Informatiesystemen binnen de onderneming. Laudon & Laudon, Hoofdstuk 2

Soorten bedrijfssystemen Operationeel bedrijfssysteem Bestuurt de uitvoering op detailniveau Vb. Betaling van salarissen, inkoop van goederen en materialen Tactisch bedrijfssysteem Bepaalt hoe de activiteiten op operationeel niveau moeten plaatsvinden, op welk moment en welke middelen Bepalen van bestelniveaus, het vaststellen van kredietlimieten, opstellen weekplanning Strategisch bedrijfssysteem Bepaalt de lange termijndoelen van het bedrijf Lanceren van een nieuw product Naarmaate het besturingsniveau hoger ligt, neem de moelijkheidsgraad van de besturing toe!

Bedrijfssystemen Lange termijn beslissingen, op niveau van de groep, vaak gebaseerd op ongestructureerde informatie, what-if analyses STRATEGISCH TACTISCH Middellange termijn beslissingen, identificeren van uitvoeringsplannen voor groepsbeslissingen, project management Examples of decision making at each level: Strategic: - On what types of products or services should we be focusing in five years? Should we diversify? Move to new markets? Should we increase/decrease our number of employees? Should we outsource our IT department? How to structure the company’s finances? Should we consider taking over companies to grow? Tactical: Setting budgets for the next period (a quarter?, a year?), allocating the companies’ resources Medium-term production scheduling, based on our sales forecasting for the next period: how much production are we going for in the following months? - These are examples of planning; but this level equally involves control, i.e., have we been performing as planned so far? Did we spend too much the last few months compared to what was budgeted? What department, sales region, production unit, etc. is underachieving? Operational: Keeping track of everything that is happening NOW. Production: how many parts are there in inventory. Should we replenish now? Sales: deciding on customer discounts, producing receipts, did Mr. X pay? HR: tracking and verifying number of work hours (e.g. using time card system), pay calculations, making sure that every employee gets its pay check in his/her pigeon hole. OPERATIONEEL Dagelijkse operaties en beslissingen, gebaseerd op gestructureerde informatie, onmiddellijke resultaten

Soorten bedrijfssystemen planning control OPERATIONAL STRATEGIC TACTICAL

Soorten Informatiesystemen Volgens niveau van leidinggeven Volgens Functioneel gebied

De belangrijkste soorten IS

Soorten Informatiesystemen Volgens functioneel domein: Verkoop en Marketing orderverwerking pricing voorspellingen Productie & logistiek processturing planning openen nieuwe productieeenheid

Soorten Informatiesystemen Volgens Functioneel Domein Boekhouding registreren financiële transacties korte termijn budgettering lange termijn planning Personeel registratie aanwervingen en ontslagen verdeling over loonschalen plannen personeelsbehoeften ...

Onderlinge relatie ?

Soorten Informatiesystemen Het operationeel informatiesysteem verstrekt informatie over de operationele processen van een bedrijf. Deze processen zijn goed gestructureerd, eenduidig en routinematig. Beslissingen op operationeel niveau betreffen de korte termijn, komen relatief vaak voor, en bevatten weinig onzekerheden De vereiste informatie op dit niveau is: goed te bepalen, onafhankelijk van de persoon, goed te structureren, komt vooral binnen de organisatie voor.

Soorten Informatiesystemen Het operationeel informatiesysteem input: Transacties, gebeurtenissen Verwerking: registreren, zoeken, bijwerken, oplijsten, sorteren, ... output: detailgegevens van 1 business-object (klant, order, product, ...), lijsten, samenvattingen, planning, ... wie: uitvoerend personeel Informatica-gewijs: Transactie-verwerkende systemen ( OLTP = On-line Transaction Processing) ERP

Transactieverwerkend Informatiesysteem: voorbeeld

Soorten Informatiesystemen Het besturingssysteem/beleidssyteem: verstrekt informatie over de besturingsprocessen van het bedrijf. Informatie wordt zowel op tactisch als op strategisch niveau gebruikt Tactisch voor middenmanagement en stafmedewerkers MIS DSS Strategisch voor hoger management ESS

Informatiesystemen op tactisch niveau Beslissingen betreffen de middellange termijn, komen minder vaak voor, minder routinematig karakter, meer onzekerheid of risico. Vereiste informatie minder goed te bepalen, afhankelijk van de persoon en van het moment, minder goed gestructureerd, de behoefte aan externe informatie neemt toe. Informatica-gewijs: Informatie uit het Operationele niveau + Data warehouses Rapporterings- en analyse-tools

Management Information Systems Management Information Systems (MIS): Voor het management niveau; rapportering en toegang tot bedrijfsgegevens invoer: gevens van transacties, datawarehouses, eenvoudige modellen Verwerking: Routine rapportering, eenvoudige modellen, simple models, low-level analyse Output: Samenvattingen, uitzonderingsrapporten Gebruikers: Middle managers About ‘how well we are doing’. How well is that product selling, how well is that production division meeting its schedule, etc.? Based on current performance and historical records, which may then be set out against our earlier projections and/or that other departments, products and so on. Switch to example.

(Source: Laudon & Laudon, p.47) MIS Voorbeeld It’s the TPS we saw just now, that are providing much of the input for MIS. (Source: Laudon & Laudon, p.47)

MIS Voorbeeld Voorbeeld-rapport:

Decision-Support Systems Decision-Support Systems (DSS): Voor Management niveau: data-analyse ten behoeve van beslissingen Input: gegevens – zowel laag volume als data warehouses, analytische modellen, data analyse tools Verwerking: Interactief, simulatie Output: Speciale rapporten, analyse van besluiten, antwoorden op specifieke queries Gebruikers: Professionals, staff managers

DSS Example Voyage-estimating DSS: Designed to support assignment of cargoes to freight ships in order to meet customer delivery schedule at minimum cost, optimise loading pattern, … Given c, how to set x to optimise y? What if problem params (e.g. price of fuel) change?

Informatiesystemen op Strategisch niveau Beslissingen betreffen de lange termijn, ze hebben eerder een incidenteel en onregelmatig karakter en ze gaan gepaard met veel onzekerheid en/of risico. De vereiste informatie zeer moeilijk te bepalen, sterk afhankelijk van de persoon en van het moment, zeer weinig gestructureerd en komt voornamelijk uit de omgeving van het bedrijf. Informatica-gewijs: Data warehousing, OLAP, data mining, web mining, ...

Executive Support Systems Executive Support Systems (ESS): communicatie en berekeningen voor het strategische niveau Invoer: Externe en interne ge-aggregeerde gegevens Verwerking: Grafisch, simulatie, interactief Output: Projecties, antwoord op queries Gebruikers: Senior managers

Model van een typisch ESS (Source: Laudon & Laudon, p.49)

Onderlinge Relaties tussen systemen

Andere types IS

(Source: Laudon & Laudon, Management Information Systems 8, chapter 2) Additionele types IS Knowledge Work Systems (KWS) Office Automation Systems (OAS) (Source: Laudon & Laudon, Management Information Systems 8, chapter 2)

Additionele types IS Office Automation Systems (OAS) Kantoorautomatisering tekstverwerking, voice mail, e-mail, video-conferencing, scheduling systemen, … Knowledge Work Systems (KWS): gespecialiseerde systemen voor wetenschappers, ingenieurs, financieel analysten, ... en andere kenniswerkers voor het verwerven van nieuwe kennis (bv. het creëren of verbeteren van producten) Computer-aided design (CAD), virtual reality systemen, Stabiliteitsberekenigeningen, ...

ERP Systems Enterprise Resource Planning (ERP) systems: Single information system for organisation-wide coordination and integration of many business processes “Off-the-shelf” modules based on best practices “Plain vanilla” ERP vs. customisation Vendors: SAP, Oracle/PeopleSoft, Sage Group (UK), …

Hoe begin je er nu aan ? Enterprise Architectuur “What ?” “How ?” Integratie van gegevens Kwaliteit van gegevens “How ?” Integratie van processen Kwaliteit van Processen

Enterprise Architectuur Een hondehok, een tuinhuis, .. kan je ev. nog zelf en zonder plan bouwen Een kantoorgebouw, ziekenhuis, productie-eenheid ook ?

Enterprise Architectuur Plannen: verschillende Owners View Inplaningsplan Kadastraal plan Ruwbouw perspectieven Dakwerker Loodgieter Electricien ...

Enterprise Architectuur: Zachman What How Where Who When Why 1 Contextual/ Scope 2 Conceptual/ Enterprise 3 Logical/ IS Functionality 4 Physical/ Design 5 As Built/ Subcontractor 6 Functioning/ Code Entity Relationship Input Process Output Node Line Organization Reporting Event Cycle Objective Precedent

Enterprise Architectuur: Voorbeeld Alle administratieve processen van de universiteit worden ondergebracht in zes domeinen: onderzoek, onderwijs, studenten, financiën, personeel logistiek & techniek. Zie: http://www.kuleuven.be/anemoon/

Enterprise Architectuur: Voorbeeld Per domein architectuurcel: 10 tot 15 representatieve gebruikers of eigenaars van de processen. informatie-architecten : vormen een brug tussen de gebruikers en de informaticadiensten; stroomlijnen processen en, waar nodig, vertalen in informatiseringstermen; ombudsfunctie een AIV-domeinverantwoordelijke: de informatiseringnoden concreet beantwoorden. Integratie coördinatiecel tussen informatie-architecten en AIV-domeinverantwoordelijken

Rollen per functioneel domein Architectuurcel Informatiearchitecten AIV Domein-verantw. 1 2 3 4 5 6 Contextual/ Scope Conceptual/ Enterprise Logical/ IS Functionality Physical/ Design As Built/ Subcontractor Functioning/ Code Why Objective Precedent Who Organization Reporting When Event Cycle Where Node Line What Entity Relationship How Input Process Output