DuPont E-Sourcing Deelname Leveranciers - RFX Januari 2012

Inhoudsopgave Introductie Slide 3Slide 3 Definities Slide 4Slide 4 Registratie Leveranciers Slide 5Slide 5 Toegang DuPont E-SourcingSlide 6Slide 6 Algemene Voorwaarden Systeemgebruik Slide 10Slide 10 Supplier WorkbenchSlide 12Slide 12 RFX – RFI; RFP; RFQSlide 16Slide 16 Functies HulpprogrammaSlide 27Slide 27 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers2

DuPont E-Sourcing – Introductie Deelname Leveranciers E-Sourcing is een webtoepassing waarmee ininkopers van DuPont en geselecteerde leveranciers electronisch (online) kunnen samenwerken en het inkoopproces versnellen. Er zijn verschillende soorten evenementen (events/markets) die een inkoper kan creëren: een Request for Information (RFI – Informatieaanvraag) een Request for Proposal (RFP – Voorstel aanvraag) een Request for Quote (RFQ - Offerteaanvraag) een Auction (Veiling) een eNegotiation (Online onderhandeling) Het evenement of document type RFI, RFP en RFQ wordt ook aangeduid als RFX, een aanvraag voor X. Dit document zal zich richten op de manier waarop leveranciers moeten reageren op een RFx. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers3

DuPont E-Sourcing – Wat is een RFx? Wat is an RFx? RFx is een algemene term dat verwijst naar elk type inkoopevenement in E- Sourcing. Deze term kan worden toegepast op Request for Information (RFI), Proposal (RFP), of Quotation (RFQ.) Een RFx kan gezien worden als een algemeen mechanisme waarmee inkopers en verinkopers kunnen onderhandelen. Vaak is dat een uitwisseling van specifieke items voor een bepaalde prijs, maar het kan ook de uitwisseling zijn van informatie, zoals bekwaamheid of bereidwilligheid. 12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 4

DuPont E-Sourcing – Registratie Leveranciers Toegang tot DuPont E-Sourcing De leverancier moet eerst toegang krijgen tot het DuPont extranet, waar E- Sourcing zich bevindt. De inkoper moet het proces starten door de leverancier vooraf te registreren in de E-Sourcing toepassing van DuPont. Wat te Verwachten bij de Registratie De inkoper zal een formulier toesturen naar de contactpersoon van de leverancier, waarin basisinformatie moet worden ingevuld over het bedrijf en de specifieke contactpersoon die zal deelnemen aan het evenement. Zodra de contactpersoon toegang krijgt, zal hij/zij een ontvangen met daarin de koppeling naar de website, de gebruikersnaam en een wachtwoord. Bovendien ontvangt de contactpersoon een aparte uitnodiging met de details van het evenement. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers5

Toegang DuPont E-Sourcing 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers6

DuPont E-Sourcing – Toegang tot het E-Sourcing Systeem Eerste keer aanmelden De contactpersoon van de leverancier moet onmiddellijk bevestigen dat hij/zij kan inloggen in het systeem, nadat de koppeling, de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn ontvangen via . Indien zich problemen voordoen bij het inloggen, dan kan de leverancier het E-Sourcing Global User Support van DuPont contacteren. De contactgegevens zijn te vinden in de DuPont Supplier Center. Toegang tot het Evenement De meest eenvoudige manier om een evenement te vinden, is om de koppeling te volgen binnen de uitnodiging. Men kan echter ook toetreden tot het evenement via Om in te loggen in DuPont E-Sourcing, volg de stappen in de volgende dia. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers7

StapActie 1.Ga naar E-Sourcing door te klikken op de koppeling binnen de uitnodiging of via Het volgende scherm zal verschijnen: 2.Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. DuPont E-Sourcing – Toegang Leveranciers 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers8 Klik hier om terug te gaan naar dia 30. Klik hier om terug te gaan naar dia 40.

StapActie 2.Het tweede aanmeldscherm zal verschijnen. 3.Voer opnieuw uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. DuPont E-Sourcing – Toegang Leveranciers 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers9

DuPont E-Sourcing – Conditions Acceptance 12/14/2011 E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers 10 DuPont vereist dat alle leveranciers akkoord gaan met de Algemene Voorwaarden (Terms and Conditions), de Geheimhoudingsvoorwaarden (Confidentiality Information Agreement ) en Aanbieders Voorwaarden (Bidder’s Agreement) van de online site van DuPont. De contactpersoon bij de leverancier moet alle voorwaarden accepteren om door te kunnen gaan. De aanvaarding van de voorwaarden is alleen vereist wanneer men zich voor de eerste keer inlogt. Indien de contactpersoon bij de leverancier al eerder heeft ingestemd met de Algemene Voorwaarden, de Geheimhoudingsvoorwaarden en Aanbieders Voorwaarden, dan zal het systeem dit proces overslaan en direct naar de Workbench van de gebruiker gaan. Klik op het volgende document om de Algemene Voorwaarden te lezen die door de leverancier moeten worden geaccepteerd.

DuPont E-Sourcing – Aanvaarding Voorwaarden (voorbeeld) 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers11 De leverancier moet op Accept klikken om door te gaan. Dit scherm is voor de Algemene Voorwaarden van SAP.

DuPont E-Sourcing – Aanvaarding Voorwaarden (voorbeeld) 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers12 De leverancier moet op Accept klikken om door te gaan. Dit scherm is voor de Algemene Voorwaarden van DuPont.

Supplier Workbench 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers13

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers14 Zodra het inloggen is geslaagd en de voorwaarden aanvaard zijn, zal de Supplier Workbench verschijnen. Hieronder is een voorbeeld van het bovenste gedeelte van de Workbench. Klik op de titel van het evenement om de details te zien. Klik op de datum in de kalender om de evenementen van een specifieke datum te zien. Het gedeelte Supplier Alerts bevat updates over genomen acties.

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench (vervolg) 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers15 Hieronder is een voorbeeld van het tweede gedeelte van de Supplier Workbench. Contact informatie voor de leverancier Help. Het gedeelte Report toont een lijst van beschikbare rapporten aan de leverancier. Het gedeelte Active toont de status en de koppelingen van actieve evenementen.

DuPont E-Sourcing – Supplier Workbench (vervolg) 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers16 Hieronder is een voorbeeld van het laatste gedeelte van de Supplier Workbench. Het gedeelte Awarded bevat koppelingen naar evenementen die zijn gegund aan de leverancier. Het gedeelte New Discussions bevat een samenvatting van open discussies die gestart zijn gedurende evenementen. Het gedeelte Active Agreements en Current Scorecards wordt op dit moment nog niet gebruikt door DuPont.

RFX – Aanvraag voor: Informatie Voorstel Offerte 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers17

StapActie 1.Klik op de koppeling van het juiste evenement, binnen de Supplier Workbench. Het evenement dat we hier gaan behandelen is Request for Information (RFI - Informatieaanvraag). Het evenement zal open gaan. DuPont E-Sourcing – Het Evenement Vinden 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers18 Klik op de koppeling van het evenement.

DuPont E-Sourcing – Details van het Evenement Weergeven StapActie 2.Nadat het evenement is geselecteerd, zal het volgende scherm verschijnen. Klik op de koppeling van het voorstel, binnen de kolom RFx Response, om de details van het evenement te zien. 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers19

DuPont E-Sourcing – Details van het Evenement Weergeven StapActie 3.De details van het evenement worden weergegeven in tabbladen (Header, Schedule, Information en Questions). Het is belangrijk elk tabblad te controleren om de voorwaarden van het evenement te begrijpen. De hulptabbladen boven de evenement tabbladen bevatten extra functies die aan het einde van deze presentatie worden beschreven. 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers20 Hulptabbladen Evenement tabbladen

DuPont E-Sourcing – De Evenement Details Weergeven 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers21 Het tabblad Header zal algemene informatie bevatten over het evenement en de status ervan. Het tabblad Exchange Rate zal de omrekeningskoersen aangeven, indien dat van toepassing is op het evenement. Het tabblad Schedule geeft de details weer van het tijdschema van het evenement. Het tabblad Information bevat alle relevante informatie over de omvang en specificaties van de diensten of producteisen. Het tabblad Questions bestaat uit alle vragen die een antwoord van de leverancier vereisen. Het tabblad Line Item bevat product of service items waarvoor een prijsvoorstel nodig is.

DuPont E-Sourcing – Voorbereiding Evenement 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers22 De belangrijkste stap is de voorbereiding op het evenement. De tijd kan beperkt zijn zodra het evenement reacties of biedingen accepteert, dus loont het om vooraf een biedstrategie vast te leggen. De leverancier dient zich voor te bereiden gedurende de Preview periode, wanneer deze beschikbaar is, door de tabbladen Information en Line Item te controleren en – afhankelijk van de eisen van de inkoper – door verschillende acties uit te voeren, zoals: het downloaden van bijlagen; het gebruik van de online Discussion Board om gedetailleerde vragen te stellen aan de inkoper; een prijsvork ontwikkelen; het bestuderen van de specificaties van het product of de dienst; het voorbereiden van specificaties als antwoord; het controleren van de bekwaamheid, alsmede de beschikbaarheid van de goederen, diensten, grondstoffen, etc.

DuPont E-Sourcing – Een RFI Antwoorden StapActie 4.De benodigde antwoorden in een RFI bevinden zich in het tabblad Questions. Klik op de koppeling naar het gedeelte Questions om de vragen te kunnen zien en antwoorden. Vergeet niet om door te gaan totdat alle vragen beantwoord zijn en klik dan op Save. 5.Verlaat het gedeelte Questions, nadag alle vragen zijn beantwoord. Dit kan gedaan worden door te klikken op het kruimelpad, ofwel de X om terug te gaan naar het voorstel. 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers23

DuPont E-Sourcing – RFI Antwoorden Indienen 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers24 StapActie 6.Klik op het tabblad Submit, zodra u klaar bent om uw antwoord te verzenden. Voor sommige evenementen is het nodig dat de leverancier zowel een bod op voorhand indient (Initial Bid), alsook een beslissend antwoord (Final Response). Het kan dus nodig zijn om tweemaal een antwoord in te dienen. 7.De inkoper ontvangt een bericht met de melding dat u een antwoord heeft ingediend. De inkoper zal de leverancier waarschuwen, indien aanvullende informatie nodig is.

DuPont E-Sourcing – Reageren op een RFP of RFQ 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers25 StapActie 8.Een RFP en RFQ vergt informatie over prijs, alsook antwoorden op vragen. Ga naar het evenement en controleer de tabbladen om relevante informatie te lezen die nodig is voor het voorstel of de offerte. Het tabblad Header zal algemene informatie bevatten over het evenement en de status ervan. Het tabblad Exchange Rate zal de omrekeningskoersen aangeven, indien dat van toepassing is op het evenement. Het tabblad Schedule geeft de details weer van het tijdschema van het evenement. Het tabblad Information bevat alle relevante informatie over de omvang en specificaties van de diensten of producteisen. Het tabblad Questions bestaat uit alle vragen die een antwoord van de leverancier vereisen. Het tabblad Line Item bevat product of service items waarvoor een prijsvoorstel nodig is.

DuPont E-Sourcing – Reageren op een RFP of RFQ 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers26 StapActie 9.Gebruik het tabblad Line Items om een voorstel of offerte in te voeren. Leveranciers voeren de waarde in van het voorstel of de offerte op het juiste regelitem voor alle gevraagde items.

DuPont E-Sourcing – Aanvraag of Offerte Indienen 7/20/2014E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers27 StapActie 10.Klik op het tabblad Submit, zodra u klaar bent om uw antwoord te verzenden. Voor sommige evenementen is het nodig dat de leverancier zowel een bod op voorhand indient (Initial Bid), alsook een beslissend antwoord (Final Response). Het kan dus nodig zijn om tweemaal een antwoord in te dienen. 11.De inkoper ontvangt een bericht met de melding dat u een antwoord heeft ingediend. De inkoper zal de leverancier waarschuwen, indien aanvullende informatie nodig is.

E-Sourcing – Functies Hulpprogramma 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers28

Functies Hulpprogramma – Overzicht voor RFx (RFI, RFP, en RFQ) E-Sourcing heeft een hulpprogramma dat het RFx proces vergemakkelijkt. Dit gedeelte van de presentatie behandelt dit programma. De hoofdbalk van het evenement bestaat uit de volgende hulptabbladen: Save (opslaan) Undo (ongedaan maken) Document (document) Actions (acties) Reports (rapporten) Attachments (bijlagen) Discussions (discussies) Chat Status (status) Submit (verzenden) 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers29

Functies Hulpprogramma voor RFx Het eerste hulptabblad in de balk is de functie Save. Hiermee kan de leverancier het werk opslaan nadat alle verplichte velden zijn ingevuld. Als men een document opslaat, wordt het NIET meteen verzonden; het voltooide document wordt slechts opgeslagen. Met het tabblad Undo kan de leverancier de laatste actie ongedaan maken. Het tabblad Document wordt niet gebruikt in RFx evenementen. Met het tabblad Actions kan de leverancier de inhoud van het evenement in een PDF omzetten. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers30

Functies Hulpprogramma – Rapporten voor RFx Het tabblad Reports leidt de leverancier naar de koppeling Unanswered Questions binnen het evenement. Er is ook een koppeling om naar de Round Change Summery te springen. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers31

Functies Hulpprogramma - RFx Bijlagen De functie Attachment brengt de leverancier naar de koppelingen van alle bijlagen die een inkoper voor het evenement heeft aangeboden. Het is in dit gedeelte mogelijk voor leveranciers om bijlagen toe te voegen, d.m.v. de Attach File knop. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers32 Klik op de koppeling van het document om de bijlage(n) te zien.

Functies Hulpprogramma - Discussies voor RFx Met de functie Discussions kunnen inkopers en leveranciers met elkaar communiceren over vragen of zaken gerelateerd aan het evenement. Zodra de leverancier op het tabblad Discussions klikt, zal een nieuw scherm verschijnen. Klik op de knop New Message om een bericht te schrijven. Met dit scherm kunnen leveranciers ook berichten zien die geplaats zijn door de inkoper. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers33

Functies Hulpprogramma - Chat voor RFx De Chat functie werkt vergelijkbaar met een chatsessie. Klik op de knop Chat om chatberichten te zien. Het volgende scherm zal verschijnen: 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers34 De leverancier kan een bericht verzenden of antwoorden door binnen te gaan in het bericht en te klikken op Send.

Functies Hulpprogramma – Status Tab voor RFx De knop Status geeft aan in welke fase het evenement zich bevindt. Door te klikken op de knop Status (in dit voorbeeld is de status “In Progress”), wordt de leverancier geleid naar het scherm Change Phase. Leveranciers kunnen de status van hun antwoorden veranderen door te klikken op het actieve vak dat gemarkeerd is in blauw. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers35 Active Boxes

Functies Hulpprogramma – Een Bod/Voorstel Indienen voor RFx Met de knop Submit kunnen leveranciers een antwoord indienen voor de RFx bij de inkoper. Voor sommige evenementen is het nodig dat de leverancier zowel een bod op voorhand verzendt (Initial Bid), alsook een beslissend antwoord (Final Response). Het kan dus nodig zijn om tweemaal een antwoord in te dienen. Extra Functionaliteit Er zijn een paar andere nuttige functies waar de leverancier van op de hoogte moet zijn. Wanneer leveranciers een scherm willen verlaten, dan kan een simpele klik op hen terugbrengen naar het vorige scherm. En door gebruik te maken van het kruimelpad, wordt de navigatie door het evenement ook vergemakkelijkt. 12/14/2011E-Sourcing Deelname Gids Leveranciers36 Het kruimelpad koppelt naar de gelijknamige pagina.