Full Cost model ITG objectief totale kosten kennen van activiteiten verantwoording financierders zelfde opdracht/420 pers./600 stud./117 doctorandi/52.3 m € inkomsten Workshop 16 juni 2011

Basis principe Indirecte kosten via “rugzak” aan personeelsleden die directe prestaties leveren voor : onderwijs (cursussen) onderzoek (projecten) dienstverlening (DGOS, med. diensten, e.a.) Via historische gegevens van analytische boekhouding (niet gebouwen) tijdsregistratie (software Timetell) Workshop 16 juni 2011

Visuele Waterval Indirecte Kosten Directe Kosten Ondersteunende KP Primaire KP Primaire activiteiten Kostendrager Workshop 16 juni 2011

Visuele Waterval Kostelementen (personeelskosten, werkingskosten, … ) Laag 1; laag 2 nummers; laag 3 personeel Indirecte Kosten (elektriciteit, water, gebouwen,…) laag 4 Directe Kosten (specifiek personeel en materiaal) laag 4 Ondersteunende KP (Personeelsdienst, Aankoop,..) laag 5-21 Primaire KP (Onderzoekseenheden, …) laag 22 Primaire activiteiten (onderzoek, onderwijs, dienstverlening) laag 22 Kostendrager (project, cursus, DGOS-activiteit) laag 99 Workshop 16 juni 2011

Kostprijs gebouwen ? Laag 1 Kantoor = gemiddelde huurprijs in de buurt op jaarbasis (150 € / m²) Labo = gebaseerd op kostprijs recente bouw en basis inrichting van laboratorium (1.300 €/m²) ! nog te verfijnen volgens veiligheidsniveau Workshop 16 juni 2011

Via Tijdsregistratie Laag 3A: Personeelsleden Functionele kostenplaatsen (organogram) Labotijd (laboranten 80% in laboruimte) Laag 3: Personeelscategorieën - Gemiddelde loonkost (17 groepen) Workshop 16 juni 2011

Tijdsregistratie Software TimeTell gebruiksvriendelijk 286/420 personen participeren Verantwoording voor EC & DGOS Reëel tijdsgebruik gevraagd Verbetergroep voor uniform en nauwkeurig tijdschrijven (rest- categorieën zo laag mogelijk) Workshop 16 juni 2011

Start Waterval Laag 4: Corrected Cost Centers Ondersteunende kostenplaatsen worden ‘leeggegoten’ in andere kostenplaatsen Gebruikte sleutels waterval Workshop 16 juni 2011

Sleutels waterval (1) Laag 5: Personeelsdienst Aantal FTE’s per kostenplaats Laag 6: Kwaliteitsdienst Labomedewerkers gewicht 2 Laag 7: Veiligheid Academisch personeel gewicht 2 Laag 8: Boekhouding Aantal transacties per kostenplaats Workshop 16 juni 2011

Sleutels waterval (2) Laag 9: IT 2 FTE’s naar Laag 22 ‘Onderwijs’ Rest volgens FTE’s per kostenplaats Laag 10: Grafische dienst ½ FTE naar Laag 22 ‘Onderwijs’ Rest pro rata interne doorrekening Laag 11: Aankoopdienst Aantal transacties per kostenplaats (export factor 2) Laag 12: Technische Dienst Aantal m² per kostenplaats (labo factor 2) Workshop 16 juni 2011

Sleutels waterval (3) Laag 13: Studentendienst Aantal en type student per cursus Laag 14: Bibliotheek Aantal Academische personeelsleden per kostenplaats + aantal PhD en Individuele studenten (gewicht 0,2) Laag 15 & 16: Proefdieren en productie diagnosetest Volgens werkelijk verbruik Laag 17: TT&P Insectenkweek Rechtstreeks naar Laag 22 Workshop 16 juni 2011

Sleutels waterval (4) Laag 18: Programmacoördinatie Rechtstreeks naar Laag 22 Laag 19: Projectenbeheer 54% Onderzoek (Research) 46% Dienstverlening (DGOS) Laag 20: Communicatie 40% Directie Algemeen Rest via aantal FTE’s kostenplaatsen Laag 21: Restkosten Aantal FTE’s per kostenplaats Workshop 16 juni 2011

Einde waterval Laag 22: Final Cost Center Layer Alle indirecte kosten zijn toegewezen aan primaire kostenplaatsen Alle primaire kostenplaatsen worden volgens FTE’s doorgeschoven naar de finale kostendragers via tijdsregistratie Laag 99: Cost Objecten (kursussen, projecten, DGOS activiteiten, …) Medische Diensten nog niet opgenomen Workshop 16 juni 2011

Besluiten Analyse resultaat nog bezig Wijze van tijdschrijven is cruciaal Meer stroomlijnen Nog bij te sturen, te veel rest Wat met teveel uren, uurloon goedkoper ? Taart of geregistreerde uren ? Is beleidsoptie Matchen looptijd projecten en gegevens ? Workshop 16 juni 2011