Focus op resultaat! ikv PTOW HR-deelnetwerk PTOW 12 maart 2015
Programma 9u – 12u: Focus op Resultaat! Kadering binnen plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) Gerda Serbruyns (AgO) gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Hoe de focus op resultaat meten? Indra De Pelsmaeker (dMOW) indra.depelsmaeker@mow.be Gerda Serbruyns (AgO) ) gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Ervaringen met prestatiemeetsystemen: Helena De Clercq (dBZ) helena.declercq@bz.vlaanderen.be Guy Geerens (Kind en Gezin) guy.geerens@kindengezin.be Pieter Deturck (ANB) pieter.deturck@lne.vlaanderen.be Hoe evidence based is performance measurement? Maxime Loose (AgO) maxime.loose@vlaanderen.be Vervolgtraject Varia
Kadering PTOW-deelnetwerk * hr-netwerk 18 juni: toelichting omzendbrief ptow. http://www.bestuurszaken.be/hr-deelnetwerk-18-juni-plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken 3D-netwerk afdelinsghoofden: 23 september: thema: Het Nieuwe Werken in de praktijk. Contactpersoon: patricia.vandenbossche@bz.vlaanderen.be hr-seminarie 17/10: hr als business partner in PTOW http://www.bestuurszaken.be/programma-hr-seminarie * hr-deelnetwerk: 3 december: business case PTOW. http://www.bestuurszaken.be/ptow-alles-start-met-een-goede-business-case http://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan
PTOW: een verhaal van … 7 B’s Bytes Bricks Buy-in Bills (Brains &) Behaviour Benefits Business
Een verhaal van … P & T Verschillende toepassingen: Plaatsonafhankelijk werken: Kantoor + Telewerken prestaties + + Tijdsonafhankelijk werken: Tijdsregistratie + Tijdsonafhankelijk werken prestaties
Een projectmatige aanpak
Kadering PTOW binnen HNW Visienota: http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw Omzendbrief PTOW: http://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken
Wat staat in de PTOW-omzendbrief ? Bij tijdsonafhankelijk werken zijn niet de uren waarop het personeelslid werkt van belang, maar wel het resultaat dat wordt behaald. Voordelen voor de organisatie zijn dat er efficiënter en resultaatgerichter wordt gewerkt. Tijdsonafhankelijk werken kan leidinggevenden aanmoedigen om te evolueren naar prestatiebeoordeling van hun personeelsleden. De personeelsleden zelf krijgen meer flexibiliteit en ze worden beoordeeld op basis van resultaten en de manier waarop die bereikt worden. De afspraken die leidinggevenden en medewerkers daarover maken vallen onder het entiteitsspecifieke beleid.
Ondersteuning door AgO Toolbox: stappenplan: http://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan Advies en begeleiding pilootprojecten agoadviseert@vlaanderen.be Ondersteuningsaanbod voor medewerkers en leidinggevenden: 18/11/2014 Inspiratiedag Leg de Link
Ondersteuning door AgO Toelichting: Patricia Van den Bossche: patricia.vandenbossche@bz.vlaanderen.be geplande opleidingen – aanbieders nog niet gekend Opleidingen te organiseren in open aanbod, en ‘in house’ – in entiteit PTOW komt vooral aan bod in prestatiemanagement en resultaatgericht leidinggeven
Prestatiemanagement Doelgroep: leidinggevenden van alle niveaus Doelstellingen: deelnemers kennen de principes van prestatiemanagement en kunnen deze toepassen in de verschillende een-op-een gesprekken uit de prestatiemanagementcyclus. Zij kunnen prestatiemanagement inzetten om de resultaten te behalen.
Peoplemanagement Leidinggeven aan een team: teamontwikkeling en teamdynamiek, werkverdeling op teamniveau, teamvergaderingen Resultaatgericht leidinggeven, resultaten halen met beschikbare mensen, leiding geven op afstand, leiding geven aan telewerkers Doelstelling: deelnemers kunnen de individuele competenties van de teamleden en de collectieve competenties van het team identificeren en deze inzetten om de resultaten te behalen. Zij kunnen omgaan met verschillende generaties op de werkvloer, en kunnen hun leiderschap toepassen in een context van plaats- en tijdsonafhankelijk werken: sturen op resultaat, leidinggeven op afstand en aan telewerkers.
Organisatieontwikkeling leidinggeven in verandering: de deelnemers kunnen verandermanagement toepassen in het eigen team, en een verandering op organisatieniveau implementeren in het eigen team. Zij kunnen de verschillende actoren begeleiden bij hun engagement en een interactie- en communicatieplan voor alle betrokken actoren op stellen. Zij weten hoe ze rekening moeten houden met de verschillende belanghebbenden bij de verandering. Ondernemerschap/innoveren: deelnemers weten om te gaan met de paradoxen ruimte geven aansturen, controle vertrouwen. Zij ondersteunen en stimuleren het innoverend vermogen van zichzelf, het team en de medewerkers. Doelstellingenmanagement: Deelnemers kunnen de strategische doelstellingen vertalen (doelstellingencascade) én vanuit de praktijk input leveren voor het beleid. Zij kennen de principes van belanghebbendenmanagement en weten deze hierbij gepast in te zetten. Werken aan een waardengedreven organisatie: deelnemers kennen de waarden van de Vlaamse overheid en weten hoe ze deze inzetten om te werken aan een waardengedreven organisatie
Intervisie voor ervaren leidinggevenden Doelgroep: ervaren leidinggevenden, ingedeeld per niveau. Voor operationeel leidinggevenden wordt de intervisie op entiteitsniveau georganiseerd, voor lager- en middenkader op niveau Vlaamse overheid. Doelstelling: deelnemers bespreken eigen cases rond leiderschap, zij leren van elkaar, verhogen het lerend vermogen van zichzelf en de organisatie
Vragen Behaviour: Ook kader, met extra aandacht voor overgangsfase. Hoe maak je personeelsleden (en leidinggevenden) daar klaar voor? Behaviour: Ondersteuning door HR van de leidinggevenden bij leidinggeven op afstand. Behaviour: Hoe leidinggevenden ontwikkelen in het leidinggeven in een PTOW-omgeving? Zie AgO-aanbod. Ook op maat van entiteiten. Bytes: Mogelijkheden op vlak van multimedia: vergaderen via Skype enz.. Ook: ICT platform zodat kan 'ingelogd' worden op de werkplaats en zodat men 'virtueel' zichtbaar is voor het personeel op kantoor. Op te nemen in PTOW-netwerk rond thema Samenwerken.
Vragen Tijdsregistratie: Afschaffen prikplicht: Wat wordt er gedaan met mensen die overuren presteren en met recup werken? (bij seizoensgebonden werk). Info op pagina’s PTOW. Suggestie om netwerk te organiseren ivm tijdsonafhankelijk werken. Tijdsonafhankelijk werken: Er is uitdrukkelijk sprake van plaats- én TIJDSonafhankelijk werken, maar in welke mate wordt er in realiteit TIJDSonafhankelijk gewerkt? Wat m.b.t. het respecteren van stamtijden? Het verzekeren van de dienst tijdens de diensturen? Suggestie om netwerk te organiseren specifiek over tijdsonafhankelijk werken.
Hoe de focus op resultaat meten Hoe de focus op resultaat meten? Indra De Pelsmaeker (dMOW) Project Het Nieuwe Werken Gerda Serbruyns (AgO) P&O-traject VAC Brussel
Project “Het Nieuwe Werken” Departement Mobiliteit en Openbare Werken 12.03.2015
Aanpak Diverse werkgroep samengesteld Toolbox PTOW Stap 1: analyse van de huidige situatie op de deelfacetten van PTOW en HNW ~ maturiteitsscan Aan de hand van een vragenlijst en interviews met alle afdelingshoofden
Vragenlijst PTOW Kantooromgeving Plaatsonafhankelijk werken (telewerken) Prikklok, tijdsregistratie en tijdonafhankelijk werken Resultaatgericht werken IT-middelen, digitalisering en archivering
Resultaatgericht werken Vraag: Bestaat er momenteel binnen uw entiteit een cultuur van “resultaatgericht werken”? Waarom ? Waarom niet ?
“Resultaatgericht werken” Vragen: Worden doelstellingen geformuleerd voor elk personeelslid? Zo ja, welke doelstellingen (ontwikkelingsgerichte, resultaatgerichte…)? Worden de resultaten/doelstellingen van de personeelsleden, naast PLOEG, nog op andere manieren (formeel) opgevolgd? Zo ja, welke? Vindt u PLOEG een handig en nuttig instrument om doelstellingen op te volgen? Voor wat gebruikt u PLOEG voornamelijk? Vindt u het voor elke functie even gemakkelijk/moeilijk om de resultaten/doelstellingen te formuleren èn op te volgen? Zijn de gebruikte systemen even gemakkelijk voor elk personeelslid?
“Resultaatgericht werken” Worden de resultaten (doelstellingen) anders opgevolgd bij een telewerkdag dan bij een werkdag op kantoor? En hoe anders? Om de hoeveel tijd worden de resultaten van de personeelsleden opgevolgd (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of andere)? Krijgen personeelsleden scores op de beoordeelde competenties en doelstellingen?
Algemene bevindingen Er is een cultuur van resultaatgericht werken aanwezig, maar kan nog geoptimaliseerd worden Naast het formele evaluatiesysteem PLOEG, worden er ook andere opvolgingstools gebruikt (Excel, tijdsregistratiesystemen, doelstellingscascade, regelmatige face-to-face gesprekken, teamoverleg, …) PLOEG = eerder instrument om het globaal presteren van een personeelslid te beoordelen, maar is minder geschikt om korte termijn doelstellingen op te volgen Leidinggevenden zijn zoekende naar de juiste balans tussen ‘vrijheid en autonomie’ geven en ‘controleren, opvolgen van resultaten’ Resultaten worden op een telewerkdag vaak anders (meer) opgevolgd dan op een gewone werkdag op kantoor
Wat we leerden? Specifiek wat betekent nu eigenlijk resultaatgericht werken? Algemeen zeer nuttig om een huidige analyse te doen op PTOW Verfijning vragenlijst is nodig Dient voornamelijk als input om de kloofanalyse te maken
Meer informatie? Contactpersoon: indra.depelsmaeker@mow.vlaanderen.be
P&O-traject VAC Brussel: maturiteitscheck gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be
P&O-traject VAC Brussel P&O-werkgroep VAC Brussel: voorbereidend PTOW-traject. Traject 2014 – 2017: AS IS-situatie PTOW verhuizende entiteiten: Excel-maturiteitscheck. Light versie.
Maturiteitschecklist (1) Identificatieluik: PTOW: PTOW-toepassingen: 4 toepassingen open kantoor / telewerken / tijdsregistratie / tijdsonafhankelijk werken Het Nieuwe Werken in het algemeen: Wat realiseren ? Klantgerichtheid Resultaatgerichtheid Personeelsgerichtheid (samenwerken) Andere Hoe realiseren ? Leidinggeven Medewerkers Cultuur en Waarden Efficiëntie Digitalisering / IT Budgetten
Maturiteitschecklist (2) Resultaatgerichtheid: Wordt er gewerkt met een doelstellingenmanagement? (Is dit doorvertaald naar een teamniveau / functieniveau en/of individueel niveau?) Wordt er gewerkt met een vorm van prestatiemanagement (bv. PLOEG)? Worden de resultaten opgevolgd en hoe wordt daarover gerapporteerd? Op de verschillende niveaus?
Bevindingen (1) 16 verhuizende entiteiten gevraagd om Exel-maturiteitschecklist in te vullen. Experiment ! Bevindingen: Helft van entiteiten heeft ingevuld - Bedoeling bevraging is onduidelijk ! Vorm: excel-kolommen zijn te klein, want het is niet steeds een ja / neen-verhaal Invullers staan er weigerachtig tegenover, sommigen willen niet invullen of vullen het anders in dan bevragers het zien,... Moeilijk om in te vullen door entiteiten in transitie: fusie, inkanteling …
Bevindingen (2) Identificatieluik: Suggestie: niet manueel invullen. Personeelsgegevens: terug te vinden in Vlimpers. Eenmalig rapport te trekken vanuit Vlimpers. PTOW-luik: Liever vertrekken vanuit AS IS van de 4 PTOW- toepassingen. Antwoorden ivm Resultaatgerichtheid: - doelstellingenmanagement: ja - Prestatiemanagement / PLOEG: ja - Opvolging / rapportering: - ad hoc - Pita / MODO; Traject; Jira.
Voorbeeld uitgebreide checklist (1) Heeft de entiteit een missie / visie / waarden ? Is er een beheersovereenkomst / managementovereenkomst ? Zijn er jaarondernemingsplannen ? Zijn doelstellingen SMART geformuleerd ? Zijn er kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren bepaald per doelstelling ? Zijn er te behalen resultaten bepaald ? Zijn er opvolgingssystemen / rapporteringssystemen per resultaat ? Op organisatieniveau ? afdelingsniveau ? teamniveau ? functieniveau ? (bv. PITA/MODO ?) Wat zijn kernprocessen van de entiteit ? Is er een kerntakenplan ? Zijn de processen in kaart gebracht en tot op detailniveau (functieniveau) beschreven ?
Voorbeeld uitgebreide checklist (2) Is er een cascade van doelstellingen (doorvertaling tot op functieniveau en individuele doelstellingen) ? Zijn er up to date functiebeschrijvingen voor alle personeelsleden ? Is er een prestatiemanagementcyclus (cfr. PLOEG)? Wordt die ook toegepast ? Is er ondersteuning / opleiding voor de leidinggevenden / medewerkers bij toepassing van die cyclus ? Is er kwaliteitsbewaking op de toepassing van de prestatiemanagementcyclus ?
Conclusies ? * Voor P&O-werkgroep VAC Brussel: als werkdocument werkte deze maturiteitschecklist niet. * Vervolg: alternatieven voor bevraging via checklist: bv. opmaken SWOT in een workshopformule checklist: - inhoud: - verder te verfijnen op maat van Vlaamse overheid. - afstemming met TPOW readiness cockpit (ism Antwerp Management School) - vorm: digitaal ? Interviews ?
Ervaringen met prestatiemeetsystemen: Helena De Clercq (dBZ) Resultaatgerichtheid Guy Geerens (Kind en Gezin) Teamevaluaties en Planning Pieter Deturck (ANB) Vereenvoudiging PLOEG voor groenarbeiders
Resultaatgerichtheid HR-deelnetwerk PTOW Resultaatgerichtheid 12 MAARt 2015 HelEna de clercq http://www.bestuurszaken.be/goede-praktijken-ploeg
Agenda Hoe weten personeelsleden wat van hen verwacht wordt? Hoe weten personeelsleden wat prioritair is binnen hun taken? Hoe kunnen ze aankaarten dat er iets mis aan het lopen is? Met een systeem?
Doelstellingen ?! – Indicatoren ?! Orde brengen in al wat op personeelsleden afkomt… Doelstellingen ?! – Indicatoren ?! Vlaamse Regering: regeerakkoord beleidsnota beleidsbrieven beslissingen VR Functiebeschrijving/PLOEG Kernprocessen Vlaamse administratie omzendbrieven beslissingen horizontale werkgroepen/overlegfora SLA’s Ad hoc opdrachten Doelstellingen om het departement en de eigen afdeling te organiseren Projecten
Wat wilden we bereiken? Een systeem bouwen dat resultaatgerichtheid ondersteunt Cascade van doelstellingen: Operationele indicatoren Projecten Op vlak van organisatie en op vlak van individu SMART plannen Resultaten opvolgen in 1 systeem Ondersteuning van PLOEG: plannen, opvolgen en rapporteren Ondersteuning van rapportering over de entiteit … en tijdschrijven mogelijk maakt
Hoe pakten we het aan? Inhoudelijk uitdenken van systeem Technisch uitwerken Gebruikers informeren
Impact op resultaatgerichtheid? Heel nuttig van in groep te plannen: Bijdrage aan geheel werd beter zichtbaar Uitersten werden afgevlakt Samenwerking werd zichtbaar Overlappingen kwamen aan het licht SMART plannen, maakt goede afspreken Maar goed plannen is slechts opstapje: Er moet een echte cultuur van PLOEG zijn, anders momentopname Opvolgen moet kans bieden tot bijsturen
Impact op resultaatgerichtheid? Leiderschap … Leidinggevenden moeten in ‘SMART’ geloven Planning moet gedurende jaar aangepast worden Info uit ‘tijdschrijven’ moet gebruikt worden Systeem maakt het gemakkelijk of juist niet?: Niet voldoende gebruiksvriendelijk, dan ziet men er tegen op Gebruiken voor wat het dient Technisch systeem of papieren sjabloon, het kan maar hulp- middel zijn, de impact zit hem in de cultuur en het bespreken
Wat waren hinderpalen? Technisch: systeem kon gebruiksvriendelijker (2 systemen) Individu: what’s in it for me? Leidinggevende: moet routine worden… eerst veel inspanning, dan pas resultaat
Conclusie Eigenlijk bestaan er veel systemen en procedures Eigenlijk gaat het allemaal binnen de huidige regels MAAR: Zowel leidinggevende als personeelslid moet het DOEN Iedereen Telkens weer En tot in de juiste mate (niet te weinig, maar ook niet te veel)
PTOW teamevaluaties en -planning Deelnetwerk HRM 12 maart 2015 Guy Geerens
Maatschappij Politiek Technologie Klanten Maatschappij Politiek Technologie Personeels-leden Waarden
brains bricks bites
Mentale omgeving ‘cultuur’ Fysieke omgeving ‘kantoor’ Virtuele omgeving ‘processe’
brains Leider-schap zelfsturing afspraken Focus op resultaat Waarden en omgangs-vormen Focus op resultaat Overleg-vormen zelfsturing Leider-schap brains
Focus op resultaten Missie Afdelingsvisie Visie Teamcharter Waarden Strategie Ondernemingsplan Afdelingsplan Projecten Dienstverlening Afdelingsvisie Teamcharter Waarden Teamplan dashboards Dienstverlening S.L.A.’s
Teamplanning en -evaluatie Individuele plannen Afdelings-plan Team-charter Teamplan Zelf-evaluatie Projecten / dashboard Dienstverlening / S.L.A.’s Waarden / charter Extra’s
Op voorhand Feitelijke teams Draaiboek Proces-begeleider Info verzamelen Kwalitatief en kwantitatief De grote lijnen
Waarderende benadering + +/- - Wat deden we goed? Welke resultaten hebben we toch maar mooi gehaald? Waar waardeerden we elkaar? Waar hadden we elkaar nodig? Ev. Wanneer zag ik je floreren? Wanneer heb ik je erg gewaardeerd?
Dromen en wensen Waar kunnen we winnen? Wat zou nu eens geweldig zijn? Daaraan heeft onze klant nood! Ik droom van …. Wat wil jij daarvoor geven? Wat heb je nog nodig? Wie vraag je daarbij welke steun?
Nieuwe plannen Nieuwe acties Nieuwe projecten Andere diensten Noodzakelijke teamcompetenties Wie wil wat trekken? Wie springt mee op de kar? Welke bijdrage kan je geven?
AMORE
Zelforganisatie
Afronden
Prestatiemanagement Projectoverleg Weekplanning Afdelingsvergadering Dashboards Open agenda Dagplanning bij PTOW
Wanneer individuele evaluaties ? Op vraag van personeelslid Op vraag van leidinggevende Bij afwezigheid op de teamevaluatie en -planning Bij (dreigend) onvoldoende presteren Bij andere periodes
Wat we leerden ? Evaluatie: 65% Gemakkelijk en met vertrouwen Sluit aan bij gebruik / geen verzet Ondersteuning minimaal: opleiding, buddies, intranet, inspiratiebox Steun van sociale partners Geen juridische problemen (VPS deel IV, hfd 1 en 2) Voorbereiding ½ dag tot 2 uurtjes Aandachtspunten: AMORE en SMART Benoemen van problemen Individuele nuances
Vereenvoudiging ploeg voor groenarbeiders HR netwerk, maart 2015
T Theorie
Praktijk jaarlijks ritueel was demotiverend en contraproductief veel administratie op het terrein werd anders gepland: weekplanning digitale opvolging via Planning en Opvolging BeheerWerken (POBW) functioneren, fierheid en specialisatie als groep hangt samen met resultaat
Wetenschap resultaten van prestatiemanagement ?? focus op externe bijdrage harde indicatoren als doelstelling maar wel beïnvloedbaar wordt vertaald in taken/opdrachten duur cycli en frequentie opvolging zijn afhankelijk van soort functie
Ploeg als groep Hoe directe feedback van ploegbaas en collega’s wekelijks wordt de planning voor de komende week besproken ploegbaas onderhandelt met opdrachtgevers Opvolging gebeurt digitaal Waarom ploeg heeft invloed op de opdracht Een ploeg die aan elkaar hangt presteert beter cycli en terugkoppeling aangepast aan functie Zelfsturing …
Feedback & monitoring Monitoring digitaal systeem voor opvolging Onmiddelijk heeft de groep de weekplanning gehaald? Redenen van overtreffen of niet halen van weekplanning worden collectief besproken. competenties: directe feedback is het schouderklopje en meer, maar ook de correctieve feedback Monitoring digitaal systeem voor opvolging Gericht op bijdrage
Individuele klemtonen Hoe 2 keer per jaar gesprek van ½ uur Beperkt verslag: 2 alinea’s, later te recupereren voor eindverslag Waarom gelegenheid geven om dingen bespreekbaar te maken die moeilijker in groep aangekaart kunnen worden individuele ontwikkeling Baanboetseren Talent
Verslag resultaten globale evaluatie per ploeg via een score. De score weerspiegelt het al dan niet halen van de opéénvolgende weekplanningen. motivering: zie POBW. als er meer of minder dan verwacht gescoord wordt, moet de globale score expliciet worden toegelicht. competenties: globale evaluatie per individu en niet per competentie of per ploeg. in het verslag worden de korte verslagjes uit de individuele gesprekken opgenomen
individuele evaluatie Probleemsituaties HR ondersteunt individuele evaluatie weekplanning ernstrgraad Groep Bilateraal ondersteuning
Meer informatie? Website AgO, samenvatting Helena De Clercq http://www.bestuurszaken.be/goede-praktijken-PLOEG pieter.deturck@lne.vlaanderen.be
Focus op Resultaat - Een evidence based perspectief AgO - Maxime Loose Maxime.Loose@bz.vlaanderen.be Twitter: @maximeloose
Toch nog even over Output, outcome, prestatie en resultaat Prestatie: Wat je doet Vb. Kilometer weg leggen Output: wat het gevolg is van wat je doet, zaken die we produceren Vb. een bijkomend kilometer weg Outcome: De bredere impact van wat je gedaan hebt, de voordelen die klanten krijgen door de output Vb. Betere doorstroom van verkeer Resultaat: output & outcome? Moeilijk onderscheid Output of outcome, afhankelijk aan wie je het vraagt
Prestatiemanagement & -evaluatie Is relevant en belangrijk: Motiveren van medewerkers Beoordelen en evalueren van medewerkers Sturen in de ‘juiste’ richting Inschatten klaar voor een stap hogerop, een grotere uitdaging? Inschatten nood aan ontwikkelen competenties ….
Prestatiemanagement & -evaluatie Is niet gemakkelijk En gebeurt in de praktijk vaak niet goed Prestatiebeoordeling is het zwarte schaap van HRM 90% van de prestatiebeoordelingssystemen functioneren niet goed Er is geen “heilige graal” van prestatiemanagement Er zijn wel manieren om het beter te doen
Prestatiemanagement 2 hoofdprocessen Goede en juiste informatie verzamelen over de prestaties van een medewerker De prestatiebeoordeling communiceren zodat de medewerker beter kan presteren
Informatie verzamelen Dit maakt het beter: Definieer de verwachte job prestaties: Afgestemd op de doelen van de organisatie Verwacht gedrag en output moet bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie Taakvereisten zijn belangrijk Maar ook de waarden van de organisatie Welk gedrag verwachten we (organisational citizenship behaviour) Wat willen we zeker niet zien (counter productive work behaviour) Goede definitie, maakt een evaluatie op basis van volledige informatie mogelijk
Informatie verzamelen Dit maakt het beter: Vaststelling: U bent een slechte beoordelaar Ik ook trouwens Als iemand je mening vraagt over een film Is het moeilijk iets zinvol te zeggen als je hem niet gezien hebt Hoe langer de tijd tussen geobserveerd gedrag en de beoordeling ervan Hoe minder accuraat de beoordeling
Informatie verzamelen Dit maakt het beter: Observeer en noteer regelmatig Maak prestatiecategorieën, helpt bij het organiseren en structureren van observaties Hou een log/dagboek bij met opvallende positieve/negatieve gebeurtenissen Gebruik meerdere feedback bronnen Maar ook zij zijn slechte beoordelaars 20 a 30% van de variatie in oordelen is te wijten aan de beoordeelaar
Informatie verzamelen Dit maakt het beter: Gebruik beoordelingsinstrumenten gebaseerd op gedrag Heldere omschrijvingen van verwacht gedrag Met een duidelijke beoordelingsschaal Maak het instrument samen met de stakeholders …Eventueel aangevuld met resultaatsbeoordeling Maar niet eenvoudig: beschrijven van duidelijke resultaten waar de medewerker zelf volledig controlle over heeft. Train beoordelaars Geef regelmatig informeel feedback Creëer een ondersteunende feedback- omgeving
Communiceren Om de prestaties te verbeteren Goal setting Prestatiebeoordeling wordt meer effectief als nadien doelen worden gesteld Het is duidelijk wat te bereiken is De doelstelling is uitdagend, moeilijk te realiseren Eenvoudig en niet in conflict met andere doelen Doelstelling die werkt Creëer betrokkenheid van uitvoerders op de doelstelling Voorzie de mogelijkheid tot feedback over het bereiken van het doel
Communiceren Om de prestaties te verbeteren Wederzijdse communicatie Geef de medewerker de kans om de relevante prestatiedimensies te kennen Geef mee dat de beoordeling gebaseerd is op een representatief ‘staal’ van gedragingen Voorzie de mogelijkheid tot input van de medewerker zelf Als positief, leg uit waarom dit bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Focus op acties en gedrag, niet op persoonlijkheid Als negatief, als de doelstelling niet behaald werd, vraag waarom Er zouden geen verrassingen mogen zijn
Communiceren Om de prestaties te verbeteren Vraag een zelf-beoordeling Ideaal gebeurt deze op dezelfde manier als de beoordeling door de manager Kan misverstanden uitklaren Heeft gevoel van ‘fairness’ De manager als coach De manager zou op een continue basis medewerkers van feedback moeten voorzien en coachen in de ‘juiste’ richting
Samengevat Prestatiemanagement is niet gemakkelijk Er is geen beste aanpak Maar wel manieren om het beter te doen Door goed informatie te verzamelen Prestaties definiëren, regelmatig observeren en noteren, meerdere bronnen in schakelen, gedrag gebaseerde instrumenten, eventueel resultaatsgericht, beoordelaars trainen en een ondersteunende feedbackomgeving. En goed te communiceren Doelen stellen, wederzijds communiceren, zelfbeoordeling, de manager als coach
Meer lezen? Handboek Human resources Management, Filip Lievens ,p255 en volgende Handbook principles of organisational behavior, indespensable knowledge for evidence based management, Locke, p85 en volgende en p161 en volgende "In evaluatie werken best practices niet", peoplesphere n°81, januari 2014, Frederik Anseel http://fanseel.be/wp- content/uploads/2014/01/PS81_Anseel.pdf "Most HR-data is bad data", Harvard Bussiness Review, 9 february 2015, Marcus Buckingham https://hbr.org/2015/02/most-hr-data-is-bad-data/ "Een ondersteunende feedbackomgeving leidt tot meer jobtevredenheid" , Over.Werk, Steunpunt WSE, Frederik anseel & Filip Lievens, , 2007 http://www.steunpuntwse.be/system/files/overwerk_2 007_3-4_23.pdf
Vragen (1) Hoe resultaatgericht sturen zonder in louter controle te vervallen? Zie presentatie Maxime voor theoretisch kader en cases PLOEG voor voorbeelden. De acceptatie ligt ook grotendeels in buy-in van de personeelsleden. Zij hebben vaak ook behoefte aan goede afspraken wat er van hen verwacht wordt. Hoe reageren medewerkers op een prestatiemeetsysteem: ervaren ze minder of net meer controle? (is niet echt aan bod gekomen). Wel ervaren ze vaak een toegenomen administratieve werklast als zij moeten rapporteren. Vraag is echter waarom ze meer moeten rapporteren als ze volgens PTOW werken, dan als ze op kantoor zijn. Weten we nu waarmee ze zich bezighouden en tot welke resultaten dit leidt? In principe zou de resultaatgerichtheid ook zonder PTOW moeten benadrukt worden.
Vragen (2) Klasse werkt momenteel al sterk volgens de principes van resultaatgericht werken. Vooral het zorgen voor realistische takenpakketten is echter vaak een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat mensen niet overbelast worden? Hoe maak je het vaststellen van (over)belasting zo objectief mogelijk (want werkbelasting is ook vaak een individuele en dus subjectieve beleving)? Hoe meet en volg je dit op? (is niet aan bod gekomen, behalve het positief effect van de groepsdruk) Binnen AWV vraagt het management in het kader van de invoering van PTOW naar 'meetfactoren' om te 'meten' of iemand zijn job goed uitoefent. Voor een aantal functies (bv. dossiersbehandelaars) is het haalbaar om effectief te behalen cijfers (x dossiers op ... tijd) voorop te gaan stellen. Voor een heel aantal functies ligt het echter wel wat moeilijker... Hoe hieraan te beginnen? O.a. via projectopvolging (opvolgen van de vooropgesteldetimings).
Vragen (3) Hoe wordt resultaat gedefinieerd? Zie presentatie Maxime. Hoe kan je het best resultaten meten? Komt aan bod in een volgende sessie – zie ook presentatie Maxime. Deze sessie gaf ook hoe je met personeelsleden afspreekt welke resultaten je van hen verwacht en hoe deze ook kunnen opgevolgd worden. Er kwam kort aan bod op welke manier PLOEG kan bijdragen aan deze opvolging. Hoe weten we zeker dat wat we meten, het juiste is? Komt aan bod in een volgende sessie – zie ook presentatie Maxime. Welke outcome meten en op welke manier? Komt aan bod in een volgende sessie – zie ook presentatie Maxime
Vragen (4) Ik ben geïnteresseerd in het zo systematisch mogelijk opvatten van prestatiemeting. De PLOEG-cyclus is in zekere zin systematisch, maar op jaarbasis. PTOW vereist een prestatiemeting die de vinger aan een relatief sneller kloppende pols kan houden. Zie presentaties Helena, Guy en Pieter voor link tussen PLOEG en tussentijdse opvolging van prestaties. PLOEG sluit immers niet uit dat mensen tussentijds opgevolgd worden. Het is zelfs beter dat de leidinggevenden de vinger aan de pols houden en dit meenemen in PLOEG. Dit kwam ook tot uiting in de uiteenzetting van Maxime. Wat met functiehouders die omwille van functie-inhoud niet kunnen deelnemen aan PTOW? ik denk hier aan arbeiders, onthaalbedienden, modelbeproevers,... zijn er incentives mogelijk om ook voor deze mensen een of andere vorm van flexibiliteit aan te bieden? Zie presentatie Pieter voor voorbeeld hoe andere groepen op een andere manier kunnen plannen. Zij kunnen bijvoorbeeld ook starten met zelfroosteren, en meer zelfsturend werken, waardoor ze zelf meer impact hebben op hun werktijden. Waar kan ik naast praktische kennis ook de theoretische kennis terugvinden mbt dit thema? Zie presentatie Maxime, theoretische basis over de case MODO/PITA gebracht door Helena is ook bij haar of bij anne.delarue@bz.vlaanderen.be op te vragen.
Conclusie ?
Vervolgtraject (1) Verwerken input uit PTOW-deelnetwerk 12/03 Capteren goede praktijken, o.a. via evaluatieformulier ? Bv. Ontwerp-draaiboek PLOEG (+ PTOW?). Feedback tegen 30 maart. Wordt opgevraagd via evaluatieformulier. Verwerken documenten in PTOW-toolbox Linken naar presentaties en bijkomende info.
Vervolgtraject (2) Thema volgend netwerk: juni 2015 ? Vervolg Focus op Resultaat ? Hoe resultaten meten ? Voorstel om dit eventueel samen op te nemen met netwerk Organisatiebeheersing, vanuit organisatieperspectief. + goede praktijken (VLM ? Toerisme Vlaanderen?) Andere thema’s ? Andere initiatieven ? suggestie: PTOW en integriteit (+ netwerk integriteit?) wordt opgevraagd via evaluatieformulier.
Varia