Hartelijk welkom op het derde Platform Sportclubondersteuning 14 november 2014, Brussel Hartelijk welkom op het derde Platform Sportclubondersteuning Jan Cuypers, Loïc Hélin, Pieter Smets, Charlot De Flou, Tom Harding, Thomas De Pourcq, Evy Van Coppenolle, Joke Leijssen, Jonas Heuts, Pieter Hoof, Tim Lamon en Kevin Buydts.

Programma Uur Wat? 9u30-10u Ontvangst 10u-11u Speeddating 11u-12u15 Keynotespreker Anton Maes 12u15-13u Lunch 13u-13u40 2 praktijksprekers 13u40-14u30 Bespreking cases in thematafels 14u30-14u50 Terugkoppeling en afsluiten

Praktisch Goede ideeënformulieren (voor jezelf) Feedback- en evaluatieformulier (mailbox)

Veranderingsmanagement Keynotespreker Veranderingsmanagement door Anton Maes Hier komt presentatie Anton Maes

Smakelijke lunch

Programma Uur Wat? 9u30-10u Ontvangst 10u-11u Speeddating 11u-12u15 Keynotespreker Anton Maes 12u15-13u Lunch 13u-13u40 2 praktijksprekers 13u40-14u30 Bespreking cases in thematafels 14u30-14u50 Terugkoppeling en afsluiten

Praktijkverhalen Dirk Maes, bestuurder van Gymflex Mechelen: Fusie tussen twee sportclubs Christophe Cools, diensthoofd sport van Mechelen: Uitwisselingforum Mechelse sportclubs

Praktijkverhalen Dirk Maes, bestuurder van Gymflex Mechelen Fusie tussen twee sportclubs Hier komt presentatie Dirk Maes

Dirk Maes dmaes@telenet.be GymFlex Dirk Maes dmaes@telenet.be

De club Fusie van twee Mechelse gymnastiek clubs (2009) Uitgebreid wedstrijd en recreatief aanbod Actief in verschillende regio's te Mechelen Sterke focus op kwaliteit >1000 leden en ongev. 100 trainers en hulptrainers Bestaat uit vier VZWs

Pre-Fusie Eerste samenwerking start meer dan 20j geleden Gezamenlijke activiteiten Uitwisseling materiaal Geleidelijk aan ook uitwisseling know-how Formele fusie nam ongeveer 2j in beslag Eén jaar operationeel samengewerkt zonder echte fusie

De fusie Operationeel vlot verlopen Recreatiefaanbod behouden, paar kleine optimalisaties te Mechelen Herstructurering wedstrijdgroepen, vollediger aanbod Weinig trainers verloren 25% bestuurders afgehaakt onmiddellijk na de fusie

Evaluatie + beter aanbod, betere professionele werking + beste van beide clubs behouden + positieve dynamiek communicatie en transparantie onderschat nieuwe club onbekend bij grote publiek complexe structuur voor leden en trainers

De uitdagingen op langere termijn Kwaliteit bij recreatieve groepen Continuïteit bij wedstrijdgroepen (AGD/AGH) Administratieve ondersteuning

Vlabus ondersteuning Maakt professionele ondersteuning meer betaalbaar Goed wettelijk kader voor trainers Geen aanbod aan trainers voor onze club GymFlex maakt reeds twee jaar gebruik van Vlabus

Huidige status Drie mensen actief via Vlabus Topsport trainer AGH (halftijds) Topsport trainer AGD (halftijds) Technisch Coördinator (halftijds) Moeilijke opstart, vooral vinden van juiste mensen is niet makkelijk Opvolging onderschat Binding met club is belangrijk

Resultaten Continuïteit AGD/AGH is verbeterd, meer bekwame trainers aangetrokken Technische Coördinatie blijft uitdaging. Sinds september loopt dit beter, vooral betere opvolging vanuit club Return on investment voorlopig nog te beperkt

Toekomst vragen Middelen besteden aan topsport of recreatieve werking? Kunnen we beiden blijven ondersteunen? Hoe kunnen we juiste mensen (blijven) aantrekken? Veeleisende job! Biedt het Vlabus contract voldoende toekomst perspectief voor trainers?

Vragen ?

Praktijkverhalen Christophe Cools, diensthoofd sport van Mechelen Uitwisselingforum Mechelse sportclubs Hier komt presentatie Christophe Cools

Platform sportclubondersteuning UMS 14/11/2014 - Brussel

1. Situering Het UM… wat ?! Uitwisselingsforum Mechelse Sportclubs Initiatief van de Mechelse sportraad (commissie SCO) met ondersteuning van de sportdienst

2. Aanleiding In het verleden: focus vanuit de stad vnl. op financiële ondersteuning van sportclubs Uitgangspunt: naast de financiële ondersteuning, meer gerichte, inhoudelijke ondersteuning aanbieden Enkele randbemerkingen: beperkte financiële middelen beperkte personeelsinzet beperkte tijdsinvestering

3. Uitdagingen en Doelstellingen Ontmoeting creëren Uitwisseling van kennis en expertise Iedereen is welkom, maar er is geen verplichting Clubs moeten zelf onderwerpen kunnen aanreiken Thema-avonden, gastsprekers, praktijktools, …

4. Van Brainstorm tot Kick-off 9 september 2013: 1e brainstorm met de commissie sportclubondersteuning: nieuwe commissie sinds april 2013 (nieuwe samenstelling RvB sportraad) 6 leden RvB van de sportraad (vrijwillige oproep) 1 verantwoordelijke van de sportdienst: administratieve ondersteuning + concretiseren praktische afspraken 1 commissievoorzitter = projectleider inhoud: Wat verstaan we onder ‘sportclubondersteuning’? Waar willen we naartoe?

4. Van Brainstorm tot Kick-off September 2013 – maart 2014: stapsgewijze voorbereiding (5 vergaderingen): opmaak projectfiche: naam?, doel?, wat?, waarom?, doelstellingen?, doelgroep?, stakeholders? opmaak projectplanning: wanneer?, waar?, wie?, kostprijs? opmaak communicatieplan (herkenbaarheid door ontwikkeling van een eigen logo) + timing

4. Van Brainstorm tot Kick-off 24 april 2014: Kick-off UMS gekoppeld aan AV Sportraad, laagdrempelig (gratis), geen verplichting  26 deelnemers (21 clubs) externe ondersteuning/moderator/expert kennismaking + kaderen van het initiatief inbreng van de deelnemers door open discussie aan ≠ tafels  afbakening van thema’s tafeldiscussie over 1 centraal thema groepsdiscussie + conclusies afsluiter: bevindingen, evaluatie en verwachtingen interessante extra’s: goede-ideeën-formulier, videofragment

5. Resultaten en Evaluatie Bevindingen: veel clubs kampen met dezelfde problemen (vrijwilligers, ledenwerving, sponsoring, …) grote club of kleine club, competitieve club of recreatieve club, … iedereen voelt zich aangesproken Positief: grote diversiteit aan clubs aanwezig open discussies + heel concrete uitwisseling over problemen gebruik van thematafels externe begeleiding door expert is meerwaarde

5. Evaluatie en Ervaringen Aandachtspunten: 1 thema afbakenen en hier nog meer praktijkgericht op ingaan zorg kort na de 1e bijeenkomst voor een goede opvolging/ontsluiting naar de aanwezigen onnodig om de non-believer trachten te overtuigen, focus op deze clubs die willen deelnemen en open staan voor discussie respecteer de timing/zorg voor een goede timekeeper

6. Een blik vooruit Afspraak om het UMS 2x/jaar te laten plaatsvinden 2e UMS: 17 december 2014 Iedereen is opnieuw welkom Concrete focus op het thema vrijwilligers: “Hoe ga je als bestuur om met het profiel van de vrijwilliger anno 2014?” Verder verloop en invulling is afhankelijk van de feedback van de deelnemende clubs UMS op termijn verder ontwikkelen met nieuwe tools (bijv. digitaal platform)

Bedankt … en zijn er vragen?

THEMATAFELS FUSIE sportclubs UITWISSELINGSFORUM sportclubs Kies een thema FUSIE sportclubs UITWISSELINGSFORUM sportclubs

Terugkoppeling Hier komen de namen van mensen die woordje willen richten naar het publiek

Vierde platform SPortclubondersteuning Vrijdag 24 april 2015 Gedeeltelijk nieuwe werkgroep Vergeet ook niet het feedback- en evaluatieformulier in te vullen

Bedankt En de winnende tweet is… Jonas Heuts