OCDD en gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen Provincie Overijssel OCDD en gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen OCDD als ‘merknaam’ dragen de PAI en het HCO uit sinds 2011. Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen is de benaming die het NA gebruikt voor de ontwikkeling van e-depots, met partners

OCDD Van NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) Via ACDD (Archief Coalitie Digitale Duurzaamheid) Naar: OCDD (Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid ACDD publiceerde in 2010(!) belangrijke rapporten over de (noodzakelijke totstandkoming van) e-depotvoorzieningen en de kosten daarvan (initieel en voor de langere termijn). De rapporten zagen het licht in mei/juni, bij de zgn. KVAN-dagen.

OCDD (2) Ambtelijk platform in samenwerking tussen HCO en provincie Overijssel Maar….: bestuurlijk draagvlak is nodig Rol CIO’s hierbij? Hoe vertel ik het mijn bestuur(ders)? Sinds 2011 in kader professionalisering archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel samenwerking tussen GAI HCO en PAI Overijssel. Draagvlak bij Dir HCO en bij portefeuillehouder GS, mevrouw Bijleveld-Schouten. Bestuurlijk draagvlak in provincie wordt nu concreet gezocht. Probleem: onderwerp ‘archief’ of ‘informatiehuishouding’ is geen sectie beleidsterrein. CIO’s inmiddels min of meer aangewezen, kunnen / willen zij een rol vervullen in het zoeken van draagvlak?

Professonalisering archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel Sinds 2011 toenemende samenwerking HCO en provincie Overijssel op gebied archiefzorg en archiefbeheer Stimuleren van het veld: via Archiefberaad Overijssel Kennisdelen via Gemeentelijk Archiefinspecteur HCO en Provinciaal archiefinspecteur Samen optrekken GAI en PAI; kennis delen. Belangrijke taak van PAI naast pure inspectietaak: relatiebeheer – lees: kennisoverdracht en informatieuitwisseling. Vooral van belang wegens ‘witte vlekken provincie’: geen regionale archiefdiensten; maar in 3 van de 25 gemeenten een benoemde archivaris. Archiefberaad: platform van een achttal gemeenten en een waterschap, 3x per jaar bijeen o.l.v. Dir HCO.

Kwaliteit Overijssels Bestuur Een van de programma’s van de provincie Overijssel; trekker Commissaris van de Koning Aandacht voor informatiehuishouding overheid Rapport ‘Een dementerende overheid (2005!) -risico’s digitale duurzaamheid Archiefvisie OCW (juni 2011) -vervroegde overbrenging afgesloten digitale archiefstukken: 5 i.p.v. 20 jaar Grote betrokkenheid CdK bij informatiehuishoudiing/archief: in vorig leven als Stas BZK ook verantwoordelijk voor dit beleidsterrein De dementerende overheid: rapport van de Erfgoedinspectie uit 2005, enerzijds nog verrassend actueel en anderzijds ontstaan er oplossingen/oplossingsrichtingen voor de digitale duurzaamheid. Archiefregeling (sinds 2010) geeft veel richtlijnen voor digitale duurzaamheid. Archiefvisie zorgt/zorgde voor impuls aandacht voor e-depot. LOPAI maakte toetsingskader; JustID timmert/timmerde ook aan de weg.

Digitale duurzaamheid (1) Van de risico’s en vragen naar de oplossing: -ontwikkeling e-depots bij NA, JustID, Amsterdam, Rotterdam Pleidooi NA voor ontwikkeling ‘gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen’ Opgepakt door provincie Overijssel: opdrachtverlening aan HCO begin 2013 Kans op participatie in Archief 2020 (OCW) Na pionierswerk van NA/KB, JustID, Amsterdam en Rotterdam tijd voor bredere coalities. NA + RHC’s + .. = ACDD. HCO kan stukje sneller werken met / dankzij budget van provincie. Werkt samen met Noord-Holland en Utrecht. We proberen ook binnen de innovatieagenda/het programma Archief 2020 een bijdrage te leveren (inhoudelijk) en te krijgen (financieel) Kennis die HCO en provincie opdoen wordt uiteraard gedeeld met het veld

Digitale duurzaamheid 2 Bij ontwikkeling Gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen sluit HCO aan op samenwerking NA met de Regionaal-Historische Centra. Impuls provincie € 500.000 kan proces versnellen Pilot 2014; een werkende, algemeen beschikbare voorziening per 1-1-2015(? of !) Pilot gaat van start met enkele gemeenten (Deventer, ..) en Waterschap Groot Salland. Provincie Overijssel staat per 1 1 15 te trappelen (nu nog niet, omdat we formeel nog niet vervangen)

Hoe verder in Overijssel? Belang gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen: niet 25 gemeentelijke depots etc. Noodzaak tot tijdige beschikbaarkoming: aantal gemeenten archiveert al enige jaren digitaal (Deventer vanaf 2009, Tubbergen 2011, Hengelo en Hellendoorn 2012) Pleidooi voor de bestuurlijke OCDD: onderschrijft u die gedachte? -samen sta je sterker; moet efficiënter zijn en effectiever -(mogelijk) versnelling aantal gemeenten/waterschappen c.a. die digitaal archiveren, nu machtiging vervanging is komen te vervallen per 01 01 13. -Oproep om zich mee in te zetten voor bestuurlijk draagvlak in Overijssel voor gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen.