Meerjarenplan en budget Rol van secretaris en ontvanger/financieel beheerder VLO 27 februari 2008

Richtlijnen voor meerjarenplan bij OCMW’s Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota en een financiële nota De strategische nota bevat beleidsopties voor externe (invulling van behoeften) en interne werking (performantie van de organisatie) De financiële weerslag van de beleidsopties moet terug te vinden zijn in de financiële nota d.i. een overzicht per jaar van de ingeschatte kosten en opbrengsten van zowel de gewone exploitatie als van de geplande investeringen… En anderzijds een berekening van de vermoedelijke bijdrage voor de erin opgenomen boekjaren Het meerjarenplan wordt opgesteld in relatie met het zorgstrategisch plan, het personeelsbehoeftenplan... En stemt af met gemeenschappelijke beleidsinitiatieven van gemeente en OCMW (een protocol dat de taakafspraken en samenwerking tussen OCMW en gemeente vastlegt) De financiële nota bevat ook een liquiditeitsplanning houdende een aanduiding van de geldstromen van de betreffende jaren De secretaris maakt het voorontwerp van het meerjarenplan op – advies door budgetcommissie – goedkeuring gemeenteraad

Richtlijnen voor budget bij OCMW’s Het budget omvat het exploitatiebudget, het investeringsbudget en het liquiditeitenbudget, alsook de vastlegging van de gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage en de beleidsnota De budgetten worden afgeleid uit de financiële nota bij het meerjarenplan De beleidsnota verwoordt het beleid dat de raad gedurende het boekjaar wenst te voeren en omvat Een bespreking van de beleidsdoelstellingen van het centrum en van de operationele doelstellingen van elke budgethouder Een bespreking van de gebudgetteerde kosten en opbrengsten per activiteitencentrum Een analyse van de kostprijzen Een bespreking van de financiële toestand van het centrum De secretaris maakt het voorontwerp van de budgetten en van de budgetwijziging op – advies door budgetcommissie – kennisname gemeenteraad (indien < gemeentelijke bijdrage meerjarenplan)

Visie voor meerjarenplan en budget OCMW’s Beleidsnota Taakstellend budget Budget Boekhouding Beleidsopties Meerjarenplan FINANCIEN Jaarverslag Jaarrekening Nakomingsaudit Externe audit Strategische & operationele doelstellingen Operationele audit Ontplooide activiteit Realisatie doelstellingen Gerealiseerde investeringen Doelmatigheid Effectiviteit Efficiëntie

Vaststellingen De beleidsopties bevatten de opname van recurrent beleid en van nieuw beleid De beleidsopties worden beperkt tot nieuwe investeringen Opsplitsing/versnippering van strategische en operationele doelstellingen per activiteitencentrum Geen duidelijke link tussen beleidsopties en meerjarenplan – wat is de budgettaire impact van beleidsopties? Meerjarenplan in functie van de vastgelegde gemeentelijke bijdrage Projecten/acties/taken worden niet meerjarig vertaald Geen afstemming van budget met meerjarenplan – enkel zorgen om < gemeentelijke bijdrage Budgethouderschap is bewaken input – geen taakstellend budget – geen participatie Jaarverslag = activiteitenverslag Operationele audit = onbestaande (quid rapportering door secretaris?) Geen terugkoppeling naar meerjarenplan/budget Te kritisch?

Gemeentedecreet: meerjarenplan en budget Basis = OCMW-decreet met een geheel van nieuwe termen en concepten Beheers- controle Delegatie Visum Beleids- nota Budget- houder Management- team Taakstellend budget Interne controle Strategische nota

Gemeentedecreet: meerjarenplan en budget Focus op beleidscyclus Te bereiken (individuele) doelstellingen Evaluatie van medewerkers Beleidsplan Strategische nota Beleids- nota Taakstellend budget Beheers- controle Interne Controle Systeem (ICS) Bereiken van de doelstellingen Doelstellingen Acties Projecten Processen Relatie met budget Zijn de doelstellingen bereikt? Budget- houder

Meerwaarde van beleidscyclus Geeft duidelijk de richting aan om de organisatie te sturen; Interne en externe transparantie en consensus; Informatie over het bereiken van de doelstellingen; Mogelijkheid om de organisatie continu te bij te sturen/te verbeteren. PLAN DO Beleids planning Beleids uitvoering Beleids bijsturing Beleids evaluatie ACT CHECK

Valkuilen tijdens de beleidscylus Vaak blijft men steken in de planningsfase zodat veel plannen dode letter blijven; De doelstellingen zijn niet duidelijk en meetbaar geformuleerd; Voor de opvolging moeten er goede indicatoren geformuleerd worden;  Continu én systematisch proces: aandacht hebben voor de volledige cyclus binnen een gefaseerde aanpak; Koppelen van de financiële cyclus aan de beleidscyclus Samenwerking secretaris & financieel beheerder Betrokkenheid CBS  Betrokkenheid van alle medewerkers PLAN DO Beleids planning Beleids uitvoering Beleids bijsturing Beleids evaluatie ACT CHECK

Relatie strategische nota en beleidsnota HOOG planningsniveau Strategische nota Missie Visie Strategische planning Beleids- doelstellingen Beleidsnota’s Operationele doelstellingen Operationele planning Operationele doelstellingen Acties Beleidsnota bij budget Act. 1 Act. 2 Act. 3 Act. 4 Act. 5 … Act. N. LAAG planningsniveau Een doelstellingencascade vergt binnen de organisatie overleg, coördinatie en afstemming met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.

Recurrent versus nieuw beleid De strategische nota en de beleidsnota hebben betrekking op het bestaand en het nieuw beleid: Bestaand beleid (recurrent): Het bestaand beleid omvat de ‘continue’ acties (reguliere werking), het verderzetten van de dienstverlening zoals het was,…. De doelstelling geeft de continuïteit van het beleid weer. Voorbeeld: “Een goed uitgerust en veilig wegennet en aantrekkelijke dorpscentra blijven belangrijke aandachtspunten.” Nieuw beleid (niet-recurrent) Het nieuw beleid omvat de prioriteiten voor de komende legislatuur. Deze doelstellingen geven een verandering/richting weer: vb. verhogen, verbeteren, verminderen,…. Voorbeeld: “De gemeente wil de verkeersveiligheid en de leefbaarheid van de dorpskernen –en wijken verbeteren.”

Strategische planning Operationele planning Doelstellingencascade Strategische planning Strategische nota SD 0 SD 1 Beleidsnota’s OD 1.2. OD 0.1. OD 1.1. Operationele planning Beleidsnota bij budget Act Act Act Act Act Act Acties om operationele of beleidsdoelstellingen te realiseren; toewijzing aan operationele doelstelling

Vaststellingen Geen consensus: doelstellingen zijn niet door iedereen aanvaard (politiek, management,…); Verwarring tussen operationele doelstellingen, operationele doelstellingen en acties; Teveel strategische doelstellingen/operationele doelstellingen; Doelstellingen in het keurslijf van budget Politieke verwondering & terughoudendheid Niet kunnen kiezen Meerjarenplan en budget in oud kleedje…wat is er dan veranderd?

Rol van secretaris en financieel beheerder Beleidsplanning op gang houden…geen éénmalige oefening Denken op langere termijn Alle aspecten van de beleidscyclus invullen Veranderingsmanagement voor politici en ambtenaren Aanvaarden van tussentijdse stappen…maar geen stand still Op beleidsplanning is er geen functiescheiding

Contactgegevens Dirk Baeyens Director Deloitte Fiduciaire Kortrijksesteenweg 1146, 9051 Sint-Denijs-Westrem (Gent) Tel: 09/393.75.85 Email: dbaeyens@deloitte.com