Samenwerking gemeente-ocmw Kunnen we van verandering een verbetering maken? Sven Brabants – 28/1/2015 Secretaris gemeente & ocmw Malle

inhoud Praktijkgetuigenis Aandachtspunten/stellingen

Presentatie Waarom Malle? Situering Malle Kenmerken aanpak Afgelegd traject Meerwaarde? Vragen Stellingen/aandachtspunten

Waarom Malle? ??? Uitzonderlijk goed bezig? Uniek? WEL Op eigen kracht, met zwaktes en sterktes een traject afgelegd Project ‘I-scan’; ‘Werken aan Werkgoesting’ Achtergrond managementteam

Malle waar rust en bedrijvigheid samengaan Situering tussen Antwerpen en Turnhout 5.198 ha 14.950 inwoners 2 deelgemeenten: Oostmalle: 2.886 ha en 7.034 inwoners; Westmalle: 2.312 ha en 7.916 inwoners

Malle Gemeente: 118,36 VTE (148 koppen) OCMW: 81,44 VTE (139 koppen): Sociaal Huis: 39,54 VTE waarvan 38,99 ingevuld WZC: 41,90 VTE waarvan 41,33 ingevuld

Malle Organogram Departementen verspreid over 3 locaties 1 secretaris 2 financieel beheerders 5 departementen (met hun diensten) Grondzaken Vrije tijd & burgerzaken Welzijn Ouderenvoorzieningen Interne zaken Departementen verspreid over 3 locaties

Kenmerken aanpak Voor en na 2012 Voor 2012 Na 2012

Kenmerken aanpak Voor en na 2012: Geen externe begeleiding Politieke visie (duidelijkheid) en sterke wil Enorme ambtelijke gedrevenheid (geloof in meerwaarde en kwaliteitsverbetering) Transparante communicatie en betrokkenheid (geen verborgen agenda) Veel overleg (betrokkenheid) - (in)formeel Evenwaardige partners - wederzijds respect (geen overname)

Kenmerken aanpak Voor 2012 Geen expliciet projectplan Geen inventarisatie van processen Geen stappenplan Vanuit een noodzaak Traag traject naar samenwerking, maar rijping van de geesten in de organisatie

Kenmerken aanpak Vanaf 2012 Stroomversnelling in samenwerking Duidelijk doel met grote operationele vrijheid Aandacht voor processen (werkgroepen) Vb. klachtenbehandeling; Meer projectmatige aanpak (werkgroepen) Vb. notulenbeheer

Afgelegd traject Beleidsmatige samenwerking Beheersmatige samenwerking Management Ondersteunende diensten Welzijnsdiensten

Afgelegd traject Onder andere: Beleidsmatige samenwerking: Overlegcomité tot einde 2006 Oprichting van een sociaal huis eind 2003 Opmaak gemeenschappelijk lokaal sociaal beleidsplan 2005-2007 en 2008-2013 Overheveling van diensten en personeel IBO en sociale zaken van gemeente naar OCMW in 2008-2009

Afgelegd traject Onder andere: Beleidsmatige samenwerking (vervolg): Opmaak gemeenschappelijke rechtspositieregeling medio 2008 (uitgezonderd WZC) Eerst facultatieve (2007-2012) nadien verplichte 2013-2018) opneming OCMW-voorzitter in het CBS Afsluiten algemene beheersovereenkomst gemeente-OCMW eind 2013

afgelegd traject Onder andere: Beheersmatige samenwerking: Op managementniveau: Overleg secretarissen (2000) Overleg leidinggevenden (2004-2011) Personeelsvergadering 2x/jaar (2010) Gezamenlijk managementteam: Sporadisch sinds begin 2012 1 MAT-vergadering 2x per maand sinds 1/1/2014

afgelegd traject Onder andere: Op managementniveau (vervolg): Gezamenlijke werkgroepen (2012) Vertegenwoordiging gemeente – ocmw Ruimte om te discussiëren Aandacht voor processen Personeel; ICT; Dienstverlening en communicatie; Vrijwilligers; Senioren 1 secretaris gemeente/ocmw vanaf 1/8/2014 (gemeente- en OCMW-secretaris met 9 maand verschil met pensioen)

afgelegd traject Onder andere: Beheersmatige samenwerking: Ondersteunende diensten: 1 aankoopdienst sinds 2005 gezamenlijke ondersteuning overheidsopdrachten juridisch correctere werking ruimte voor leidinggevenden 1 communicatiedienst sinds medio 2010 gezamenlijke communicatiestrategie verbetering PR eenzelfde huisstijl

afgelegd traject 1 personeelsdienst sinds mei 2011 Ruimte voor specialisatie Ruimte voor projectwerking 1 ICT-dienst sinds november 2013 gezamenlijk systeembeheer 1 facilitaire dienst (sinds 2014): niet WZC 1 technische dienst (voorzien uiterlijk 2016): Niet eenvoudig Van maandelijks naar wekelijks werkoverleg gemeente-ocmw Op weg naar een integratie Vetrekken van de vraag ‘wat is de nood aan ondersteuning’

afgelegd traject 1 dienst secretariaat (voorzien uiterlijk 2016): projectplan notulenbeer nu in uitvoering dezelfde processen, dezelfde software Financiën (op langere termijn): software verschillend  MJP 2014-2019 afzonderlijk opgesteld  Optimalisatie samenwerking : Gezamenlijke procedure bestelbons Budgetbesprekingen gezamenlijk (sinds 2014) Afspraken om gelijktijdig cyclus te doorlopen (2015)

afgelegd traject Welzijnsdiensten: Initiatief buitenschoolse kinderopvang Sociale zaken Projectwerking

Meerwaarde?

Is het zo eenvoudig?

Inhoudelijke meerwaarde Kwaliteitsverbetering & kennisdeling Ruimte om bepaalde zaken op te nemen (capaciteitsproblematiek) Verbetering van processen Geïntegreerde aanpak (meer afstemming; niet naast elkaar) Efficiëntere en effectievere inzet van middelen

Financiële meerwaarde Onrechtstreeks door de inhoudelijke meerwaarde Rechtstreeks Wedde secretaris

Stellingen/aandachtspunten

Stelling 1 Ambtelijk en politiek geloof in de inhoudelijke meerwaarde van samenwerking is essentieel en zorgt voor betrokken medewerkers.  Betrokken medewerkers maken een organisatie efficiënt en effectief. Louter en alleen vanuit besparingsoogpunt samenwerken is nefast.

Stelling 2 Focus niet op verschillen, maar op gelijkenissen. Cultuurverschillen zijn er meer op dienstniveau dan op organisatieniveau.

Stelling 3 Ambtelijke en politieke eenheid van leiding zijn een kritische succesfactor voor een goede samenwerking.  Daarom moet er in de toekomstige regelgeving ingezet worden op één ambtelijke organisatie aangestuurd door de gemeenteraad.

Tot slot , maar niet in het minst! Samenwerken is ook …

Samen genieten van … het beste wat deze aarde te bieden heeft ! 