Projectrapportering: mogelijke struikelblokken onder de loep

Inhoud Algemene opmerkingen Kosten → subsidiebedrag Overhead Personeel Afschrijvingen Inkomsten De minimis Overheidsopdrachten Inhoudelijke rapportering Opvolging rapportering

Algemene opmerkingen Controlestructuur: Beheersautoriteit (Agentschap Ondernemen) Controle op stukken (afd. Europa Economie) Controle ter plaatse (afd. Inspectie Economie) Certificeringsautoriteit (Agentschap Ondernemen) Extern Auditautoriteit (Inspectie van Financiën) Europese Commissie, Rekenhof, …

Algemene opmerkingen Alle gidsen, templates, … op www.efro.be Indienen rapport via applicatie en toesturen papieren bewijsstukken & aanvraagformulier betalingen op hetzelfde moment Investeringsprojecten: alle kosten indienen, ook als goedgekeurd bedrag bereikt werd Aangeven wie de uitgave gemaakt heeft (promotor of copromotor) Duidelijke projectboekhouding, bewaartermijn bewijsstukken tot eind 2022

Algemene opmerkingen 10%-regel: 25%-regel: 10% flexibiliteit op goedgekeurde rubriektotalen niet op rubrieken personeel en overhead & subrubriek grond door dossierbehandelaar 25%-regel: aanpassing van goedgekeurde rubriektotalen tot 25% van totale projectkost alle rubrieken door Begeleidingscomité 10%-regel blijft mogelijk

Kosten → subsidiebedrag Mogelijke subsidie = ingediend bedrag ter subsidiëring * EFRO % ! Niet meer dan toegekend totaalbedrag subsidie “Praktische gids subsidiabiliteit” op www.efro.be

Kosten → subsidiebedrag Ingediend bedrag ter subsidiëring = basis ∑ Personeelskosten: ∑ personeelskostenposten * bijdrage tot project % ∑ Inkomsten: negatief bedrag ∑ Factuur: ∑ facturen MINIMUM((kost exclusief BTW + niet terugvorderbare BTW), betaald bedrag) * bijdrage tot project % => Enkel betaalde uitgaven zijn subsidiabel!

Kosten → subsidiebedrag

Kosten → subsidiebedrag

Overhead Goedgekeurd overhead % op personeel & werking (absoluut maximum van 15%) Forfaitaire overhead => geen bewijsstukken Per rapport, ev. regularisatie bij eindrapport

Overhead: invoer applicatie Factuurdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode) Factuurnummer: ‘nvt’ Leverancier: ‘nvt’ Voorwerp van de uitgaven: ‘forfaitaire overhead’ + periode Factuurbedrag excl. btw: overheadbedrag in €

Overhead: invoer applicatie Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 € Bijdrage tot project: 100% Subsidiabel bedrag: wordt berekend Betalingsdatum: laatste dag waarover gerapporteerd wordt (binnen projectperiode) Betaald bedrag: overheadbedrag in €

Personeel Loonfiches of gelijkaardige bewijskracht (geen excel) ter vaststelling van brutoloon Andere looncomponenten: bewijsstukken of berekeningswijze Ondertekende tijdsregistratie: model met instructie op www.efro.be => reëel affectatie% maandloon in te brengen in applicatie

Personeel Overzicht inzet zelfde personeelsleden op verschillende projecten Vakantiegeld en eindejaarspremie: Eenmalig: aparte kostenlijnen / theoretisch affectatie% Maandelijks: aparte kostenlijnen / reëel affectatie% (indien veel personeel in- en uitdienst)

Personeel Indien geen maandelijkse afrekening loonkost (meerdere maanden per kostenlijn): toelichting/berekening bezorgen Alle eigen berekeningen: als rapportbijlage Wijziging personeelskosten in model kostendetaillering: historiek van affectatie per persoon ipv gemiddelde affectatie

Afschrijvingen: algemeen Afschrijvingen vanaf 1.000 € excl. btw = standaard Aankoopfactuur, betalingsbewijs, afschrijvingstabel In één keer in te dienen vanaf aankoopdatum Investeringsproject: voor volledige projectperiode Werkingsproject: voor resterende projectperiode Niet btw-plichtig => btw afschrijfbaar i.k.v. EFRO, maar niet via veld niet-terugvorderbare btw (dit veld altijd = 0)

Afschrijvingen: invoer applicatie Factuurdatum / Factuurnummer / Leverancier Voorwerp van de uitgaven: ‘afschrijving’ voorwerp + afschrijvingsperiode waarover gerapporteerd wordt (maximaal = projectperiode) Factuurbedrag excl. btw: afschrijvingsbedrag incl./excl. btw Niet-terugvorderbare btw: altijd 0 €

Afschrijvingen: invoer applicatie Bijdrage tot project: affectatie% Subsidiabel bedrag: wordt berekend Betalingsdatum: datum betaling aankoopfactuur Betaald bedrag: bedrag aankoopfactuur incl./excl. btw

Afschrijvingen: voorbeeld Aankoop machine, aanschafwaarde 50.000 incl. btw, restwaarde 0, jaarlijkse afschrijving 10.000 incl. btw, projectduur 2 jaar, affectatie 50%, niet btw-plichtig Voorwerp van de uitgaven: afschrijving machine 01/10/2010 – 30/09/2012 Factuurbedrag excl. btw: 20.000 € incl. btw (2 x jaarlijkse afschrijving incl. btw) Niet-terugvorderbare btw: 0 € Bijdrage tot project: 50% Subsidiabel bedrag: 10.000 € Betalingsdatum: 10/03/2011 Betaald bedrag: 50.000 €

Inkomsten Volgens Europese regels: Enkel subsidie op restkosten, na aftrek van de inkomsten. De inkomsten betalen een deel van het project en op dat deel worden er geen subsidies betaald. Eenvoudig voorbeeld: Project kost 100.000 euro en heeft 10.000 euro netto-inkomsten. Hieruit volgt dat 10% van het project betaald wordt door inkomsten en er dus subsidie wordt toegekend op 90.000 euro.

Inkomsten Project met inkomsten inkomstenlijn aanmaken in elk rapport zelf in te vullen of door dossierbehandelaar Werkingsproject: effectieve inkomsten → aftrekken Meerdere inkomsten samenvoegen in één lijn (+toelichting/berekening) Bewijsstukken inkomsten bijvoegen Als u een inkomstenraming hebt gemaakt, weet u dit nog. Anders niet van toepassing. Er zijn maar een tiental projecten in deze situatie.

Inkomsten Investeringsproject: geschatte netto-inkomsten (TK ≤ 1mio €) of funding gap (TK > 1mio €) → pro rata per rapport Inkomsten per rapport = inkomsten % * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport Inkomsten per rapport = (geschatte netto-inkomsten / totale kost) * ingediende kosten ter subsidiëring van het rapport

Inkomsten Voorbeeld: investeringsproject met kostprijs < 1.000.000 € met geschatte netto-inkomsten: Goedkeuring: Totale projectkost 900.000 € Geschatte netto-inkomsten na investering: 100.000 € Voorziene subsidie = (900.000-100.000)*40%=320.000 € Rapportering: Kosten gerapporteerd in rapport 1: 80.000 € Berekening inkomsten voor rapport 1= (100.000/900.000)*80.000 = 8.888,88 € Subsidie voor rapport 1 = (80.000-8.888,88)*40%= 28.444,44 € Als u een inkomstenraming hebt gemaakt, weet u dit nog. Anders niet van toepassing. Er zijn maar een tiental projecten in deze situatie.

De minimis Toelichting staatssteun & template ‘de minimis verklaring’ op www.efro.be Promotor verzamelt ‘de minimis verklaringen’ en bezorgt deze aan beheersautoriteit (i.k.v. rapporteringen)

Overheidsopdrachten Grondige controle op: Toepassingsgebied => speel op zeker Gevolgde procedure => grondige schriftelijke documentatie/motivatie (in het bijzonder bij uitzonderingsgevallen) Realisatie => bewaak overeenstemming gunning-realisatie

Inhoudelijke rapportering Indicatorenfiches per prioriteit op www.efro.be Inhoudelijke rapportering steeds cumulatief in te vullen (bedragen, indicatoren) Opvolging indicatoren via Begeleidingscomité

Opvolging rapporten Dossierbehandelaar in projectorganisatie Statussen Herwerken Correctie van vergissingen: u bent iets vergeten en ontdekt dit zelf Kostenlijnenoverzicht (project en per rapport) Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard Opvolgen betaling

Opvolging rapporten Dossierbehandelaar in Project – tabblad Projectorganisatie in project 02/553.37.30

Opvolging rapporten Opvolgen behandeling - statussen Rapport ingediend Rapport in beslissing (= in behandeling) Rapport te herwerken Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

Opvolging rapporten Opvolgen behandeling - statussen Rapport ingediend Rapport in beslissing (= in behandeling) Rapport te herwerken Rapportbeoordeling beoordeeld (= niet definitief) Rapportbeoordeling getekend (= definitief)

Opvolging rapporten Herwerken = dossierbehandelaar stuurt rapport terug voor verbetering of aanvulling Redenen: inkomsten ontbreken, vakantiegeld/eindejaarspremie niet op een aparte lijn, fouten met BTW, … In uw projectscherm:

Opvolging rapporten Open het rapport en klik op ‘herwerken’

Opvolging rapporten Open het rapport en klik op ‘herwerken’

Opvolging rapporten Nieuwe rapportversie die u aanpast en indient

Opvolging rapporten Correctie van vergissingen die u zelf ontdekt na indiening. Neem contact op met actieve dossierbehandelaar: Hij/zij houdt er rekening mee Hij/zij laat u rapport herwerken

Opvolging rapporten ‘Kostenlijnenoverzicht’ en ‘Kostenoverzicht per rapportbeoordeling’ Op tabblad ‘Project’, aan de rechterkant in groene vak Ook al voor u een rapport indient

Opvolging rapporten

Kostenlijnenoverzicht Status van de kostenlijn Steun voor kostenlijn en totale steun over alle rapporten Ingediend bedrag ter subsidiëring Aanvaarde kost Opmerking = uitleg

Kostenoverzicht per rapportbeoordeling Rapportnummer Steun per kostenlijn en totale steun voor dit rapport Ingediende en aanvaarde kost Opmerking = uitleg Promotor of copromotor

Opvolging rapporten Ontbrekende bewijsstukken, kosten niet aanvaard Reden terug te vinden in kostenlijnenoverzicht of bij iedere kostenlijn afzonderlijk Oplossing = bewijsstukken toevoegen bij volgend rapport. Dossierbehandelaar kan oude lijn opnieuw behandelen op basis van de nieuwe informatie. Duidelijk vermelden.

Opvolging rapporten Opvolgen betaling Tabblad financieel overzicht / Tabblad betaalopdrachten

Opvolging rapporten

Opvolging rapporten

Hulp nodig? In uw project op het tabblad projectorganisatie Projectbegeleider Dossierbehandelaar Contactinformatie: Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be of 02 553 37 30