Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Doelstellingen Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inhoud Inleiding (Edison en Discimus) Algemene begrippen Edison Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen Andere leerlingenzendingen Discimus Tot slot opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 I. Inleiding Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Edison Discimus Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Gebruik van leerlingengegevens door AgODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole Doorgeven van gegevens aan Schooltoelage Kinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank Cijfergegevens voor beleidsondersteuning  Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Edison Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement sinds 1995 sinds 2008: WebEDISON helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Discimus Nieuw in schooljaar 2012-2013 Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Softwareleveranciers AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

II. Algemene begrippen Edison Terugzendingen Foutenrapporten Overschrijven van zendingen Inschrijvingsgegevens Identificatienummer Soorten leerlingenzendingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending belangrijk om deze op te volgen! Enkele uren na de zending: melding ontvangst Volgende dag: foutenrapport Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met leerlingenaantallen, leerlingenkenmerken of afwezigheidscodes van de eerste 3 schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten 3 soorten: Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie, bijvoorbeeld over de leerlingenkenmerken Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit. Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! Opgelet, soms wel annulatie van vorige zending nodig opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Inschrijvingsgegevens Zending 1-2-3 september Zending 1 oktober Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen Telling 1 februari (of 15 januari / 1 juni) genereren we zelf op basis van de in- en uitschrijvingen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Inschrijvingsgegevens Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Identificatienummer Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx Bisnummer zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: zoeken in eigen databank opzoeken in rijksregister naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht terugzendingen met identificatienummers opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Soorten zendingen - zending 1 oktober - GON-zending stages voltijds engagement studiebewijzen eerste drie schooldagen in- en uitschrijvingen - problematische afwezigheden - tucht - onderwijs aan huis opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

III. Zending 1 oktober en in- en uitschrijvingen Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen Identificatierecord Inschrijvingsrecord Foutenrapporten Terugzendingen Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Zending 1 oktober Voor elke leerling identificatierecord Identieke structuur voor alle niveaus inschrijvingsrecord Specifieke inschrijvingsgegevens voor een leerling uit SO opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen Bij uit- of inschrijving na 1 oktober worden pas verwerkt nadat de zending van 1 oktober correct is verwerkt Bij wijziging van administratieve groep, vestigingsplaats, type buitengewoon onderwijs en verblijfsregeling school stuurt late inschrijving in eigen school systeem AgODi maakt vroege uitschrijving zelf aan Tijdig insturen! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Identificatierecord Recordtype Versienummer Recordvolgnummer Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Identificatienummer Geboortedatum Geslacht Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Instellingsnummer Hoofdstructuur Stamnummer Vestigingsplaats Huidige administratieve groep Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Taalregime Vreemde taalvak 1 Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3 Vreemde taalvak 4 Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Statuut Verpleegkunde Hoofdstructuur vorige inschrijving Datum eerste inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking Beschikbaarheid bevraagde GOK-gegevens Spreektaal moeder spreektaal vader spreektaal broer/zus spreektaal vrienden opleidingsniveau moeder opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Tellingsdatum van de zending 1 oktober voor de zending van 1/10 datum uitschrijving of inschrijving uitschrijving is steeds de kalenderdag net voor de inschrijving of de dag dat de ouders komen uitschrijven opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Financierbaarheid 02 : regelmatig financierbare leerling 01 : vrije leerling voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school 03 : regelmatige niet-financierbare leerling meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Hoofdstructuur vorige inschrijving enige dat wij vragen over de vorige inschrijving toegelaten waarden: "211" Gewoon lager onderwijs in een Vlaamse school "221" Buitengewoon lager onderwijs in een Vlaamse school "311" Voltijds gewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school "312" Deeltijds beroepssecundair onderwijs "321" Buitengewoon secundair onderwijs in een Vlaamse school “801” lager onderwijs in de Franstalige gemeenschap “802” secundair onderwijs in de Franstalige gemeenschap "999" Andere (Buitenland, arbeidsmarkt, Syntra, enz.) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Inschrijvingsrecord Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving enkel bij vroege uitschrijving wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole naar andere school overleden geen info … opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Oefeningen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Voorbeeld opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Andere voorbeelden fatale fouten Administratieve groep (admgr) niet ingericht Vestigingsplaatsnummer niet toegekend Telling niet open opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Fatale fouten: Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Nieuwe zending noodzakelijk! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Waarschuwende fouten: Andere schrijfwijze van naam als er wel een identificatienummer is meegestuurd Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart Aanpassen indien nodig Schoolbeheerteam contacteren bij onterechte foutmelding  Geen nieuwe zending nodig! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Fouten vermijden? zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken teruggezonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Informatieve boodschap Familienaam betrokken leerling verschijnt bij zending van late inschrijving of vroege uitschrijving. opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Foutenrapporten Extra informatie, bvb over de leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Terugzendingen Na zending 1 oktober Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) Globaal overzicht van de leerlingenkenmerken per school Overzicht van de leerlingenkenmerken per leerling opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Terugzendingen Leerlingenkenmerken worden in twee vormen teruggestuurd Niet-gestructureerd: leesbare vorm Gestructureerd: zodat de software de kenmerken kan importeren in het systeem Bekijk deze terugzendingen, ze geven waardevolle informatie! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Wijzigingen nadien Een nieuwe zending 1 oktober overschrijft volledig de vorige enkel in samenspraak met de verificateur Een nieuwe uit- of inschrijving overschrijft de vorige bij hetzelfde stamnummer en dezelfde geldigheidsdatum bij fout in geldigheidsdatum of stamnummer moet de vorige zending dus geannuleerd worden opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Wijzigingen nadien Bij fouten in identificatiegegevens (identificatienummer, naam, geboortedatum, …) verwittig schoolbeheerteam om toekomstige fouten in zendingen te vermijden Bij foutieve gegevens over de inschrijvingsgegevens (financierbaarheid, godsdienstkeuze, …) verwittig verificateur Uitzondering: aanvulling/wijziging leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

IV. Andere leerlingenzendingen Eerste drie schooldagen GON-zending Problematische Afwezigheid Tucht Onderwijs aan huis Leerlingenstages Studiebewijzen Voltijds engagement opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Eerste drie schooldagen Doel? leerplichtcontrole Wanneer? uiterlijk de 13de schooldag Welke gegevens? alle leerlingen die op minstens één van de drie eerste schooldagen zijn ingeschreven aanwezigheden (met code bij afwezigheid) op de eerste drie schooldagen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Eerste drie schooldagen Opgelet voor: na deze zending zijn de stamnummers in ons systeem gekoppeld aan de identificatiegegevens Terugzendingen foutenrapport + inhoudelijk rapport  bekijk dit kritisch! eventuele fouten hierin kunnen ervoor zorgen dat de leerlingen onnodig een waarschuwingsbrief krijgen opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Eerste drie schooldagen voorbeeld terugzending opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 GON-zending Doel? extra uren GON voor de school toekennen Wanneer? tussen 1 en 8 oktober Welke scholen? alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden Welke gegevens? identificatierecord van de leerlingen specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Problematische afwezigheid Doel? in kaart brengen van de problematiek studietoelage Wanneer? onmiddellijk nadat de leerling 30 halve dagen problematische afwezigheid heeft bereikt (B-code + F-code + K-code) Slechts 1 zending per leerling per schooljaar opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Problematische afwezigheid Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (datum 30ste B-code, leerplichtverantwoordelijke, … ) zorgwekkend dossier opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Tucht Doel? in kaart brengen van de problematiek indien nodig specifieke maatregelen Wanneer? onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht Welke gegevens? identificatierecord van de leerling + specifieke informatie opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Onderwijs aan huis Doel? toekennen van extra uren OAH Wanneer? bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH bij verlenging van OAH Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Onderwijs aan huis Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Onderwijs aan huis Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Leerlingenstages Doel? beleidsinformatie Wanneer? tussen 15 en 31 mei Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Leerlingenstages Welke scholen? Voltijds gewoon SO KSO, BSO, TSO (geen ASO) HBO verpleegkunde en Se-n-Se Buitengewoon SO OV1: enkel stages met productief karakter OV2: leerlingen uit tweede fase OV3: leerlingen uit kwalificatiefase OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Studiebewijzen Doel? studieverloop van leerling in kaart brengen verificatie van toelatingsvoorwaarden leer- en ervaringsdatabank Wanneer? Op eender welk moment van het schooljaar Welke gegevens? identificatierecord van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … ) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Studiebewijzen Geldigheidsdatum 30/06/2013 31/01/2013 mogelijk voor HBO/Se-n-Se andere data voor modulaire studierichtingen toegestaan  meerdere zendingen voor één leerling mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Studiebewijzen Welke leerlingen opnemen? alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behalen eventueel “nog geen beslissing” lijst met anomalieën: te bekijken! Latere aanvullingen nieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige aanvulling na uitgestelde beslissing? steeds in samenspraak met verificateur! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Voltijds engagement Doel? in kaart brengen van voltijds engagement in het DBSO Wanneer? telkens na een tellingsmoment bij uitschrijving van een leerling Tellingsmomenten vrijdag voor kerstvakantie vrijdag voor paasvakantie 30 juni opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Voltijds engagement Welke gegevens? aantal M- en K-codes van de leerling sinds het begin van het schooljaar ook de codes die de leerling eventueel in een andere school behaalde! Opgelet! het aantal M- en K-codes kan enkel stijgen juiste tellingsdatum gebruiken K-code: geen werkplek wegens manifeste onwil leerling (bij de PA?) F-code: niet aanwezig op de werkplek opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 V. Discimus Discimus Algemeen Discimus Inschrijvingen Discimus Afwezigheden opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Discimus Algemeen Doel van het project Capaciteitsproblemen Steeds grotere vraag naar gegevens Nood aan snelle beschikbaarheid Welke gegevens? In- en uitschrijvingsgegevens Afwezigheden  Basis- en secundair onderwijs opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 Discimus Algemeen Relatie school – softwareleverancier Melden aan schoolbeheerteam Meerdere mogelijk Planning 2013-2014: afschaffen eerste leerlingenzendingen Later: studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Discimus Inschrijvingen 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Discimus Inschrijvingen Webservices CreëerGRP CreëerINSADM WijzigGRP WijzigINSADM AnnuleerGRP AnnuleerINSADM RaadpleegGRP RaadpleegINSADM CreëerINS WijzigINS AnnuleerINS RaadpleegINS  Opvolging nodig! opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Discimus Inschrijvingen Dubbele inschrijvingen Sinds mei 2012 Overlap in InschrAdmgr Welke leerling, periode, andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

Discimus Afwezigheden Registratie Elke afwezigheidscode Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket Raadplegen Eigen school Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) Start in 2012-2013 (test-jaar) opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 VI. Tot slot Identificatienummer Terugzendingen Samenwerken voor kwaliteit School AgODi Softwareleverancier opleiding schoolsecretariaten 2012-2013

opleiding schoolsecretariaten 2012-2013 VI. Tot slot omzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01 http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/ contactgegevens verificatie en dossierbeheerder http://www.agodi.be  Adressen en contactgegevens invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/ Schooldirect: http://www.schooldirect.be/ opleiding schoolsecretariaten 2012-2013