel Kleine overlegruimte (open of afgesloten) Overleg met 2 à 6 personen Voor vertrouwelijke gesprekken (indien afgesloten) Grote overlegruimte (afgesloten) Overleg met 6 à 8 personen Voor vertrouwelijke gesprekken Projectruimte Samenwerken aan een project Kan gebruikt worden als werkplekken Kan ook gebruikt worden als overlegruimte Koffiehoek Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt Ook geschikt voor informeel overleg Niet vlakbij open werkplekken

Bijkomende leefregels pilootproject Gebruik werkplekken (1/2): Teams zitten door mekaar en niet gegroepeerd per team (evalueren na 3 maanden). Niemand heeft recht op een vaste werkplek, maar er kunnen zich situaties voordoen waarin het wel kan (bv. fysieke beperkingen, secretariaat DRP & DSTV). Het is geen probleem dat mensen elke dag op dezelfde werkplek gaan zitten, zolang men daar soepel mee omgaat en geen werkplekken of ruimtes claimt. Het gebruik van werkplekken moet bespreekbaar zijn

Bijkomende leefregels pilootproject Gebruik werkplekken (2/2): Niemand mag een cockpit of cel claimen, maar leidinggevenden moeten wel voldoende mogelijkheden hebben om vertrouwelijke gesprekken te kunnen voeren en bereikbaar zijn voor medewerkers. Evalueer per halve dag of je een open werkplek inneemt. (Dus als je veel vergaderingen hebt in de namiddag, gebruik dan bv. een aanlandwerkplek.) Als blijkt dat een bepaald werkplektype vaak overbezet is, moet worden overwogen er bij te maken.

Bijkomende leefregels pilootproject Gebruik overlegruimtes en vergaderzalen: Overlegruimtes worden niet gereserveerd; vergaderzalen wel Geen verbod op lunchvergaderingen Refter in het PaS toegankelijk voor vergaderingen Informele overlegmomenten mogen niet verloren gaan

Bijkomende leefregels pilootproject Dossierbeheer: Alle dossiers, documenten en boeken horen thuis in het dienstklassement, behalve persoonlijke spullen. Binnen het dienstklassement is een goede afbakening nodig tussen gearchiveerde dossiers, lopende dossiers en persoonlijk klassement. Gevoelige informatie kan opgeslagen worden in afsluitbare kasten.

Werkplek open ruimte Werkruimte voor meerdere personen Er moet voldoende rust heersen Als je wilt overleggen, doe je dat niet hier

Cockpit Halfopen individuele werkplek Geconcentreerd werken Niet geschikt voor langdurige telefoongesprekken

Individuele stilteruimte Stiltewerkplek voor individu Afgesloten ruimte Kan je ook langdurig in telefoneren

Collectieve stilteruimte In stilte werken met meerdere personen Afgesloten ruimte Geen telefoons of gsm’s Geen project- of overlegruimte

Centrale bibliotheek In stilte werken met meerdere personen Afgesloten ruimte Geen telefoons of gsm’s Geen project- of overlegruimte

Loungewerkplek Informele werkplek voor tijdelijk gebruik Ook geschikt voor informeel overleg of om te lezen

Aanlandwerkplek Werkplek voor tijdelijk gebruik Vooral om tussen vergaderingen door mails te checken of voor te bereiden

Kleine overlegruimte Voor overleg met 2 à 6 personen op de werkvloer Kan afgesloten zijn Kan ook in de open ruimte Voor vertrouwelijke gesprekken (indien afgesloten)

Grote overlegruimte Voor overleg met 6 à 8 personen op de werkvloer Afgesloten ruimte Kan gebruikt worden voor vertrouwelijke gesprekken

Projectruimte Samenwerken aan een project Voor 6 à 8 personen Kan gebruikt worden als werkplekken Kan ook gebruikt worden als overlegruimte

Koffiehoek Bundeling van keukentje, drank- en voedingsautomaten en afvalpunt Ook geschikt voor informeel overleg Niet vlakbij open werkplekken