Het Nieuwe Werken in enkele kleine en grote ICT-dienstenorganisaties Frank Robben General Manager CBSS and eHealth platform CEO Smals Sint-Pieterssteenweg 375 B-1040 Brussels Website CBSS: http://www.ksz.fgov.be eHealth platform portal: https://www.ehealth.fgov.be Personal website: www.law.kuleuven.be/icri/frobben
De essentie de verantwoordelijkheid voor het werk ligt nadrukkelijk bij de medewerkers en de teams, medewerkers en teams formuleren heldere doelstellingen en leidinggevenden sturen op de realisatie → sturen op output i.p.v. input → het Nieuwe Organiseren de vrijheid geven om zich te organiseren wanneer, hoe en waar om het afgesproken resultaat te bereiken → vertrouwen i.p.v. controle → het Nieuwe Leidinggeven 10 mei 2012
Instrumenten beleids(uit)voering Context Analyses Missie Strategische doelstellingen Operationele doelstellingen Organisatie Meet- en stuurinstrumenten Operationeel plan Actieplan Financieel plan HR-plan ICT-plan 10 mei 2012
Jaarcyclus beleids(uit)voering visie en doelstel- lingen indicatoren strategisch beleid missie bestuurs- plan of -overeen- komst succes- factoren overleg meet- en stuur-instrumenten analyses norm en rapport evalueren actieplan uitvoeren vaststellen financieel plan personeels- behoeften- plan uitvoering operationeel beleid communi- ceren ICT-plan 10 mei 2012
Situering KSZ & eHealth openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) van 85 (KSZ) – 40 (eHealth-platform) medewerkers performantiecyclus met SMART-doelstelllingen geformaliseerd via de ontwikkelcirkels en gelinkt aan het bestuursplan (management tool) reeds 15 jaar (KSZ) resp. 3 jaar (eHealth-platform) goed ingeburgerd structureel telewerk voor bepaalde diensten (bvb. vertaaldienst) occasioneel telewerk voor de ganse organisatie (verantwoordelijkheid diensthoofden → responsabilisering) verhuis naar nieuw gebouw Up-site in januari 2013 = momentum voor beide instellingen ! 10 mei 2012
Aanpak visie en doelstellingen vastgelegd in directiecomité d.m.v. het bestuursplan → kader waarbinnen teams zich organiseren informeren van werknemersvertegenwoordigers d.m.v. het Basis Overleg Comité (BOC) werkgroep project “Move” ICT (laptops, thuisconnectie, Wifi, VoIP,…) gebouw (flexplekken, werkomgeving, kleuren,…) HR en aanverwante (arbeidsreglement, referentiedocumenten, waardenkader, communicatie,…) aangepast aan de grootte van de beide organisaties: participatieve aanpak met het betrokkenen van zoveel mogelijk medewerkers → het project van iedereen! 10 mei 2012
Lessons learned nood om alle “workflows” te herdenken in het perspectief van digitalisatie 3 grote veranderingen: telewerk (structureel telewerk uitbreiden) flexplek (verhuis naar nieuw gebouw Up-site) stijl van management (resultaatgericht vs aanwezigheidscontrole) grote nood aan beraadslaging met intern en extern partners: uitwisseling van “best practices” 10 mei 2012
Situering Smals organisatie van 1.000 medewerkers performantiecyclus met SMART-doelstelllingen en teamdoelstellingen is geformaliseerd en reeds 10 jaar goed ingeburgerd telewerken reeds stapsgewijs ingevoerd traject “Partners in Excellence” gericht op verantwoordelijkheid geven en nemen verrijkend samenwerken gaf teamleiders vertrouwen, ervaring en versterkt maturiteit 10 mei 2012
Aanpak visie en uitgangspunten vastgelegd in directiecomité → kader waarbinnen teams zich organiseren informeren van werknemersvertegenwoordigers werkgroep elimineert "technische" obstakels ICT (portables, thuisconnectie…) gebouw (flexplekken) HR en aanverwante (CAO, communicatie…) facturatie van diensten infosessie leidinggevenden toelichten verandering, voordelen en valkuilen toelichten projectstappen, begeleiding bepalen nieuwe stijl van leidinggeven training en coaching leidinggevenden 10 mei 2012
Realisatiefase concrete uitwerking aangepast aan de werksituatie van elk team in handen van teamleider (met ondersteuning) afspraken rond permanentie van de dienstverlening in plaats en tijd verschilt sterk, vb.: call center secretariaat vertaaldienst klantenbeheerders software-ontwikkelaars afspraken rond documentbeheer afspraken rond samenwerking, overleg 10 mei 2012
Lessons learned meeste obstakels bij “Het Nieuwe Werken”, zijn problemen die zich vandaag ook stellen en die we ook zonder “Het Nieuwe Werken” moeten oplossen gelegenheid om alle overbodige procedures, administratie, controles te schrappen 3 grote veranderingen: telewerk (en zich daarop organiseren met digitaliseren) flexplek loon voor WAT je doet, niet voor HOE LANG je er over doet (rapporteer resultaat i.p.v. de prikklok) grote nood aan ervaringsuitwisseling, praktische oplossingen, gewoon worden aan nieuwe technologie en manier van werken 10 mei 2012
Th@nk you ! Any questions ? 12 4/5/2017