Taalportfolio Les 3, jaar 1, Winter 2008 E-mail en stijl

Agenda Aangepaste beoordeling E-mail Schrijfstijl

Aanpassing beoordelingsschema Op verzoek van studenten, en na overleg met docenten, passen we het beoordelingsschema aan. Je levert je Taalportfolio in blok 3 in, op MAANDAG 6 APRIL. Zet deze datum in je agenda! Met je docent spreek je af, hoe je je TP inlevert: digitaal of print. Cijfers worden na 2 weken bekend gemaakt (week 1, blok 4)

Cijfer onder voorbehoud Het cijfer dat je krijgt, is onder VOORBEHOUD. Je moet namelijk in blok 4 nog je gepubliceerde tekst inleveren (uitleg volgt) Als je die NIET inlevert, geldt je cijfer NIET.

Beoordeling en weging We beoordelen op de volgende criteria: Ingevulde beoordelingsformulieren (student + peer) (5 punten) Reflectie (5 punten) Totaal 10 punten. Eindcijfer is gelijk aan puntentotaal. LET OP: we beoordelen je teksten niet inhoudelijk! Wel neemt je docent een steekproef bij de ingevulde beoordelingsformulieren. Uitgebreide beoordelingscriteria verschijnen op de Wiki.

Blok 4: inleveren gepubliceerde tekst In blok 4 lever je een tekst in die je hebt gepubliceerd. Inleverdatum: MAANDAG 15 JUNI  ZET DEZE DATUM IN JE AGENDA!

Gepubliceerde tekst: criteria Je publiceert je tekst online of in een printmedium. De volgende criteria gelden: De tekst is minimaal 400 woorden lang Media komen in aanmerking waarvoor jij zelf NIET redactioneel verwantwoordelijk bent (dus geen eigen website of blog) Als je je tekst post op een forum of blog, neem je eventuele lezersreacties op je tekst op in je Taalportfolio

Wat neem je op in je TP? Op de Wiki staat een lijst met verplichte onderdelen van je TP. Deze lijst wordt per blok geactualiseerd. Je kunt buiten deze lijst zelf extra teksten en voorbeelden opnemen. Het belangrijkste is, dat je TP laat zien hoe je schrijfvaardigheid zich dit jaar heeft ontwikkeld.  Neem NIETS op in je TP ZONDER reflectie daarbij! De kwaliteit van je reflectie bepaalt in belangrijke mate je cijfer

E-mail E-mail is een prettig, maar lastig medium. Voordeel is de snelheid van communiceren en reageren. Nadeel is het ontbreken van de non-verbale context van de boodschap. Dat leidt vaak tot misversdtanden. Smileys en andere MSN-codes maken geen onderdeel uit van professioneel communiceren. Daarom voegen we de non-verbale context talig toe.

Waarom richtlijnen? Iedereen kan e-mailen. Waarom dan richtlijnen? Veel bedrijven hanteren interne gedragscodes voor e-mail Zorgvuldig gebruik maken van mail maakt deel uit van professioneel handelen Daarom hanteren we bij ABV de volgende richtlijnen.

Richtlijnen Drie aandachtspunten: structuur stijl zendinstructies

Richtlijnen e-mail: structuur Hanteer de klassieke briefstructuur Kies een onderwerp dat inhoudelijk correct is Start je mail met de kern (nieuw bericht) of een korte samenvatting van de mail waar je op reageert Specificeer de actie die je van de lezer verwacht Scheid alinea’s door regels wit Deel lange mails op met tussenkoppen Toelichting: volgt per punt. Zie ook beoordelingsformulier

Hanteer de klassieke brief-structuur Aanhef Kern Slot Waarom? Zo voorkom je verwarring, en veroorzaak je geen ergernis bij je lezer

Kies een onderwerp dat inhoudelijk correct is Bij voorkeur twee of meer woorden (“verzoek aanpassing rooster”) Vermijd loze kreten (“vraagje”) Als een mailwisseling enige tijd duurt en het onderwerp verandert, kies dan een ander onderwerp en vermijd lange slingers (“Re: re: re: re: vraagje”) Waarom? Mails hebben een archieffunctie. Correct onderwerpgebruik vergemakkelijkt terugvinden.

Start met kern of korte samenvatting Ieder tekst start je met de kern. Mails dus ook. Is je mail een reactie op een eerdere mail? Vat even kort samen waar die over ging, en op welk punt je reageert. Waarom? Iedere tekst wordt slordig gelezen; met name e-mail is een vluchtig medium.

Specificeer wat je van je lezer verwacht Geef aan wat je lezer moet doen: lezen, reageren, binnen welke termijn Waarom? Mails worden slecht gelezen, vooral algemene en lange mails hebben weinig effect.

Scheid alinea’s door regels wit Sluit aan bij conventies ‘schrijven voor het web’ Maak ook korte alinea’s: niet langer dan vijf schermregels Waarom? Lange lappen tekst zijn op een monitor moeilijk leesbaar

Deel lange mails op met tussenkoppen Als een mail meerdere onderwerpen behandelt, geef dan aan waar elk onderwerp start en eindigt Waarom? Zo bevorder je de leesbaarheid en het effect van je mail

Richtlijnen e-mail: stijl Kies een gepaste aanhef Wees consequent in aanspreekvorm (u of je) Toon: wees overmatig beleefd Formuleer beknopt en bondig Formuleer actief Vermijd lijdende vormen Maak gebruik van verbandaanduiders Maak geen spelfouten!  Toelichting: volgt per punt. Zie ook beoordelingsformulier

Kies een gepaste aanhef Op de HRO kun je meestal zelf kiezen of je een docent of medewerker tutoyeert Mail je namens de HRO naar buiten? Dan kies je voor “u”, tenzij de ontvanger aangeeft dat tutoyeren geen bezwaar is (meestal door met zijn voornaam te ondertekenen) Als de ontvanger getutoyeerd wil worden, kun je zelf nog kiezen of je dat daadwerkelijk wilt Waarom? Dit zijn algemene fatsoensregels.

Kies een gepaste aanhef: 2 Wat zijn de geldende conventies? “Geachte heer / mevrouw Van der Zalm” “Beste meneer / mevrouw Van der Zalm” “Beste Bert / Bertine” “Hallo Bert / Bertine” NOOIT alleen maar “Hallo” of “Bert”!

Wees consequent in aanspreekvorm Kies of je de lezer aanspreekt met “u” of “je”. Hou je daar in de rest van de mail ook aan! Dus niet: “Beste Bert, u heeft gezegd dat …”

Toon: wees overmatig beleefd Let goed op dat je toon niet dwingend wordt. Dat gevaar ligt bij e-mail op de loer. Daarom: wees overmatig beleefd. Dat grijpt terug op de non-verbale context van e-mail Neem de tijd om je mail te schrijven of te beantwoorden! Waarom? Door de snelheid van het medium ontstaan de meeste misverstanden en ontstaat de meeste irritatie.

Formuleer beknopt en bondig Kom snel to the point Wees concreet en expliciet Hou je zinnen en alinea’s kort Waarom? Je mail is geen roman. Hij wordt vluchtig gelezen. Hou ‘m daarom kort! Dan heeft ‘ie maximaal effect.

Formuleer actief Toelichting volgt bij oefening

Vermijd lijdende vormen Toelichting volgt bij oefening

Maak gebruik van verbandaanduiders Toelichting volgt bij oefening

Maak geen spelfouten Dit spreekt voor zich!

Richtlijnen e-mail: zendinstructies Kies eerst het onderwerp (‘subject’) Schrijf vervolgens de berichttekst Lees je tekst nogmaals door: controleer goed op normen en regels Hecht daarna de bijlagen aan Kies vervolgens cc-geadresseerden Kies daarna de geadresseerden Daarna: zenden Wees terughoudend met ‘reply to all’ Maak geen gebruik van BCC

Beoordelingsformulier De richtlijnen mbt. structuur en stijl staan in het beoordelingsformulier. Lees dat door. http://medabv01taalportfolio.pbwiki.com/Bijeenkomst-3-kwartaal-2 Vragen? Stel ze!

Oefening 1 Maak oefening 1: schrijf een e-mail nav. de casus op de Wiki. Laat deze mail nakijken door je peer mbv. het beoordelingsformulier Bespreking: wat ging goed, wat behoeft aandacht?

Oefening 2 Formuleer actief

Oefening 3 Vermijd lijdende vormen

Oefening 4 Maak gebruik van verbandaanduiders

Handboek Stijl Lees in het Handboek Stijl de belangrijkste stijlregels na!

Vragen? Algemene vragen over wat we net besproken hebben? Stel ze!

Update Wiki De Wiki wordt geregeld geactualiseerd. Let vooral op beoordelingscriteria en inhoud Taalportfolio. Hou de Wiki bij, en gebruik ‘m als naslagwerk!

Blok 3 Les volgens rooster Thema: schrijven voor het web Let op de inleverdatum van het TP in blok 3:  MAANDAG 6 APRIL