Kees Klijs TU Eindhoven 9 nov. 2005 Consortium licenties Kees Klijs TU Eindhoven 9 nov. 2005

Het wetenschappelijk tijdschrift Belangrijkste formele communicatie-medium Artikelen moeten nieuw en uniek zijn Auteursrecht wordt meestal overgedragen aan de uitgever Uitgever heeft monopolistisch product Prijsstelling is arbitrair Enige karakteristieken van het wetenschappelijk tijdschrift omdat de belangrijkste licenties pakketten van wetenschappelijke tijdschriften zijn.

Traditionele acquisitie van tijdschriften Bibliotheken hebben abonnementen op afzonderlijke tijdschriften Beslissingen worden genomen over afzonderlijke abonnementen Beslissingen op basis van kwaliteit/ relevantie/ prijs Bestellingen liepen meestal via intermediairs (bijv. Swets) Geen directe contacten tussen bibliotheken en uitgevers

Aanleiding/begin nieuw model “Serials crisis”:een cyclisch proces van sterke prijsstijgingen (>10% per jaar) en opzeggingen Opkomst van het digitale tijdschrift naast de gedrukte versie; koppelverkoop, online bij print Uitgever komen met grote digitale verzameling, i.h.b. fulltext digitale tijdschriften online Bibliotheken gaan gezamenlijk onderhandelen voor gunstiger condities voor abonnementen print + online

Kenmerken van de deals 2000/2001 Print+online of online only Campusbrede toegang Toegang tot het hele pakket van de uitgever Prijs gebaseerd op historische uitgaven per universiteit (jaar min 1, of min 2) Afspraken over jaarlijkse prijsstijging (rond 5%) Mantelovereenkomst: facultatieve deelname per instelling, bilaterale contracten Uitgevers houden een stabiel inkomen, bibliotheken krijgen meer ‘content’ De eerste big deals hadden als algemene karakteristiek dat bibliotheken zich ten opzichte van de uitgever verplichtten om hun uitgavenpeil (inclusief een beperkte jaarlijkse prijsstijging) te handhaven en dat uitgever daarvoor toegang bood tot alle tijdschriften van het fonds. De uitgever was daarmee verzekerd van een stabiele inkomensstroom. De bibliotheken bleven wel meer betalen en kregen daarvoor toegang tot een veel grotere verzameling tijdschriften

Licentiecontracten Product/pakket Content (titels + jaargangen) ‘Cross access’ of het hele fonds Duur Prijs per jaar/ prijsmodellen ‘Price cap’ (max.) jaarlijkse prijsstijging Toegankelijk voor wie en vanaf waar, campus (IP domein), walk-in users, off-campus use ‘Archival rights’, ‘perpetual access’ IBL (alleen prints), course packs

Prijsmodellen Historische besteding Omvang van de populatie Omvang en inhoudelijk profiel van de populatie Omzet financieel van de universiteit Gebruik Het traditionele gedrukte tijdschrift had een vaste prijs. Prijsstelling van digitale producten is steeds meer op basis van relevantie voor de gebruiker

Licentiebureau UKB 2001 Eerst 0.6 fte, nu al meer dan 2 fte Inbedding in Surf-organisatie; Surfdiensten Contacten met uitgevers Voorbereiding licenties Contacten met de leden Coördinatie van licenties Beheer van de licentieadministratie Expertisecentrum licenties Omdat het aangaan een onderhouden een complex proces is en omdat onderhandelingen over condities beter gezamenlijk gehouden kunnen worden, begonnen de UKB bibliotheken samen te werken, en in 2001 werd een licentiebureau UKB opgericht. Er werd vanaf het begin samengewerkt met Surfdiensten, dat al veel ervaring had software licenties.

Voordelen digitale tijdschriften Campuswijde toegang: kan op elke werkplek geraadpleegd worden Digitale bibliotheek wordt virtuele bibliotheek (plaats- en tijd-onafhankelijk) Navigeren door clicken en linken Door linking vanuit zoeksystemen directe toegang naar de fulltext van het artikel Directe linking vanuit referenties in artikelen

Impact van de deals → gebruikers raken snel gewend aan het ruime aanbod van digitale tijdschriften en aan het netwerk van links van publicaties. Ze verwachten dat alle relevante tijdschriften zo toegankelijk zijn en met links verbonden

Typen uitgevers Grote commerciële uitgevers met multidisciplinair pakket tijdschriften Elsevier, Springer, Wiley, Blackwell Voormalige “university presses” Oxford, Cambridge “hors concours” multidisciplinair wereldklasse Nature, Science Society uitgevers ACS, AIP, APS, IOP, IEEE, AMS, SIAM Kleinere commerciële uitgevers Elk type uitgever vraagt om een verschillende benadering. Hoe hoger de status van het tijdschrift hoe sterker het monopolistische gedrag van de uitgever en hoe moeilijker het is om ermee te onderhandelen. Bijv. Nature dicteert zelf de voorwaarden.

Typen materialen Tijdschriften verzamelingen Bibliografische databases Elsevier Science Direct Bibliografische databases Web of Science, Scifinder, Psycinfo Nieuwsbronnen en kranten Lexis Nexis Wetten en jurisprudentie / overheid Kluwer law, Opmaat Naslag, encyclopedisch Enc. Britannica, vakgerichte naslagwerken E-books collecties

Big deals verlengen per 2005? Elsevier (incl. Academic Press) Springer (incl. Kluwer Academic) Wiley Blackwell (nieuwe deal, later toegevoegd) Een aantal belangrijke deals moest voor 2005 opnieuw onderhandeld worden. De onderhandelingen begonnen in 2004

Onderhandelingen nieuwe deals per 2005 Ontwikkelen van een gemeenschappelijke strategie Uitgangspunt: een deal voor alle universiteiten Betrekken van de Colleges van Bestuur (VSNU/SURF) Onderhandelingsdelegatie uit UKB, SURF en Surfdiensten Ontwerpen van een nieuw kostenverdeelmodel

Strategie 2005 Echte consortiumovereenkomst (één factuur). Alle (of geen) universiteiten nemen deel. Onderlinge kostenverdeling E-only als uitgangspunt We willen niet méér betalen en we willen hele pakketten blijven behouden Als dit niet lukt: zo veel mogelijk content voor de prijs van 2004 Wel zo veel mogelijk “access” voor een zo laag mogelijke prijs Slechts een zeer beperkte prijsstijging per jaar (1 of 2%) Geen pay-per-view arrangementen Zo min mogelijk administratieve lasten door transparante afspraken

Strategie 2005 vervolg 1 Overeenstemming met Springer en Wiley op basis van uitgangspunten Met Elsevier geen overeenstemming op deze uitgangspunten. Voorstel Elsevier 1: Toegang tot het hele pakket met een prijsstijging van 5% per jaar Voorstel Elsevier 2: toegang tot de 90% meest gebruikte tijdschriften voor de prijs 2004 gedurende 3 jaar. Dit betekent: geen toegang tot ¾ van de Elsevier titels

Strategie 2005 vervolg 2 90% van het gebruik betekent een veel kleiner aantal tijdschriften Discussies over de voors en tegens van 90% Voor: we betalen niet voor de tijdschriften die we weinig gebruiken en we kunnen het geld besteden aan andere (kleinere) uitgevers (flexibiliteit) Tegen: het aanbod wordt kwantitatief veel kleiner, hetgeen onhandig en onduidelijk is voor de gebruikers. Het resultaat is niet transparant en er is een groter administratieve last voor beide partijen Spanning tussen onderhandelingsdelegatie (principes) en achterban (pragmatiek)

Strategie 2005 vervolg 3 Drie opties: 100%, 90%, of geen consortium deal en iedere bibliotheek neemt alleen de strikt noodzakelijke tijdschriften Nieuwe onderhandelingen met als inzet 100% Eventueel meer prijsstijging accepteren als we extra content krijgen bijv. de backfiles Mogelijkheid om ook HBO, onderzoeksinstituten en ziekenhuizen in de deal mee te nemen. UKB/surfdiensten zullen dan voor de marketing zorgen

Mogelijkheden Kostenverdeelmodel Historisch: gebaseerd op besteding in het verleden Gebruik : gebaseerd op gebruik in afgelopen jaar/jaren Omvang van de gebruikersgroep (studenten+medewerkers) Omvang en profiel van de gebruikersgroep (studenten+medewerkers per onderwerpsgebied)

Kostenverdeelmodel 1 Gebaseerd op het aantal medewerkers per onderwerpsgebied en per universiteit Onderwerpsgebieden zijn breed en meetbaar HOOP: 9 onderwerpsgebieden: landbouw, natuur, techniek, gezondheid, economie, rechten, gedrag en maatschappij, onderwijs, taal en cultuur De tijdschriften worden ingedeeld in HOOP gebieden De prijs van het totale pakket wordt verdeeld over de Hoop gebieden op basis van de prijs van de tijdschriften per HOOP gebied De prijs van het pakket tijdschriften per HOOP gebied wordt verdeeld op basis van het aantal medewerkers per HOOP gebied per universiteit

Kostenverdeling schema Kolommen zijn onderwerpsgebieden (HOOP). De breedte van de kolommen is evenredig met de totale kosten van de tijdschriften in dat gebied (dus hoe meer tijdschriften en hoe duurder, des te breder de kolom) Kleuren zijn universiteiten De verticale verdeling geeft het relatieve aantal medewerkers aan in het gebied per universiteit Het totale oppervlak van een kleur geeft het deel aan dat de universiteit van deze deal moet betalen.

Kostenverdeelmodel 2 Studentenaantallen per HOOP gebied i.p.v. medewerkers (beter meetbaar) Samenvoeging van landbouw + natuur + techniek was nodig om de tijdschriften te kunnen indelen Samenvoeging onderwijs (weinig tijdschriften, weinig studenten) met gedrag en maatschappij Correcties voor de speciale positie van Delft en Wageningen (hoog historisch uitgavenniveau)

Kostenverdeelmodel 3 Soms grote discrepantie tussen nieuwe en oude kostenverdeling, demping gewenst: Meewegen van de totale omzet van de universiteit voor 1/3; 2/3 volgens de HOOP verdeling (grotere universiteiten hebben meer profijt van de multidisciplinaire pakketten) Demping: overgangsperiode van 4 jaar van historisch model naar dit model

Kostenverdelingsmodel 4 Nog steeds te grote verschillen met historische verdeling, verdere aanpassing nodig Meewegen van de totale omzet van de universiteit voor ½; andere ½ volgens HOOP verdeling Combineren van de 4 grote deals in een pakket Demping: Overgangsperiode van 10 jaar van historische verdeling naar nieuwe

Problemen BTW problematiek (van 6 naar 19%) Besluitvorming tussen leden van UKB Besluitvorming locaal bij de instellingen (financieringsmodellen verschillen) Communicatie met uitgevers Administratie van uitgevers klopt vaak niet

Voordelen Veel sterkere positie Veel gemeenschappelijke kennis opgebouwd Voor dezelfde prijs een veel groter aanbod voor de gebruikers Modelcontracten Bewaking van de contracten Uitwisseling van ervaringen met het buitenland (ICOLC)

Verder Nog meer gemeenschappelijke beleid en commitment is nodig Gemeenschappelijk beheer van licenties Uitbreiding van de gebruikerskring Nationaal licentiebeleid? Nationale licenties? Nieuwe publicatiemodellen Open access?