Inkopen van ICT: Een Viewpoint Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Inkopen van ICT: Een Viewpoint Felix van Luyk NGI Noord Nederland

 fvanluyk@metlex.nl  Postbus 93, 2130 AB Hoofddorp Felix van Luyk Inkopen Beëdigd makelaar in computer hard- en software, lid NVBI Gecertificeerd in ISPL , lid ISPG Lid van Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement, NEVI RI, lid VRI geen Re, (omdat ik niet full-time praktiseer), aspirant-lid NOREA Lid van 3 juridische verenigingen Veel deskundigenrapporten en geschillen voor rechtbanken en advocaten gemaakt Methodisch Juridisch  fvanluyk@metlex.nl  Postbus 93, 2130 AB Hoofddorp  0654383990 © Alle rechten voorbehouden NGI Noord Nederland 8-10-2002

Wat zijn de uitgangspunten van alle inkopen? De klant wil levering binnen tijd en budget het met geringste inspanning invoeren hulp hebben, maar zelf beslissen dat het allemaal gesmeerd loopt dat het gisteren klaar was bijna geen mensen en middelen leveren De leverancier moet profit maken moet ook in de toekomst kunnen leven NGI Noord Nederland 8-10-2002

Welke kenmerken bevatten alle Inkopen? Vast Variabel Wijziging, verslagen en documenten Afspraken HW/SW/Diensten Product Meerwerk Installatie Oplevering Implementatie Onderhandelen Strategie Regels NGI Noord Nederland 8-10-2002

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Waar heeft ICT verstand van? Hardware/Infrastructuur Servers, PC’s, printers, LAN, WAN Operating System Unix, Windows Lopende Applicaties b.v. SAP, Office, Groupware Administratieve organisatie Procedures / gebruikershandleidingen Concepten / architecturen Besturingsmodellen, informatiemodelllen 5 NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 TYPICAL PROBLEMS PROPOSALS LACK OF COORDINATION POOR OR NO INDEX OF COST & PRICING DATA UNALLOWABLE COST INCLUDED IN PROPOSAL UNSUPPORTED MATERIAL, LABOR AND ODC ESTIMATES NO SUPPORT FOR INDIRECT EXPENSES &/OR INPROPER ALLOCATION BASES PROPOSAL NOT MATHMETICALLY CORRECT INADEQUATE OR POOR ACCOUNTING & ESTIMATING SYSTEMS SUPPORTING SCHEDULES DO NOT TIE INTO SUMMARY Chart is self explanatory. NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Enquête voorjaar 2002 door Mitopics, in regio groot Rotterdam NEVI, ICT-manager, div. contacten en Internet Respons: ±7% Respondenten Inkoop 40% Directie 13% ICT 41% Overig 6% NGI Noord Nederland 8-10-2002

Risico´s NGI Noord Nederland 8-10-2002

Projectleiding NGI Noord Nederland 8-10-2002

Uitvoering NGI Noord Nederland 8-10-2002

Klankbord NGI Noord Nederland 8-10-2002

Aandacht contractmanagement NGI Noord Nederland 8-10-2002

Specifieke richtlijnen NGI Noord Nederland 8-10-2002

Scope: Contractuele aspecten: Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Scope: Contractuele aspecten: Technische aspecten Financiële aspecten Wettelijke en juridische aspecten - Menselijke aspecten + De Geest van wensen klant onderhandelingen overeenkomst NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 De ‘gap’ theorie Verwachte dienstverlening Beleving over de te leveren dienstverlening GAP 1 Communicatie met klant GAP 5 Beleving van dienstverlening Klant Leverancier GAP 4 Dienstverlening GAP 3 Ontwerpen en standaardiseren dienstverlening GAP 2 NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Een overeenkomst heeft een OLIFANTENGEHEUGEN Het raakt je altijd wanneer je het net niet verwacht NGI Noord Nederland 8-10-2002

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Service Level Agreement NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Veel geziene ‘implementatie fouten’ Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Wel SLA, geen vervolg Wel SLA, inrichting, maar niet meten Metingen alleen intern gebruikt, Evaluatie geen gevolg voor afspraken vervolg NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Verwerven in de stappen van Van Weele\Kanmann Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Verwerven in de stappen van Van Weele\Kanmann 8-10-2002 Felix. NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Inkoopniveau’s Continues Improvement Nivo 5 Nivo 4 Bedrijfs systeem Team Methodisch Nivo 3 Individu Enige documenten Nivo 2 Individu Schone lei Nivo 1 NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Model van Kraljic Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 hoog hefboomproducten Strategische producten Alternatieve beschikbaar Substitutie mogelijk Partners Moeilijk wisselen van leverancier Organisatorisch ingrijpend Financieel Belang / knelpuntproducten inkoop (waarde) routineproducten Groot aanbod Grote diversiteit aan producten Bewerkelijk Monopolistische markt Weinig/ geen alternatieven Voorwaarden kritisch Felix gering gering Toeleveringsrisico complexiteit van supply markt hoog NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL Model van Kraljic Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Contractvormen strategische producten hefboomproducten Leverancierscontract Maatwerk hoog Leverancierscontract Maatwerk Standaard Inkoopvoorwaarden Financieel belang / inkoop (waarde) Leverancierscontract Maatwerk Standaard Inkoopvoorwaarden Felix Standaard Inkoopvoorwaarden gering routineproducten knelpuntproducten gering hoog Toeleveringsrisico complexiteit van supply markt NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

E- Auction process = Managed Acquisitie Proces Meeting Test Live Auction Analysis STAGES Meeting Auction Meeting Pricing analysis Auction evaluation Customer contacts suppliers On Line RFQ Auction Release Suppliers Training Web authorisation Supplier participation confirmation Auction Creation Meeting Auction format confirmed Auction Data released Official launch to suppliers Market Analysis Kick off meeting Strategy of the auction Bidding rules Registration of suppliers Supplier selection Market forces Cost Breakdown Specifications Volume Actual prices Terms and conditions T I M E NGI Noord Nederland 8-10-2002

Alles per internet: open van 12.00 – 14.00 uur Traditional negotiation level True market price reach through online negotiation NGI Noord Nederland 8-10-2002

Inkopen is altijd Teamwerk Directie Administratie Gespecialiseerde onderhandelaar Inkoop Afdeling X ICT Legal NGI Noord Nederland 8-10-2002

Drie “struikelblokken” Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Drie “struikelblokken” Teamleden moeten “rol en script “ volgen ! Vertrouwen in betrouwbaarheid en besluitvaardigheid Kwaliteit in communicatie en procedures. NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Uitgangspunten Inkopen is een regulier proces geleidt door een gespecialiseerde onderhandelaar Inkopen is een vak en een regulier proces Alles is onderhandelbaar Elk proces is herhaalbaar en kan verbeterd worden Een onderhandelaar stuurt op resultaat Onderhandelen is een roeping en een vak ICT’ers zijn zelden onderhandelaars ICT’ers hebben geen tijd om recht te studeren en maken daarin dus fouten ICT’ers hebben geen tijd om spelletjes te spelen met de andere partij ICT’ers zijn onmisbaar bij het inkopen en inbedden van ICT in de organisatie NGI Noord Nederland 8-10-2002

Emotie Een onderhandelaar aanvaardt en stuurt Een ICT’er werkt het liefst rationeel en methodisch NGI Noord Nederland 8-10-2002

Communicatieve Escalatie Leverancier - Klant Ik deed het goed Het was niet slecht Wat bedoel je met “het was niet slecht” Het was perfect! Maar er waren problemen Kom op het was gewoon goed Ik vond de problemen nogal ernstig Luister ik heb het schitterend gedaan Ik vond het waardeloos Aanvankelijk verschil Uiteindelijk verschil/ Gab NGI Noord Nederland 8-10-2002

Wij hebben al ITIL en Prince 2? Risico’s Maturity Inventariseer PRINCE2 Domeinen ITIL Beheer procesmatig Invoeren/ Plan / Projecten Lever prestaties NGI Noord Nederland 8-10-2002

PRINCE2 Gaat over MANAGEN van projecten Sturing vanuit de business ‘a temporary organisation that is needed to produce a unique and pre-defined Outcome or result at a pre- specified time using predetermined resources’ Gaat over MANAGEN van projecten Sturing vanuit de business Proces gerichte aanpak van projecten Productgebaseerde planning NGI Noord Nederland 8-10-2002

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 PRINCE2 NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 ITIL NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Managed Acquisitie Proces van technische aspecten ISPL Managed Acquisitie Proces van technische aspecten Input => Bestek komt uit b.v. Prince2 projectgroep Bedrijfsbreed Team, deelnemers: Klant, inkoop, juristen, ICT, etc. Besturing op “Deliverables” Geen details. Prince2 Project: bestek maken, implementatie, Beheerorganisatie opbouwen Scherp definiëren van verantwoordelijkheden en rollen Organisatie en Produktgericht plannen Besturing op overdraagbare zaken ITIL Life support organisatie Beschrijft doelen, belangrijkste activiteiten, inputs en outputs van de verschillende processen. Organisatie specifiek. NGI Noord Nederland 8-10-2002

Nu heeft u ongetwijfeld vragen. NGI Noord Nederland 8-10-2002

Continuous Improvement Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Continuous Improvement NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Maturity Optimizing Managed Defined Repeatable Businessgericht Initial Klantgericht Servicegericht Beheersbaar NGI Noord Nederland 8-10-2002

Domeinen Doeldomein Projectdomein Business Processen NGI Noord Nederland 8-10-2002

Resultaat? Risico’s Maturity Inventariseer PRINCE2 ITIL Domeinen Beheer procesmatig Plan Lever prestaties NGI Noord Nederland 8-10-2002

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Allocaties NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Processen Taktisch Tactisch Kostenbeheer Dienst Nivo beheer Beschikbaarheidsbeheer Calamiteitenbeheer Capaciteitsbeheer Operationeel Incident- beheer Probleem- beheer Wijzigings beheer Implementatie Verbetering Configuratie- beheer Programma- beheer & distributie Productie Locaal beheer Gebruikers- organisatie 41 NGI Noord Nederland ICT-organisatie 8-10-2002 NGI Noord Nederland

Vele onderhandelings mogelijkheden Alles van aardigste leverancier aanvaarden Kort door de bocht 200 % precies en alles specificeren Gestructureerd Europees Aanbesteden E-Auction Continue Resultaat gericht ISPL MAP (Managed Acquisition Proces) RFx'n Non-dynamic Forward Reversed Bundelen Cherry-picking Scorecard Price+n Parametric Matrix NGI Noord Nederland 8-10-2002

Strategie Rollen bepalen Proces bewaker Onderhandelaar Strategie Rollen bepalen Proces bewaker Inkoop Jurist ICT Klant Bestek Org. ervaring regels Beheerbaar ? Huisregels Org. Ervaring Contract bewaken Wensen regels Impl. Hulp Beheren ? Kosten Contract Opstellen Voortgang NGI Noord Nederland 8-10-2002

Metlex Managing Acquisition Proces - b.v. ISPL 8-10-2002 Organisatie Users Service level manager Monthly meetings Service level reporting Improvement proposals Contract management Key users Gebruikers-organisatie Change Advisory Board Answers/Solutions Progress reporting Requests Service manager Service desk Projecten …... ERP Functional management ERP Techn. management OS & WAN management ICT-organisatie Systems and networks 44 NGI Noord Nederland 8-10-2002 NGI Noord Nederland