VVOS-studiedag Antwerpen, 27 september 2011 Samenwerking tussen gemeente en OCMW met het oog op efficiënte en effectieve ondersteunende diensten: een afwegingskader VVOS-studiedag Antwerpen, 27 september 2011

Visie op de verhouding gemeente-OCMW Inhoud presentatie Visie op de verhouding gemeente-OCMW Aanleiding voor en doel van het afwegingskader Uitgangspunten van het instrument Stappen in de afwegingsoefening Aandachtspunten in het veranderingstraject Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Visie op de verhouding gemeente-OCMW

Opdracht gemeente en OCMW Gemeente : algemene opdracht : bijdragen tot welzijn van de burgers en duurzame ontwikkeling alle aangelegenheden van gemeentelijk belang hoe : burgernabij, democratisch, transparant, doelmatig, betrokkenheid inwoners en open OCMW= gemeentelijke instelling met specifieke opdracht : mensen in staat stellen een menswaardig leven te leiden eigen organieke wetgeving aparte publieke rechtspersoon (eigen beleidsorganen, budget, personeelskader) wettelijk vastgelegde taken en bevoegdheden nauwe specifieke band met gemeente

OCMW : andere bedrijfsomgeving (1) NOB (sinds 1998 !) Strategische MJP Taakstellende budgetten per AC Budgethouders Van kasboekhouding naar kostprijsboekhouding Interne controle en audit / externe audit Concurrentiële omgeving Private welzijns- en zorgvoorzieningen RPR-besluit specifieke OCMW-diensten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

OCMW : andere bedrijfsomgeving (2) Geen eigen fiscaliteit Inkomsten uit eigen activiteiten Subsidies gelinkt aan activiteiten Gemeentelijke bijdrage : strikte afspraken ! Sterk kostenbewustzijn Primaat van de cliënt OCMW is laatste vangnet Minst weerbare mensen Professionaliteit en deontologie van de hulpverlener Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Relatie gemeente-OCMW : samenwerking Lokaal sociaal beleid : beleidsplan, sociaal huis Gemeenschappelijke diensten Beroep doen op elkaars personeel Overleg in de schoot van het CBS of via overlegcomité

Relatie gemeente-OCMW : toezicht CBS oefent toezicht uit (gemeentelijk belang) Burgemeester kan RMW bijwonen en dossiers doen verdagen Gemeenteraad keurt strategische beslissingen OCMW goed (MJP, oprichten diensten, toetreden tot verenigingen) Waarom : gemeente financieel mee verantwoordelijk (werkingssubsidie aan OCMW)

Respect voor elkaars opdracht Ook sociaal beleid behoort tot gemeentelijk beleid sociaal beleid houdt rekening met huisvesting, ruimtelijke ordening, veiligheid, cultuur en vrije tijd, werkgelegenheid,… in alle beleidsdomeinen aandacht voor het sociale aspect eenheid van beleid Operationele vrijheid OCMW heeft te maken met de opdracht, de doelgroepen (hulpvrager), netwerken, concurrentiepositie eenheid van uitvoering

Valkuil : instrumenten zonder visie Voorzitter in college : Doel : beleidsafstemming en overleg Valkuil : vanuit college “wegen” op alle OCMW-dossiers, gemeenteraad interpelleert VZ, uitholling RMW Gemeenschappelijke diensten : Doel : beide besturen in staat stellen hun dienstverlening te verbeteren Valkuil : controle verwerven Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Aanleiding voor afwegingskader: dynamiek samenwerking ondersteunende diensten

Evoluties op het terrein 3 lijnen : Meer integraal beleid (SIF, LSB) Bundeling van alle vormen van sociale dienstverlening naar de burger in één hand, nl. het OCMW Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van ondersteunende diensten

Groenboek / Witboek Een interne staatshervorming is een noodzakelijke voorwaarde om een slagkrachtige overheid te realiseren. De overheid zal, nu meer dan ooit, moeten inzetten op effectiviteit en efficiëntie, en dit in een kader waarin het democratische aspect niet uit het oog mag worden verloren. Slotpassage uit de inleiding bij het groenboek door Vlaams Minister Geert Bourgeois Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Samenwerken biedt kansen Schaalvoordelen Vaak bij gespecialiseerde diensten Hoge kostprijs omwille van de vereiste expertise Beperkte afname Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Worst practices: voorbeeld 1 “Één medewerker in het OCMW- en één in het gemeentebestuur die zich elk specialiseren in de complexe materie van de overheidsopdrachten, maar nooit met elkaar overleggen” Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Worst practices: voorbeeld 2 “De OCMW-secretaris die naast zijn takenpakket ook communicatieambtenaar moet zijn, terwijl binnen de gemeentelijke diensten een communicatiedienst actief is” = wel goedkoop, maar niet efficiënt wegens niet effectief Vb delen communicatieambtenaar: Meeuwen-Gruitrode, Leopoldsburg, vorselaar, Malle, Kasterlee, Zwijndrecht Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Worst practices: voorbeeld 3 “Twee technische, ICT of aankoopdiensten met vaak gelijkaardige taken die naast elkaar werken, met elk hun eigen materiaal en elk hun eigen diensthoofd” Vb: Puurs, Lokeren, Kasterlee, Vorselaar, herenthout Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Conclusie worst practices Vaak minder kwaliteit van dienstverlening bij gebrek aan capaciteit Dubbel werk wordt best vermeden Opportuniteiten om efficiënter te werken moeten actief opgespoord worden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Schaalvoordelen : nuanceren ! Er bestaat geen unieke optimale schaal, behoeften van besturen moeten vergelijkbaar zijn Schaaldifferentiatie naargelang het thema Samenwerken met OCMW’s in de regio (b.v. schuldbemiddeling) Samenwerken met de gemeente Samenwerken met andere partners (CAW, SHM, PWA, Werkwinkel,…) Alleen doen

Vele vragen omtrent samenwerking Juridische: wat kan (niet)? Procesmatige: hoe pakken we dit aan? Bestuurlijke: Wat is (niet) wenselijk? Wat raakt aan missie van besturen? Laatste twee jaren een enorme stijging in het aantal vragen van lokale besturen aan vvsg ivm samenwerking ondersteunende diensten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Doel van afwegingskader Denkmethode aanreiken die helpt om lokaal een succesvol proces op te zetten met het oog op een optimale organisatie van de ondersteunende diensten. Meer transparantie in discussie en proces brengen, gegeven de gevoeligheden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Uitgangspunten van instrument

Uitgangspunten van het instrument Effectiviteit en efficiëntie als basismotieven -> samenwerking is slechts één van de mogelijke optimale organisatievormen Goede analyse als basis van proces Effectiviteit en efficiëntie ondersteunende diensten is afhankelijk van wijze van inrichting publieksdiensten Eén ondersteunende dienst als object van instrument We moeten mijns inziens dus niet beginnen met ‘samenwerking’ of ‘fusie’ centraal en voorop te stellen in de discussie, maar wel effectiviteit en efficiëntie en zien hoe, via welke organisatievorm voor ondersteunende diensten, we daar geraken. Goede analyse: beeld vormen van huidige situatie functioneren ondersteunende dienst, gewenste situatie, hypothesen over effectievere en efficiëntere organisatievormen formuleren, toetsen en wegen van hypothesen aan de randvoorwaarden (procesmatig, juridisch, bestuurlijk), beslissen op basis van voorgaande. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Stappen in de afwegingsoefening

Welke ondersteunende dienst? Stappen Welke ondersteunende dienst? Welke producten/diensten, gebruikers, middelen, procedures ? Huidige kwaliteit/effecten? Gewenste effecten/kwaliteit? Hypotheses per dienstverlening (input, processen , output, organisatievorm) Toetsing aan juridische, procesmatige en bestuurlijke randvoorwaarden Beslissing per dienstverlening Totaalscenario per dienst Vele veranderingen gebeuren zonder voorafgaandelijke analyse: met goede redenen (opportuniteiten) maar opgelet bij: Onenigheid Omvangrijke brede oefening moeilijk omkeerbare zaken Stap 2: -> tijdsbesteding per medewerker, uitbesteding, andere diensten, werkingskosten -> kosten per product/dienst Stap 3: volgens uitvoerders en gebruikers Stap 4: weer volgens uitvoerders en gebruikers Stap 5: nieuwe processen en outpout, input bijsturen, uitbesteding, samenwerking ocmw/gem, intergemeentelijk, verzelfstandigen, .. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Voorbeeld : communicatiedienst (1) Producten : interne nieuwsbrief, gemeentelijk infoblad, persconferenties, folders Middelen : communicatiemedewerker, adm. medewerker, werkingsbudget, informatica, werkruimte, opleiding Gebruikers : mandatarissen, secretatis, diensthoofden, personeel, burgers, pers Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Voorbeeld : communicatiedienst (2) Huidige kwaliteit : Communicatie met laaggeschoolden en allochtonen niet goed Gewenste kwaliteit : Verhogen kwaliteit communicatie door opleiding, centrale rol CD en meer aan de doelgroep aangepaste producten Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Voorbeeld : communicatiedienst (3) Hypotheses : Andere kanalen naast infoblad, gebruik maken van netwerk allochtone verenigingen Betere samenwerking tussen CD en publieksdiensten Communicatie naar kwetsbare doelgroepen verbeteren door met naburige OCMW’s één gespecialiseerde medewerker te delen Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Juridische randvoorwaarden Samenwerking gemeente-OCMW Samenwerking gemeente-gemeente Samenwerking OCMW-OCMW Samenwerking gemeente-derden Samenwerking OCMW-derden Samenwerking gemeenten-OCMW’s-derden Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Procesmatige randvoorwaarden Draagvlak Capaciteit Aanpassing organisatiecultuur Tijd Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Bestuurlijke randvoorwaarden Organisatievorm moet opdracht volgen en niet omgekeerd Randvoorwaarden operationele autonomie Rechtspersoon Budget Beheersorgaan Personeel en leidend ambtenaar Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Aandachtspunten veranderingstraject

Doembeeld van de volledige integratie Onzekerheid over de toekomst van het OCMW als organisatie en bestuur leidt tot argwaan over de finaliteit van de samenwerking Doembeeld = volledige integratie van het OCMW in de gemeentelijke diensten Wordt versterkt door ongenuanceerde Vlaamse politieke boodschappen: - ‘99 Sauwens: sociaal huis is gemeentelijk loket - ‘fusie gemeente-ocmw’ in regeerakkoord maar niet in beleidsbrief Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017

Aandachtspunten veranderingstraject Oorzaken van falen van veranderingsprocessen Succesfactoren Gebrek aan draagvlak Gebrek aan capaciteit Te hoge tijdsdruk Onvoldoende communicatie van meerwaarde en motief van verandering Betrokkenheid creëren Iemand capabel intern/extern vrijstellen voor procesbegeleiding Tijd voorzien voor rijpen van inzichten Werken aan gemeenschappelijk perspectief Anticiperen De meest voorkomende oorzaken van het falen van veranderingsprocessen tonen ons waarmee moet rekening gehouden worden. Samenwerking gemeente-OCMW op het vlak van de ondersteunende diensten 5-4-2017