Informatiesystemen in organisaties in perspectief Hoofdstuk 1: Fundamentals of information systems Ralph Stair & George Reynolds Hoorcollege ICT in Organisatie, Beleid en Management (IOBM) Marco Spruit : http://www.cs.uu.nl/staff/spruit.html

Agenda Context Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Consumenten en informatiesystemen Communiceren via E-mail, SMS, Chat Zoeken naar informatie op het internet Betalen met PIN-pas, Chipper Lezen en schrijven van Office-documenten Kopen in webwinkels van CD’s, boeken Boeken van online vakanties Verwerken van stemmen verkiezingen Inschrijven in OSIRIS … dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Organisaties en informatiesystemen [Bron: McKinsey (2005). Strategy in an era of global giants] Overall By function Business development Strategy Figuur 1.15: Algemeen model van een organisatie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Informatiesystemen in Daft’s kader Zie Daft’s “Exhibit 1.4”: Interacting Contextual and Structural Dimensions of Organizational Design (p.18) (Organizational) Technology: […] Advanced information systems, and the Internet […] (p.20) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Agenda Context Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Principes en leerdoelen [1/3] De waarde van informatie is direct gerelateerd aan de mate waarin het beslissingsmakers helpt om de organisatiedoelen te verwezenlijken Onderscheid data van informatie Omschrijf de kenmerken waarmee de kwaliteit van data bepaald kan worden (tabel 1.2) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Principes en leerdoelen [2/3] Een succesvol bedrijfsinformatiesysteem (BIS) vereist samenwerking tussen eindgebruikers, managers en IS professionals Noem de hoofdtypes van BIS-en, en bedenk wie ze gebruiken, hoe ze worden gebruikt, en welke voordelen ze opleveren (Fig. 1.5) Noem de hoofdstappen van het ontwikkelingsproces van BIS-en en het doel van iedere stap in dit proces (Fig. 1.14) Effectieve inzet van informatiesystemen valt of staat met de steun en inzet van het personeel dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Principes en leerdoelen [3/3] Het gebruik van IS-en om waarde toe te voegen aan de organisatie kan een competitief voordeel opleveren Benoem de waardevermeerderende processen in de leveranciersketen en beschrijf hierin de rol van IS-en (Fig. 1.16) Identificeer strategiëen om kosten te reduceren of dienstverlening te verbeteren Definiëer de term competitive advantage en beschrijf hoe organisaties IS-en kunnen inzetten om dit te bereiken dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Agenda Context Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Data versus Informatie Data: ruwe feiten Alfanumeriek, beeld, geluid, video (Tab. 1.1) Informatie: verzameling van feiten die dusdanig zijn georganiseerd dat er toegevoegde waarde aanwezig is boven de ruwe feiten Voor mensen begrijpelijk en bruikbaar! dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Data » Informatie Fig. 1.2 dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Karakteristieken van waardevolle informatie Accuraat Compleet Betrouwbaar Economisch Flexibel Relevant Simpel Tijdig Controleerbaar Toegankelijk Veilig … Data kwaliteit  accuraatheid, compleetheid, betrouwbaarheid dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

“Business impacts of data quality” Afstudeeronderzoek V. vd Linden Wat is Data Kwaliteit? 12 DQ frameworks vergeleken Resulteert in de 10 meest voorkomende data kwaliteitseigenschappen, op basis van meerderheidsregel: dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Structuur van gegevens (data) Gestructureerd in databases (klantenbestand) en workflows (goedkeuring declaratie) Ongestructureerd in bestanden (.doc, .pdf, .tif, etc.) en e-mails 35% 65% dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

De waarde van informatie De waarde van informatie is direct gerelateerd aan de mate waarin het beslissingsmakers helpt om de organisatiedoelen te verwezenlijken Informatiewaarde afmeten aan… Toegenomen winst voor organisatie Benodigde tijd om een beslissing te nemen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Agenda Context Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Informatiesystemen Waarom informatiesystemen bestuderen in organisaties? Informatiesystemen kunnen (a) Kosten reduceren, en (b) Winsten verhogen Informatiesysteem (IS) Verzameling van onderling samenhangende componenten om data en informatie te verzamelen, manipuleren, opslaan, en ontsluiten Verschaft terugkoppeling (feedback) om een doelstelling te halen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Wat is een informatiesysteem? dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Wat is een informatiesysteem. Verzameling van onderling samenhangende componenten om data en informatie te verzamelen, manipuleren, opslaan, en ontsluiten Verschaft terugkoppeling (feedback) om een doelstelling te halen Fig. 1.3: De componenten van een informatiesysteem dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Invoer, Verwerking, Uitvoer, Terugkoppeling Invoer: verzamelen en vastleggen ruwe data Verwerking: omzetten of transformeren van data naar ‘bruikbare’ uitvoer Uitvoer: produceren van ‘bruikbare’ informatie, meestal in de vorm van documenten en rapporten Terugkoppeling: uitvoer die gebruikt kan worden om wijzigingen in de invoer of de verwerking aan te brengen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Organisaties en informatiesystemen Organisatie: een formele verzameling van mensen en andere bronnen die tezamen ingezet worden om gestelde doelen te bereiken (p.24, vergelijk met Daft, p.10) Een organisatie is een systeem Inputs: bronnen (materialen, mensen, geld) Outputs: goederen of diensten Feedback dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Manuele en computationele IS-en Een informatiesysteem kan zijn: Manueel/handmatig/traditioneel Bijvoorbeeld: ontwikkelen en analyseren van patronen en trends op blokpapier voor beursaandelen-analyse Computationeel/computer-gebaseerd Bijvoorbeeld: Applicaties voor aandelenhandel op internationale beursen die de marktbewegingen volgen en koop/verkoop adviezen geven op basis van trends en drempelwaarden dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Computer-gebaseerde IS-en [1/4] Computer-gebaseerd informatiesysteem (CBIS): één verzameling van Hardware Software Databases Telecommunicatiemiddelen/netwerken/internet Mensen Procedures …die zijn geconfigureerd om data te verzamelen, manipuleren, bewaren, en transformeren naar informatie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Computer-gebaseerde IS-en [2/4] Figuur 1.4: Componenten van een computer-gebaseerd informatiesysteem dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Computer-gebaseerde IS-en [3/4] CBIS componenten [1/2] Hardware: computer apparatuur t.b.v. invoer-, verwerkings- en uitvoeractiviteiten Software: computer programma’s t.b.v. de aansturing van de computer Database: georganiseerde verzameling van feiten en informatie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Computer-gebaseerde IS-en [4/4] CBIS componenten [2/2] Telecommunicatie: electronische transmissie van communicatie signalen Netwerken: verbinden van computers en apparatuur, binnen een gebouw, over de wereld Internet: ‘s werelds grootste computernetwerk Mensen: besturen, uitvoeren, programmeren, en onderhouden het systeem Procedures: strategiëen, beleid, methoden, en regels voor het gebruik van een CBIS dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Uit: Computable 4 december 2007 dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Agenda Context Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Bedrijfsinformatiesystemen [1/2] Ontwikkeling van belangrijke Bedrijfsinformatiesystemen 1950s: Transaction Processing Systems 1960s: Management Information Systems 1970s: 1980s Decision Support Systems 1990s: 2000s E- en M-Commerce dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Bedrijfsinformatiesystemen [2/2] Figuur 1.5: Bedrijfsinformatiesystemen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Alternatieve typering IS-en (naar functie) Communicatie systemen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1 (Laudon & Laudon, 2002)

Transaction Processing System (TPS) Figuur 1.9: Salarisverwerking (Transaction Processing System) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

E-commerce / M-commerce E-commerce: iedere zakelijke transactie die electronisch wordt uitgevoerd tussen 2 partijen Tussen bedrijven onderling (B2B) Tussen bedrijf en consument (B2C) Tussen consumenten onderling (C2C) Tussen bedrijven en de publieke sector (G2B) Tussen consumenten en de publieke sector (G2C) (G2G) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Enterprise Systemen Transactie: zakelijke uitwisseling (Salarisuit)betalingen aan werknemers Verkopen aan klanten Betalingen aan leveranciers Transactieverwerkingsysteem (TPS): Georganiseerde verzameling van mensen, procedures, software, databases, en apparaten om voltooide zakelijke transacties te verwerken dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Enterprise Resource Planning (ERP) Geïntegreerde programma’s waarmee alle kernactiviteiten van een uit meerdere locaties bestaand bedrijf uitgevoerd/geleid kunnen worden Coördineren van planning, voorraad controle, productie, en bestellingen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

IS-en binnen Porter’s Waardeketen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

ICT-organisatie politie heeft ERP-systeem nodig? dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Wie zijn de ERP software leveranciers? ERP Leveranciers Inkomsten aandeel 2004 Inkomsten aandeel 2005 Markt aandeel 2005 Voorspelling aandeel 2006 1 SAP 40% 42% 29% 43% 2 Oracle Applications 10% 20% 23% 3 The Sage Group 5% 6% 7% 4 Microsoft Dynamics 3% 4% 5 Infor Global Solutions [AMR Research (2006), ERP vendors ranked by 2005 application revenue (incl. est. ’06 growth)] [Gartner Dataquest (2006)] dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

PS… dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Informatie en Decision Support Systemen Voordelen van een effectief TPS Versnellen van zakelijke activiteiten en reduceren van administratieve kosten Data opgeslagen in TPS-en wordt gebruikt om managers te helpen bij het nemen van betere beslissingen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Management informatiesystemen [1/2] Management informatiesysteem (MIS) Georganiseerde verzameling van mensen, procedures, software, databases, en apparaten Geeft routine informatie aan managers en beslissingsmakers Primaire focus op “operationele efficiëntie” dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Management informatiesystemen [2/2] Figure 1.10: Management informatiesysteem dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Decision Support Systemen [1/2] Decision support systeem (DSS) Georganiseerde verzameling van mensen, procedures, software, databases, en apparaten Ondersteunt (ipv vervangt) het nemen van probleem-specifieke beslissingen Focus op de effectiviteit van het nemen van beslissingen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Decision Support Systemen [2/2] Figuur 1.11: Essentiele DSS Elementen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Gespecialiseerde Bedrijfs-IS-en Kennismanagement systemen (KMS): Georganiseerde verzameling van mensen, procedures, software, databases, en apparaten Om de kennis en ervaring binnen de organisatie te creëren, bewaren, delen en gebruiken Kunstmatige Intelligentie (KI/AI): specialisatie waarin het computer systeem de karakteristieken aanneemt van menselijke intelligentie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Kunstmatige Intelligentie Figuur 1.12: De belangrijkste elementen van KI dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Expert Systemen De computer kan suggesties doen en zich voordoen als een expert op een bepaald gebied Geeft organisaties de mogelijkheid om de wijsheid van experts en specialisten vast te leggen en in te zetten De kennisbank bevat de verzameling data, regels, procedures en relaties die moeten worden nageleefd om tot toegevoegde waarde te komen of om de juiste uitkomst op te leveren Klassieker: ELIZA – “a friend you could never have before” zie: http://www-ai.ijs.si/eliza-cgi-bin/eliza_script You: I want to be happy. Eliza: Why do you want to be happy? (simulatie van een Rogeriaanse psychotherapie sessie) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Virtual Reality Simulatie van een echte of denkbeeldige omgeving die visueel ervaren kan worden in drie dimensies Immersive virtual reality (‘opslokkende’: bijv. “head-mounted display”) versus:not fully immersive (bijv. muisgestuurde navigatie door een 3D omgeving) Kan een krachtig medium zijn voor communicatie, entertainment, en educatie (zie ook de leerstoelgroep Games & Virtual worlds, prof. Overmars) dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Enkele soorten informatiesystemen Supply chain management (SCM) Bepaalt de benodigde goederen, de hoeveelheden, de verwerking, en uitlevering Customer relationship management (CRM) Helpt een bedrijf alle aspecten van klantcontact in goede banen te leiden, inclusief marketing, advertenties, verkoop, service, en handhaving van klantloyaliteit dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Performance-gebaseerde IS-en [1/2] Drie fases in het gebruik van IS binnen organisaties: “Operationeel”: Reduceren kosten en verhogen productiviteit “Strategisch”: Competitive advantage “Resultaatgedreven”: Gebruikt productiviteit, return on investment (ROI), net present value, en andere maten van performance dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Performance-gebaseerde IS-en [2/2] Figuur 1.18: De drie fases in het zakelijke gebruik van informatiesystemen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Return on Investment en IS-waarde Earnings growth Toegenomen winst Market share Percentage verkopen in relatie tot totale markt Customer awareness and satisfaction Gebaseerd op feedback van interne en externe gebruikers Total cost of ownership Maat van totale kosten van het gebruik en bezit van computer apparatuur dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Risico’s… Managers moeten de risico’s in acht nemen van het ontwerpen, ontwikkelen, en implementeren van nieuwe of aangepaste informatiesystemen Een informatiesysteem kan een mislukking zijn De kosten van ontwikkeling en implementatie kunnen groter zijn dan de op te leveren winst van het nieuwe systeem dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Uit: Computable 12 december 2007 dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Speer valt bij Defensie weer duurder uit dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Rollen/functies op ‘n IS afdeling Figuur 1.19: De drie hoofdverantwoordelijkheden van informatiesystemen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Agenda Principes en leerdoelen Data versus informatie Introductie informatiesystemen Bedrijfsinformatiesystemen Samenvatting dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Samenvatting [1/4] Data: ruwe feiten Informatie: geheel van feiten, met toegevoegde waarde t.o.v. de ruwe feiten Systeem componenten: invoer, verwerking, uitvoer, en terugkoppeling Computer-gebaseerd informatiesysteem (CBIS) Geheel van hardware, software, databases, telecommunicatiemiddelen, mensen, en procedures Verzamelen, manipuleren, opslaan, en ontsluiten van data naar informatie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Samenvatting [2/4] Transaction processing system (TPS): geheel van mensen, procedures, software, databases, and apparaten om voltooide zakelijke transacties vast te leggen Management informatiesysteem (MIS): Geheel van mensen, procedures, software, databases, and apparaten om routine informatie aan managers en beslissingsmakers te verschaffen dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Samenvatting [3/4] Knowledge management system (KMS): geheel van mensen, procedures, software, databases, and apparaten om de kennis en ervaring binnen een organisatie te creëren, bewaren, delen, en gebruiken Artificial intelligence (AI): specialisatiegebied waarin het computersysteem de karakteristieken aanneemt van menselijke intelligentie dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1

Samenvatting [4/4] Decision support system (DSS): geheel van mensen, procedures, software, databases, en apparaten om het nemen van probleem-specifieke beslissingen te ondersteunen Systems development: creëren of aanpassen van bedrijfssystemen Competitive advantage: significant, lange-termijn voordeel van een bedrijf t.o.v. zijn concurrenten Hoofdverantwoordelijkheden in BIS: operations, systems development, and support dinsdag 16 december 2008 Informatiesystemen in organisaties in perspectief :: Stair & Reynolds :: H1