Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Presentatie over: "Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten"— Transcript van de presentatie:

1 Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten
Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar Lesgevers: Jeroen Goormans en Lise Van Proeyen

2 Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AGODI.

3 Inhoud Inleiding Discimus Edison Mijn Onderwijs Tot slot

4 I. Inleiding Gebruik van leerlingengegevens door AGODI Edison Discimus
Mijn Onderwijs Softwareleveranciers Toegangsbeheer

5 Gebruik van leerlingengegevens door AGODI
Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van individuele gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, voor statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties, …  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

6 Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON Nieuw vanaf 2018 : via webservices geïntegreerd in softwarepakket

7 Edison Idee: School voert informatie in in het softwarepakket
Aanmaak van een (groot) tekstbestand Versturen van dit bestand (Nieuw: rechtstreeks vanuit het pakket) Onmiddellijk: check of goed is aangekomen (basiscontrole, bvb geldige structuur) Nachtverwerking Dag nadien: terugzending ophalen en bekijken!

8 Discimus Discimus = “Wij leren”
Sinds schooljaar (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket

9 Discimus Idee School voert informatie in in het softwarepakket
Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODI Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Mogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt

10 Mijn Onderwijs Beveiligde website mijnonderwijs.vlaanderen.be
Website met Documenten (bvb dienstbrieven, databundels, …) Toepassingen (bvb Dataloep, aanvraag documenten Discimus, …) Twee versies: Voor onderwijspersoneel voor jou als personeelslid met jouw persoonlijke gegevens Voor directies en administraties voor jou als medewerker van een bepaalde school

11 Softwareleveranciers
AGODI stelt ter beschikking hoe de webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.

12 Toegangsbeheer Ofwel in schoolsoftwarepakket:
Toegang volgens de methode van het pakket Verschillende rollen Beheer van wie wat mag, gebeurt binnen het pakket Ofwel via ACM/IDM Via e-ID, token, app, … Directeur is beheerder en kent rollen toe Aanmaken van Edison-zendingen Uitwisselen met Discimus Leerlingenbeheer Mijn Onderwijs Versturen van Edison-zendingen

13 II. Discimus Discimus Algemeen Inschrijvingen Afwezigheden
Leerlingenkenmerken Identificatiegegevens (GRP) Inschrijving (INS) Inschrijvingsgegevens (INSADM) Rapport “Overzicht ingeschreven leerlingen” Raadpleeg schoolloopbaan Automatische controle toelatingsvoorwaarden Automatische controle overgangsvoorwaarden Studiebewijzen Rapport “Overzicht studiebewijzen” Melding tucht

14 Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen
Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden Leerlingenkenmerken Studiebewijzen Definitieve uitsluitingen

15 Discimus Algemeen Afgeschafte Edison-zendingen Eerste drie schooldagen
1 oktober In- en uitschrijvingen Problematische afwezigheid Voltijds engagement Wijziging leerlingenkenmerken Studiebewijzen GON Tucht Later? onderwijs aan huis, stages

16 Inschrijvingen Inschrijving in Administratieve groep (INSADM)
- Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens Geregistreerd persoon - Stamnummer - Identificatiegegevens - adres Inschrijving - Inschrijvingsdatum - Begindatum Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens

17 Inschrijvingen 1-09-2015  31-08-2016, 1e leerjaar A, …
Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens Geregistreerd persoon - Stamnummer - Identificatiegegevens - adres  , 2e lj 1e gr Techniek Wetenschappen, … Inschrijving - Inschrijvingsdatum - Begindatum Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens  , 2e lj 1e gr Industriële Wetenschappen, … Inschrijving in Administratieve groep (INSADM) - Begindatum - Einddatum - Specifieke inschrijvingsgegevens 8 mei 2015 1 september 2015  , 1e lj 2e gr Elektriciteit-Elektronica, …

18 Inschrijvingen  Opvolging nodig! Webservices CreëerGRP CreëerINSADM
WijzigGRP WijzigINSADM AnnuleerGRP AnnuleerINSADM RaadpleegGRP RaadpleegINSADM CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS  Opvolging nodig!

19 Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Overlap in InschrAdmgr
Welke leerling, periode, andere school, inschrijvingsdatum Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan

20 Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode
Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan

21 Afwezigheden Raadplegen Eigen school
Over scholen heen (Z-, B- en C-codes) bij schoolwijziging

22 Leerlingenkenmerken

23 Leerlingenkenmerken Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier
Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Zoek Leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen na inschrijving

24 Identificatiegegevens (GRP)
Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit

25 Identificatiegegevens (GRP)
Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AGODI de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!

26 Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer
zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40

27 Identificatienummer Leerling aan AGODI gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht Te importeren via web service RaadpleegPersoon

28 Inschrijving (INS) veld “Inschrijvingsdatum”
Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school veld “Begindatum in de school” Datum waarop de leerling voor de eerste keer verwacht wordt in de school 1 sept voor een inschrijving voor het volgende schooljaar Een andere dag voor een inschrijving tijdens het schooljaar

29 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering

30 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Individueel aangepast curriculum Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Type buitengewoon onderwijs Verblijfsregeling Informatie vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking

31 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Begin- en einddatum Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging admgr of vpl: Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling 03 : regelmatige niet-financierbare leerling

32 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie Te wijzigen bij vroege uitschrijving Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info …

33 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Informatie vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: Normaal ingeschreven Onbekend Niet ingeschreven Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO

34 Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de school Afwijking toelatingsvoorwaarden AN Enkel in te vullen voor OKAN-leerlingen (SO en DBSO) Moet “ja” zijn als een afwijking op de toelatingsvoorwaarden (vb. leeftijd) nodig is voor de leerling Individueel aangepast curriculum alle leerlingen met een verslag BuO die het gewone curriculum niet volgen

35 Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Op Mijn Onderwijs

36 Rapport “overzicht ingeschreven leerlingen”
Aangemaakt op initiatief van verificateur Zelf aan te vragen via Mijn Onderwijs Of als pakket het toelaat: via het pakket Interessant in het begin van het schooljaar, maar ook als voorbereiding op en na verificatie!

37 Raadpleeg schoolloopbaan
In welke richting en in welke school/scholen waren mijn nieuwe leerlingen vorig schooljaar ingeschreven Bij een late inschrijving tijdens het schooljaar : ook de inschrijvingsgegevens van begin schooljaar Bij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven Enkel gegevens van secundair en lager onderwijs

38 Studiebewijzen In Discimus vanaf schooljaar 2016-2017 Doel?
Studieverloop van leerling in kaart brengen Controle van toelatingsvoorwaarden Leer- en ervaringsdatabank Scholen info geven over behaalde studiebewijzen van ingeschreven leerlingen Wanneer? Registratie bij uitreiken van het studiebewijs

39 Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2019
31/01/2019 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan Voor elke leerling een afzonderlijke melding met daarin alle tot dan toe behaalde studiebewijzen van dat schooljaar. Elke nieuwe melding voor dezelfde leerling overschrijft de vorige.

40 Studiebewijzen Veldjes per studiebewijs Administratieve groep
Uitreikingsdatum Soort bewijs Uitgestelde beslissing (J/N) Eventueel: clausulering Eventueel: Instellingsnummer gezamenlijk diploma bij HBO verpleegkunde

41 Studiebewijzen Soort bewijs A-attest, B-attest, C-attest
Getuigschrift 1e graad, … Diploma SO Certificaat Getuigschrift bedrijfsbeheer Attest verworven competenties DBSO, verworven bekwaamheden IAC, regelmatige lesbijwoning OKAN, … Getuigschrift OV1, OV2, … Bewijs van beroepskwalificatie (duaal)

42 Studiebewijzen Clausulering bij B-attest:
Voor een of meerdere onderwijsvormen Voor onderwijsvorm(en) behalve voor administratieve groepen Voor onderwijsvorm(en) en bijkomende administratieve groepen Voor administratieve groepen Opgelet, tegenhanger administratieve groep in duaal apart te clausuleren (in tegenstelling tot BuSO OV4)

43 Studiebewijzen Uitstel deliberatie tot het einde van de graad
Attest van regelmatige lesbijwoning – uitstel deliberatie tot het einde van de graad Attest van regelmatige lesbijwoning – overgaan met tekorten Jaar nadien bij C- of B-attest mogelijkheid tot uitreiken studiebewijs voor 1e jaar van de graad Of bij schoolwisseling op datum 30/06 vorig schooljaar…

44 Studiebewijzen Leerling moet regelmatig ingeschreven zijn in de administratieve groep Behalve bij het modulair onderwijs: mogelijk om certificaten te behalen uit verschillende administratieve groepen Raadplegen van studiebewijzen: Wat heeft de eigen school geregistreerd? Wat heeft de leerling behaald in de vorige school?

45 Rapport “overzicht studiebewijzen”

46 Pauze

47 Controle toelatingsvoorwaarden
Hulpmiddel om te zien aan welke leerlingen je prioritair aandacht moet besteden. Controle op basis van in Discimus aanwezige studiebewijzen (vanaf ) Houdt rekening met andere toelatingsvoorwaarden : - leeftijd - beslissing klassenraad nodig? - …

48 Controle toelatingsvoorwaarden
Voorlopig enkel voor gewoon voltijds secundair onderwijs en BuSO OV 4. Beperkt tot de eerste 6 leerjaren (1e en 2e lj van de 1e, 2e en 3e graad) Niet voor OKAN

49 Controle toelatingsvoorwaarden
Mogelijke conclusies : - voldoet - voldoet mits … - voldoet niet - onvoldoende info Bij “voldoet niet”  kritisch bekijken, controle enkel gebaseerd op gegevens in Discimus. Mogelijk voldoet de leerling wel wegens andere redenen : - studies in het buitenland - studiebewijs behaald voor Examencommissie - studiebewijs foutief geregistreerd in Discimus - leerling heeft gunstig studiebewijs van vóór …

50 Controle overgangsvoorwaarden
Soms zijn er bijkomende voorwaarden als een leerling in de loop van het schooljaar wil veranderen van studierichting, onderwijsvorm, … Discimus geeft aan wanneer er een klassenraadsbeslissing nodig is. Enkel bij overgang binnen hetzelfde leerjaar

51 Controle overgangsvoorwaarden
Voorlopig enkel voor gewoon voltijds secundair onderwijs en BuSO OV 4. Beperkt tot de 1e graad Voor andere graden zelf bekijken of er een beslissing van de toelatingsklassenraad nodig is of niet !

52 Melding tucht Enkel nodig bij een definitieve uitsluiting
Ook voor definitieve uitsluitingen op het einde van het schooljaar Kan ook gebeuren voor leerlingen waarvoor (nog) geen afwezigheidscode T geregistreerd werd. Bevat enkel identificatiegegevens en de begindatum van de definitieve uitsluiting  Staat dus los van de registratie van afwezigheden!

53 Koppeling met softwarepakket
AGODI moet weten aan welk pakket de school toestemming geeft om gegevens te registreren: Persoon en inschrijving Leerlingenkenmerken Aanwezigheden Studiebewijzen Tuchtmeldingen Of een pakket kan ook enkel leesrechten krijgen… Bij wijziging: melden aan Foutmelding: Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school.

54 III. Edison Inleiding Terugzending Onderwijs aan huis Leerlingenstages
Foutenrapporten

55 Inleiding Softwarepakket maakt tekst-bestanden klaar
Uitrol vanaf 2018: Versturen naar AGODI vanuit het pakket Ook hier moet AGODI (zoals bij Discimus) weten welk pakket de school gebruikt!

56 Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending
belangrijk om deze op te volgen! Vlak na het verzenden: melding of goed ontvangen met eerste controle van de structuur Volgende dag: foutenrapport

57 Terugzendingen Eventueel met bijkomende informatie
3 soorten: Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit.  geen nieuwe zending nodig Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren!

58 Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer?
bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)

59 Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending?
Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 december

60 Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode?
wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens Zending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december

61 Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer?
tussen 15 mei en 31 augustus Welke gegevens? identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal

62 Leerlingenstages KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se
Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO

63 Leerlingenstages Principe van overschrijven van zendingen:
20 mei: Zending met 99 leerlingen 21 mei: Zending met 1 leerling Resultaat: slechts 1 leerling in de databank! Correct: 21 mei: Zending met 100 leerlingen! 100 leerlingen op 1 leerling op 99 leerlingen op

64 Foutenrapporten Fatale fout bij
Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware

65 IV. Mijn Onderwijs

66

67

68 Mijn profiel Mogelijk om de juiste mensen toegang te geven tot de juiste documenten Via de lokale beheerder (zoals WebEDISON) Instellen attendering

69

70 Thema’s Doorlichting Leerlingen Omkadering en toelagen Personeel
Salarisoverzichten Statistieken en Dataloep Structuur en organisatie Verificatie  Openbaar / vertrouwelijk 

71

72

73 Documenten Zie (!) Thema leerlingen (!) : Dienstbrieven in verband met leerlingen, zoals onderwijs aan huis, problematische afwezigheden, zorgwekkend dossier, huisonderwijs … Discimus: overzichten van geregistreerde leerlingengegevens Documenten met betrekking tot speciale onderwijsleermiddelen

74 Documenten Thema structuur en organisatie
Alle documenten en meldingen met betrekking tot structuur en organisatie van de instelling, zoals algemene gegevens, nieuwe vestigingsplaats, herstructureringen, programmatie, rationalisatie, samenstelling scholengemeenschap, omzettingen, overhevelingen, erkenningen ... Thema verificatie Verificatieverslag Thema omkadering en toelagen Alle dienstbrieven in verband met berekening, toekenning en aanwending van omkadering en toelagen

75 Databundels Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken
Personeelsaantallen Attesteringen Studiebewijzen Schoolse vorderingen en zittenblijven Leerlingenstromen IN Leerlingenstromen UIT Hoger onderwijs Vroegtijdig schoolverlaten

76 Dataloep Leerlingenaantallen Leerlingenkenmerken Dynamisch
Eigen keuze van “Mijn school” Eigen keuze van vergelijkingsbasis

77 Aanvraag feedbackdocumenten

78 Gebruikersgids

79 Software-leverancier
V. Tot slot Identificatienummer Foutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison) Samenwerken voor kwaliteit School AGODI Software-leverancier

80 V. Tot slot  Adressen en contactgegevens
omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 contactgegevens verificatie en dossierbeheerder  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen Schooldirect: Mijn Onderwijs: