Auditprogramma 2007 Resultaten Raadgevend Comité - 27 februari 2008 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Auditprogramma 2007 Resultaten Raadgevend Comité - 27 februari 2008 Bert Matthijs

De hoofdactiviteiten van het FAVV Auditprogramma 2007 Drie activiteitenpijlers werden uitgewerkt om het auditprogramma vast te leggen Pijler 1 Pijler 2 Pijler 3 Kwaliteitshandboek ISO De hoofdactiviteiten van het FAVV Reglement 882/2004 Andere activiteiten (B&B, Logistiek, IT, Juridische Dienst …)

Pijler 1 : ISO 9001: programma

Pijler 1 : ISO 9001: vaststellingen Algemeen : werking OK (medewerkers kennen taken, samenwerking, …) Verschillende aanbevelingen tot verbeteren van werking/procedure Documentatie (organigram, procedures, registraties, afspraken met klanten, …) Formaliseren en meten van kwaliteitsdoelstellingen Uitvoeren van directiebeoordeling

Pijler 1 : ISO 17025 : programma In alle labo’s : Systeemaudits : 8 audits Technische audits : 9 audits (analysemethoden) Voornamelijk door Q-team labo’s – soms onder begeleiding van medewerker cel Interne Audit Vaststellingen vooral technisch / in relatie met ISO 17025

Pijler 2 : hoofdactiviteiten : programma

Pijler 2 : vaststellingen (1) Algemeen PCE Goede interne communicatie binnen de geauditeerde diensten Goede organisatie van de inspecties en naleven van het inspectie- en staalnameplan Goede kennis van de controleagenten van de wetgeving in voege en goede uitvoering van het inspectiewerk overeenkomstig de procedures Gebruik van checklists : Het gebruik van checklists is algemeen verspreid en wordt over het algemeen ook aanvaard Checklisten bieden een zekere garantie op uniformiteit van controles

Pijler 2 : vaststellingen (2) Algemeen PCE Het systeem kan verbeterd worden door te werken aan meer / betere interne gedocumenteerde procedures betreffende de organisatie, de verdeling en de uitvoering van de taken alsook de rapportering en de interne controle : De mate van toepassing van interne controles is sterk afhankelijk van de geauditeerde dienst en blijft in een aantal gevallen te informeel. Mondelinge communicatie wordt onvoldoende geformaliseerd Verantwoordelijkheden worden gedeeld maar niet geformaliseerd

Pijler 2 : vaststellingen (3) Algemeen : Hoofdbestuur Communicatie : Bij thema’s waarbij verschillende entiteiten betrokken zijn, worden vaker problemen vastgesteld Het systeem van communicatie tussen Hoofdbestuur – buitendiensten hangt sterk af van de betrokken entiteiten / diensten Communicatie gebeurt langs verschillende kanalen, zodat het soms moeilijk is het algemeen overzicht te behouden De interne instructies, dienstnota’s, checklists bevatten soms onduidelijkheden of zijn niet voldoende duidelijk.

Pijler 3 : programma Administratieve boetes : 1 audit Geauditeerde entiteit Scope Geplande uitvoerings-datum Effectieve uitvoerings-datum Juridische dienst Werking van het Commissariaat voor de behandeling van administratieve boetes 13 tot 20 september

Pijler 3 : vaststellingen Administratieve boetes : Goed werkend systeem, maar met een aantal regels die niet geformaliseerd zijn Eigen juridisprudentie uitgebouwd ter uniformisering van het toekennen van de boetebedragen Goede samenwerking met de Parketten Rapportering in het jaarverslag kan beter Goede en uitgebreide taakverdeling, maar efficiëntiewinst lijkt mogelijk m.b.t. de besluitvorming

Evaluatie procedures Interne Audit Opmaak auditprogramma Procedure laat toe om tot geïntegreerd programma te komen Risico-analyse blijft beperkt Nog onvoldoende zicht hoe te voldoen aan EU-criterium m.b.t. “voldoende afdekking over periode van 5 jaar”  vraag werd gesteld aan FVO

Evaluatie procedures Interne Audit Uitvoeren van audits Goede medewerking + open geest van geauditeerden Goede ondersteuning van topmanagement Samenwerking met NICE verloopt steeds beter Voorbereiding en rapportering vragen meer werk dan verwacht. Toch worden doorlooptijden grotendeels gerespecteerd Voorleggen van draft-rapport voor comments wordt geapprecieerd Systeem van actieplannen komt op gang Focus tot nu toe vooral op in plaats stellen van systeem ex-labo’s. Stilaan komen tot grotere integratie met systeem labo’s.