PACT Plekken en ACTiviteiten dd 13 februari 2008 presentatie: Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes

Wat is PACT? Het (reken)model PACT geeft inzicht in:  aantallen en soorten werkplekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie  Consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s)  te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept

Ontstaan en ontwikkeling PACT Het (reken)model PACT is tot stand gekomen door:  Onderzoek bij de BD naar de mogelijkheid tot het ontwikkelen van landelijke functieprofielen als hulpmiddel in de vertaalslag van organisatie naar huisvesting op basis van de activiteiten in de organisatie.  Onderzoek bij de gemeente Rotterdam naar de uitgangspunten voor de huisvesting van een geïntegreerd BVG waarin de verschillende klant- en werkprocessen op een goede wijze worden ondersteund

Wanneer zet je PACT in? Nu:  Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk maken  Berekening benodigd aantal en soort werkplekken, evt vertaald in m2  Formuleren van een pve voor architect Toekomst:  Keuze voor gebouw  Inzicht in kosten (koppeling aan PARAP)  Aanbestedingsinfo in complexe (bijv PPS)projecten

Doelgroepen PACT  Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken:  Projectteam  Beslissend management  Facilitair management

Wat vraagt PACT  Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties  Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid  Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept

Berekening plekken aan de hand van activiteiten

In te voeren gegevens PACT Vaste gegevens (wel te bepalen per casus)  Klantprofielen  verdeling klanten over profielen  Medewerkerprofielen  verdeling medewerkers over profielen  Te hanteren werkplekken en aantal m2 per werkplek  Koppeling werkplekken- activiteiten

Variabele gegevens  Aantal klanten  Aantal medewerkers en fte, evt. groei, ratio fte/medewerkers  Toedeling/ Flexibiliteit gebruik werkplekken  Beschikbaarheid vergaderzalen  Bij SozaWe: verdeling werkplekken over verschillende zones In te voeren gegevens PACT

Vooraf : De klantactiviteiten Voorbeeld SoZaWe gemeente Rotterdam  Gesprekken > 10 minuten  Gesprekken < 10 minuten  Zelfstandig zoeken  Groepsbijeenkomsten  Bekijken infostands (actief wachten)  Telefoneren  Printen en kopiëren

Procentuele verdeling activiteiten per uur Klantprofiel

 Activiteiten buiten kantoor  thuis  andere locatie van de organisatie  bij klanten  Gesprekken met klanten/ derden /externen  met klanten (bij SoZaWe een verdere onderverdeling: gesprekken en groepsbijeenkomsten)  met werkgevers  Intern overleggen (met onderverdeling in aantal deelnemers)  Bureauwerk  Telefoneren  Document verzorgen en archiveren De medewerker - activiteiten

Medewerker profielen

Zonering: zone 1, zone 2, zone 3

Mate van gebruik vd werkplek Toedeling van werkplekken per profiel in plaats van het werken met een flexfactor of bezettingsgraad getal (dus niet 0, x wp per fte)

Mate van beslaglegging op werkplekken

Wat kan PACT op dit moment? 1.Kwantitatieve uitgangspunten bepalen Ondersteunen van beslissingen door inzichtelijk maken van gevolgen van keuzes: 2.Vergelijking van ruimtebehoefte bij verschillende scenario’s van de organisatie (groei, krimp, samenstelling) 3.Inzicht in belang van effect van verschillende factoren -mate van flexibel werkplekgebruik -marges voor groei berekenen

Uitkomsten

Doorrekenen scenario’s Voorbeeld BVG Rotterdam Variabelen :  Aantal klanten (gemiddelde per uur of piek; groei/ krimp) Aantal fte (groei/ krimp) Verdeling van de fte (Kanteling van de organisatie meer klant gericht)

Inzoomen op onderdelen : waar zitten de verschillen tussen de scenario’s, behalve bij de aantallen Keuze: Huidige situatie, maar Een 50: 50 verdeling van werkplekken over zone 2 en zone 3

Voorbeelden van beslissingen : uitgaan van gemiddeld of piek klantbezoek per uur? Keuze: Door inzet van organisatorische maatregelen kan uitgegaan worden van gemiddeld bezoek : -klantafspraken ook op woensdagmiddag en vrijdag -promoten van stille tijden onder de klanten

Welke groei van de organisatie is mogelijk als je van gedeeltelijk flexibele inzet naar volledige flexibele inzet gaat? Conclusie: met het meer flexibel gebruiken van de werkplekken kan de groei van de organisatie worden opgevangen.

Demonstratie PACT  Hoe werkt PACT als alle gegevens zijn ingevoerd?

En nu verder met PACT…  Samenvoeging kennis uit onderzoeken BD en Rotterdam: model en beschrijving  Huidige PACT bekend maken:  infobijeenkomst partners  Artikel  Workshops  Verdere ontwikkeling  Koppeling aan PARAP  Toepassen in meerdere onderzoekstrajecten  Nieuwe variabelen (bijv klantstromen als medewerker - patiënt - bezoeker)  Model meer valide maken -> meer generaliseren?