Deze presentatie is een kennismaking met E Deze presentatie is een kennismaking met E.care OR, de software voor het operatiekwartier. U kan ontdekken hoe onze software de workflow van het OK ondersteunt. De presentatie toont de belangrijkste functionaliteiten. Daarom rekenen we op uw verbeelding: maak van wat u ziet het begin van wat we samen kunnen bereiken...

WAARSCHUWING: Alle lijsten van onderzoeken, specialiteiten, klinische observaties, enz. zijn slechts voorbeelden. Ze kunnen vervangen worden door UW data. Elke afdeling heeft een eigen manier van werken. Geen workflow is identiek. E.care biedt u tal van settings en parameters om de software aan te passen aan uw behoeften. De gebruikte voorbeelden hebben geen klinische relevantie. Wij concentreren ons op ons werk, met respect voor uw kennis en ervaring.

Menu: Maak uw keuze Play All 19:05 min Play Episodes Basisconcept en bouwstenen 4:50 min Toegangscontrole en rechten 0:50 min Consultatie: plannen van een ingreep 1:50 min De wachtlijst / zoeklijst 1:00 min Checklists: voorbereiding van de ingreep 3:00 min Het venster “Overzicht” en “Coördinator” 2:10 min Documentatie OK-dossier 2:50 min Tarificatie 1:50 min Controlelijsten 1:15 min

E.care OR Basisconcept & Bouwstenen

E.care OR: Product Portfolio E.care OR is een product suite die modulair wordt opgebouwd. Ook bij een volledige implementatie, kan u kiezen voor een stapsgewijze ingebruikname. De modules zijn van toepassing in volgende fases van de workflow:

E.care OR: Product Portfolio Probleem patiënt Consult Operatie planning Pre-operatieve Assessment Operatiedag OR Basic Scheduling OR Basic Scheduling OR Basic Scheduling AT OR Enhanced Scheduling Surgery Documentation

E.care OR: Concept & Bouwstenen De werking van E.care OR berust op enkele basisonderdelen. Deze bouwstenen zijn vooral van belang bij de implementatie en configuratie van E.care. Toch is het ook voor de eindgebruiker van belang hierover wat achtergrondkennis te hebben: zo doorgrondt u beter de werking van de applicatie.

E.care OR: Concept & Bouwstenen Eén van de twee belangrijke bouwstenen is de Werkhypothese

OR–concept: informatie flow Setup Werk hypothese 10

E.care OR: Concept & Bouwstenen De werkhypothese Is een beschrijving van een ingreep Zoals die waarschijnlijk zal plaatsvinden En is altijd, gedurende de hele workflow, wijzigbaar

E.care OR: Concept & Bouwstenen De werkhypothese bevat minimaal De naam van de ingreep Specialisme en/of chirurg die de werkhypothese gebruikt Duurtijd Deze basisgegevens stellen ons in staat om later een ingreep te plannen.

E.care OR: Concept & Bouwstenen Maar de werkhypothese kan vollediger omschreven worden. Ze bevat maximaal informatie over: Procedure Deelnemers aan de ingreep Medicatie Materialen & Setten Toestellen Anesthesie Shortlist diagnose Shortlist prestaties en factureerbare items PostOp instructies Behoefte IC-bed Aantal dagen hospitalisatie Grafische voorstelling opstelling van de zaal

E.care OR: Concept & Bouwstenen Kortom: alle informatie die we nodig hebben om een ingreep succesvol te laten verlopen. Deze informatie is meestal (+96%) gekend op het ogenblik we de ingreep plannen. Toch blijkt vandaag dat deze informatie niet voorhanden is wanneer nodig deze informatie niet optimaal doorstroomt....

E.care OR: Concept & Bouwstenen Om een werkhypothese samen te stellen, putten we uit basisbestanden, liefst in de achtergrond gesynchroniseerd met moederbestanden van het ziekenhuis. Voor de E.care – administrator ziet een werkhypothese er als volgt uit:

E.care OR: Concept & Bouwstenen De andere belangrijke bouwsteen in ons concept is de Agenda Blauwdruk

OR–concept: informatie flow Setup Werk hypothese Agenda Blauwdruk 18

E.care OR: Concept & Bouwstenen Op de agenda blauwdruk wijst de administrator de beschikbare OK-tijd toe aan een specialisme en/of specifieke chirurg Kunnen (alternerende) ok-schema’s worden toegepast voor een bepaalde periode in de toekomst Kunnen voor een specifieke dag afwijkingen of uitzonderingen ingegeven worden

E.care OR: Concept & Bouwstenen Het opstellen en wijzigen van de blauwdruk gaat SNEL EN INTUÏTIEF Kinderspel voor wie ooit met Outlook werkte....

E.care OR: Concept & Bouwstenen Als de werkhypothese en de agenda blauwdruk geconfigureerd zijn, is E.care OR klaar voor gebruik: De ingrepen kunnen gepland worden door chirurg of secretariaat tijdens of na de consultatie

OR – concept: information flow Setup Werk Hypothese Agenda Blauwdruk Planning Ingreep Consultatie 23

E.care OR: Concept & Bouwstenen Eens de ingreep gepland, hebben we voldoende gegevens om de operatiedag voor te bereiden. E.care zorgt voor: Checklist verpleegkundigen en “klaarzetlijsten” (bloed, IC-bed, materialen & setten, toestellen, medicatie.....) Checklist setten CSA Checklist preoperatieve assessment (eventueel gestuurd vanuit digitale assessment (E.care AT)

OR – concept: information flow Setup Werk Hypothese Agenda Blauwdruk Planning Ingreep Consultatie Checks Assessment Pre Op check 25

E.care OR: Concept & Bouwstenen Op de dag van de ingreep zorgt E.care voor een overzicht over het operatiekwartier, inclusief visualisatie status van elke ingreep managementtool voor bijsturing, herplanning, spoedingrepen Volledige documentatie van de ingreep + PostOp instructies

E.care OR: Concept & Bouwstenen Omdat onze werkhypothese volledig is voorbereid, vraagt de documentatie weinig tijd Bevestigen/corrigeren/aanvullen wat voorzien was Keuze uit kleine lijsten waar nodig

OR – concept: information flow Timestamps Resources chirurg(3) Anesthesist (2) Verpleegkundige(6) Opmerkingen Medicatie Verpleegkundige Anesthesist Materialen & setten Toestellen Anesthesie Factureerbare items Diagnose Post op instructies Documentatie Brieven Rapporten OR – concept: information flow Setup Werk Hypothese Agenda Blauwdruk Planning Ingreep Consultatie Checks Assessment Pre Op check Dag PerOP Ingreep 28

E.care OR: Concept & Bouwstenen Op het einde van de ingreep is onze informatie volledig De info gaat in juiste vorm (rapport, document, bericht,....) naar Zorgafdeling of PostOperatief verblijf Management Financiële afdeling

OR – concept: information flow Setup Werk Hypothese Agenda Blauwdruk Planning Ingreep feedback Consultatie Checks Assessment Pre Op check Dag PerOP Ingreep Follow-up Documenten & rapporten Post Op instructies Financiële rapportering 30

E.care OR: Concept & Bouwstenen De verwerkte informatie wordt terug gebruikt om Werkhypotheses te optimaliseren Aanpassen duurtijd, benodigdheden, .... Blauwdruk agenda te optimaliseren Optimale toekenning OK-tijd Daarmee is de Kwaliteitscirkel rond !

OR – concept: information flow Setup Werk Hypothese Agenda Blauwdruk Planning Ingreep feedback Consultatie Checks Assessment Pre Op check Dag PerOP Ingreep Follow-up Documenten & rapporten Post Op instructies Financiële rapportering 32

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Toegangscontrole & Gebruikersrechten

Toegangscontrole en gebruikersrechten Inloggen in E.care OR kan met paswoord of met een smartcard. Daardoor weten we wie wat registreerde en kunnen we het gebruikersgemak sterk verhogen Knoppen en functies zijn enkel zichtbaar als ze relevant zijn voor de gebruiker. Het zicht op de agenda wordt opgesteld in functie van de gebruiker. Keuzelijsten worden aangepast aan het identiteit van de gebruiker (specialisme, werkhypotheses,…)

Toegangscontrole en gebruikersrechten Aan uw gebruikers ID is zijn ook gebruikersrechten verbonden Ze geven u toegang tot bepaalde rechten of handelingen Voorbeeld van rollen binnen het OK: Coordinator Coordinator specialisme Chirurg Anesthesist Verpleegkundige Administratie Gast

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR De consultatie: plannen van een ingreep

Klik in het hoofdscherm op Consultatie

Hier vindt u patiënt- gegevens Het venster Consultatie bevat volgende delen: Hier vindt u patiënt- gegevens

Informatie m.b.t. verblijf + indicatie besmetting Het venster Consultatie bevat volgende delen: Informatie m.b.t. verblijf + indicatie besmetting

Keuzelijst van werkhypotheses Het venster Consultatie bevat volgende delen: Keuzelijst van werkhypotheses

Het venster Consultatie bevat volgende delen: en een planningstool

Klikken we op deze knop, verschijnt volgend scherm: Plannen van een ingreep Klikken we op deze knop, verschijnt volgend scherm:

Geef bezoeknummer of patientnummer in, en alle gegevens worden overgenomen uit het ZIS

Plannen van een ingreep Indien geen bezoeknummer of patiëntnummer gekend is, kunnen alle gegevens ook manueel worden ingevoerd. Let op: alle velden met rode tekst zijn verplicht!

Vervolledig de gegevens van patiënt, verblijf en besmetting....

En gebruik de selectiemenu’s om eenvoudig een werkhypothese te kiezen

De ingreep verschijnt centraal in het venster

Volstaat deze basisinformatie ? Duurtijd Naam chirurg Localisatie (verplicht) Bloed nodig ? IC-bed nodig ? Besmetting ? Opmerkingen bij procedure

Of zie je graag de volledige werkhypothese ?

Mocht dit nodig zijn, kan u deze hier wijzigen. Opgelet: duurtijd kan niet onder minimumduur....

Rechts ziet u de eerste, voor u beschikbare, OK- dag Rechts ziet u de eerste, voor u beschikbare, OK- dag. U kan plannen in de witte zone.

Met de pijltjes of date- picker navigeert u door uw OK-agenda

Of u klapt uw agenda open voor een ruimer zicht...

U ziet enkel de aan u toegewezen OK’s en OK-tijd Let wel: U ziet enkel de aan u toegewezen OK’s en OK-tijd

Plannen van een ingreep Er zijn verschillende manieren om een ingreep op de planning te plaatsen

Plannen van een ingreep Drag and drop: sleep de ingreep op de planning

Plannen van een ingreep Klik en plan: Klik op de knop Plannen: de ingreep wordt geplaatst op de vrije ruimte van de geselecteerde dag

Of sleep de afspraak naar de gewenste plaats op de opengeklapte agenda

Eens gepland, verschijnt de ingreep in de agenda.

Plannen van een ingreep Verplaatsen kan met Drag and drop Groter en kleiner maken kan door eenvoudig slepen, maar enkel tot maximum en minimum duurtijd van de ingreep. Het “toverstokje” leidt u onmiddellijk naar de eerst beschikbare ruimte in uw agenda Belangrijk: door op deze wijze te plannen zette u een eerste stap naar een goede georganiseerd OK: alle benodigde informatie is nu al bij de belanghebbenden !

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR De Wachtlijst/Zoek

De wachtlijst De wachtlijst-zoeklijst geeft een overzicht van alle ingrepen De benaming “wachtlijst” werd gekozen omdat deze lijst ook een overzicht geeft van alle nog niet geplande ingrepen Vanuit verschillende plaatsen in de software heeft u toegang tot deze lijst

Vanuit het hoofdscherm

Of vanuit het scherm consultatie om een ingreep (gepland of niet gepland) op te zoeken

Als u een ingreep koos, maar deze nog niet op de planning wil zetten, kan u hem tijdelijk op een wachtlijst parkeren...

...door op deze knop te klikken.

Zo ziet de wachtlijst eruit

De indentiteit van de ingelogde persoon zijn standaard ingevuld.

Met één klik op de knop “niet geboekt” krijgt u een overzicht van uw te boeken ingrepen...

En met één klik op de agenda, verhuist de ingreep terug naar het venster “Consultatie”, waarna u de ingreep kan plannen

U kan ook alle andere selectiecriteria gebruiken om een lijst van ingrepen samen te stellen.

De details van de ingreep ziet u door op het vergrootglas te klikken De details van de ingreep ziet u door op het vergrootglas te klikken. Volgend scherm verschijnt:

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Checklists: de voorbereiding van de ingreep

Checklists: de voorbereiding van de ingreep Eens de ingrepen zijn gepland, kan alle informatie doorstromen naar de belanghebbenden. Dit kan door middel van rapporten en berichten, maar ook in de applicatie zelf worden alle gegevens ter beschikking gesteld. De combinatie van de werkhypothese en de beperkte informatie die bij de consultatie werd aangevuld, geeft ons een volledig overzicht van wat voorbereid, klaargezet, gecheckt moet worden! We overlopen even de verschillende checklists:

Klik in het hoofdvenster “PreOp” PreOp checklist Klik in het hoofdvenster “PreOp”

PreOp checklist Door het gebruik van de selectiecriteria stelt u een lijst van ingrepen samen

PreOp checklist Klik op het groene vinkje om te bevestigen dat de preop-check gebeurde. De lijn verandert van kleur en uw initialen + het tijdstip van de check wordt toegevoegd.

PreOp check: de Assessment Tool De PreOp check kan ook bestaan uit een door u samengesteld “digitaal formulier”. Hiervoor creërde E.care de Assessment Tool, een optionele uitbreiding van E.care OR. Een volledig ingevulde assessment, leidt automatisch tot het afvinken van een lijn. Alle ingevulde informatie blijft uiteraard ter beschikking. Voor meer info over de Assessment Tool: contacteer E.care.

PreOp checklist Indien er tijdens het PostOperatief onderzoek wordt vastgesteld dat er opmerkingen zijn over De patiënt De ingreep die gaat gebeuren De plaats waar de patiënt zich bevindt .... kan deze informatie vanuit de PreOp Checklist worden aangevuld

PreOp checklist Klik op het potloodje, en de gegevens van de ingreep verschijnen, waarna u opmerkingen of wijzigingen kan toevoegen.

Klik in het hoofdvenster “Checklist verpleging”

Checklist verpleging Door het gebruik van de selectiecriteria stelt u een lijst van ingrepen samen

Checklist verpleging Bovenaan krijgt u onmiddellijk de som van benodigde IC-bedden en het aantal te voorziene bloedeenheden

Checklist verpleging Per ingreep kan worden ingegeven dat alles oké is voor de ingreep of dat er nog aandachtspunten zijn die nog in orde moeten worden gebracht

Checklist verpleging Per ingreep kan worden ingegeven dat alles oké is voor de ingreep of dat er nog aandachtspunten zijn die nog in orde moeten worden gebracht

Checklist verpleging In de lijst wordt duidelijk zichtbaar Welke ingreep oké is (groen) Waar nog opmerkingen zijn (roze) Wat nog niet gecheckt is (wit)

Checklist Naast de checklists beschikt E.care ook over alle gegevens die, op maat van de belanghebbenden, kan worden aangeboden in lijsten, berichten en rapporten Een paar voorbeelden: Lijst van klaar te zetten materialen/medicatie/toestellen/.... Per ingreep of per OK Lijst van te plannen patiënten voor opnamedienst Overzicht van IC-bedden Lijst benodigdheden steriel materiaal .....

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Het venster “Overzicht”

Het overzicht Tijdens de OK-dag biedt E.care een overzicht van alle zalen of een selectie van zalen Van elke ingreep tonen we volgende info: Naam patiënt Naam chirurg Naam ingreep Status ingreep (aangeduid met tekst en door een kleur) Belangrijke info mbt besmetting, IC bed, bloed,....

Het overzicht Met deze aankruisvakjes maakt u een selectie van de OK’s die u in het overzicht wil zien

Het overzicht De kleurcodes geven inzicht in de status van de ingreep De kleur is het gevolg van timestamps die worden ingegeven op de zorgafdeling Bij aankomst patiënt op het OK In het OK tijdens de ingreep (zie verder) Als gevolg van een link met extern systeem (anesthesie, locatlisatiesysteem, .....) In recovery

Het overzicht Het overzicht wordt ook aangeboden in 4 verschillende varianten Geplande tijd Ingrepen volgens hun actuele status De vergelijking tussen wat gepland werd en de actuele status de actuele situatie en de daaruit voortvloeiende prognose voor de volgende ingrepen.

Het overzicht: Ingrepen volgens hun actuele status

Het overzicht: De vergelijking tussen gepland en de actuele status

Het overzicht: actuele situatie en de daaruit voortvloeiende prognose

Het overzicht voor de coördinator De coördinator van het OK beschikt over een soortgelijk overzicht. Hij heeft bovendien ook de juiste rechten om te herplannen en bestaande boekingsregels te overrulen

Het overzicht voor de coördinator

Het overzicht voor de coördinator Onderaan zijn ook twee wachtlijsten toegevoegd: Links een lijst met patiënten die dringend nog op de planning moeten komen (vb nav spoedgeval) Rechts een lijst van alle nog niet geplande ingrepen

Het overzicht voor de coördinator De coördinator kan ingrepen van de planning op een wachtlijst verslepen. Hierbij kan ook de reden van de handeling worden aangeduid De coördinator kan vanuit de wachtlijsten ingrepen op de planning zetten

Het overzicht Zowel vanuit het overzicht als vanuit het coördinatorscherm kan een spoedingreep aangemaakt worden.

Aanmaak spoedingreep Klik op de knop “spoedingreep”

Aanmaak spoedingreep Kies specialisme en arts...

Aanmaak spoedingreep Vul de minimale patientgegevens aan

Aanmaak spoedingreep Kies een ingreep en bevestig met het groene vinkje

Aanmaak spoedingreep En sleep de spoedingreep op de planning

Aanmaak spoedingreep Een spoedingreep wordt op de planning gekenmerkt door een rode lijn

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Documentatie OK-dossier

Het OK-dossier Indien we in het overzichtscherm of in het scherm van de coördinator op een ingreep klikken, opent het OK-dossier Daar kunnen we aanvangen met de volledige documentatie van onze ingreep

Het OK-dossier Links kunnen we met behulp van keuzelijsten de “spelers” in het OK aanvullen. Er is ruimte voor Drie chirurgen Twee anesthesisten Zes door u te benoemen verpleegkundigen

Het OK-dossier In het midden registeren we de tijden. Sommige tijden zijn al ingevuld (bv op de kamer, andere komen uit een extern systeem

Het OK-dossier Door op het klokje te klikken, verschijnt dit venster Daar kan de tijd, met cijfers of door gebruik van de wijzers, nog aangepast worden.

Het OK-dossier Rechts zien we patiëntinformatie en de opmerkingen die sinds de creatie van het dossier werden ingegeven. Aanvullen kan nog steeds....

Het OK-dossier En sleep de spoedingreep op de planning In de menubalk links zien we alle onderdelen van het OK-proces die we verder kunnen raadplegen en documenteren. We overlopen ze even....

Het OK-dossier In de tab “Zaal” wordt een samenvatting getoond van de werkhypotese, eventueel met de wijzigingen die tijdens de consult werden aangebracht. Erg handig voor de verpleegkundigen !

Het OK-dossier Bij “Medicatie” zien we alle medicamenten die, zoals voorzien in de werkhypothese, zullen worden toegediend door verpleegkundige en door anesthesist.

Het OK-dossier Hoeveelheden kunnen worden gewijzigd, medicatie kan worden verwijderd of uit de keuzelijst kan andere medicatie worden toegevoegd.

Het OK-dossier Hetzelfde principe geldt voor materialen. De lijst staat klaar en als u een materiaal aanduidt....

Verschijnt een dialoogvenster waarin u, eventueel met gebruik van een barcodescanner, de bijkomende informatie kan aanvullen. Het OK-dossier

Het OK-dossier Ook de gebruikte setten registreren we bij voorkeur met een barcodescanner. Erg belangrijk voor de traceerbaarheid!

Het OK-dossier De lijst van gebruikte toestellen is normaal gezien al volledig, maar aanvullen of verbeteren kan altijd nog...

Het OK-dossier Het tabblad “Anesthesie” bevat Opmerkingen mbt anesthesie De mogelijkheid om anesthesietijd buiten het OK te registreren De check om de controle van vochtbalans en compressen te bevestigen

Het OK-dossier In het “tabblad Documenten” worden alle beschikbare templates gerubriceerd aan de gebruiker aangeboden. Documenten kunnen worden aangemaakt, gewijzigd, ondertekend, bewaard en geprint. De bewaarde documenten worden, net als gescande documenten, in lijstvorm getoond.

Het OK-dossier In het tabblad “PostOp” maken we het onderscheid tussen enerzijds Medicatie (ook afkomstig uit de werkhypothese, maar eventueel hier te wijzigen of aan te vullen...

Het OK-dossier ...en anderzijds PostOp opdrachten

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Tarificatie

Het OK-dossier Op het einde van de ingreep willen we tenslotte De juiste prestaties en diagnose ingeven Alle gegevens voor bereiden voor de tarificatie Dan doen we in het tabblad “Tarificatie”

Het OK-dossier Indien we bovenaan onze werkhypothese aanduiden....

Het OK-dossier Verschijnt de lijst van mogelijke prestaties (met nomenclatuurnummers) die we in de werkhypothese ingaven.

Het OK-dossier Uit deze lijst kiezen we één of meerdere prestaties of we gebruiken het vergrootglas om een prestatie op te zoeken in de volledige lijst.

Het OK-dossier De gekozen prestatie verschijnt rechts bovenaan.

Het OK-dossier Ook de diagnose kan op soortgelijke wijze geselecteerd of opgezocht worden. Deze wordt rechts onderaan opgelijst.

De berekening wordt goedgekeurd door te klikken op het groene vinkje Het OK-dossier De voorbereiding van de facturatie verloopt stapsgewijs. Als de chirurg op de “rekenknop” klikt, worden bijkomende tarificatielijnen berekend. Hierbij wordt rekening gehouden met Weekend, nacht, extra supplementen,... de rekenregels die werden ingegeven bij de parametrisatie van de software (% tweede chirurg, % tweede prestatie, ....) Het verrekenen van bijhorende U-nummers De berekening wordt goedgekeurd door te klikken op het groene vinkje

Ook hij klikt op de “rekenknop” om alle rekenregels toe te passen Het OK-dossier Daarna is het de beurt aan de anesthesist Ook hij klikt op de “rekenknop” om alle rekenregels toe te passen En bevestigt de berekening met het groene vinkje

Het OK-dossier Daarna verschijnen de knoppen waarmee een overzicht van prestaties, materialen, medicatie, enz. kan worden geprint of digitaal verzonden.

Het OK-dossier Eens te meer loont het voorbereidende werk dat verricht werd om een werkhypothese aan te maken! Na de ingreep vraagt het nauwelijks een inspanning om de ingreep ook af te sluiten en de volledige facturatie voor te bereiden.

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu

E.care OR Controlelijsten

Controlelijsten E.care stelt aan de administrator een aantal controlelijsten ter beschikking Hiermee wordt de volledigheid van de documentatie inzichtelijk gesteld Volgende lijsten worden gebruikt:

Controlelijst dossier Voor een selectie van ingrepen wordt met kleurcodes getoond of - patiënt gelinkt is met ZIS Chirurg prestaties berekende Anesthesist prestaties berekende Medicatie, tijden, diagnose enz. volledig zijn.

Controlelijst medicatie Deze lijst toont alle medicatie die voor een ingreep of voor een selectie van ingrepen toegediend werd.

Controlelijst materialen De controlelijst materialen toont niet enkel de gebruikte materialen, maar geeft ook een overzicht van wat al bijbesteld werd of bijbesteld moet worden. Bestellingen kunnen van hieruit naar de apotheek of rechtstreeks naar de leverancier verstuurd worden.

Controlelijst ZIS De controlelijst ZIS geeft een lijst van alle patiënten / dossiers die nog niet met het ZIS gelinkt werden. Deze link kan vanuit deze lijst tot stand gebracht worden.

Maak uw keuze Volgende episode Terug naar menu