Begrotingsmodule BudgPersPZautom NL.xls 19-20 September 2012 voorstelling Module versie 2012 Campus PIVO Politieopleidingen Poverstraat 75 1731 Asse Karel Meert 02/454 82 78 christel.kecrkhoven@vlaamsbrabant.be 2012-09-19&20

19-20/09/2012 Docent : Piet Van Hoylandt SSGPI/Coord/ICT/Rapporten piet.vanhoylandt.6145@police.be tel 02/642 64 09 Verloop van de tweedaagse in drie halve dagen: I) De voedingsbestanden ophalen via SSGPI Processen (Nieuw) II) De module downloaden en bestanden inlezen - Inhoud van de tabbladen - Toegang tot en gebruik van de ingebouwde procedures - Handelingen/interventies zelf (leren) uitvoeren Doel : - Inhoud van de tabbladen begrijpen - De procedures kennen en kunnen gebruiken => de output 1. HRM - Statistieken grafieken aanmaken en aanpassen 2. Rekenplichtige (ontvanger) + creatie bladen toezicht 3. ZP Report Access applicatie met standaard extracties 2012-09-19&20

Indeling de Opleiding 2012-09-19&20 SSGPI Processen 4 - 10 Ophalen van de bestanden via in 22 stappen De Module BudgPersPZAutomNL.xls 11 waar terug te vinden rand info Bewaren van de Module 12 Het menu 13-15 Toegang tot de Tabbladen 16 Toekenning ZPnr & Opladen vd bestanden 17 -18 Baremische elementen 19-22 Supplementen 23 ParaN Consultatie van www;planbe & inhoud 24-29 ConsultatiesThemis en LCD 30 Procedure : Verwerken van de gegevens 31 “Totaal” & “Totaal X-1” 32-34 Ops & Calog 35 Controle “Totaal” &”Totaal X-1 41-44 XV. Totaal_Code & Totaal_code X-1 45 Bar O Bar C Bar R 46 Hlpform of Hulpformulier 47 Zones 48 UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 49-50 Blad Form – Formules 51 INTERVENTIES 52-59 OpsFiltM & CALog FiltM 60 Verwijderen van een personeelslid 61 Toevoegen van een personeelslid 62-63 HRM: macro aanmaak opsplitsing per kader-Niveau 64 ZP Report voorsstelling 2012-09-19&20

I. SSGPI Processen 2 bestanden zijn noodzakelijk om de Module te voeden : - De baremische elementen - De supplementen Voorheen werd u via flash op de hoogte gebracht wanneer de bestanden via Vera konden opgehaald worden De bestanden worden nu ter beschikking gesteld van de zone via Themis. Via “SSGPI processen” kan U het proces “Begrotingsmodule Lokaal” aanklikken. Hierdoor kan u beide bestanden zelf aanmaken. De bestanden worden aangemaakt op basis van de gekende toestand uit themis. Als resultaat ontvangt u -een dag extractie met de baremische elementen -een jaaruittreksel met de supplementen met gegevens van de laatste 12 maanden 2012-09-19&20

Te volgen stappen in SSGPI - processen 1. Bestaande waarde zoeken 2. Vul “ %” in en klik =>indien reeds aangemaakt in recent verleden of 3. Om een nieuwe waarde toe te voegen a. U geeft uw eigen zonenummer in b. U klikt vervolgens op om de waarde toe te voegen c. In volgende scherm geef opnieuw uw zonenr in achter business unit d. Om de processen aan te vragen klik op 2012-09-19&20

4. Vink de beide bestanden aan en klik vervolgens op “OK” 5.De procesnummers worden toegewezen : 6. De processen lopen en u kan via klik op “ “de distributiestatus opvolgen. 7. Afhankelijk van de grootte van je zone kan het enkele minuten in beslag nemen voor de statussen “Voltooid” en “Verzonden” verschijnen 8.Door klik op kan je de vordering van het verwerken volgen. 2012-09-19&20

Om het bestand te openen klik je achter de woorden : 9. Beide bestanden zijn niet samen beschikbaar of gelijktijdig afhaalbaar: Het bestand PB_BM_BAR of het bestand “ Baremische elementen” is beschikbaar wanneer “Voltooid” en “Verzonden” achter de naam verschijnt. Om het bestand te openen klik je achter de woorden : “Voltooid” en “Verzonden” op . 10. Het scherm “Procedetails” wordt geopend : 2012-09-19&20

11. Elk proces behandelt een afzonderlijk bestand Om beide bestanden in te lezen dienen 2 processen op gelijkaardige wijze geopend en verwerkt te worden => Het bestand Logboek openen door klik op 12. Om het betrokken bestand te downloaden klik je in de Bestandslijst op de naam van het aangevraagde bestand =>hier : 2012-09-19&20

13. Een gewoon Microsoft Window verschijnt : 14. Klik op Bewaren (Save) 15. Bewaar in een reeds aangemaakte /of aan te maken Folder Behoudt bij voorkeur de naam van het bestand. De datum en uurgroep van de extractie zijn meegegeven in de naam bestand. 16. Bevestiging van het ophalen volgt : 2012-09-19&20

18. Klik hier op “ “ om naar het vorige scherm te gaan. 17. In het Themisscherm keer je nu terug naar van het zopas bewaarde bestand. 18. Klik hier op “ “ om naar het vorige scherm te gaan. 19. In het scherm klik je “ “ aan . 20. In het scherm vraag je desgevallend de actualisatie aan met klik op . 21. Herhaal nu de stappen 9 tot 16 om ook te beschikken over de “Supplementen” in de aangemaakte folder. 22. Sluit vervolgens Themis af. 2012-09-19&20

II. De Module BudgPersPZAutomNL II. De Module BudgPersPZAutomNL.xls & Powerpoint als tijdelijke handleiding & richtlijnen De Blanco module is permanent beschikbaar via de site SSGPI http://www.ssgpi.be via Downloaden van de Budgettaire Module Inflatie vooruitzichten 201x en tips/aanpassingen Handleiding => Deze powerpoint De handleiding dient nog volledig herwerkt te worden 2012-09-19&20

III. Bewaren van de Module De Module wordt als zip bestand ter beschikking gesteld. Belangrijk ! Ze wordt na het downloaden “unzipped” of “extract”. Een kopie van de Module maken met een eigen prefix - of versie nummer- is aangewezen. => Nooit “save as” of “bewaren als”. <= De backupversie (met xlk-uitbreiding) dient als backup. De module wordt best bewaard in een zelfde folder als de bestanden uit Themis gehaald. 2012-09-19&20

IV. Het menu Hoofdmenu Bij het opstarten verschijnt het menu  « PZ-Personeelsbudget» tussen «Venster» en «Help». Is dit niet het geval dan kunnen de procedures (of macro’s) niet geactiveerd worden. Beveiliging Wanneer dit menu niet verschijnt ontvangt u mogelijks volgende waarschuwing : U moet als gebruiker de macro-beveiliging wijzigen. 1° Kies in het standaard menu : Extra  Macro Beveiliging 2° Vink het laagste of tweede laagste niveau aan-- 3° Sluit Excel af 4° Start excel op of open de Module via de «Explorer» 2012-09-19&20

Aangepast Hoofdmenu Wanneer de macro beveiliging correct staat verschijnt een Hoofdmenu met 8 items. Het menu kan op 2 wijzen worden gebruikt 1. Navigatie in het werkboek De items : Voorblad, Wijzigbare werkbladen, Consultaties Barema’s, Bijzondere rekenplichtige (BRP) en HRM geven via de submenu’s de toegang tot de bladtabs of « sheets » 2. Aanroepen Procedures De items : Opladen bestanden Themis en Verwerken Gegevens (Nieuw) Via klik op het item activeert de gebruiker de hierna besproken procedures aan.   De submenu’s Via klik op worden de submenu’s geopend. Via het submenu kunnen eveneens macro’s geactiveerd worden of kan de gebruiker een tabblad consulteren 2012-09-19&20

Overzicht van Hoofd en submenu’s 2012-09-19&20

V.Toegang tot de Tabbladen Optie 1: Via de menu of submenus Optie 2. Instelling via Extra –Opties Weergave –Vensteropties-Bladtabs Optie 3. Na activatie in het menu van zullen de gegevens verwerkt worden en zijn alle tabbladen BESCHIKBAAR doch niet steeds zichtbaar. Via rechtermuisknop klik links onder op cursorknoppen kan de gebruiker naar de niet (altijd) zichtbare werkbladen navigeren. Bij optie één : géén cursortoetsen (links onderaan het scherm Excel) en geen visie op meerdere tabbladen gelijktijdig Bij optie twee : mogelijkheid de tabbladen te kiezen via rechtse muisklik en menu tabbladen & More Sheets… of rechtstreekse toegang tot de tabladen 2012-09-19&20

VI. Toekenning PZnr & Opladen vd bestanden Open de module vanuit excel of uit de explorer Op het voorblad in het enige invulbare vak wordt het zonenummer ingegeven: Zodra het nummer ingevuld is verschijnt ook de samenstelling van de zone : Vervolgens wordt via het Menu “PZ-Personeelsbudget” de procedure van het inlezen gestart door klik op ”Opladen bestanden Themis” Het inlezen gebeurt nog steeds in twee stappen Dit wordt in een eerste mededeling meegeven.“ Bevestig door klik op OK 2012-09-19&20

VI. Toekenning ZPnr & Opladen vd bestanden Stap1 : Opladen van de baremische elementen bevestigen door Klik op OK U wordt naar de Explorer geleid waar u de folder met de gegevens gaat openen Klik nu eerst het bestand baremische elementen aan en klik vervolgens op OK of dubbelklik op dit bestand Wanneer dit gebeurde verschijnt de derde medeling in de procedure met als achtergrond het blad baremische elementen van uw zone. Ga verder door klik op OK De explorer wordt opnieuw geopend: Dubbelklik op het bestand met de supplementen Deze procedure opladen is beëindigd. Het voorblad verschijnt zonder enig bericht. 2012-09-19&20

VII. Blad ”Budget baremische elementen”(1) A.Toegang via het menu B.Rubrieken (1) Ops/CALog : Operationelen en leden van het administratief of Logistiek kader wordt toegekend bij de opladen op basis van de Code statuut bij het inlezen C(2)/S(1): 1=Statutair, 2=Contractueel, 3 = GesCo en 4 = vervangcontract 4/5 => bepalend voor de berekening van de patronale bijdrage Vooraf (1) of nabebetaald (2) noodzakelijk voor de opsplitsing 2012/2013 Identificatienummer Naam en Voornaam, geboortedatum =NationaalNummer Functionele code : 33098 &33099 worden opgenomen in de bar elementen Code statuut : Deze is bepalend voor toekenning of weigering rechten bv WE,Nacht… &voor berekening patronale bijdrage => verklaring van de codering Codes C7(raadsleden), CB rekenplichtige, B1 (zonder schaal en anciënniteitsdatum) voor de secretaris worden niet meer ingelezen. 2012-09-19&20

VII.Budget baremische elementen(2) B.vervolg Rubrieken (2) Weddeschaal (I) en Anciënniteitdatum (J): bepalen de 100% in functie van datum van de Module B1 200606 in 2012 (-2006) => 6 * 17.253,44 (trap 5) + 6 * 17.600,50 (trap 6) gemiddeld 17 426,97 (kolom UV Ops-CALog) Kolom K : Datum Volgende verhoging – weddetrap NIEUW sedert 2011 : geeft de volgende schaal & datum van de voorziene aanpassing zoals die in Themis is gekend. In de kolom L & M wordt de schaal en de Geldelijke Anciënniteitdatum vd Vrijwaring vermeld Beide zijn noodzakelijk voor de tweede berekening V.PB2 199905 in 2012(-1999) = 4 * 17.774,00 (trap 12) + 8 * 18 368,95 (trap 13) gemiddeld 18 170,63 (Is niet zichtbaar in UV wanneer gemiddelde lager is dan effectieve schaal) Kolom N : Is het type van de vrijwaring zoals gekend in Themis (Pro Memorie). Deze gegevens zijn worden overgeplaats naar het blad Ops of Calog waar de berekering (hier in blauw) gebeurd De alzo gemiddelde bedragen worden geïndexeerd en dienen als basis voor verschillende berekeningen: -vakantiegeld en eindejaarstoelage -al den niet toekennen haard of standplaats in functie van het bekomen gemiddelde -basis voor berekeing van verschillende ECA 2012-09-19&20

VII.”Budget baremische elementen”(3) B.Rubrieken (3) Contract: wordt toegekend in oplopende lijn 0 is het 1ste contract of Arbeidsrelatie vb: contractueel halftijdse als bediende D1A 1 is het 2de contract statutair halftijds in andere gemeente/zone als bediende CC1 Contract wordt eveneens gewijzigd bij mobiliteit =andere werkgever Code Wedde : 100000 38H00W1 = Voltijdse tewerkstelling 080000 30H40W1 = Deeltijdse tewerkstelling van 30H40 per week het percentage wedde in 6 cijfers wordt ingelezen = deeltijds/volledig afwijkend uurrooster (6 cijfers) ! De vrijwillige vierdagenweek wordt als 100% vermeld Themis werkt met afwezigheden ! Haard standplaats :Rechten van ambtenaren op basis van gezinssituatie en inkomen 1= Haard - 2 Standplaats Voor 2001 werden de contracten 9 (eventueel ook 8) toegekend voor de gemeente (niet de zone) waar betrokkenen waren tewerkgesteld; W + drie laatste cijfers voor zone (bepalen bijvoorbeeeld het ophalen van huidige bestanden) Z van 001 tot 582 ( zeven gemeenten van de 589 gemeenten hadden geen politiekorps) 2012-09-19&20

VII. Baremische elementen (4) C. FILTER – SORTEREN 1.De filter kan gebruikt woder ter controle 2.Sorteren is optioneel. Het sorteren gebeurt ook automatisch wanneer de procedure verwerken van de gegevens wordt opgestart. =>Het sorteren gebeurt in dit blad op 1) Functionele code 2) Code statuut 3) Alfabetisch 3.Macroprocedure starten in het hoofdmenu Wat doet de procedure => kopiëren van de gegevens in bladen “Ops” en “Calog” =>activeren link met de prestaties uit blad supplementen => kopiëren van de berekeningen lijn 17 in “Ops” en lijn 15 in “Calog” =>Ventilatie “Totaal Code”& “ Totaal_Code X-1” en permanente link met blad “Totaal” & “ Totaal X-1” 2012-09-19&20

VIII.Supplementen Supplementen heeft enkele hoofdinglijnen Het wordt ingevuld bij de tweede stap Het is eveneens een zoekarea of bereik voor de bladen Ops en Calog De procedures « filter » & « sorteren » zijn mogelijk Kolomnummers Economische code met verschillende achtergrond kleuring Benaming Looncode of Looncode M => geeft aantal => +M uitgekeerd jaarbedrag Identificatienummer + NAAM Alle supplementen van de periode van extractie Voor de maaltijden wordt per type maaltijd het aantal in de betrokken kolom vermeld. Tweetaligheid wordt per Kennisniveau vermeld Bevat alle zones van Belgie per Gewest en Provincie Zonenummer en gemeenten die de zone vormen - hun categorie en of de zone tweetalig is of niet – Eventuele wijziging van Cat wordt hier gevat Blad siupplementen Identificatienummer is nodig voor de voor de opzoeking Vermelde bedragen en aantallen zijn verbonden aan het stamnummer (niet noodzakeleijk voor de zone geleverde prestaties bij mutatie) De bedragen zullen worden omgerekend aan de IndRef 2012-09-19&20

IX. ParaN(1) Controle via Internet : Federaal planbureau 2012-09-19&20

Samenstelling : Index W(T) worden gebruikt voor de voorafbetaalde IX.Blad ParaN(2) De indexen of verhogingscoëfficienten (1) De berekeningdatum «ANNEE» stuurt de module Enkel het jaar wordt ingevuld (Cel C1) Vier groepen indexen zijn noodzakelijk: Groep 1 & 2 : Wedde en Toelagen 1 INDEX voor de wedde/toel voor de voorafbetaalden 2 INDEXEN voor de nabetaalden IndTN1 (december x-1) ook wordt gebruikt voor de prestatiegebonden Toel &Verg Deze indexen of verhogingscoëfficiënten worden in de tabel TbIndN opgezocht =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0) (Cellen AA17 tem AM30) Drie groepen basisindexen sturen de module: wedde : IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Lijn 4) Toelagen/Verg : IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Lijn 5) Samenstelling : Index W(T) worden gebruikt voor de voorafbetaalde Het voorziene gemiddelde voor 2013 =(IndR23*0+IndR24*12)/12 (Cel AB 24) OF (1,5769*0+1,6084*12)/12 = 1,6084 =(1,4002*1+1,4282*4+AI6*7)/12 normaal gesproken verwacht :dient eventuieel gewijzigd te worden NA PUBLICATIE DOOR HET PLANBUREAU ->vijfjarenplan is mogelijk voor gevorderden: =>beginsituatie opslaan –bevorderingen en prospecties/*beleidsopties invoeren) ->opnieuw opslaan jaartal wijzigen en => beginsituatie opslaan –bevorderingen en prospecties/*beleidsopties invoeren) 2012-09-19&20

IX. Blad ParaN(3) De indexen of verhogingscoëfficiënten (2) Groep 3 :Extractieperiode bevat de index van de periode extractie supplementen of IndRef (Cel C10) Dit gegeven bevat de gemiddelde index van de periode van de extractie. De verhogingscoëfficiënten 1,5460 van toepassing op de toelagen en vergoedingen vanaf 01/08/2011 en 1,5769 vanaf 01/03/2012 hetgeen een gemiddelde index voor de referentieperiode geeft van 1,5589 De formules worden meegegeven in de module I10 –K14. Via klik (macro) passen zij de cellen B10:D10 aan Groep 4 : de verhogingscoëfficiënten IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab (Cel C10-D10) Ze herberekenen de in het blad supplementen vermelde uitgekeerde bedragen 2012-09-19&20

IX. Blad ParaN (4) Geïndexeerde bedragen De meeste bedragen van het blad ParaN worden na aanpassing van het jaartal automatisch geïndexeerd Dit is het geval voor alle gebruikte toelagen en vergoedingen =>zie IX.G Plafond Patronale bijdrage Het plafond patronale bijdrage wordt bekomen door het ingeven van het trimestriële bedrag in te vullen in Cel B13. Het jaarbedrag niet geïndexeerd dat verschijnt in Cel C13 . Het geindexeerde jaarbedrag verschijnt in het blad Totaal Cel G46 Het wordt NIET opgesplitst voor het jaar x-1 2009! Percentages Patronale bijdragen & sociale Toelage 2 De percentages voor de Statutairen, Contractuelen en Gesco’s & contract 4/5 met betrekking tot de Pensioen (!Evolutief van 2012 ->16 !) en Ziekteverzekering en de individuele berekening van de Sociale Toelage II worden hier opgenomen De inhoudingen ten laste van de werkgever voor Arbeidsongevallen zijn eveneens vermeld Wordt opgesplitst : => in al dan niet interventie => woonwerk => met/zonder patronale => Ipv 1,70 % voor allen en voor Sociale Dienst Bijkomende parameters kunne steeds ingevoerd worden !!! – cfr een bijkomene extrra verzekerin door de zone betaald 2012-09-19&20

IX. ParaN (5) Percentage en Bedragen Vakantiegeld Sedert 2011 heeft iedereen 92% van het loon van maart (in de module van het gemiddelde loon) Eindejaarstoelage: vier delen 1) Vast bedrag 2) Wijzigbaar 2,5% van de wedde Oktober 3) 7,5 %maar Min en Max 4) Patronaal deel VG en EJT zijn gekoppeld aan de prestaties => Kolom U Haard/Standplaats geen berekening tussenliggende bedragen Rekenplichtige Secretaris => eventuele tussenkomst !Statutair => wijziging blad ops lijn 14 of 15 ! Pensioendata (p.m.) 2012-09-19&20

IX. ParaN (6) Vergoedingen en toelagen Per toelage of vergoeding zijn Wettelijke verwijzing, benaming, het kader/niveau, periode, het bedrag aan 100%, 3 geïndexeerde bedragen evenals de Supan -en Themislooncode voorzien Bijna alle bedragen voorzien in het nieuwe statuut zijn opgenomen en worden opgevolgd. Enkele vergoedingen en toelagen van oud statuut zijn niet opgenomen – worden wel met het blad SUPPLEMENTEN meeggegeven. 2012-09-19&20

X. Consultatie Themis en LCD Via Consultaties wordt in het blad Themis de verklaring gegeven van enkele gebruikte codes in baremische elementen. Via consultaties kunnen eveneens de looncodes gebruikt in themis terug gevondne worden 2012-09-19&20

XI. Procedure : Verwerken van de gegevens De procedure verwerken van de gegevens kan via twee kanalen opgestart worden: Via het hoofdmenu klik op of in het blad Baremische elementen via klik op Na het aanklikken verschijnt de mededeling met op de achtergrond het blad totaal_Code X-1 De personeelsleden van de zone werden in volgorde - per functionele code, per schaal en alfabetisch gerangschikt De tabbladen zijn nu zichtbaar geworden in deze stap. Vervolgens klik op OK in de mededeling Het voorblad wordt opnieuw geactiveerd Vanaf hier beginnen de eerste controles 2012-09-19&20

XII. “Totaal” & “Totaal X-1” (1) voor te begroten jaar X (Totaal) en het jaar X-1 (Totaal X-1) worden: per Categorie van het personeel (Rekenplichtige & Secr, CALOG &GesCo en Ops) voor elke Economische code met suffix Wanneer het recht niet bestaat is de desbetreffende cel grijs ingevuld de totalen uit de bladen « OPS » en « CALOG » overgenomen Per Categorie van het personeel wordt het aantal personeelsleden vermeld Een algemeen TOTAAL voor de PZ is zichbaar voor elke Economische code met suffix 2012-09-19&20

XII. “Totaal” & “Totaal X-1” (2) Per kolom of per Categorie van het personeel wordt (sub-) totaal gemaakt De Sociale Toelage 2 wordt per jaar berekend op basis van de voor de CALog en Operationelen opgehaalde gegevens en het bedrag ingegeven in het blad ParaN De som van de afzonderlijke opgehaalde bedragen per economische code wordt op de laatste lijn vergeleken met het getotaliseerde algemeen totaal van de bladen “Ops” en “Calog” 2012-09-19&20

XII. “Totaal”(3) Controle Informatie In het groen CONTROLEGEBIED wordt nagegaan of verschil is tussen het blad Totaal of Totaal_code van het betrokken jaar Op het blad Totaal wordt in de kolommen N, O, P, R & T aangeduid: - welke items aan welke patronale last onderworpen zijn of - welke elementen in rekening worden gebracht voor de social toelage 2 => Het berekende totaal resultaat vermeldt onder de kolomen aangeduid met de sigma verschijnt in de overeenstemmende lijn 2012-09-19&20

XIII Bladen « Ops » en « Calog »(1) De bladen zijn toegankelijk via het menu : Het blad “Ops” voor de operationelen en het blad CALog voor de leden van het administratief en logistiek kader zijn opgedeeld in 3 delen: De totalisatie en gemiddelden (lijn1-8) De hoofdingen lijn 9 tot 16 (tot 14 op blad CALog) De gegevens vanaf lijn 17 (Ops) of 15(CALog) Bij het opstarten van de module zijn deze tabbladen niet ingevuld. Bij de procedure “Verwerken van de gegevens” ontvangen ze de gegevens uit baremische elementen Ze bevatten standaard op lijn 15 (CALog) of lijn 17(Ops) de modelformules die alle opzoekingen en berekeningen mogelijk maken 2012-09-19&20

XIII. Ops & Calog (2) Beide tabbladen hebben een gelijke kolominhoud tot en met kolom BG Het blad Ops bevat op lijn 14 en 15 een standaard berekening Deze berekening is niet op naam voor rekenplichtige en secretaris Beide tabbladen bezitten enkel procedureknoppen en kunnen voor een extractie een eigen titel ontvangen 2012-09-19&20

XIII. Ops & Calog (3) In dit blad werden de baremische elementen bij “Verwerken van de gegevens” overgebracht in de kolommen D tot S Van lijn 9 tot en met lijn 13 staan per kolom mogelijks een titel en of verduidelijking of aanwijzing, een economische code en steeds het kolomnr op lijn13, Bij het overbrengen van de gegevens worden de formules uit de kolommen A,D en van T tot GE (Ops) gekopieerd van lijn 17 voor elk operationeel lid Op het blad CALog gebeurt dit uit lijn 15 voor de kolommen A, D en van T tot FG Vb van een formule 2012-09-19&20

XIII. Ops & Calog (4) Meerdere elementen worden berekend: Interpretatie omzetting van de baremische elementen zoals de bepaling van het kader/niveau, het uurrooster, vooraf-nabetaald in aanmerking nemen van de Bevorderingsdatum enz Zuivere berekening van een gemiddelde wedde (kolom AA tot AV) met o.a. bepaling van de voordeligste schaal, wedde trap voor elke schaal Berekening van de elementen afgeleid van beide voorgaande Geïndexeerde wedde, Vakantiegeld, haard en standplaats enz voor het eigenlijke begrotingsjaar en het voorgaande dienstjaar Ophalen van de supplementen - vergoedingen - toelagen beiden vast en variabel Ze worden in een gele, groene of okerkleurige kolom vermeld supplementenberekening op basis van de opgehaalde rechten & vertaalde baremische elementen 2012-09-19&20

XIII. Ops & Calog (5) Voor elke lijn worden eveneens patronale lasten berekend en het individueel totaal Voor de berekeningen van de patronale lasten, van de sociale toelage 2 en voor controles worden sub-totalen aangemaakt in FK tot FS 2012-09-19&20

XIII. Ops & Calog (6) Beide bladen geven enkele aanwijzingen in de cellen: D1 => totaal aanleden van het betrokken blad D8 => het aantal leden dat beantwoordt aan de filter F1-2 => het zonenummer F4-F5 : Pijl ter activatie van export naar overeenstemmend exportblad In de cel I-S3, I4-S4 en I5-S5 kunnen drie titel lijnen ingevuld worden voor een eventuele titel bij export via een procedure Van de meeste kolommen worden algemeen totaal en gemiddelde berekend (lijn 1 & 2) Van lijn 3 tot 8 worden de totaallijn, het gemiddelde enz berekend voor de geactualiseerde filters. =>lijn 1 en 3 & 2 en 4 zijn gelijk wanneer geen filters is geactiveerd. 2012-09-19&20

XIV. Controle “Totaal” & ”Totaal X-1”(1) Indien geen « error » na het verwerken van de gegevens gebeurt de Cntl => bewaren/opslaan Controle = Lichtgroene ZONE van het geseinde # Ops en CALog-leden op (niet) correcte verwerking Blad “Totaal” wordt steeds eerst gekontroleerd alvorens wordt bewaard Plaats van de foutmeldingen op blad “Totaal” is de indicatie waar de verbetering dient te gebeuren Hier blad “CALog” in rubriek wedde ttz Schaal/vrijwaring/dbb Opm : Totaal X-1 => geen foutmelding in de wedde wanneer een voorafbetaalde => echter wel voor de bijzondere prestaties vermits de basisuurloon niet kan bepaald worden ENKEL NA VERWERKING VAN DE GEGEVENS KRIJGT MEN DIT SCHERM (meestal zonder foutmelding) Toegang tot het blad Totaal via het menu Pz-Personeelbudget of Toegang na zichtbaarmaken van de « Tabbladen » via Tools /Extra – Opties /Weergave Vensteropties nooit OPSLAAN ALS/F12 Wanneer de verwerking van de bestanden via vera aangeleverd onmiddellijk gebeurd zijn minder interventies nodig => het aantal effectieven zal niet dienen te worden gewijzigd(behoudens voorzien aanwervingen niet vervangingen) 2012-09-19&20

XIV. Controle “Totaal” &”Totaal X-1”(2) Filter op blad “Ops” of “Calog” # Ref of #N/A in rubriek Calog op het blad “Totaal” traceren => Controle blad “Calog “ => Eventueel inschakelen van de filter door selectie van lijn 14 van het blad Calog of lijn 16 van het blad Ops via standaard menu Excel =>Data=>Filter =>Autofilter Nieuw Activering via pijltoets en onderliggende macro sluit vergissingen uit Filter Ops = Selectie lijn 17 blad Ops + Inschakelen Filter Uit = Uitschakelen filter Filters zijn een gemakkelijk middel om bepaalde resultaten terug te vinden Standaard in Excel wordt de filter aangemaakt op lijn1 (hoofdingen op meerdere lijnen leiden hier tot opgelegde filter) Hier MOET de filter gebeuren op de aangeduide lijnen 14 of 16 Bij meervoudige filter steeds Data –filter en automatische filter afkruisen Een filter is geactiveerd (‘blauwe (moeilijk zichtbare pijlen) en blauwe rijnummers) 2012-09-19&20

Totaal BEWAREN & INHOUD XIV. Controle “Totaal” &”Totaal X-1”(3) Totaal BEWAREN & INHOUD Bij controle van het blad “Totaal” en “Totaal” verdwijnt elke foutmelding nadat deze via ‘Calog’ of ‘Ops’ zijn opgelost Dit blad bevat bijna alle berekeningselementen nodig voor de samenstelling van de begroting. In dit STADIUM hebben we voorlopige resultaten Op dit blad wordt NOOIT een bedrag of titel gewijzigd Enkel verbergen van Kolommen of Rijen kan Enkele ingrepen dienen nog uitgevoerd te worden Per economische code met zijn omschrijving/benaming lijn de getotaliseerde bedragen vermeld voor: Bijzonder Rekenplichtige en secretaris, voor de Gesco’s, Calog, Ops met een Subtotaal LET OP : Het bedrag geplafoneerde patronale bijdrage toekgekend is nog gelijk aan 0 2012-09-19&20

XV. Totaal_Code & Totaal_Code X-1(1) Ze bevatten elk 3 luiken (horizontaal) Titels Economische codes Verwijzende cijfers (verborgen lijn 2 & 3) Benaming van het loonelement 4 Groepen Bijzonder Rekenpl en Secr (lijn 6 & 7) Operationelen (uit blad Ops gehaald) CALog’ers (is uit blad Calog gefilterd) Gesco’s (is uit blad Calog gefilterd) Steeds twee lege lijnen tussen laatste lid en subtotaal In de grijze lijnen na totaal per kader zit controle op <> # C.Totalen Groepering van de Totalen Deze totalen worden vergeleken in het Controlegebied van het blad Totaal met de totalen (lijn1) van de bladen Calog en Ops Economiche codes zoek hulp : lijn 2& 3 Titels Mauve zones worden gebruikt bij de op lijn 5 verwijzen naar eventuele samenvoeging Er wordt enkel tussengekomen indien er een foutmelding is na TOEVOEGEN/VERWIJDEREN van leden op de bladen Ops of Calog De laatste rubriek Gesco’s is een opsplitsing van het blad CALog 2012-09-19&20

XV. Totaal_Code & Totaal_code X-1(2) extracties worden gegroepeerd De controle tussen twee totalen geeft leeg veld of OK indien geen foute interventie plaatsvond Kol A:Teller Kol B : Functionele code Kol C: Kader Kol D.Functie of naam Kol E tot AY: Individuele jaartotalen per economische subcode Grijze achtergrond (geen recht mogelijk) Kol AZ: Eerste subtotaal van de kolommen E tot AY (grijze achtergrond) Kol BZ-BO : Individuele jaartotalen per effectieve economische code gegroepeerd Kol BP: Totaal van de kolommen BZ tot BO (grijze achtergrond) Kol BQ: Individuele basis Eindejaarstoelage noodzakelijk voor Patronale Bijdrage Kol BR : Controle per lijn van verschillen tussen beide eindtotalen AR en BE A:Teller deze is oplopend voor alle kaders maar kan oinderbroken zijn bij aanwezigheid gesco’s D.Functie of naam (eventueel verbergen) Kolom E tot AQ individuele jaartotalen per economische code Groene achtergrond = niet van toepassing) 2012-09-19&20

XVI. Bar O, C en R 3 bladen met barema’s of wedde schalen zijn in de module verwerkt met per schaal: Benaming PS/Acerta op lijn 1 voor nieuwe schalen de officiële benaming zonder préfix a) Voor de oude schalen steeds letter : V(Vlaanderen) W Wallonië en B voor Brussel F federale gebruikte schalen b) gevolgd door : . een punt voor Ops of _ underscore voor Calog 2. De benaming CDVU op lijn 2 3.-7. Op lijn 3: aard statuut - lijn 4: Ops/Calog - lijn 5: Kader/Niveau - Lijn 6- 7: info 8. Deze lijn bevat het kolomnr in het blad (Gebruikt in de VLOOKUP van Ops en Calog) 9-59 . resterende lijnen 0-59 =>Het totale weddenverloop van 0 jaar tot 50 2012-09-19&20

XVII. Hlpform of Hulpformulier Het blad Hulpform bevat economische codes met suffix (zoals opgenomen in PLP of KB Het is de database voor het blad Totaal_Code (X & X-1) De rubriek 111-01/99 herneemt de gegevens zoals in de Themis aangerekend voor Ops en Calog Slechts de lijn 111-08/99 blijft beschikbaar als vrij te gebruiken titel De rubriek met de gegevens uit L096 is nog niet opgenomen in de Module Eventuele ingrepen kunnen gebeuren Database door Kolomverwijzingen (Verborgen in de kolommen E tot J) De misdrijfanalist kan overschreven worden met wijziging op alle tabbladen (Ops/Calog totaal en totaalcode) zie hierna 2012-09-19&20

XVIII. Zones Dit blad is niet opgenomen in het Menu In dit blad zones werden het zone nummer de provincie en de samenstelling van de zone opgenomen. Dit blad is het bronbestand voor de benaming die wordt aangevuld op het voorblad zodra het zonenummer daar is ingevuld. Voor elke zone werd de categorie vermeld evenals de erkenning als tweetalige zone of zone met faciliteitengemeente. De cel I1 = « Bil » Zowel de categorie als de toekenning tweetaligheid zijn bepalend voor de toekenning van de bedragen voor de leden van een politiezone. 2012-09-19&20

XIX UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 (1) Drie bladen toezicht zijn in de module opgenomen. Het blad «UitgPers Export» heeft een permanente binding met de bladen «Totaal_Code» et «Totaal_Code X-1» Met de toetsencombinatie <Ctrl>+<T> of activatie van worden de bladen «Toezicht1» en «Toezicht2» ingevuld Opmerking : Deze automatische procedure is bruikbaar voor de zones die slechts de 2 functionele codes 33091 & 33091 gebruiken voor Ops en Calog 2012-09-19&20

XIX UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 (2) Deze procedure activeert opeenvolgende filters op code statuut en functionele code in « Totaal_Code X » en « Totaal_Code X-1 » gevolgd door kopie van de totaallijnen in het blad Toezicht 1. Gelijktijdig wordt «Toezicht 2» voorzien van een samenvatting . Bij afsluiten van de procedure is «Toezicht 2» geactiveerd met de boodschap op de lijn 49 en 50. =>de totalen per dienstjaar worden eveneens vermeld => Via scroll up kan per functionele aanrekeningscode de totaliteit van het budget ingelezen worden voor elk de beide vermelde jaren Ook Toezicht 1 geeft een controle melding 2012-09-19&20

XX. Blad Form – Formules Bevat de formules om de cellen van de overeenstemmende kolommen uit de werkbladen Ops, Calog en Totaal_Code & Totaal-Code X-1, te herstellen. Procedure: In blad ‘Ops’ (Calog of Totaal) : Vaststelling van de gewijzigde (foute) of verdwenen formule in een of meerdere cellen van eenzelfde rij => Adres van de eerste cel noteren bv BB18 Blad ‘Formules’ openen : Selectie van een cel of opeenvolgende cellen BB18:BD18 (met formules)=> Copy (Ctrl +C) Selectie in één lijn van met zelfde bereik (met foute inhoud) of de eerste cel aanklikken uit het blad Ops [Calog of Totaal (X-1))] =>Paste/Plakken (Ctrl+V) Filter eventueel eerst uitschakelen Verbeterde lijn naar beneden/naar boven verder kopiëren 2012-09-19&20

XXI. INTERVENTIES (1) – 1. Fout in totaalblad De schaal of anciënniteitsdatum zijn niet gekend -> kolom F en G gaven op Totaal een foutmelding ! De filter activeren in Ops in de kolom AV aangepaste filter “gelijk aan” parameter: “#REF !” de fout opgezocht. # N/B (wanneer een personeelslid in het betrokken jaar werd aangeworven) De niet gekende schaal is normaal beschikbaar in de zone (vorige versies op papieren drager in het dossier Of is deze schaal is terug te vinden in blad “BarR”) vb: Kolom W In de laatste kolom IV van blad « BarO» voor Ops (“BarC” voor Calog) wordt de gevonden kolom gekopiëerd =>selectie van de kolom => <Ctrl>&<V> Anders de bedragen vanaf 0 jaar in te vullen Na de correctie gebeurt de berekening op blad Ops: Tussenkomst op BarR en BarO (kopie uit vorige versie of contact met SSGPI Helpdesk) Met gebruik van de filter op lijn 14 van blad “Calog” (of lijn 16 van Blad Ops) traceren van de niet ingevoerde schalen => (Niet berekende wedden) kolom AX (50) 2012-09-19&20

XXI. INTERVENTIES (2) Resultaat in detail van de tussenkomst De berekening van de voordeligste wedde gebeurt automatisch in de kolommen AC tot AU Voor 2 schalen –de eigenlijke schaal EN de vrijwaring- of bevorderingsschaal) wordt de anciënniteit bepaald het aantal maanden voor elke trap of 100% Hierdoor ontstaat een recht van maximaal 3 perioden op jaarbasis Het resultaat bevindt zich in AV en is de basis van alle berekeningen of de theoretisch jaarwedde aan 100% 2012-09-19&20

XXI. Interventie (3) - 2. Het Werkregime In de kolom R(18) van de bladen Ops of Calog wordt het werkregime in Code meegegeven. In kolom U(21) wordt dit vertaald in %; Dit percentage bepaald het deel van de wedde,Vakantiegeld, eindejaarstoealge en alle vaste loonelementen. De kolom U (21) kan aangepast worden in functie van de voorzieningen. Ook het opgegeven contract themis in kolom R(18) mag gewijzigd worden wanneer dit gegeven voor het te begroten jaar verschillend is. Indien echter tijdens aanwezigheids termijn in het te begroten jaar onderhevig is aan schommelingen in het werkregime kan wordt de formule in kolom U bij voorkeur aangepast: Vb U weet dat betrokkene tot 31/3/12 :50 % zal werken en voor de rest van het jaar aan 80 % =>Dan overschrijft u de cel in kolom U met volgende formule ongeacht welke formule er oorspronkelijk stond. =(0,5*3/12+0,8*9/12) De filter geeft verschillende mogelijkheden waaronder Alles Top 10(hij kan lager of hoger ingesteld worden) Aangepaste filter 2012-09-19&20

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen In dit kader moeten enkele aanpassingen nog gebeuren in de DB Themis en worden minder interventies noodzakelijk In de kolom M worden volgende schaal en datum van de verhoging meegegeven In de kolom T wordt de datum door een formule ingelezen wanneer hij valt binnen het te begroten jaar Enkel indien T een datum vermeld wordt de verhoging in de berekening AA tot AV opgenomen voor de bepaling van het jaar gemiddelde 2012-09-19&20

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (2) A. Resultaat via de toegepaste filters/opslaan in het blad OpsFiltM In de filtertitel (cellen I3 tot I5) wordt de aanwijzing - tekst ingevoerd Cel D1 => het aantal Ops(CALog) van de zone Cel D8 => het aantal personen door de filter (of meerdere filters) geselecteerd Cel F3-4=> Klik op de pijl voor activeren van de Macro op blad TotOpsFiltM worden de waarden van kolom B naar C geplakt en doorgeschoven => 394 342,46 lijn 62 van TotOpsFiltM is de som van 13 830,52 (2011) kolom FI lijn 3 +380 511,93 (2010) kolom FJ lijn 3 beiden zijn de som van de individuele totalen van de filter 2012-09-19&20

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (2) B. Tweede resultaat voorbereiden en opslaan in het blad OpsFiltM In de filtertitel (cellen I3 tot I5) wordt de aanwijzing - gewijzigd De formules mbt de bevorderingen worden tijdelijk verwijderd in de cel T(Clear Contents) => Klik op de pijl voor activeren van de Macro (opnieuw wegschrijven gegevens) 2012-09-19&20

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (3) C. De kostprijs van het verschil berekenen in OpsFiltM In de eerste lege kolom E wordt de verschilberekening gemaakt Vervolgens wordt deze formule gekopieerd De opmaak van het resultaat wordt desgewenst aangepast Kopiëren van de model kolom Edit EN plakken speciaal formaat Opmerking: De kolom M bevat een permanente link met het Bronblad Ops of Calog En mag nooit gewist worden 2012-09-19&20

XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (1) In kolom A: De gegroepeerde loonelementen voor Ops of Calog In kolom B: Een permanente verbinding met de totaallijnen en totalen van de Filters Subtotalen/percentages voor de gedane selectie voor latere exploitatie De macro activeren =>kopiëren van de « waarden » kolom B in de naastliggende kolom C Bij elke klik op de procedure pijl worden alle andere eventueel aangemaakte kolommen worden eveneens 1 kolom naar rechts verschoven. 2012-09-19&20

XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (2) De totale kostprijs en het detail per loonelement van de bevordering van de basiskaders van een zone. Hier gemaakt in kolom E (C4-D4)geeft het eind resultaat voor deze oefening =2 059,61 € 2012-09-19&20

XXIII. Verwijderen van een personeelslid Wanneer een lijn werd verwijderd op het blad “Ops“ of “Calog” zal de nummering verdwijnen na de verwijderde lijn; => DE nummering wordt hersteld door de laatste cel met correcte formule (met nummer) naar beneden te kopiëren. Zonder deze correctie zal het blad “Totaal“ in het Controlegebied # N/A weergeven na elke economische code; dit geldt eveneens voor elke regel na de verwijderde lijn en het totaal van het blad “Totaal_Code“. De nummering kan immers niet gelezen worden zolang de herstelling niet is uitgevoerd. Zelfs indien dit euvel werd hersteld en zonder toevoeging van een vervanger of nieuw personeelslid onderaan het blad “Ops“ of “Calog“ zal de laatste lijn op “Totaal_Code“ in de overeenstemmende catégorie #N/A vermelden =>het volstaat deze lijn te verwijderen of de inhoud te « cleanen - wissen ». Aantallen 233 zijn gelijk 233 Blad Totaal Controle geen foutmelding = Bewaren ! Delte behoud van 2 tussenlijenen met corecte nummering Clear contents bijkomende lijn maar corerecte nummering 2012-09-19&20

XXIV. Toevoegen van een personeelslid (1) Het toevoegen op de bladen “Ops“ of “Calog“ gebeurt bij voorkeur uitgaande van een modellijn. Deze keuze gebeurt in functie van de toegekende toelagen en vergoedingen. De baremische elementen worden overschreven door de gegevens van betrokkene. Het identificatienummer blijft behouden. Opzoeking toelagen en vergoedingen Het percentage van de kolom [U(21)] kan opgelegd worden Vb: een personeelslid dat aan 80% wordt aangeworven vanaf 01 maart: =0,8 *10/12 De naam wordt vervangen (vb door ”Nieuw Lid nabijheid 1”) en de baremische elementen worden overschreven door de gegevens van betrokkene. Meestal zijn de gegevens niet gekend doch zullen zij beantwoorden aan een op voorhand – bij de aanwervingprocedure - bepaald profiel. U zult bij voorkeur het stamnummer of identificatienummer behouden. Op dit gegeven worden immers de toelagen en vergoedingen opgezocht. Indien u dit gegeven verwijdert zal u elk aantal en elke code opnieuw moeten ingeven. Het percentage van de kolom [U(21)] kan opgelegd worden in functie van de datum van het opnemen in de zone evenals de hem toegekende werkregime. Vb: een personeelslid dat aan 80% wordt aangeworven vanaf 01 maart: =0,8 *9/12 Na deze interventie zal het blad “Totaal “ de foutcode vertonen in het CONTROLEGEBIED voor elk onderwerp of recht van betrokkene, dat verschillend is van 0. 2012-09-19&20

XXIV. Toevoegen van een personeelslid (2) Na deze interventie zal het blad “Totaal “ de foutcode vertonen in het CONTROLEGEBIED voor elk onderwerp of recht verschillend van 0. Het aantal personen van het blad “Totaal-Code“ moet gelijk zijn aan het aantal op het blad “Ops“/”Calog”. Indicatie : een foutmelding : en verschillende totale aantal getelde Ops (227) en het aantal opgezochte leden: de laatste lijn (226) Om deze fout te herstellen wordt er na het laatste personeelslid een lijn ingevoegd, vervolgens kopieert u de lijn van dit laatste personeelslid en kopieert u deze lijn op de zonet ingevoegde lege lijn. Het volgnummer wordt automatisch aangepast en stemt overeen met het totale aantal van de categorie. Deze verschillende stappen worden hierna weergegeven. OPGELET ! : Voor het Calogpersoneel- wanneer een GesCo deel uitmaakt van de zone- dient u er over te waken dat de nummer van het toegevoegde lid wordt aangepast in de desbetreffende rubriek van de bladen Totaal_code &(X-1).Desgevallend dienen enkele nummers aangepast te worden 2012-09-19&20

XXV. HRM: macro aanmaak opsplitsing per kader-Niveau In het Menu HRM bestaat de mogelijkheid om 2 taartgrafieken aan te maken : 1 Ops + 1 Calog Steeds een andere dan Ops of Calog ingeven : zowel voor Ops en Calog Per filter worden 4 kolommen aangemaakt De taartgrafieken worden in een afzonderlijke sheet geplaatst -”menu “budget..” verdwijnt tijdelijk De grafieken kunnen aangevuld worden met pct/en waarden Korte demo ! Na invoer van BELEIDOPTIES en of bevorderingen kan op eenvoudige wijze de kostprijs per Kader(Ops) en/of niveau bepaald worden door nogmaals de macro in het HRM menu te activeren; Vervolgens worden de verschillen berekend door in de 11 kolom de verschil berekening te maken tussen overeenstemmende cel van de officieren/nivA Vervolgens de cel naar onder kopiëren de bekomen kolom => 3 kolommen naar rechts kopiëren zodat men het verschil per kader niveau bekomt voor elk loonelement Het vastleggen van andere situaties gebeurd door klik op de pijl onder het zone nummer op het blad/Calog Vergeet uw Titels niet aan te passen. Andere extracties blijven steeds mogelijk via : 2012-09-19&20

Aandachtspunten Bij het beschikbaar stellen van de beide bestanden wordt de Module in blad Para aangepast (referteperiode en Index Planbureau) => Module en Bestanden gelijktijdig downloaden Evolutieve pensioenbijdrage werkgever sedert 2012 tem 2016 met de vermindering VERA Bestanden niet hernoemen ! Module duidelijke naam geven : vb : PZAUTOM ....2013 versie 1 via explorer NOOIT Save as in EXCEL Nagaan of het Model 9BIS tijdig ter beschikking werd gesteld. Lijst bevorderingen moet beschikbaar zijn evenals de lijst met de (geplande) loopbaanincidenden qua tewerkstelling Vaste gegevens ter beschikking hebben: Plafond patronale bijdrage (Trimestrieel bedrag) Shortcuts : Crtrl+ +M => menu terug zichtbaar maken Ctrl +T => aanmaken/update blad toezicht 2012-09-19&20