Anders Werken Ik zal eerst kort overlopen wat deze presentatie omvat. Eerst volgt een korte inleiding Vervolgens zal ik nog eventjes terugkomen op de vroegere bestaande handleiding. Daarna wordt de studieopdracht toegelicht Om dan te komen tot de geactualiseerde handleiding Hierna wordt het gebruik van deze handleiding binnen gebouwen even aangehaald Om tot slot de verdere stappen van het document aan te geven.

1. Inleiding - context Beslissing Vlaamse Regering : BBB 04/02/2005 Principes: Afstemming op de organisatiestructuur Maximaal samenbrengen administraties, functioneel bevoegde kabinettenen strategische beleidsraden Anders Werken Aanwezigheid in Brussel, hoofdstad van Europa Deconcentratie van de diensten Concentratie in VAC in de provinciehoofdplaatsen Creëren schaalvoordelen Budgettair neutraal Bewaking van de kwalitatieve huisvesting De bestaande handleiding is een opsomming van de voornaamste toepasselijke regelgeving en de standpunten van de Vlaamse overheid wat betreft bouwkundige en technische criteria voor kantoorgebouwen. In 2004 werd dit document samengesteld en kende later enkele aanpassingen en uitbreidingen. Deze handleiding werd samengesteld op basis van de expertise binnen de afdeling Gebouwen. Het document kwam tot stand in kader van het oprichten van de Vlaamse administratieve centra. Sindsdien gebruikt binnen de afdeling Gebouwen, als technische leidraad voor het ontwerpen en renoveren van nieuwe kantoorgebouwen.

Anders Werken

Fragment uit “de collega’s” van J. Matterne VROEGER Piramidale hiërarchie Parafencultuur Vriendjespolitiek Gebrek aan efficiëntie Fragment uit “de collega’s” van J. Matterne

NU & Toekomst Vlaamse overheid wil een OPEN huis zijn Dynamisch Performant  Economisch welvarende regio binnen Europa

Veranderende omgevingsfactoren Hoe spelen we als organisatie in op veranderingen? In de organisatie Verwachtingspatronen van de burgers Innovatieve middelen Andere omgangsvormen Tijd & plaats Organisatie: gewijzigde organisatiestructuren, samenwerkingsverbanden, meer team en projectwerking, optimaliseren werkprocessen (ICT-integratie), resultaatgericht werken, digitale informatie-flow, plaats- en tijdonafhankelijk werken… Contacten met burger: 1 loket, meer digitale afhandeling, veeleisender (mondige burgers) Innovatieve middelen: internet, voip, digitalisering,…

Andere verhoudingen Nieuwe vaardigheden Werken & managen op afstand (telewerk) Meer autonomie Besluitvorming & communicatie Omgang met elkaar Nieuwe vaardigheden (meer) digitaal werken Plaats en tijdonafhankelijk werken

Anders werken als katalysator voor: Kennisdeling Groepsklassementen en –documentatie Steeds geactualiseerde informatie Open cultuur en betere samenwerking Communicatie Teamwerk Ervaringsgericht leren Inspringen bij afwezige collegae

Manier van leidinggeven: Toegankelijkheid Aansturing van verschillende teams Coaching i.p.v. hiërarchische sturing Stimuleren van creativiteit Sturen op resultaten Responsabilisering van medewerkers

Anders werken als katalysator voor: Gemotiveerde ambtenaren Verantwoordelijkheden Zelfstandig en resultaatgericht werken Telewerk Uitbouwen back-office vr Electronic-government Digitale werking Proceshertekening

Verandering moet gedragen worden door de leidinggevenden én de basis Doelstellingen voor de betrokken diensten: VISIE op hun toekomstige organisatie In kaart brengen van huidige manier van werken Uitwerking EIGEN concept, ambitie op Korte Termijn Veranderingstraject als LEERPROCES Want Verandering moet gedragen worden door de leidinggevenden én de basis

Kantoor van de toekomst Ondersteunt de werking van de organisatie Moedigt de open cultuur aan Werkplekken, aangepast aan de uit te voeren taken (wisselend!) Ondersteunt digitale werking Verminderen van leegstand (efficiënter gebruik) Uitgangspunten Anders Werken Ondersteunt de werking: voorziet in alle faciliteiten Activiteitsgerelateerd: open werkplekken, gesloten werkplekken (indiv., team), open overleg,… Minder leegstand: niemand heeft een vaste werkplek, wisselwerkplekken

Anders Werken Faciliteiten Hoe kunnen de aangeboden faciliteiten deze visie ondersteunen? Door een efficiënte uitbouw van een geschikte werkomgeving

Generiek concept = mix van diverse types werkplekken Werkplekken Opmerking : géén toegewezen plaatsen Overlegfaciliteiten Publieksruimten Archief en documentatie Diversen

Werkplek in de open ruimte, vrije of groepsopstelling is mogelijk Open werkplekken Werkplek in de open ruimte, vrije of groepsopstelling is mogelijk Clean desk-principe

Concentratiewerkplekken Werkplek in een afgesloten ruimte voor geconcentreerd werk Individuele Cockpit

Werkplek om rustig alleen of met 2 te werken, intern of extern overleg Lounge werkplek Werkplek om rustig alleen of met 2 te werken, intern of extern overleg

Touch down werkplekken Werkplek voor kort gebruik bvb. raadplegen van mailbox

Bibliotheek Ruimte voor het raadplegen van documentatie met stiltewerkplekken (bvb : juridisch werk)

Overlegfaciliteiten

Telefoneerhoek Plek geschikt voor het voeren van telefoongesprekken

Informele overlegruimte informeel overleg privacy aandacht voor akoestiek

Gesloten vergaderzalen Afgesloten ruimte voor (vertrouwelijke) vergaderingen en presentaties

(kleine vergaderzaal) Teamcockpit Afgesloten ruimte waarvan een team altijd gebruik kan maken voor het intern overleg (kleine vergaderzaal)

Projectkamer Afgesloten ruimte waar een team gedurende de periode van een project gebruik van kan maken

Publieksruimten

Zithoek in de nabijheid van het onthaal Ontvangstruimte Zithoek in de nabijheid van het onthaal

Koffiehoek Pauzeruimte voor het personeel in de nabijheid van de kitchenette, waar men informeel kan samen komen en iets eten en/of drinken

Archief en documentatie

Halfhoge dossierkasten Regelmatig geraadpleegde dossiers Opstelling in open ruimte Bekijken van dossiers op bovenblad

Archiefruimte Opslagruimte voor dossiers met een semi-statisch karakter

Ruimte voor printer, fax, kopieermachine,... Serviceruimte Ruimte voor printer, fax, kopieermachine,...

Diversen

Lockers & vestiaire Afsluitbare kastjes voor persoonlijke spullen afgewisseld met vestiaire

Post- en telefoonmeubel Persoonlijke postvakjes en laadwand voor draadloze telefoontoestellen

AW-projecten Boudewijngebouw (2000 & 2005) Phoenix (2003) VAC Hasselt (Hendrik Van Veldeke) (2002) Arenberg (2006) Ellips (2006 & 2009) VAC Antwerpen (Anna Bijns) (2006) VAC Leuven (2010) VAC Brugge (Jacob Van Maerlant) (2011) VAC Gent (2014)

VAC Gent

Invulling Anders Werken

VAC Gent: hoe gaan we ons voorbereiden ? Vraag is niet of we gaan anders werken, maar hoe we dat gaan doen. Ervaringen: Een goede voorbereiding is heel belangrijk voor het slagen van Anders Werken. Rol van de leidinggevenden is cruciaal. Niet alles is Anders Werken ! (verhuis op zich brengt ook al veranderingen mee)

Ondersteuning door AgO Instrumentendozen Anders Werken en Telewerken; www.agoweb.be Atelier Anders Werken Anders Werken train de trainer: datum: nog te bepalen Telewerken train de trainer: datum: nog te bepalen. Ad hoc advies op maat van uw organisatie. Begeleiding P&O werkgroep Anders Werken VAC Gent definitieve start: september 2012 thematische, ervaringsgerichte aanpak: - opmaken en invullen voorbereidend traject - positieve ervaringen en leerpunten.

Voorbereiding op AW Inventariseren: Wie verhuist ? Naar waar ? Aandachtspunten ? Informeren: Wat ? Waarom ? Wanneer ? site AFM; info geven; bezoeken aan AW-kantooromgeving … Bekommernissen capteren: Aandachtspunten ? Mogelijke oplossingen ? Concretiseren: Werfbezoek; gebouwbezoek; werkplekbezoek in VAC. Realiseren: Hoe je werk doen in een AW-kantooromgeving ? o.m. privacy ? Vertrouwelijkheid van informatie ?

Meer info ? VAC Gent: AFM: Ondersteuning: www.agoweb.be Atelier Anders Werken gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be http://www.youtube.com/watch?v=AxBJBirzrK0