N-2 en inhoudelijke loopbanen: aanpak en selectieprocedure Dep. Bestuurszaken Afdeling Beleid – Afdeling Regelgeving N-2 en inhoudelijke loopbanen: aanpak en selectieprocedure 20 maart 2008

Inhoud Situering Stand van zaken Statutair kader Voorstel van aanpak 4.1. Uitgangspunten 4.2. Generiek profiel N-2 4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen 4.4. Uitgangspunten bij de selectie 4.5. Selectieprocedure

1. Situering Personeelspeilingen: Te weinig loopbaanmogelijkheden Verloning wordt niet als intern billijk ervaren Geldt zowel voor niet-leidinggevende functies (experten) als voor leidinggeven onder niveau afdelingshoofd Besluit VR 29/06/1999: invoering expertenloopbaan A, B, C en D en lagere leidinggevende functies op 3e rang. Maar tot nu geen uitvoering aan expertenloopbaan Beleidsnota Bestuurszaken 2004-2009 – Beleidsbrief Bestuurszaken 2006 en 2007 – Sectoraal Akkoord (SA) 2005-2007: werk maken van uitbouw van leidinggevende rang N-2 binnen niveau A en van niet-leidinggevende loopbaan binnen alle niveaus

1. Situering Budget en aantal betrekkingen: Beschikbaar per jaar 2008 (1/12/2007) 2009 (1/12/2008) 2010 (1/12/2009) Budget 3,6 mln 6,25 mln 8,05 mln = totaal Gemiddeld aantal upgradingen 360 625 805

2. Stand van zaken 1e principiële goedkeuring Vlaamse regering op 26/10/2007 Bespreking nota op SC18 op 5/11/2007 Bespreking nota op werkgroep van SC18 op 26/11/2007 en 4/12/2007  wijziging nota Over het ontwerp van rondzendbrief – o.m. wat betreft het aanvangen van de bevorderingsprocedures N-2 en inhoudelijke loopbaan- werd een protocol van akkoord gesloten Rondzendbrief wordt op 14/12/2007 meegedeeld aan de Vlaamse regering  Uit de instructies van de rondzendbrief volgt dat alle stappen van de bevorderingsprocedures kunnen gebeuren behalve de effectieve bevorderingen. Hiermee moet worden gewacht tot na de definitieve goedkeuring van de wijziging van het VPS. SC 18 van 17/12/2007: afronding van de besprekingen over de wijzigingen van het VPS. Er werd een protocol afgesloten op 11/02/2008 2e principiële goedkeuring door de Vlaamse regering werd gegeven op 22/02/2008; Adviesaanvraag bij de Raad van State is gebeurd begin maart en wordt terug verwacht in de loop van april; Definitieve goedkeuring van de Vlaamse regering wordt verwacht in mei 2008

3. Statutair kader Nieuwe loopbaanpaden vallen binnen huidige loopbaanstructuur en salarisschalen N-2: In niveau A wordt een lager leidinggevend kader ingevoerd op rang A2  N-2 functies De N-2 heeft een A2 functionele loopbaan: A211-A212, graad directeur of A221-A222, graad directeur-ingenieur, -arts, -informaticus

3. Statutair kader Inhoudelijke functies: Inhoudelijke loopbaan op niveau A, B, C en D Niveau A: functie op rang A2, adviseur of adviseur-ingenieur, -arts, -informaticus senior functie op een nieuwe rang A2E, senior adviseur Huidige opdrachthouders en statutaire A1-personeelsleden aangewezen in het mandaat van senior auditor, worden ambtshalve bevorderd naar de inhoudelijke functie op rang A2 Niveaus B, C en D: experten  in bestaande tweede rang B2, C2, D2 – graad van hoofddeskundige, hoofdmedewerker, hoofdassistent  dit bestond al senior-experten  naast leidinggevende graden in derde rang B3, C3, D3 – graad van senior hoofddeskundige, senior hoofdmedewerker en senior hoofdassistent

3. Statutair kader Rang Graad Salarisschalen N-2, Lager leidinggevend kader A2 Directeur A211-A212 Directeur-ingenieur, -arts, -informaticus A221-A222 Inhoudelijke loopbanen A2E Senior adviseur A213 Adviseur Adviseur-ingenieur, -arts, -informaticus B3 Senior hoofddeskundige B311 B2 Hoofddeskundige B211-B212 Hoofdprogrammeur B221-B222 C3 Senior hoofdmedewerker C311 C2 Hoofdmedewerker C211-C212 Hoofdtechnicus C221-C222 Hoofdscheepstechnicus C241-C242 D3 Senior hoofdassistent D311 D2 Hoofdassistent D211-D212 Technisch hoofdassistent Speciaal hoofdassistent D231-D232 Hoofdschipper/motorist D241-D242 * Geel = nieuwe loopbaanpaden, wit = bestaande loopbaanpaden

4.1. Uitgangspunten Inzet = meer interne billijkheid Visie rond expertise: ‘Experten’ hebben niet alleen technische of andere expertise, maar delen en verspreiden die ook ‘Expert’ wordt men doorheen verschillende ervaringen of gezichtspunten

4.1. Uitgangspunten Wat bestaat, maximaal gebruiken = kostenbesparing  instrument functiefamilies Vlaamse overheid (informeel gewogen via Hay) Duidelijke afbakening: alleen functies N-2 en inhoudelijke loopbanen worden toegewezen aan niveau van een functiefamilie Maximaal gebruik en uitbouw van interne deskundigheid, minimale kosten voor externe ondersteuning  P&O is cruciale schakel tussen management en systeem

4.2. Generiek profiel N-2 Basis = functiefamilie Lager kader, niveau 3 Bevat 6 competenties: Voortdurend verbeteren – niv. III Klantgerichtheid – niv. III Samenwerken – niv. III Betrouwbaarheid – niv. III Oordeelsvorming – niv. III Richting geven – niv. II. In het functiespecifieke deel: nog andere competenties mogelijk generiek deel

4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen (1) Vertrekpunt: functiefamilies Vlaamse overheid, waarvan niveaus informeel gewogen via Hay-methodiek Overzicht waarin de niveaus van de families werden ingedeeld in klassen en waaraan niveaus en rangen D, C, B, A1, A2, A2E werden gekoppeld  Voorstel om inhoudelijke functies te localiseren: De inhoudelijke functies bevinden zich in de hoogste en op één na hoogste niveaus van de families – men doet zijn/haar expertise op in één familie – er wordt rekening gehouden met het feit dat bepaalde families typisch zijn voor een bepaald niveau, bijv. Praktisch uitvoerend is typisch voor niveau D

4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen (2)

4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen (3) Afbakening van de grenzen: N-2 = niv. 3 Lager kader Adviseur (A2) kan voorkomen in: Beleidsondersteuning – niveau 2 Technisch specialist – niveau 2 Onderzoeksfunctie – niveau 2 Organisatie-ondersteunend – niveau 3 Klantenadviserend – niveau 3 Beleidsthemabeheerder – niveau 2 Controle/audit – niveau 3 Dossierbeheerder externe aanvragen – niveau 4 Senior adviseur (A2E) kan voorkomen in: Beleidsondersteuning – niveau 3 Technisch specialist – niveau 3 Onderzoeksfunctie – niveau 3

4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen (4) Afbakening van de grenzen: Senior expert hoofddeskundige (B3) kan voorkomen in: Dossierbeheerder externe aanvragen – niveau 3 Gespecialiseerd uitvoerend – niveau 3 Senior expert hoofdmedewerker (C3) kan voorkomen in: Dossier- en gegevensbeheerder - niveau 3 Administratief ondersteunend - niveau 4 Senior expert hoofdassistent (D3) kan voorkomen in: Administratief ondersteunend - niveau 3 Praktisch uitvoerend - niveau 4 Een entiteit die een functie volgens de hiervoor vermelde indeling niet kan plaatsen, kan de functie voorleggen aan de wegingscommissie

4.3. Aanpak inhoudelijke loopbanen (5) Functies N-2 en inhoudelijke loopbanen moeten voorzien zijn in het personeelsplan Budget SA kan alleen aangewend worden voor bevordering P&O maakt in opdracht van lijnmanagement functiebeschrijvingen op inzake N-2 en inhoudelijke loopbanen P&O wijst, onder verantwoordelijkheid van lijnmanagement, functies toe aan een niveau van een functiefamilie met behulp van het indelingsinstrument functiefamilies. Uit het resultaat kan worden afgeleid of functie zwaar genoeg weegt om in aanmerking te komen voor N-2 of inhoudelijke functie Er kan advies gevraagd worden aan de projectgroep N-2 en inhoudelijke loopbanen rond de functiebeschrijving en de indeling Vacatures worden bekend gemaakt Selectieprocedure volgt

4.4. Uitgangspunten bij de selectie (1) Selectievoorwaarde: vereiste ervaring: N-2: bevordering vanuit A1, selectievoorwaarde: 6 jaar relevante beroepservaring Inhoudelijke functie op rang A2: bevordering vanuit 1e rang, selectievoorwaarde: 6 jaar relevante beroepservaring Senior inhoudelijke functie op niveau A/B/C/D: bevordering vanuit 2e rang, selectievoorwaarde: 8 jaar relevante beroepservaring m.b.t. inhoudelijke materie bevordering vanuit 1e rang, selectievoorwaarde: 12 jaar relevante beroepservaring m.b.t. inhoudelijke materie

4.4. Uitgangspunten bij de selectie (2) Relevante beroepservaring N-2: Welke leidinggevende ervaring?  verduidelijken qua duur, niveau van leidinggeven (operationele leiding van een team, projectleiding, eerste evaluator zijn van x aantal personeelsleden,…) Formulering voor N-1: “Relevante ervaring is niet 100% mathematisch te definiëren. Als leidraad geldt: een functie waarin leiding wordt gegeven aan minstens een klein team; een functie waarin met veel verschillende belanghebbenden wordt gewerkt en men coördinerend optreedt.” Relevante beroepservaring voor inhoudelijke functies: relevant m.b.t. de inhoudelijke materie: Opgebouwd in de betrokken functiefamilie Over welke inhoudelijke materie gaat het?  (deel)domeinen omschrijven, minimale ervaringsduur, diepteniveau van de kennis Normen en standaarden: niveau van de functiefamilie: doel – resultaatgebieden – indelingscriteria - competenties

4.4. Uitgangspunten bij de selectie (3) Geen enkele graad wordt uitgesloten van deelname, bijv. zowel een medewerker als een technicus kan senior hoofdmedewerker worden Lijnmanager kan bereik beperken tot eigen entiteit, beleidsdomein of niet beperken (personeelsleden Vlaamse overheid die onder VPS ressorteren) Selectie is vacature-gestuurd Interne procedure, maar entiteiten kunnen kiezen om beroep te doen op externen (P&O ondersteunen, klankbord, 2e mening...) (vrijheid van selector) Vrijstelling: Geslaagd in generiek deel voor N-1/AD/LA vrijstelling voor interne en (eventueel) externe potentieelinschatting (PI) van N-2, moet alleen nog deelnemen aan functiespecifieke gedeelte Positieve EP voor N-2  vrijstelling van 7 jaar voor EP voor dezelfde graad Positieve EP voor inhoudelijke loopbaan  vrijstelling van 7 jaar voor EP voor dezelfde functie Voor de interne PI kan geen vrijstelling behaald worden

4.4. Uitgangspunten bij de selectie (3) Examenprogramma dient te worden overlegd met vakbonden op entiteitsniveau. Tijdens procedure: spelregels niet meer wijzigen! Managementorgaan legt beslissingsregels vast en beslist of interne en externe PI gelijk gewicht hebben. Algemeen: Indien interne PI positief en (indien relevant) externe PI positief, gaat men door naar het functiespecifieke deel Indien interne PI negatief en (indien relevant) externe PI negatief, kan men niet doorgaan naar het functiespecifieke deel Indien interne PI positief en externe PI negatief: managementorgaan beslist of kandidaat doorgaat Indien interne PI negatief en externe PI positief: managementorgaan beslist of kandidaat doorgaat Interne PI: voorstel van formulier vanuit AgO + workshops Externe PI: kwaliteitsnormen Voor de externe PI kan men beroep doen op interne assessoren van het eigen beleidsdomein of andere beleidsdomeinen  zelfde kwaliteitsnormen nodig (functiescheiding tussen interne en externe potentieelinschatting).

4.5. Selectieprocedure (1) Voor N-2: Basis = functiebeschrijving  zie vacature Perspectiefgesprek (facultatief) Kandidaatstelling Onderzoek toelatingsvoorwaarden en voorwaarden in de vacature waarbij o.a. wordt nagegaan of kandidaten voldoen aan vereiste x jaar relevante beroepservaring Interne PI op basis van generiek profiel N-2 Externe PI op basis van generiek profiel N-2 – facultatief, maar aangewezen wanneer bereik ruimer is dan eigen entiteit Managementorgaan adviseert lijnmanager over wie doorgaat naar functiespecifiek deel Functiespecifieke selectie = selectiegesprek, waarin wordt nagegaan of de kandidaat beantwoordt aan de functiespecifieke competenties Managementorgaan van de entiteit vergelijkt kandidaten onderling en geeft advies aan lijnmanager Lijnmanager maakt gemotiveerde keuze generiek deel

4.5. Selectieprocedure (2) Voor expertenfuncties: Basis: functiebeschrijving  zie vacature Bijzonder: competentie (ontwikkelingsgericht) coachen  meerwaarde technische en andere expertise ligt niet alleen in het bezit, ook in kennisdeling. Zit deze competentie niet in competentieprofiel  toevoegen Optie: bijkomend criterium: ‘Expert’ doet zijn/haar expertise doorgaans niet op in één omgeving. Afhankelijk van het niveau kan gevraagd worden dat men in diverse interne en/of externe omgevingen (bijv. verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid, lokale overheden, ondernemingen, internationale organisaties, ..) ervaringen en inzichten heeft opgedaan.  hieraan beantwoorden is een plus; entiteiten kunnen best zelf inschatten in hoeverre personeelsleden mogelijkheden krijgen op dit vlak

4.5. Selectieprocedure (3) Voor expertenfuncties: Perspectiefgesprek (facultatief) Kandidaatstelling Onderzoek toelatingsvoorwaarden en voorwaarden in de vacature waarbij o.a. wordt nagegaan of kandidaten voldoen aan vereiste x jaar relevante beroepservaring Interne PI: inschatting competenties + expertise Externe PI – facultatief, maar aangewezen wanneer bereik ruimer is dan eigen entiteit Selectiegesprek met voorstelling van de expertise tgov. een jury waarin een externe expert kan zetelen Managementorgaan van de entiteit vergelijkt kandidaten onderling en geeft advies aan lijnmanager Lijnmanager maakt gemotiveerde keuze

4.5. Selectieprocedure (4) + goed HR-beleid = beleid rond loopbaanontwikkeling kansen om zich te ontwikkelen en zich voor te bereiden op doorgroei naar N-2 of expertenfunctie welke loopbaanmogelijkheden ziet men voor die persoon/voor die functie breng een consistent verhaal

Wenst u meer informatie? Contacteer ons! Departement Bestuurszaken: Statutair kader: Jef Mannaerts – 02/553 50 41 – jozef.mannaerts@bz.vlaanderen.be Aanpak en procedure: Inge Victor – 02/553 51 22 – inge.victor@bz.vlaanderen.be Agentschap voor Overheidspersoneel: Ondersteuningsaanbod: Willy De Weirdt – 02/553 49 64 – willy.deweirdt@bz.vlaanderen.be Website dienst Corporate HR: https://bz.vonet.be/corporateHR