Comtell B.V. Welkom 22-03-04 Inleiding Allemaal hartelijk welkom en bedankt voor jullie aanwezigheid. Na aanleiding van het laatste managementoverleg is mijn taak te vertellen wat de situatie van Comtell is en wat daar de consequenties van zijn.

Indeling presentatie Probleemstelling Huidige financiële en communicatieve situatie Conclusie management overleg Het plan Hoofddoelstelling en strategieën Aanpak Consequenties voor onze afdeling marketing Aandachtspunten De presentatie heb ik als volgt ingedeeld: Zie sheet Als jullie gedurende deze presentatie vragen hebben, stel ze dan gerust, maar wel graag aan het eind van de presentatie.

Probleemstelling Het gaat niet goed met Comtell B.V. Financieel Communicatief Ik val maar meteen met de deur in huis. Het probleem is dat het niet goed gaat met Comtell B.V. Dit geldt zowel op financieel gebied als op communicatief gebied.

Huidige situatie Recessie Concurrentie Wegblijven klanten Kern Het financiële probleem is dat door de recessie en de concurrentie de winst erg onder druk is komen te staan. We bevinden ons zeker niet in een kansloze situatie, maar het is wel zaak snel onze handen uit de mouwen te steken. De situatie waar we ons in bevinden is als volgt: in 1999 hebben we nog een omzet gehaald van 7 miljoen, voor dit jaar moeten we rekening houden met een verlies van 500.000 euro. Verder is uit onderzoek van de directie gebleken dat klanten wegblijven, omdat ze ontevreden zijn over de producten die we leveren en de relaties die we met ze hebben.

Huidige situatie Klanten voelen zich niet serieus genomen Intern onderzoek juli 2003 Onderlinge contacten Relaties Communicatie Oorzaak hiervan is dat klanten zich niet serieus genomen voelen en er binnen Comtell vaak sprake is van miscommunicatie, waardoor producten niet goed zijn, te laat worden afgeleverd etc. Verder is uit een ander intern onderzoek van juli 2003 gebleken dat de meeste medewerkers erg ontevreden zijn over hun onderlinge contacten, relaties en de communicatie binnen Comtell. Dit verklaart voor een groot deel de miscommunicatie in het bedrijf.

Conclusie management overleg Reorganisaties hebben onvoldoende effect gehad Andere aanpak ‘We bevinden ons nu op een zinkend schip, maar de haven is zeker haalbaar.’ Met de directie, alle afdelingshoofden en de OR is overleg geweest over de situatie waar we ons in bevinden. Conclusie van dit overleg was dat de eerdere reorganisaties onvoldoende effect hebben gehad. Dit maal willen we het dus anders aan gaan pakken. We zijn er van overtuigd dat als de communicatie en de sfeer intern goed is, dat we sterker zullen worden en daarmee ook de klanten weer kunnen terug winnen, de bedrijfsresultaten zullen verbeteren en we onze toekomst veilig kunnen stellen. Maar met overtuiging alleen komen we er niet, dus is er een intern communicatieplan opgesteld Samenvattend betekend dit het volgende: ‘We bevinden ons nu nog in een zinkend schip, maar de haven is zeker haalbaar.’

Het Plan Hoofddoelstelling: de interne communicatie binnen Comtell B.V. moet goed functioneren Algemene strategie: creëren van een klimaat van vertrouwen Specifieke strategieën Dan wil ik nu graag heel globaal het interne communicatieplan uitleggen. De hoofddoelstelling van het intern communicatie plan is dat de interne communicatie binnen Comtell B.V. goed moet functioneren. Dit is alleen mogelijk door het creëren van een klimaat van vertrouwen. Deze algemene strategie valt uiteen in een aantal specifieke strategieën, die hier te zien zijn op sheet. volgende sheet

Het plan; specifieke strategieën Verbetering van de ‘neerwaartse’ interne communicatie van directie naar afdelingshoofden Opzetten van een sterker MT Verbetering van de ‘neerwaartse’ interne communicatie van afdelingshoofden naar medewerkers Verbetering van de interne communicatie tussen directie en OR en tussen OR en medewerkers Verbetering van de ‘opwaartse’ interne communicatie van afdelingshoofden naar directie Het is de bedoeling dat deze strategieën met behulp van verschillende interne communicatie media en middelen in een aantal fasen in het komende jaar ingevoerd gaan worden. Na afloop van deze presentatie zal ik een speciale nieuwsbrief aan jullie uitdelen, die alle medewerkers krijgen. Hierin wordt uitgelegd wat de verschillende strategieën inhouden en welke media of middelen we daarbij denken in te zetten.

Het plan; specifieke strategieën Vervolg: Verbetering van de ‘opwaartse’ interne communicatie van medewerkers naar afdelingshoofden Verbeteren van de positie van de vrouwen binnen Comtell B.V. De klant informeren over veranderingen die zij zullen merken Eén organisatie met één ‘Corporate Identity’ en één duidelijke huisstijl Nu vinden wij het erg belangrijk dat de komende veranderingen door de gehele organisatie gedragen worden en dus zal de medewerkers gevraagd worden mee te denken over de manier waarop de realisatie van de strategieën zal gaan plaats vinden. Hoe dit gaat gebeuren, is ook in die nieuwsbrief te lezen

Consequenties voor onze afdeling Belangrijke rol voor onze afdeling marketing Adviseren in te zetten media/middelen, Corporate Identity en huisstijl Informeren van klanten ‘Leuke klus, die ons op het lijf geschreven is!’ Wat betekend dit? Brainstormsessie Werkoverleg en voorstel directie Uitwerking voorstel Wat zijn nu de consequenties voor onze afdeling marketing? Onze afdeling zal een heel belangrijke rol gaan spelen in het veranderingstraject. Hierbij moeten we vooral denken aan het adviseren in het traject van de in te zetten middelen/media, de ontwikkeling van de Corporate Identity, de huisstijl en het informeren van klanten over de veranderingen. Een leuke klus, die ons op het lijf geschreven is! En we gaan al vrij snel met deze klus aan de slag. Volgende week gaan we beginnen met brainstorm sessie, waarna we in een werkoverleg een aantal voorstellen voor de directie maken. Nadat er een voorstel is goedgekeurd gaan we aan de slag met de uitwerking van het voorstel.

Consequenties voor onze afdeling Aandachtspunten: We zijn een team Geen idee te gek Waardering voor elkaar Voorbeeld voor andere afdelingen Ik weet dat we nog niet eerder op deze manier hebben gewerkt, daarom wil ook benadrukken dat we een team zijn, waarin geen idee te gek is en waarin waardering voor elkaar van groot belang is. Ik denk zeker dat we met onze afdeling deze klus kunnen klaren en misschien zelfs een voorbeeld kunnen zijn voor andere afdelingen.

Bedankt voor de aandacht ? Slot Bedankt voor jullie aandacht. Heb je vragen die belangrijk kunnen zijn voor de hele afdeling dan nodig ik je uit ze nu te stellen. Heb je andere vragen loop dan binnenkort met je vraag gewoon even bij me langs.