Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013.

Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

2 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 2 Inleiding (1) SCHOLENMATERIE  Doel van deze cursus?  ABC voor beginners  Hoe is de cursus opgebouwd?  Communicatiestroom tussen school en AgODi  Processen tijdens een schooljaar. Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

3 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 3 Inleiding (2)  Onderwijsketting Leerlingen Leerlingenadministratie en het leerlingendossier -> Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel basisonderwijs en CLB Personeel

4 www.agodi.be AgODi Terminologie (1) Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: 023077 211 42011 12 instellingsnummer hoofdstructuur NIS-code Soort instelling en IM 4Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

5 www.agodi.be AgODi Terminologie (2) Wat is een instelling/school/niveau/vestigingsplaats / administratieve groep? BV. basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijs instellingsnummer 15  Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen  Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111 −Administratieve groep: kleuterklas  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 −Administratieve groepen: 1 ste lj, 2 e lj, 3 e lj  Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 −Administratieve groepen: 4 e lj, 5 e lj, 6 e lj opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5

6 www.agodi.be AgODi Terminologie (3) Wat is een BO-school /type /pedagogische eenheid of leerlingengroep? Bv. basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijs instellingsnummer 16  Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent  Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121 −Administratieve groep kleuterklas type 4* – PE1, PE2  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221 −Administratieve groepen: lager ond. type 4 en type 8* – PE1, PE2, PE3, PE4 *Type 4 en type 8 -> zie BO-types PE = pedagogische eenheid opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 6

7 www.agodi.be AgODi Terminologie (4) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types:  type 1 - licht mentale handicap;  type 2 - matige of ernstige mentale handicap;  type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen;  type 4 - fysieke handicap;  type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium;  type 6 - visuele handicap;  type 7 - auditieve handicap;  type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 7

8 www.agodi.be AgODi Terminologie (5)  Programmatie van een school: oprichting  Herstructurering van een school: wijziging in de structuur van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau (+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types)  Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen  Teldag (1 ste schooldag van oktober/februari)  Instapdag (1 ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1 ste schooldag februari en na hemelvaart) opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 8

9 www.agodi.be AgODi Terminologie (6)  BAO: basisonderwijs  AN: anderstalige nieuwkomers  GAN: gewezen anderstalige nieuwkomers  GOK: gelijke onderwijskansen  SES: socio-economische status  SOL: speciale onderwijsleermiddelen  LVB: levensbeschouwelijke vakken  CLB: centrum voor leerlingenbegeleiding  KR: klassenraad  … opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 9

10 www.agodi.be AgODi Terminologie (7)  GON: geïntegreerd onderwijs  samenwerking tussen gewoon en BO  voor leerlingen met handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden  volgen les in gewoon onderwijs  met hulp vanuit het buitengewoon onderwijs  begeleiding kan niveau-overschrijdend  ION: inclusief onderwijs (enkel type 2) opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 10

11 www.agodi.be AgODi Terminologie (8)  OAH: Onderwijs aan huis  TOAH Tijdelijk onderwijs aan huis  POAH Permanent onderwijs aan huis  onderwijsverstrekker: leerkracht  Huisonderwijs  kiezen voor huisonderwijs of onderwijs in een school  onderwijsverstrekker: ouders/derden opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 11

12 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 12 Gegevensdoorstroom (1)  Hoe gebeurt de communicatie?  Zendingen  Formulieren  Dienstbrieven  E-mail -> nazicht formulier BAO ‘Algemene gegevens’!  Telefoon -> contactpersonen AgODi- website

13 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 Gegevensdoorstroom (2) Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig- heden Doorgeven schoolgegevens Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-en BKL- formulieren Leerplichtcontrole Verificatie Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen en Discimus 13

14 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 14 Inschrijving (1)  Inschrijving leerling  Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement  Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke school!

15 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 15 Inschrijving (2)  Info:  Wetwijs ‘inschrijvingen leerlingen’  Regelgeving omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’

16 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 16 Inschrijving (3)  Toelatingsvoorwaarden  Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad −Aanwezigheid in kleuteronderwijs of taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs  Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs  Info:  Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’

17 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 17 Inschrijving (4)  Inschrijvingsdocumenten: o.a.  identiteitsbewijs (rijksregisternummer!)  attest trekkende bevolking  attest thuisloos/plaatsing coëff. 1,5  formulier keuze levensbeschouwelijke vakken  formulier leerlingenkenmerken  verklaring ivm onthaalonderwijs … Formulieren laten ondertekenen én dateren!

18 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 18 Inschrijving (5)  Registratie in de databank  Stamboek  Uniek stamnummer  Begindatum & instapdata (< 3-jarigen gewoon ond)  Uitprint voor verificateur  Overzichtslijst met leerlingenaantallen  Info  Wetwijs ‘Controle leerlingen in het gewoon/buitengewoon onderwijs’

19 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 Leerlingenzendingen (1) Zending eerste drie schooldagen Zending 1 oktober GON-zending Zending 30/06 kleuter- aanwezigheden Zending 1 februari Zendingen problematische afwezigheden 19

20 www.agodi.be AgODi Leerlingenzendingen (2)  Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6 – uitz. zending probl. afwez.)  Terugzendingen  Info over doorgestuurde gegevens: Leerlingenaantallen + alle details  Info over de verwerking v/d zending: Verwerkt? Fouten?  Extra: leerlingenkenmerken, rijksregisternummers opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 20

21 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 21 Leerlingenzendingen (3) Info: Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs’ E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.beleerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be Gewoon onderwijs: Antwerpen:02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17 Limburg:02 553 99 33 Oost-Vlaanderen:02 553 92 05 Vlaams-Brabant:02 553 92 17 West-Vlaanderen:02 553 93 87 Buitengewoon onderwijs:02 553 92 04

22 www.agodi.be AgODi Discimus (1) Situering:  Vraag van de minister naar realisatie van een geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van  inschrijvingen  afwezigheden  attesten  schoolloopbanen  kenmerken van leerlingen…  Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn… opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 22

23 www.agodi.be AgODi Discimus (2) Deelnemers:  Gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs, uitgezonderd type 5  Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)  Latere fase  Buitengewoon onderwijs type 5  Deeltijds kunstonderwijs  Syntra opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 23

24 www.agodi.be AgODi Discimus (3)  Automatische uitwisseling van gerealiseerde in- en uitschrijvingen  Dus geen weigeringen en geen aanmeldingen  Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar  Ontbrekende rijksregisternummers en BIS-nummers kunnen worden opgevraagd via het schooladministratiepakket  Vanaf schooljaar 2013 – 2014:  Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens −Vanaf februari 2013 kunnen scholen dit al uittesten −Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens  Uitwisseling van leerlingenkenmerken, … opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 24

25 www.agodi.be AgODi Discimus (4)  Eén omzendbrief voor basis- én secundair onderwijs  Contactpersonen in afdelingen ‘scholen’  Lijst van FAQ’s voor scholen Link: DISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelenDISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelen  Scholen krijgen ook via Schooldirect info opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 25

26 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 26 Schoolveranderingen (1)  Schriftelijk na 1 ste schooldag van september  Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn  Aangetekend  Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na melding  Getekend en gedateerd ontvangstbewijs  Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na ontvangstmelding

27 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 27 Schoolveranderingen (2) Voorbeeld ter verduidelijking:  Een kleuter is vanaf 1 ste schooldag september ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld. -> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A. -> Kleuter telt niet mee voor instap na de paasvakantie.

28 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 28 Aanwezigheden (1)  Codes kleuteronderwijs  L = te laat gekomen  A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie)  Vertikaal streepje (l) = aanwezig (…)  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!  Evt. subtotalen bij kleuters ifv de toelatingsvoorwaarden lager onderwijs

29 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 29 Aanwezigheden (2)  Codes lager onderwijs  Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts)  Code H bij revalidatie + revalidatiedossier  Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… −mits officieel doc./verklaring ouders  Andere codes zoals Q, S, P, O, … −mits attest én toestemming directie!  Code B bij ongewettigde afwezigheid + begeleidingsdossier (…)

30 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 30 Aanwezigheden (3)  Info:  Wetwijs ‘Aanwezigheden’  Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’ BAO/2002/11BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’

31 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 31 Klasseren  Algemene regel: op stamnummer  Inschrijvingsdocumenten  Formulieren leerlingenkenmerken (GOK- formulieren)  Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en protocols)…  Afwezigheidsattesten: Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling  Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken: Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep

32 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 32 Verificatie (1)  O.a. controle van de leerlingengegevens  Inschrijvingsregister en -documenten  Stamboekregister  Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen  Aanwezigheidsregisters, begeleidings- en revalidatiedossiers …  Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden  Verificatieverslag

33 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 33 Verificatie (2)  Info:  Wetwijs thema ‘Controle…’ of ‘Verificatie’  Regelgeving:  Omzendbrieven: BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/04 BaO/2006/05  Bijlagen en linken!

34 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 34 Omkadering (1)  Lestijdenpakket op schoolniveau  LT volgens de schalen: op basis van schoolkenmerken  SES-LT: op basis van leerlingenkenmerken −Taal −Opleiding moeder −Schooltoelagen  Aanvullende LT (LT voor godsdienst, niet- confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing, LT OAH …)

35 www.agodi.be AgODi Omkadering (2)  Uren- en puntenpakketten op schoolniveau  Uren kinderverzorging….  Punten ICT en administratieve ondersteuning (punten zorg enkel voor scholen die niet in scholengemeenschap zitten)  Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap (punten zorg en stimulus)  + GON-eenheden, GOK-LT in BO (…) opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 35

36 www.agodi.be AgODi Werkingstoelagen (1)  Werkingsbudget  Nascholing  Geïntegreerd onderwijs  ICT-coördinatoren  Anderstalige nieuwkomers  Vervoerskosten OAH, gemeenschapsbijdrage, ION-toelage  Omzendbrief BAO/2002/04 – Overzicht toelagen opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 36

37 www.agodi.be AgODi Werkingstoelagen (2)  Timing  voorschot : januari (50%)  saldo: juni (50%)  derde schijf: afhankelijk van begrotingscontrole  Bestaat uit drie delen:  Objectieve verschillen (niet voor VGO)  Leerlingenkenmerken  Schoolkenmerken (= basisfinanciering) opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 37

38 www.agodi.be AgODi Werkingstoelagen (3) Leerlingenkenmerken −Taal -> ifv omkadering én toelagen −Opleiding moeder-> ifv omkadering én toelagen −Schooltoelagen-> ifv omkadering én toelagen −Buurt-> enkel ifv toelagen Schoolkenmerken (= basisfinanciering) −niveau van de school −leerlingenaantal op de teldatum −(1e schooldag van februari schooljaar X-1 of 1e schooldag van oktober schooljaar X) opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 38

39 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 39 Schoolbeheerteam (SBT)  Behandeling van dossiers en aanvragen:  Dienstbrieven  Programmaties, herstructureringen, fusies  Wijzigingen schoolgegevens −naam directie −e-mailadres …  Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis  Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN  Verwerking documenten ivm aanwending omkadering  …

40 www.agodi.be AgODi BAO’s Gewoon basisonderwijs  BAO-formulieren:  BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school  ‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering  Herberekening in het kleuteronderwijs  Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…)  Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03 (BaO/2003/04)BaO/2003/04 opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 40

41 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 41 BKL’s Buitengewoon kleuter- en lager onderwijs  Invullen van de BKL-formulieren  Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat  Berekening urenpakket internaten  … Ook BAO Algemene gegevens  Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’‘Invullen van de BKL-formulieren’ BaO/2003/05 van 06-10-2003

42 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 42 Contact  http://www.ond.vlaanderen.be http://www.ond.vlaanderen.be  http://www.agodi.be http://www.agodi.be Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a.  Dossierbeheerder schoolbeheerteam  Dossierbeheerder werkstation  Verificateur (…)