Anemoon project Vernieuwing administratieve informatieverwerking K.U.Leuven Academische Raad 8 februari 1999

Anemoon project K.U.Leuven I. ENKELE KRACHTLIJNEN VERNIEUWING I.1.Productiviteit / kwaliteit I.2.Procesverbeteringen voorbeelden I.3.Gemeenschappelijk systeem I.4.Alle domeinen komen aan bod I.5.Inspraak ook decentraal I.6.Lange termijn strategie OVERZICHT II. IDENTIFICATIE GEBRUIKERS II.1.WIE ? Identificatie nodig II.2.WIE ? Profielen II.3.WIE ? Elke faculteit anders III. CONCRETE PLANNEN FINANCIEN EN AANKOOP III.1.Uitgaven III.2.Inkomsten

Anemoon project K.U.Leuven I.1. PRODUCTIVITEIT/KWALITEIT Stroomlijnen processen KWALITEIT TIJD (tijdig, voorspelbaar) NAUWKEURIGHEID (juist, accuraat, consistent) KLANTGERICHT (service, transparantie) PRODUCTIVITEIT EFFICIENTIE (optimaal middelengebruik) EFFECTIVITEIT (doeltreffendheid) GEBRUIKSVRIENDELIJK

Anemoon project K.U.Leuven STROOMLIJNEN CENTRALE/DECENTRALE WERKING I.2. PROCESVERBETERINGEN (VB1) decentraalcentraal () PROCES VOOR NA

Anemoon project K.U.Leuven I.2. PROCESVERBETERINGEN (VB2) PAPIERSTROMEN VERMINDEREN / WORKFLOW AUTOMATISCH WORKFLOW INTERNE DOCUMENTEN ELEKTRONISCH ! EXTERNE DOCUMENTEN ELEKTRONISCH ? ORGANISATIE FUNCTIONEEL INFORMATIE SYSTEEM NA VOOR

Anemoon project K.U.Leuven I.3. GEMEENSCHAPPELIJK SYSTEEM decentraal centraal WEL: gemeenschappelijk systeem aangepast aan decentrale behoeften zonder bijkomende decentrale administratie WEL: gemeenschappelijk systeem aangepast aan decentrale behoeften zonder bijkomende decentrale administratie decentraal centraal NIET: centraal opgelegd systeem voorbijgaand aan decentrale behoeften bijkomende decentrale administratie NIET: centraal opgelegd systeem voorbijgaand aan decentrale behoeften bijkomende decentrale administratie

Anemoon project K.U.Leuven I.4. ALLE DOMEINEN KOMEN AAN BOD PERSONEEL FINANCIEN LOGISTIEK& TECHNIEK ONDERWIJS ONDERZOEK STUDENTEN ADMINSTR. ORGANISATIE OPBOUW ADMINSTR. ORGANISATIE OPBOUW

Anemoon project K.U.Leuven I.5. INSPRAAK OOK DECENTRAAL PG financiën PG personeel PG logist&techn PG IQ-Campus PG onderzoek STUURGROEP sponsor AC financiën AC personeel AC logist&techn AC onderwijs AC studenten AC onderzoek projectleider Sleutelgebr. financiën Sleutelgebr. personeel Sleutelgebr. logist&techn Sleutelgebr. IQ-Campus Sleutelgebr. onderzoek Coördinatiecel Cel communicatie Cel systeembeheer Klankbord AOO Werkgroep AOO Decentrale sleutelgebruikers BELEID IEDEREEN !!! ARCHITECTUURCELLEN SLEUTELGEBRUIKERS

Anemoon project K.U.Leuven I.6. LANGE TERMIJNSTRATEGIE LOGISTIEK&TECHNIEK (rest) ONDERZOEK PERSONEEL (basis)BPR STUDENTEN FINANCIEN (basis) AANKOOP ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE OPBOUW 2003 ONDERWIJS IQ CAMPUS ? ORGANIGRAM

Anemoon project K.U.Leuven I. ENKELE KRACHTLIJNEN VERNIEUWING I.1.Productiviteit / kwaliteit I.2.Procesverbeteringen voorbeelden I.3.Gemeenschappelijk systeem I.4.Alle domeinen komen aan bod I.5.Inspraak ook decentraal I.6.Lange termijn strategie OVERZICHT II. IDENTIFICATIE GEBRUIKERS II.1.WIE ? Identificatie nodig II.2.WIE ? Profielen II.3.WIE ? Elke faculteit anders III. CONCRETE PLANNEN FINANCIEN EN AANKOOP III.1.Uitgaven III.2.Inkomsten

Anemoon project K.U.Leuven II.1. WIE ? - IDENTIFICATIE NODIG COMMUNICATIE OPLEIDING AUTORISATIES

Anemoon project K.U.Leuven ADMINISTRATIE Centrale expertenDecentrale experten II.2. WIE ? - PROFIELEN MANAGEMENT Decentraal beleidCentraal beleid IEDEREEN Professor Student... Werknemer ?

Anemoon project K.U.Leuven II.3. WIE ? - ELKE FACULTEIT ANDERS

Anemoon project K.U.Leuven I. ENKELE KRACHTLIJNEN VERNIEUWING I.1.Productiviteit / kwaliteit I.2.Procesverbeteringen voorbeelden I.3.Gemeenschappelijk systeem I.4.Alle domeinen komen aan bod I.5.Inspraak ook decentraal I.6.Lange termijn strategie OVERZICHT II. IDENTIFICATIE GEBRUIKERS II.1.WIE ? Identificatie nodig II.2.WIE ? Profielen II.3.WIE ? Elke faculteit anders III. CONCRETE PLANNEN FINANCIEN EN AANKOOP III.1.Uitgaven III.2.Inkomsten

Anemoon project K.U.Leuven III.1. UITGAVEN - planning MAGAZIJN FINANCIEN (basis) AANKOOP 2003 alle kredieten K.U.L. & L.R.D. link met huidige loonsystemen:  alleen werkelijke kosten loonsysteem SAP  ook personeels- begroting en -verbintenissen aan- en verkoop voor magazijnen magazijnbeheer aankopen bij externe leveranciers

Anemoon project K.U.Leuven AANKOOP CENTRAALDECENTRAAL NU steeds centrale (her)invoer van alle gegevens (soms) invoer van gegevens in schaduwsysteem 2000 FACTUUR gemeenschappelijk registratiesysteem centrale controle, aanvulling en betaling decentrale invoer van decentraal gekende gegevens betaling

Anemoon project K.U.Leuven AANKOOPPROCES BESTELLING AANVRAAG KREDIET ? OFFERTE ? FACTUUR ONTVANGST? FACTUURBETALING gemeenschappelijke bestanden: leveranciers, artikels, prijzen budget- en financiële gegevens openstaande bestelorders raamcontracten levertermijnen facturatie vs. levering boekhoudkundige verwerking bankgegevens

Anemoon project K.U.Leuven AANKOOP : wat verandert er ? ….. aanvraag en bestelling registratie in gemeenschappelijk systeem motivatie van de leverancierskeuze elektronische goedkeuring ….. aanvraag en bestelling registratie in gemeenschappelijk systeem motivatie van de leverancierskeuze elektronische goedkeuring ….. levering en facturatie opvolging van bestellingen goedkeuring van de factuur evaluatie van de leverancier ….. levering en facturatie opvolging van bestellingen goedkeuring van de factuur evaluatie van de leverancier ….. budgetopvolging toewijzing aan krediet bij bestelling coherente opvolging geen vignetten ….. budgetopvolging toewijzing aan krediet bij bestelling coherente opvolging geen vignetten Decentrale administratie

Anemoon project K.U.Leuven III.2 INKOMSTEN - planning FINANCIEN (basis) 2003 top-down verdeling van gemeenschapstoelagen projectinkomsten via bestaande projectsystemen (+ link met SAP) andere inkomsten: alleen stortingen geen vorderingen vorderingen decentraal aanmaken (prestaties, verkopen, …) projectinkomsten en volledige projectopvolging ?

Anemoon project K.U.Leuven TOP-DOWN KREDIETEN CENTRAALDECENTRAAL NU verdeling WT tot niveau van faculteit kredieten openen 2. verdere verdeling van WT naar dept. en afd. kredieten geopend WT: werkingstoelagen Vlaamse Gemeenschap BRIEF faculteit bepaalt verdeling WT over departementen, afdelingen, …

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRALE VORDERINGEN CENTRAALDECENTRAAL NU medio 2000 centrale controle en aanvulling decentrale invoer van decentraal gekende gegevens -registratie van openstaande vorderingen -automatische toewijzing van stortingen VORDERING opstellen onkostennota VORDERING manueel stortingen toewijzen KOPIE

Anemoon project K.U.Leuven standaardrapporten voor centrale en decentrale informatiebehoefte RAPPORTERING CENTRAALDECENTRAAL NU 2000 klasseren en controleren met schaduwsysteem eventueel afgetapte gegevens analyseren on-line raadplegen afdrukken, adresseren en verzenden KREDIET- UITTREKSELS

Anemoon project K.U.Leuven VRAGEN VRAGEN ?