partner in automatisering software - hardware - IT services
HISTORIEK
Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer
MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten
- Welke documenten? - Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer
WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie s …
DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT Printer Fax Werkstations Intranet Internet Citrix / VPN Mobile devices CD-ROM DVD Tape WORM
Aandachtspunten: Keuze van het scantoestel Barcodeherkenning OCR Optical Character Recogniton VRS Virtual Rescan Software INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN
DIAS = scanner onafhankelijk Aantal pagina’s per dag Formaat Single / Duplex Kleur / Zwart wit Automatische documentinvoer KEUZE DOCUMENTSCANNER
Functies van de barcode: Documentseparator Herkenning documenttype Flowinformatie Automatische afhandeling BARCODE HERKENNING PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET
OPTICAL CHARACTER RECOGNITION
MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE
DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS
Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Gemarkeerde tekst Koffie vlekken gekleurde background Doorslagen handschrift Dot Matrix Text Low Contrast Logo
Image File Size = 213 KB Kofax Virtual Re-Scan (VRS)
DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT Printer Fax Werkstations Intranet Internet Citrix / VPN Mobile devices CD-ROM DVD Tape WORM
DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-
Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK Centraal archiveren van inkomende / uitgaande s Archiveren / toevoegen van bijlages Opzoeken van adressen
INTEGRATIE MS WORD / EXCEL Centraal archiveren van documenten Centraal beheer van sjablonen Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk
INTEGRATIE MS WORD / EXCEL
INTEGRATIE FAX
INTEGRATIE WEB
INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen: Synchronisatie van klanten / leveranciers Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…) Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)
INTEGRATIE SOFTWARE APP.
INTEGRATIE TELEFONIE
DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING
FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING
- Welke documenten? - Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer
DOCUMENT ACTIES Lokaal opslaan van een document Afdrukken van een document Handtekenen van een document Toevoegen aan favoriete documenten Document versturen ( / fax) Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten
VERSIEBEHEER
BEHEER HISTORIEKEN
WORKFLOW
EEN FLOW CREËREN
AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet
SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan
< > VERWERKING MET CONDITIES
Voordelen workflow: historisch traceerbaar snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen betere opvolging WORKFLOW
CENTRAAL ADRESSENBEHEER
ADRESSENBEHEER
FLEXIBELE INTERFACE
AGENDABEHEER
- Welke documenten? - Papier digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer
Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Wagenpark Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT
CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD
Al uw documenten in 1 centraal archief Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES
CONCLUSIE Boekhouding / ERP Telefonie Digitale fax Website Scanner Andere toepassingen Multimedia Gebruiker
Tijd besparen Routine automatiseren Meer uniformiteit en transparantie Security Snellere dienstverlening Ruimte besparen VOORDELEN EDM (algemeen)
VOORDELEN DIAS Integratiemogelijkheden Combinatie met workflow en CRM Maximale parametrisatie Gebruiksvriendelijk Permanente ontwikkeling Groeipotentieel
PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES