Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inhoud Inleiding Discimus Edison Tot slot opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 I. Inleiding Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Edison Discimus Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Edison Idee: School voert informatie in in het softwarepakket Op vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturen Dag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Discimus Discimus = “Wij leren” Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Discimus Idee School voert informatie in in het softwarepakket Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Softwareleveranciers AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 II. Discimus Discimus Algemeen Inschrijvingen Afwezigheden Leerlingenkenmerken Identificatiegegevens (GRP) Inschrijving (INS) Inschrijvingsgegevens (INSADM) Foutmeldingen Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Discimus Algemeen Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen 1 oktober In- en uitschrijvingen Problematische afwezigheid Voltijds engagement Wijziging leerlingenkenmerken Later? studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingen 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingen Webservices CreëerGRP CreëerINSADM WijzigGRP WijzigINSADM AnnuleerGRP AnnuleerINSADM RaadpleegGRP RaadpleegINSADM CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS  Opvolging nodig! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Sinds mei 2012 Overlap in InschrAdmgr Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Afwezigheden Raadplegen Eigen school Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) bij schoolwijziging opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen na inschrijving opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Identificatiegegevens (GRP) Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Identificatiegegevens (GRP) Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inschrijving (INS) nieuw veld “Inschrijvingsdatum” Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Begin- en einddatum Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl: Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie Te wijzigen bij vroege uitschrijving Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Informatie vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: Normaal ingeschreven Onbekend Niet ingeschreven Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Inschrijvingsgegevens (INSADM) Vestigingsplaats Gebruik van Discimus_nr vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen Te weinig taalvakken De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen INSZ-nummer onjuist Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer Postcode vorm onjuist voor dit land Persoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen Soms ook dingen als Er bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRP Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS  Contacteer uw softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutmeldingen Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam.  Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Wijzigingen nadien Over situatie 1 oktober of 1 februari (meer dan een week na de betreffende teldag)  Contacteer uw verificateur (wijzigingen worden niet automatisch vanuit Discimus overgezet naar de aangemaakte telling.) Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag  Invoeren in Discimus, wordt mee verwerkt. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 III. Edison Inleiding Terugzendingen Overschrijven van zendingen GON-zending Tucht Onderwijs aan huis Leerlingenstages Studiebewijzen Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inleiding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inleiding 04000100000203424931100130004417.09.201330.06.2014NTC4 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Inleiding Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaar Versturen naar AgODi via server van WebEDISON  aparte login via identiteitskaart of token nodig.  Helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met de verzonden gegevens (bvb. studiebewijzen) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Terugzendingen Leesbare vorm: Of om in pakket te importeren: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Terugzendingen Voorbeeld overzichtsrapport: opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Terugzendingen 3 soorten: Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.  geen nieuwe zending nodig Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Terugzendingen Extra terugzending bij aanmaak telling en na verificatie: Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) (Deze “terugzending” volgt dus niet op een zending!) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 GON-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatie van de leerlingen specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 GON-zending Principe van overschrijven van zendingen: 2 oktober: Zending met 99 leerlingen 3 oktober: Zending met 1 leerling Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: 3 oktober: Zending met 100 leerlingen! 1 GON-leerling op 1-10-2013 100 GON-leerlingen op 1-10-2013 99 GON-leerlingen op 1-10-2013 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Tucht Doel? in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatie van de leerling + specifieke informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer? bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum Zending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer? tussen 15 en 31 mei Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Leerlingenstages Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Studiebewijzen Doel? studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … ) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2014 31/01/2014 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan  meerdere zendingen voor één leerling mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Studiebewijzen Welke leerlingen opnemen? alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behalen eventueel “nog geen beslissing” lijst met anomalieën: te bekijken! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Studiebewijzen Latere aanvullingen nieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige volledig! aanvulling na uitgestelde beslissing? steeds in samenspraak met verificateur! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten Fatale fout bij Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Foutenrapporten Voorbeeld opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 IV. Tot slot Identificatienummer Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit School AgODi Softwareleverancier opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 IV. Tot slot omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http://www.agodi.be  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/ Schooldirect: http://www.schooldirect.be/ opleiding schoolsecretariaten 2013-2014