Van elkaar leren besparen Shared Services door Hennie Brands Ministerie SZW Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Services sharen – een strategische keuze Op generieke dienstverlening en produkten In het bedrijfsvoeringsdomein Uitvoering buiten de deur Bundeling kennis en expertise bij een uitvoerder Is een strategische keuze bij SZW Besparing beoogd op: Materiële kosten : inkoop, standaardisatie, volume voordeel en beheer Personele kosten: efficiency en stroomlijning Ten behoeve van realiseren rijksbrede taakstelling(en) Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Welke shared services neemt SZW af? Gerealiseerd ICT & telefonie: SSO-ICT Facilitair en huisvesting: 4FM, 5keerblauw HRM: Expertisecentrum OCEC, A&G, P-Direkt En we gaan ermee door toekomstperspectief o.a.: Financieel: 3F Documentaire informatievoorziening: DocDirekt ICT bijzondere opsporingsdiensten / SIOD ICT-Pool Rijk Sharen applicaties (digidoc, inspecties enz.) Huisvesting: optimale huisvesting Den Haag Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Organisatie BV-functies SZW voor sharing, voor 2008 DIR PO&I ca. 65 DIR GOB ca. 130 DIR FZ ca. 130 DIR ICT-D ca. 90 ca. 415 fte

Organisatie BV na sharing SSO- ICT SSO 4FM Organisatie BV na sharing Doc- Direct Directie BV P&O IFM DCA Inkoop Fin M&C ca. 190 fte en < 3F EC-P&O P-Direkt SSO 5x Blauw SSO Inkoop

Initieel beeld Demand-Supply model Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Initieel beeld regie-rol binnen SZW Uitvoerende dienst KLANT Regie / Verbindings functie Benodigde toegevoegde waarde Regie als toegevoegde waarde: Regierol en vooral hoeveelheid regie hangt af van complexiteit product en behoefte aan maatwerk, professionele vraag, procesbegeleiding en evaluatie. Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Verandering voor SZW: Wat verandert er voor de mensen in de regierol binnen SZW Andere skills nodig dan voorheen Andere instelling naar klanten en leveranciers Professioneel acteren (performance management) Omgaan spanning tussen klanten en SSO en omgaan leercurve SSO Wat verandert er voor de klant-organisatie onderdelen bij SZW Vraag professionaliseren Requirements opstellen, managen van standaarden? Slechte vraag die slechte levering oplevert is een klantenprobleem geen staf (ICT/HRM etc)- leveringsprobleem Transparant afnemen van services Wennen aan andere en zakelijke dienstverlening en dealen met regie Wat verandert er voor de leveranciers Professionele vraag voor uit/aanbestedingen Duidelijke performance afspraken Marktconformiteit en Service check als onderdeel dienstverlening Standaard vragen! Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Ruim een jaar ervaring Sharen werkt op het generieke domein Aandacht vraagt: Van vertrouwde SZW-specifieke naar gesharede generieke Specifieke dienstverlening Dienstverlening op raakvlak van meerdere shared services Sharen is mensenwerk Sharen eist verzakelijking Aandacht vergt: Verbindingsfunctie (regie) is essentieel, dynamisch en intensief Ligt als eerste onder vuur Kan niet zonder strategisch kader en bestuurlijk commitment Goede communicatie over verwachtingen Op wie kunnen we nog echt bouwen/ wie gaat er voor SZW? Shared service leverancier: grenzen aan de synergiewinst Dilemma: succes vraagt tijd: operatie sharing geslaagd, klant overleden? Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Ervaringen Sharen in relatie tot pecunia De initiële business cases (BC) zijn gehaald voor FH en ICT (25% p-reductie) maar niet voor p-direct . Lastig BC vast te houden Gezamenlijke sharingsvoordelen worden gehaald op generieke onderdelen en standaardprodukten (werkplekken, vervoer, catering, applicatiehosting, infra, inkoop enz.) Op onderdelen kwaliteitsverbetering gerealiseerd gevraagd (ICT) maar ook ongevraagd (p-direct) Let op: Aandacht voor achterblijvende taken en diensten die anders geregeld moeten worden, maakt deel winst ongedaan. Effect van rijksbrede verplichtingen zoals DWR (prijsverhogend) Additionele besparingen kunnen behaald worden op volumereducties en verdergaande standaardisatie; dit vraagt om meer kostenbewustzijn. Een ontevreden klant gaat zelf weer inkopen Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011

Prijsontwikkeling SSO-ICT Presentatie SZW op Symposium HEC 10 februari 2011