Een praktische handleiding Werkkostenregeling Een praktische handleiding januari 2013 Jan Calis

Werkkostenregeling Introductie Werkkosten: een rijtje voorbeelden Gerichte vrijstellingen Nihilwaarderingen Wat is ‘de werkplek’? Verdieping: maaltijden Verdieping: interne representatie Verdieping: vervoer & parkeren Uitdagingen voor FA Tot slot Appendix: boekingsschema HvA/UvA

Introductie (1) De Werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe wettelijke regeling waarbij een organisatie per jaar maximaal 1,5% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Over bedragen boven deze 1,5% moet de werkgever 80% eindheffing afdragen aan de fiscus. Naast de vrije ruimte (= werkkosten) kunnen bepaalde zaken ook onbelast worden vergoed of verstrekt door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Uiterlijk 1 januari 2014 moeten werkgevers overgestapt zijn op de WKR.

Introductie (2) Het jaar 2012 is gebruikt voor een eerste inventarisatie van vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de WKR. Op basis hiervan zijn aanpassingen doorgevoerd in de inrichting van de salaris- en financiële administratie bij HvA en UvA. Het jaar 2013 zal worden gebruikt voor de verdere voorbereiding van de invoering van de WKR en de financiële gevolgen hiervan inzichtelijk te maken voor beide organisaties zodat zij hier hun beleid op af kunnen stemmen. Naast voorlichting en communicatie naar controllers, P&O, leidinggevenden en budgethouders is de educatie van de medewerkers van het AC hierbij van essentieel belang!

Werkkosten: een rijtje voorbeelden Personeelsfeesten e.d. (tenzij op de werkplek) Kosten jubileumrecepties (tenzij op de werkplek) Kerstpakketten en andere geschenken (o.a. VVV- en boekenbonnen) Interne representatiekosten Telefoon- en internetvergoedingen iPads Vaste kostenvergoedingen (belast deel) Parkeervergoedingen eigen auto (naast € 0,19/km) Maaltijden op de werkplek zonder zakelijk karakter Personeelskortingen Keuzemodel arbeidsvoorwaarden: fiets, vakbondscontributie

Gerichte vrijstellingen (1) Reiskosten voor het werk, te weten een vergoeding van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, taxi, vliegtuig en schip, het vervoer vanwege de werkgever, de vergoeding van € 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten met een privé auto én voor het woon-werkverkeer; Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van het werk. Denk aan de kosten van maaltijden, overnachtingen, maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten betrekking hebben op de werknemer zelf); Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen én kosten van outplacement;

Gerichte vrijstellingen (2) Studiekosten, daaronder begrepen de kosten van vakliteratuur, het volgen van een procedure ter erkenning van verworven competenties, en de kosten van een verplichte inschrijving in een beroepsregister; Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (de zogenaamde extraterritoriale kosten); Kosten van een verhuizing voor het werk tot een maximum van € 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de boedel.

Nihilwaarderingen ARBO-voorzieningen Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) Laptop (mét verklaring zakelijk gebruik > 90%) Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (koffie e.d.) Personeelsfestiviteiten op de werkplek OV-abonnement/voordeelurenkaart als deze ook voor het werk gebruikt wordt Fitness op de werkplek

Wat is ‘de werkplek’? Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt én waarvoor de werkgever ARBO -verantwoordelijk is. Dit geldt ook voor de parkeerruimte en fietsenstalling op het bedrijfsterrein. Dit geldt niet voor de werkruimte in de woning van de werknemer. Voorbeeld 1: personeelsfeest OP de werkplek (incl. drank, versnaperingen, amusement e.d.) wordt op nihil gewaardeerd. Voorbeeld 2: kosten voor thuiswerken komen ten laste van de vrije ruimte (de WKR is hier dus onvriendelijk voor Het Nieuwe Werken!). Uitzondering  door de werkgever ter beschikking gesteld ergonomisch meubilair (nihil waardering)

Verdieping: maaltijden Vrijgesteld  maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter Vergaderlunches Overwerk (niet thuis kunnen eten tussen 17.00 en 20.00 uur) Dienstreizen/etentjes met relaties Wat de relatie eet: zakelijke (intermediare) kosten Wat de werknemer eet: gerichte vrijstelling

Verdieping: interne representatie Werkkosten tenzij: Kleine geschenken uit wellevendheid of sympathie, zoals een rouwkrans bij overlijden, fruitmand bij ziekte of bloemetje bij verjaardag Kleine geschenken in situaties waarbij ook anderen een dergelijke attentie plegen te geven tot max € 25,00

Verdieping: vervoer & parkeren Verkeersboetes: Geen werkkosten maar individueel te belasten loon Anders: buitenlandse boete (dit zijn werkkosten) OV-vergoedingen: Wie is eigenaar van de OV-kaart: werkgever of werknemer? Parkeerplaats privé-auto werknemer: OP het bedrijfsterrein (of IN bedrijfsgebouw) = werkplek met nihilwaardering Parkeren elders: loon of werkkosten

Uitdagingen voor FA Uitsplitsen van werkkosten posten Registratie werkkosten inclusief BTW

Tot slot Vragen? Opmerkingen?