Afdeling Studietoelagen
Structuur uiteenzetting → Informatie afdeling Studietoelagen → Aanzet tot verandering → Initiatieven ٧ informatieverstrekking ٧ administratieve verwerking ٧ dossier behandeling ٧ e-government ٧ anders gaan werken → Risicofactoren → Resultaten
Afdeling Studietoelagen → Onderzoek aanvragen HOGER ONDERWIJS → dossiers (individuele) → Indiening Eerste verwerking voor → Overurenstelsel (1991) - 9 à 10 uur/dag
Aanzet tot verandering → Kritieken inzake informatieverstrekking bereikbaarheid administratieve verwerking → Jaarrapport Vlaamse ombudsdienst → Klantentevredenheidsonderzoek
Informatieverstrekking Brochures, folders, affiches, website Dossierlijn Studietoelagen - Vlaamse Infolijn Informatiesessies
Administratieve verwerking Nieuwe aanvraagformulieren Gezinsdossier Herbruik gegevens Uitbetaling - beraden
Dossierbehandeling Effect gezinsdossiers (H.O “omslagen minder”) Productiviteitsmetingen Kwaliteitscontrole Vorming Uitbetaling personeelsbestand
E-government 2002 : consultancy resultaat = uittekenen TO BE elektronische verwerking Doelstellingen E-government verminderen van de administratieve last voor de burger verhogen van de klantvriendelijkheid verhogen van de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie voor de gebruikers verbeteren van de efficiëntie, verkorten van doorlooptijd, verhogen van kwaliteit mogelijkheid tot online aanvragen studietoelage beleidsinformatie genereren uit de applicatie plaatsonafhankelijk werken (thuiswerken, gedeconcentreerd werken)
“Anders Gaan Werken” Doelstellingen Realisatie E-government Aanbieden van aantrekkelijke werkomstandigheden Contact tussen de verschillende groepen verbeteren Soepele opvang toekomstige evoluties in de organisatie Mogelijkheid tot thuiswerk en satellietwerk Stressreductie door spreiding van de intake
Aanpak Analysefase (as is) › Consultancy › Registratie To be › Korte termijn › Lange termijn Overleg › Seminaries › PRO o-meting
Risico - Factoren Deadlines Kerntaken garanderen Impact medewerkers
Resultaten Alle aanvragen behandeld voor 1 januari Daling aantal onvolledige dossiers Daling aantal bezwaarschriften Opnemen andere taken inzake informatieverstrekking Geen overuren meer
Voor de verbouwing
De werkplek - logistiek
Tijdens verbouwing Tijdelijk onderkomen
Ondertussen op de afdeling
HR - Teambuilding
De vernieuwde werkplek
Open ruimtes - functioneel
Actuele apparatuur