Vorming participatiecommissies HoGent Party-cipatie! Vorming participatiecommissies HoGent Welkom op deze vorming over party-cipatie voor jullie. Normaal gezien hebben jullie deze documenten ook al ontvangen en kunnen jullie dus volgen. Ik heb hier en daar nog een kleine aanpassing gedaan, maar die zijn meestal niet zo groot. Party-cipatie 10 maart 2009

Party-cipatie over: basis: hoe, wat, waarom, … voor: participatiecommissies HoGent door: VVS (Hanne Vermeiren) Verloop: Wat is par-ti-ci-pa-tie? Zeer belangrijk? Magda?: over de bevoegdheden Klaar? Start! Ik heb een clubje opgericht … Oefening! Wat is de bedoeling van deze vorming? De bedoeling is dat we wat over de basis praten: het hoe van participatie, een beetje het waarom, maar ook en zeker: hoe je mensen vindt en zo. Voor wie is deze vorming: voor de participatiecommissies van de Hogent Daar staat ook nog ‘door’ wie het gegeven is, dat is mijn naam. Ik ben coördinator van VVS en ook verantwoordelijk voor vorming en het inhoudelijk domein participatie. Wat gaan we vandaag allemaal bekijken? Wat is participatie: wat wil dat eigenlijk zeggen, participatie, en zeker dan studentenparticipatie Waarom is het zo belangrijk? Natuurlijk vindt VVS en de HGSR het heel belangrijk, maar we gaan toch even stilstaan bij het vraagteken, want het is belangrijk het belang te erkennen. Magda? Wat mag je allemaal als studentenraad doen? Wat zijn je bevoegdheden? Klaar?Start!: je bent nu klaar om te beginnen, waar moet je allemaal rekening mee houden. Ik heb een clubje opgericht…: wie is er bij je clubje? Hoe zoek je mensen, waar vind je ze en hoe bereik je ze? En op het einde gaan we nog een beetje oefenen op wat we daarvoor gezien hebben, als er nog tijd over is. Party-cipatie 10 maart 2009

Wat is par-ti-ci-pa-tie Laat maar horen! Voor we beginnen met enige verdere uitleg over participatie is, wil ik van jullie wel horen wat participatie is en wat het allemaal kan inhouden. Party-cipatie 10 maart 2009

Wat is par-ti-ci-pa-tie? Van Dale: “de ~ (v.); -s, 0.1 het deelhebben in iets = deel uitmaken van is ook deel nemen aan = inspraak, deelname, mening geven, … ‘deelhebben’ In alle voorbeelden uithalen: het deel hebben in iets, De defintie van Van Dale zegt ‘het deel hebben in iets’. Dat kunnen we begijrpen dat als je deel uitmaakt van iets, dan je er ook deel aan mag nemen. Dit wil zeggen dat je inspraak hebt, dat je een deel uitmaakt, dat je je mening even goed mag geven als de rest. Er bestaan verschillende vormen van participatie en er bestaan verschillende meningen over. Maar belangrijk is het stukje ‘deelhebben’. Je hebt een deel van het iets. Dat wil zeggen: jij bent een deel van de mensen rond de tafel, een deel van het voorstel komt van jou, een deel van het beleid is mee door jou bepaald, jij maakt deel uit van de … Of nog: je bent een deel van de oplossing! Party-cipatie 10 maart 2009

Wat is par-ti-ci-pa-tie? In hogescholen: “participatiedecreet” (2004) Verplicht één studentenraad per instelling Mogelijk: participatiecommissies Idee = studenten nemen deel aan onderwijs, dus mogen ook deel uitmaken van het onderwijsbeleid. Wat wil dit nu concreet zeggen in hogescholen en universiteiten? Sinds 2004 is er een participatiedecreet dat verplicht in heel Vlaanderen dat er een studentenraad wordt opgericht die de belangen van de student aan die instelling vertegenwoordigd. Voor dit decreet bestond dit al in sommige instellingen, maar niet in alle. De rijksinstellingen, zoals de hogeschool Gent had al een vorm van participatie, maar de katholieke instellingen bijvoorbeeld niet. Het participatiereglement voorziet ook in de mogelijkheid voor het oprichten van participatiecommissies, oftewel: studentenraden onder de hogeschool studentenraad die de belangen van de studenten op dat niveau vertegenwoordigen. Dit is niet verplicht, maar we zien wel dat de meeste instellingen dit wel doen. Wat ook heel gek is:vaak kennen deze participatiecommissies niet het decreet en soms zelfs niet eens de overkoepelende studentenraad. Dat wil zeggen dat het opnemen van de participatie eigenlijk iets is dat in ons zit, dat gewoon is voor ons. Wat was het idee van het stukje uit het decreet: je kan je geen hoger onderwijs voorstellen zonder studenten, dus waarom zouden studenten niet mogen participeren (hoor: deelnemen) aan het beleid. Heel wat zaken die op het beleid beslist worden hebben invloed op studenten. Bijvoorbeeld Vlaams: leerkrediet, inschrijvingsminima, financieringsdecreet, aanmoedigingsfonds, Raad voor Examenbetwistingen Bijvoorbeeld instelling: diversiteitsbeleid, sociale voorziening (universiteiten), onderwijs- en examenreglement, inschrijvingsgelden Bijvoorbeeld departement: onderwijs- en examenreglement, campus, inschrijvingen en studiekeuze, inkijken van examens, bekendmaken examenroosters, bekendmaken examenresultaten, … Party-cipatie 10 maart 2009

Zeer belangrijk? Waarom is participatie zo belangrijk? Laat maar horen! Voor een stuk hebben we al geantwoord op deze vraag: participatie is belangrijk omdat je deel uitmaakt van het onderwijs, dus mag je ook deel uitmaken van de beslissingen die hierover genomen wordt. Maar dat geldt natuurlijk ook voor personeel, misschien zelfs voor het middenveld. Waarom is participatie van studenten aan het onderwijs zo belangrijk? En waarom van studenten aan een hogeschool? En waarom op een departement? Party-cipatie 10 maart 2009

‘Niets over ons, zonder ons’ Zeer belangrijk? ‘Niets over ons, zonder ons’ De instelling, de campus, het departement beslist heel veel dat invloed heeft op studenten, maar vaak zonder hen hierin te horen. Vaak wordt er zelfs ook niet gedacht aan de mogelijke invloed die dit heeft op studenten. Bijvoorbeeld: een nieuwe campus bouwen. Waar moeten studenten hun fietsen zetten? Is deze bereikbaar voor pendelstudenten? Is de bibliotheek van dat departement ook in de buurt? Is er een cafétaria? Hoe geraken studenten met een functiebeperking daar? Hoe worden studenten hierover geïnformeerd? Moet je je tijdens één dag ook verplaatsen? Stel dat je les verplaatst wordt naar een ander lokaal, gaat dat op een andere campus zijn? Is daar ook een cursusdienst? Geraak je nog op tijd op de cursusdienst? De slogan ‘niets over ons, zonder ons’ heb ik geplukt van een studiedag van het GrIP, wat een belangenorganisatie is van mensen met een functiebeperking. En ik wil natuurlijk niet iedereen hier aan tafel vergelijken daarmee, maar uiteindelijk gaat het wel daarover: heel vaak worden beslissingen genomen waarvan men zelfs zeer duidelijk weet dat het een invloed zal hebben op studenten, maar ze denken wel te weten welke. Zonder het ons te vragen. Party-cipatie 10 maart 2009

Zeer belangrijk? “Eindelijk een afdak boven de fietsenstalling” “De planning van papers moet beter op elkaar worden afgestemd” “We hebben wekelijks een online praatuurtje met de studentenraad” “Wij zorgen voor gezonde maaltijd in de cafetaria” “Aanstelling van nieuwe ombudsman” “Betere communicatie van het secretariaat” “De bibliotheek is langer open” “De examenroosters worden gepubliceerd anderhalve maand voor de examens. Je kan examens inkijken tot een maand na de publicatie van de punten.” Wat zijn zoveel dingen die de studenten beïnvloeden die beslist worden op het departementeel niveau? Dat kunnen zeer uiteenlopende zaken zijn, zoals praktische dingen: een afdak boven je fietsenstalling, de bibliotheek die langer open is, … Soms zijn dat dingen waar je meteen het nut van inziet voor studenten zoals dat de planning van de papers beter op elkaar moeten kunnen afgestemd worden, dat de cursussen tijdig worden geupdate. Hoe weet je wat er belangrijk is voor studenten? Leg je oor te luisteren. Je kan natuurlijk een praatuurtje hebben via msn, of een brievenbus, maar meestal zijn die zaken beperkt qua succes. Wat meestal veel beter helpt is horen waar studenten mee bezig zijn en je goed informeren. Over een aantal zaken mag de studentenraad een input geven, zoals infrastructuur, of onderwijs- en examenreglement. Als je dat weet, kan je al veel beter inspelen op wat je wil veranderen. Hiervoor kan je zeker ook kijken naar andere departementen: wat hebben die verwezenlijkt? Of hou contact met de HGSR die jullie informeert over wanneer het OER moet besproken worden en dergelijke meer. Natuurlijk: je moet ook weten wat je mag doen, voor je weet wat je gaat doen. Vandaar is het ook belangrijk om te weten: magda? “we toetsen de cursussen op hun vervaldatum” “Evaluatie van docenten” Party-cipatie 10 maart 2009

Magda? Wat mag en wat moet? Bevoegdheden studentenraad: Medebestuur: stemrecht in de RvB Adviesrecht Beraadslaging: rechtspositieregeling , OER, studiegelden studentenbegeleiding, internationale mobiliteit, organisatie academiejaar Raadpleging: kwaliteitszorg, taalregeling, evaluatie van AP en OP Plicht instelling: openbaarheid Plichten studentenraad: informatieplicht Daarom overlopen we hier even. Dit gaat over de HGSR - De HGSR heeft medebestuur, dat wil zeggen dat zij mee beslissingen nemen in de RvB van de instelling. Zij stemmen daar adviesrecht: jullie mogen altijd advies uitbrengen over zaken die jullie zelf belangrijk vinden, op jullie eigen intiatief. Beraadslaging gaat over de volgende zaken en daar mogen jullie akkoord of niet akkoord gaan met een voorstel dat vanuit de instelling komt. Dit kan ook in een raad georganiseerd worden waar dit gewoonlijk zit, bijvoorbeeld academische raad, departementele raad. Het is dus belangrijk af en toe wel de agenda’s van die vergaderingen in het oog te houden. Raadpleging: is nog meer dan akkoord of niet akkoord, hierbij mag je ook meerdere redenen geven. Bovendien: als het departement afwijkt van jullie voorstel, moeten zij binnen de dertig dagen dat laten weten. Echter: dit geld zo voor de instelling, voor het departement is dat niet helemaal duidelijk. Maar je hebt wel een belangrijk argument achter de hand. Daarnaast is de instelling gebonden aan ‘openbaarheid van bestuur’. Natuurlijk staan er naast rechten ook nog wel plichten. Zo heeft de instelling de plicht om toe te zien op de oprichting van de studentenraad. Verder zijn zij ook verplicht tot openbaarheid van bestuur. Wat wil dat zeggen? Hun verslagen, hun agenda’s, ... moeten opvraagbaar zijn. En natuurlijk heeft de studentenraad zelf ook nog wel plichten. Zo is het jullie plicht de studenten te informeren over wat jullie doen. Party-cipatie 10 maart 2009

Magda? Wat mag en wat moet? Participatiecommissie: Via studentenraad ‘Oefenen bevoegdheid van de studentenraad uit voor alle aangelegenheden die zich situeren op departementaal niveau.’ Belangen van studenten op departement Informatieplicht Hoe zit het dan voor de participatiecommissies? Hebben die dezelfde rechten? De rechten van de participatiecommissies worden geregeld in het participatiereglement. Dit reglement moet goedgekeurd worden door de instelling én de studentenraad. In dit regelement lezen we voor de participatiecommissie de volgende regel: Party-cipatie 10 maart 2009

Magda? Wat mag en wat moet? Voorzitter aanduiden (onder > 5 leden) Min. 4 vergaderingen per jaar (in quorum) Verslag maken en doorsturen Werkplan voor werkingsmiddelen (zie start) Verkiezingen Wat mag: Advies op eigen initiatief en vraag Getuigschrift voor studentenvertegenwoordiger Buiten deze grote rechten en plichten moet je ook wel rekening ermee houden dat je een paar andere kleinere rechten en plichten ook moet moeten. Zo moet je verplicht een voorzitter hebben, die uit jouw eigen geledingen komt. Je moet ook minstens vier keer per jaar in quorum vergaderen. Dit quorum ligt op de helft van de leden, plus één. De verslage nvan de vergaderingen moet je opmaken en doorsturen. En bij het begin van het jaar maak je best een werkplan op. Je moet ook verkiezingen organiseren waarop 10% komt stemmen op de mensen die opkomen, anders ga je rechten verliezen. Deze verkiezigen kunnen we een hele vorming apart voor geven, dus daar gaan we nu niet op in. Bovendien beter samen met de HGSR en vind je ook veel informatie van terug in het handboekje. Wat mag je doen? Het adviesrecht is altijd geldig, zelfs als je je 10% gaat verliezen. Bovendien mag je als stuver ook een getuigschirft vragen dat bewijst dat je studentenvertegenwoordiger bent. Dit hoort onder de faciliteiten die je instelling voorziet. Party-cipatie 10 maart 2009

Klaar? Start! Voorzitter Informatieplicht Werking Werkplan Doelstellingen Begroting Zijn we klaar om van start te gaan met de participatie? Enkele van die zaken die we hiervoor hebben gezien zijn wel belangrijk bij de start van een participatiecommissie. Nu heb ik begrepen dat sommigen onder jullie al wel opgestart zijn, dus het kan lijken dat dit voor jullie al gekend nieuws is, maar ik hoop dat jullie toch nog iets nieuws opsteken hierbij. Party-cipatie 10 maart 2009

Voorzitter Wat moet een goede voorzitter doen? Party-cipatie We beginnen met de voorzitter. Ik zou graag terug aan jullie het woord laten: welke kwaliteiten heeft een goede voorzitter? Wat moet een voorzitter allemaal doen? Party-cipatie 10 maart 2009

Voorzitter Rol van de voorzitter: vergadering leiden participatiecommissie leiden voorbereiding (doelen vastleggen) vergaderingen plannen structuur in discussie (van discussie naar besluit) jaar plannen: doelstellingen controle over vergadering en tijd coördineren taken en activiteiten spreken aanmoedigen communicatie naar buiten concluderen, samenvatten, … contact HGSR Voor het leiden van de vergadering, of het voorzitten van de vergadering is het eigenlijk belangrijk om weten dat het succes van die vergadering afhankelijk is van de voorzitter. Er zal heel vaak naar jou gekeken worden om de vergadering in goede banen te leiden. Wat wil dat zeggen? De voorbereiding is heel belangrijk van een vergadering. Als je op voorhand kan vaststellen: wat is het doel van elk agendapunt, waar willen we naartoe gaan, kan je ook bepalen welke documenten nodig zijn, hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt. Je kan dus best af en toe gaan stilzitten voor de vergadering en dit voor bereiden. Doe dit met anderen samen, met de coach uit het departement, met andere voorzitters, ... Tijdens de vergadering zijn de volgende handelingen van belang om de vergadering tot een goed einde te brengen. Naast de vergadering voorzitten, moet je natuurlijk ook de participatiecommissie ‘voorzitten’ en eigenlijk leiden. Of dit ook de taak is van de voorzitter verschilt al eens van interpretatie, maar het is in elk geval belangrijk dat iemand het doet. Je kan er ook voor opteren dat je die twee taken splitst en dat iemand anders voorziet dan de participatiecommissie leidt. Wat wordt er hierbij van de voorzitter verwacht? Party-cipatie 10 maart 2009

Informatieplicht = plicht van de studentenraad Hoe bereik je studenten? Het tweede waar studentenraden wel eens mee worstelen is die informatieplicht. Het is deplicht van de studentenraad, maar we zien zelf dat het heel weinig gebeurd. Het moeilijke is natuurlijk ook: hoe bereik je de studenten? Party-cipatie 10 maart 2009

Informatieplicht Wat wil je vertellen? Aan wie? Hoe formuleer je het? Hoe communiceer je? Organiseer de communicatie. Welk budget? Evaluatie. Voor je informatie plicht kan je best steeds dezelfde volgende vragen stellen en dit plan overlopen: Party-cipatie 10 maart 2009

Informatieplicht Wat wil je vertellen? De pc heeft beslist dat ze voor docentenevaluatie gaan pleiten. Je vindt het belangrijk om dit ook aan de studenten te laten weten én ze hier voorstander van te maken. Zij gaan immers de evaluatie moeten uitvoeren. Aan wie? Alle studenten van het departement Hoe formuleer je het? Wat spreekt studenten aan? Zoek een slogan die je boodschap omvat. Toegepast ziet dat er al volgt uit Hoe formuleer je het: een slogan is niet hetzelfde als je boodschap. De boodschap is de inhoud die je wil overbrengen. Een slogan is de verwoording hiervan in een kernachtige zin, een treffend beeld, … Hoe je je boodschap uiteindelijk gaat formuleren is natuurlijk van belang hoe het overkomt op de studenten. Party-cipatie 10 maart 2009

Informatieplicht Hoe communiceer je? Posters, flyers, op de dienbladen in de cafetaria, bulkmail naar studenten. Kan ook: verbeterde examens verspreiden, laat studenten examens invullen, boodschappen in de toiletten, … Organiseer de communicatie Wie heb je hierbij nodig? Cafetariapersoneel, schoonmaakploeg, bestuur, docenten, vrijwilligers, … Welk budget? Evaluatie Hoe je communiceert is nog breder dan je slogan: het gaat ook over de vorm van het communiceren. Enkele voorbeeldjes De vorm van hoe je communiceert is best ook in dezelfde lijn met wat je boodschap is en wat je slogan is. Verschil positieve boodschap - negatieve boodschap. Wil je choqueren? Wil je hen echt met de neus op de feiten drukken? Organiseer de communicatie: indien je echt alle studenten wil bereiken, ga je veel mensen nodig hebben. Party-cipatie 10 maart 2009

Werkplan Wat wil je heel het jaar doen? Wat wil je bereiken (doelstellingen)? Waar sta je nu? DOEL NU strategie Gekend door studenten Niet gekend Het derde deel dat we bekijken, naast voorzitter en informatieplicht is het werkplan dat je moet opstellen. Eigenlijk zegt dit wat je een heel jaar wil gaan doen. Het is een verplichting het op te stellen naar het bestuur toe, zeker ook voor financiering, maar wij merken dat studenten hier heel vaak weinig echt in doen. Weinig studentenraden maken echt een werkplan op. Maar ook voor jullie zelf kan het een meerwaarde zijn hier over na te denken. Als je wil opstellen wat je doet kan je in de wilde weg gaan, maar meestal is dat geen goed plan. Je kan veel beter gaan definiëren waar je naartoe wil met je participatiecommissie. Wat is nu een probleem dat je wil veranderen? Wat doe je al en wil je behouden? Je moet dus eigenlijk doelstellingen formuleren. Als je weet waar je wil geraken, kan je ook gaan analyseren waar je nu staat: wat is de huidige situatie? Meestal zal deze verschillen van het doel. Hiertussen die twee ligt je strategie en dat is wat je gaat doet. Je strategie is zowel een plan dat zegt hoe en wat je gaat doen, maar het is zowel in lijn met het probleem als met het doel. Als je probleem is dat de pc niet gekend is, en het doel is dat je gekend bent door de studenten, dan moet je strategie hier ook gepast in zijn. Communicatie naar studenten, op maat van studenten, … zal hierbij van belang zijn. Er zijn veel methoden van communciatie, maar hierbij ga je die vormen moeten selecteren die je nu nog niet doet, of niet genoeg doet en die je doel wel gaan bevorderen. Natuurlijk kunnen er in je werkplan meer dan één doel staan en meer dan één strategie. De vraag kan zijn: moet dat ook over inhoudelijke thema’s zo gaan? Moeten wij bijvoorbeeld daarin zetten: in het OER staat nu zus en zo, en wij willen dat veranderen. Het antwoord is een beetje dubbel natuurlijk. Je kan dat doen, en daarin gaat je strategie ook zijn: wanneer bespreken we dat, welke veranderingen willen we, hoe gaan we zorgen dat we die verandering krijgen (via vergadering, collectief met andere pc, …) Of je kan het meer algemeen doen. strategie Departement kent ons, maar luistert niet Departement luistert strategie Party-cipatie 10 maart 2009

Werkplan ‘Voldoende ondersteuning: administratief, financieel en infrastructurele’ voor HGSR. Departement: interne reglementering HoGent Werkplan: Wat wil je doen? Wat wil je bereiken? Hoeveel zou dit kosten? Welke andere ondersteuning nodig? Voor vastlegging begroting departement De reden waarom je dat werkplan opstelt, is ook omdat het kan helpen bij het vragen naar de nodige ondersteuning. Het decreet is hier heel vaag over, en spreekt eigenlijk enkel over ‘voldoende’. Voor het departement is dit zelfs nog vager en moet je de regeling van departement volgen. Daarom is dat werkplan nog een voordeel, omdat je dan ook kan vaststellen hoeveel dit zou kosten en wat voor ondersteuning je nodig hebt. Natuurlijk is het het beste dat het voor de begroting van het departement wordt opgesteld. Het kan zijn dat het moeilijk is, omdat je nog niet weet wat je gaat doen, of da tje boekjaar en je academiejaar niet samen lopen. Het beste is daarom natuurlijk ee nvast budget te hebben waar je op kan terugvallen. Met een goed werkplan kan je dat onderhandelen. En met een een goed werkplan enkele jaren na elkaar is dat nog beter. Party-cipatie 10 maart 2009

Werkplan DOEL UITWERKING KOST naambekendheid stickers vlag posters   vlag posters eigen website via HGSR geen inspraakdag studenten huur geluidsinstallatie huur zaal catering flyers TOTAAL Hoe ziet zo’n werkplan er nu het beste uit? Party-cipatie 10 maart 2009

Ik heb een clubje opgericht… Hoe studenten informeren? Maak je studentenraad bekend. Wat heb je al bereikt? Wat wil je nog bereiken? Ga zelf naar de studenten! Dan tot slot het laatste bij de start: je bent nu gestart, nu moet je nog studenten zoeken. Hoe doe je dat? Waar ga je die studenten vinden? Het zoeken van studenten benaderen we hier in twee stappen: ten eerste hen informeren dat de studentenraad bestaat, ten tweede de studenten ook echt betrekken bij je werking. Party-cipatie 10 maart 2009

Ik heb een clubje opgericht… Hoe studenten betrekken? Wat vinden zij belangrijk? Wat kunnen zij betekenen voor de pc? Motivatie: Autonomie: ik beslis wat ik doe Competentie: ik kan wat ik doe Verbondenheid: wat ik doe is belangrijk Party-cipatie 10 maart 2009

Ik heb een clubje opgericht… Oefening! Party-cipatie 10 maart 2009

Zoek studenten! Profielen per studentenraad Ontwikkel een strategie om het probleem op te lossen Strategie uitwerken (15’) Presentatie (5’ + vragen) Party-cipatie 10 maart 2009

Strategie uitwerken Probleemverkenning Doelverkenning Waar sta je nu, wat is het probleem precies, waarom is het een probleem, hoe lang al, hoe ernstig, waar moet je het eerst aan werken? Doelverkenning Waar wil je graag geraken, wat zou je willen bereiken. Wat is realistisch hierin qua tijd, middelen, mensen,… Is het doel bereikbaar? Strategieontwikkeling Hoe ga je van probleem (situatie nu) naar doel. Wie of wat ga je doen of heb je nodig? Hoe werk je dit uit? Party-cipatie 10 maart 2009