Digitalisering vereenvoudigd Technische aspecten van digitale reproductie van archiefstukken Mini-symposium25 april 2006

Sinds 2004 alle inventarissen doorzoekbaar via de SAA website Inhoud doorzoekbaar voor Google Systeem meteen succesvol Maar, beperkt: Voor inzage in de stukken blijft bezoek aan de studiezaal nodig Dit sluit niet aan op de verwachting van de hedendaagse webgebruiker Daarom in 2006 gestart met de ontwikkeling van de Archiefbank De Archiefbank Een systeem ten behoeve van het raadplegen en downloaden van archivalia via het web

Digitalisering op verzoek van de klant Bij archief 1 beginnen is weinig zinvol Uit onderzoek naar aanvragen van de afgelopen 5 jaar blijkt dat favorieten niet bestaan Daarbij: hoe dan ook nog maar een fractie van het potentieel aanvraag archief Daarom: klant bepaalt zelf prioriteiten in digitalisering Alle openbare inventarisnummers kunnen voor digitalisering worden aangevraagd In principe worden alle aanvragen gehonoreerd Maar archief kan aanvraag annuleren vanwege inhoudelijke of materiële redenen Daarom is er sprake van een aanvraag en niet van een bestelling Hoe lang duurt het om het totale SAA te digitaliseren? Bij een productie van scans per week op een totaal van 32 km archief en scans per meter: 431 jaar Echter, als het aantal aanvragen tot scans betreft kan worden geconcludeerd dat er geen achterstand is in digitalisering

Voorwaarden: lage kosten en korte levertijd Verwachting dat digitaliseren op verzoek in behoefte voorziet Ervaring met de klant: lage kosten belangrijk Dus: voor lage kosten digitaliseren Ook bij aanschaf van tientallen tot honderden scans voor de klant betaalbaar blijven En binnen een redelijke levertijd (max 1 a 2 weken) Dit vraagt om ontwikkeling van een nieuw reproductieproces, met als uitgangspunt Grootschaligheid

Ontwikkeling reproductieproces 1. Onderzoek naar technische aspecten van grootschalige digitalisering van archivalia 2. Grootschalig proeftraject: scans van uiteenlopende typen archivalia

1. Onderzoek naar technische aspecten Belangrijkste conclusies Opslag van imagebestanden als ongecomprimeerde TIFF voor scans gemaakt tbv archiefonderzoek niet noodzakelijk Ook bij krachtige lossy compressie op images van 200 – 300 dpi tekst nog prima leesbaar Kwetsbaarheid ongecomprimeerde bestanden niet groter De winst in bestandsgrootte dermate groot dat de structurele kosten voor op slag van ongecomprimeerde imagebestanden en van snelle beschikbaarstelling in goede en flexibele kwaliteit hoger zijn dan de kosten voor nieuwe scans wanneer dat toch nodig zou blijken te zijn

2. Proeftraject Resultaten Scans Een concreet en volledig uitgeschreven reproductieproces dat in de lijn is geïmplementeerd

Reproductieproces: uitgangspunten Verwachting dat digitaliseren op verzoek in behoefte voorziet Ervaring met de klant: lage kosten belangrijk Dus: voor lage kosten digitaliseren Ook bij aanschaf van tientallen tot honderden scans voor de klant betaalbaar blijven En binnen een redelijke levertijd (max 1 a 2 weken) Dit vraagt om ontwikkeling van een nieuw reproductieproces, met als uitgangspunt

1. Resolutie Digitalisering volgens rastertechniek (scanning) Hoe fijner het raster (oftewel: hoe hoger de resolutie), hoe meer informatie, hoe hoger de detaillering Resolutie in sterke mate bepalend voor de bestandsgrootte: Resolutie (A4)Bestandsgrootte 300 dpi24 Mb 400 dpi44 Mb 800 dpi177 Mb 1600 dpi708 Mb 3200 dpi2,8 Gb

De Archiefbank Sinds 2004 alle inventarissen doorzoekbaar via de SAA website Inhoud doorzoekbaar voor Google Systeem meteen succesvol Inhoud doorzoekbaar voor Google Systeem meteen succesvol