Financiën Faculteit Sociale Wetenschappen Gerard Baars / hoofd FEZ

Financiën FSW Financiën is niet ….

Financiën FSW Onderwerpen Introductie FEZ Planning en Controlcyclus Managementinformatie Financiën 2010 Financieel beleid 2011 e.v. Projectcontrol

Financiën FSW Afdeling FEZ/FSW Financieel beleid / Planning & Control / hoofd FEZ Gerard Baars Administratieve Organisatie / (fin.) regelgeving projecten Albert van der Kruis Grootboekadministratie / voorbereiding maandrapportage Ronald Stephan Projectadministratie / projectrapportages en afrekeningen Manon Schmitz Financial Control: BSI en PSKI Trudy Koning Financial Control: DCC en MAW John Strik Financial Control: Nisco, PWO, OBP, IGS Monique Hermans Financial Control: ACSW Ruud Hens Financial control: opstellen exploitatiebegrotingen instituten en projecten, jaarrekeningen, financieel advies, financieel personeelsbeheer, controleren van declaraties zoals internationalisering etc.

Planning en Control cyclus Financiën FSW Planning en Control cyclus Kaderbrief FSW (beleidsbrief CvB) Richtlijnen – beleidsuitgangspunten Begroting Totaal van begrotingen eenheden Jaarrapportage Jaarrekening Periodieke rapportage Financiële maandrapportage Vier en achtmaandsrapportage

Opbouw managementinformatie Financiën FSW Opbouw managementinformatie Strategisch Tactisch Operationeel Managementsamenvatting A4-tje met belangrijkste stuurgetallen Integrale sturing Nog in ontwikkeling Financiële maandrapportages Projectrapportages Tussentijdse rapportage bezettingsoverzichten, studentenaantallen, promoties etc. Ad-hoc analyses, tbv bedrijfsvoeringsvraagstukken Detailinfo; inkooporders, activa etc.

Voorbeeld fin. maandrapportage Financiën FSW Voorbeeld fin. maandrapportage   OBP t/m December 2010 2009 Realisatie Begroting Prognose Baten Toewijzingen cvb 5.905 5.344 Overige baten derden 169 103 6 Baten interne dienstverlening 92 57 19 subtotaal 6.166 5.961 6.027 5.350 Lasten Personele lasten 4.975 5.582 4.967 5.318 Dotatie/vrijval personele voorzieningen Afschrijvingen 111 120 Huisvestingslasten 5 11 Overige lasten 700 301 650 -134 5.790 5.883 5.748 5.184 Resultaat 376 78 279 166 Reserves 375 Totaal Reserve 541 244 445

Financiën FSW Actuele thema’s Verbeteren sturingsinformatie Verbeteren projectinformatie Optimaliseren basisadministratie Verbeteren dienstverlening

Financiën FSW Jaarrekening FSW 2010 Negatief resultaat 2010 : -2,0 mln. euro Na correctie eenmalige tegen/meevallers Negatief resultaat 2010 : -0,5 mln. euro Tekorten bij m.n. MAW en DCC Overschotten bij m.n. Nisco en ACSW Afname reservepositie naar 11,3 mln. euro

Financiën FSW Exploitatie FSW Begroting Realisatie (x € 1 mln.) 2011 2010 2009 Baten   Toewijzingen CvB 35,1 34,8 34,3 Overige opbrengsten 11,6 12,7 13,2 Totaal  Baten 46,7 47,5 Lasten Personele lasten 33,8 34,5 35,2 Materiële lasten 12,9 15,0 Totaal  Lasten 49,5 48,4 Operationeel resultaat 0,0 -2,0 -0,9 Financieel resultaat 0,1 Exploitatieresultaat -1,9 -0,8

Financiën FSW Financiën FSW 2011 e.v. Sluitende begroting 2011 Forse daling personeelslasten MAW Toename salarisvrijval 1e geldstroom Projectbaten nog belangrijker Meer promotiegelden door buitenpromovendi Lastenbeheersing

Financiën FSW Financiën FSW 2011 e.v. Globale schatting effect kabinetsplannen Na aftrek maatregelen CvB: 7 mln. euro RU breed Structurele korting FSW: 1,5 mln. euro Macrokorting onderzoeksmiddelen?

Financiën FSW Reservepositie 2010 (x € 1 mln.) eindstand Algemene reserve faculteit (incl. OBP) 0,4 Algemene reserve instituten 8,8 o-fondsen/p-fondsen 2,1 11,3 Overgrote deel reserves bij instituten Huidige reservepositie 24% van omzet Buffer voor tegenvallers Ter dekking van tekorten instituten Overbrugging bezuinigingen

Reservepositie en reguliere exploitatie Financiën FSW Reservepositie en reguliere exploitatie Misverstanden O en P-fondsen (2,1 mln. euro) Baten en lasten maken onder deel uit van reguliere exploitatie Algemene reserves voor tegenvallers Geen spaarpot voor geplande extra uitgaven Alles wat je uit de spaarpot uitgeeft zijn in feite niet begrote lasten in desbetreffende exploitatiejaar Incentives niet wegnemen! Extra niet begrote uitgaven kunnen worden gedaan, mits deze worden gedekt door nieuwe niet begrote baten in hetzelfde exploitatiejaar! Subsidietoekenningen ook daadwerkelijk registeren als project Materiële toekenningen eindejaar die leiden tot concrete uitgaven volgende jaar opnemen als balanspost.

Projectbaten belangrijk! Financiën FSW Projectbaten belangrijk!

Aandachtspunten projectmanagement Financiën FSW Aandachtspunten projectmanagement Subsidieaanvraag / externe begroting Kosten accountantsverklaring mogen soms worden opgenomen. Externe en interne begroting Vooraf opstellen en goedkeuring directeur Interne begroting Obv integrale kostprijs Verschil integrale kostprijs en subsidie is matchingsbijdrage

Aandachtspunten projectmanagement Financiën FSW Aandachtspunten projectmanagement Tips behoud van subsidies Hoe krijg ik personele kosten op een project? Urenregistraties BTW check Aanstellingsduur Uitloop vroegtijdig aanvragen Route facturen project Winst op project Hoger uurtarief Expertise vergoeding mee begroten

Financiën FSW Projectinformatie Budget-info Detailinfo Urenoverzichten Twee maandelijks Op aanvraag Detailinfo Urenoverzichten

Voorbeeld budgetinfo (interne begroting) Financiën FSW Voorbeeld budgetinfo (interne begroting) Projectinformatie: 24000XXX   Rapportdatum: 11-11-10 Projectnr Projectstatus Start Datum Gereed Datum Accountantsverklaring BTW 24000XXX Lopend 1-3-2008 1-3-2012 Nee Projectnaam Projectmanager Contract Nr. Klantnaam Bedrag 100.000,00 Som: € 100.000,00 Type Budget Kosten Verplichtingen Saldo 1. Personeels- en overheadkosten a. Personeelskosten 99.064,00 56.276,24 8.177,85 34.609,91 b. Overheadkosten 26.426,00 14.845,93 2.150,78 9.429,29 125.490,00 71.122,17 10.328,63 44.039,20 2. Materiele kosten Algemene kosten 0,00 1.691,45 -1.691,45 Directiekosten 2.308,80 -2.308,80 Inhuur 386,75 -386,75 Materiele kosten 34.500,00 Reiskosten 3.002,94 -3.002,94 9.542,65 24.957,35 Totaal 159.990,00 80.664,82 68.996,55 Berekening salarisverplichting Jaar personeels nummer naam Bruto loon Vak Geld Eindejrs 16.3 % Soc Pens Lasten 27% Tot verpl. salaris Overhead 26,3% 2010 2.768,40 451,25 869,28 4.088,93 1.075,39 2011 5.536,80 902,50 1.738,56 Toelichting:

Financiën FSW Vragen?