Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg Versie 0.8, 14 maart 2013 Arjan Jonker/Jan Floris

De opdracht voor vanmiddag Komen tot een hoofdlijn procesontwerp voor: Intake & plaatsing Zorg Waarbij… We niet kijken hoe het nu exact werkt in A’dam en Flevoland Komen tot een standaardisatie en uniformering (conform de project-opdracht) Komen tot een ontwerp dat kan worden ondersteund door EduArte

Uitgangspunten (1) Intake-processen: Focus op trefzeker plaatsen, succesfactoren zijn: motivatie en beroepsbeeld student Passend onderwijs Conform het rode boekje heeft elke student altijd een intakegesprek Intakeprocessen kunnen doorlopen tot in de eerste onderwijs periode (eerste 10 weken)

Overige uitgangspunten: Zorg-processen: De focus ligt op het realiseren van extra zorgbegeleiding van de studenten De uitvoering van Zorgtrajecten start pas als de bekostiging geregeld is (subsidie gemeente dan wel BRON-inschrijving) Overige uitgangspunten: Registratie van verantwoording (uren,gelden) vallen buiten scope EduArte Verantwoordelijkheid voor processen ligt bij functionarissen, niet bij teams Processen moeten passen in EduArte

Hoofdlijn proces-ontwerp: twee hoofdstromen Van aanmelding tot plaatsing Aanmelding door student Intake & plaatsing Loop Baan Begeleiding Aanmelden toetsen Uitvoeren en rapporteren Testen & assesments Verlenen Zorg Zorg coördinatie MBO-college Verlenen Zorg

Van aanmelding tot plaatsing Plaatsing op opleiding Afwijzing Aanmeldingen 3A.Intake door team 1.Aan-melding 2. Plannen intake 4.Plaatsing 5.LBB 3B.SpeciaIistische intake

1. Aanmelden Wat Verant Werk Omschrijving Melden belangstelling Student Student meldt zich aan via bestaande formulieren of één van de websites Registratie aanmelding en bevestiging BSZ Alle aanmeldingen worden gecontroleerd (historie en BSN-check) en geregistreerd. De student ontvangt een bevestiging en een formulier voor aanvullende info (obv checklist): generieke + opleidingsspecifieke info. Verwerken aanmeldings-formulier De aanvullende informatie wordt geregistreerd. Plaatsing op wachtlijst Opleidings-manager Eventueel wordt de student op een wachtlijst geplaatst. BSZ communiceert dit. Voorlichting (optioneel) Team Groepsgewijze voorlichting waarbij eventueel ook een motivatiecheck plaats vindt. Deze processtap verschilt per opleiding

2. Plannen Intake Wat Verant Werk Omschrijving Beoordelen aanmeldingen, maken indeling naar rood en groen Opleidings manager Team Maken indeling (obv beschikbare info): Groen = intake door team Rood = specialistische intake (Entree, Zorg,…). In geval van Beperkingen en Topsport wordt altijd een specialistische intake gedaan. Bepalen af te nemen testen Intakers Bepalen welke testen afgenomen moeten worden, dit kan verschillen per opleiding. Beschikbaarheid aangeven Via de email/agenda geven intakers hun beschikbaarheid aan bij BSZ Inplannen gesprekken en testen voor Team en specialisten BSZ Op basis van aanmeldgegevens, soort intake, benodigde testen en beschikbaarheid intakers wordt een planning gemaakt en wordt de student uitgenodigd voor een intakegesprek en eventuele testen Uitnodigen student voor intakegesprek en eventueel tests/ assessment Brief aan student (met begeleidende info en intake-fml en afspraak voor eventuele toets) Email aan intakers

3A. Intake door Team Wat Verant Werk Omschrijving Maken intake-mapje BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist voor het gesprek Doorspreken intake-formulier en aanvullen gegevens Opleidings manager Student + intaker Intaker loopt aan de hand van het intake-formulier door alle gegevens van de student, vraagt door en vult gegevens aan. Uitvoeren cq doorverwijzen naar test en/of assessment Intaker Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment Schrijven samenvatting en advies De intaker schrijft een samenvatting (zie fml samenvatting intake) en schrijft een advies. Eventueel wordt doorverwezen naar specialistische intake. Registreren gegevens Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.

3B. Specialistische intake Wat Verant Werk Omschrijving Maken intake-mapje BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist Doorspreken intake-fml en aanvullen gegevens Opleidings manager Student + specialist Specialist loopt aan de hand van het fml door alle gegevens van de student. De specialist legt gegevens tijdens intakegesprek vast op het fml. Uitvoeren ca doorverwijzen naar test en/of assessment specialist Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment Schrijven samenvatting , advies en begeleidingsplan De specialist schrijft een samenvatting, een advies en begeleidingsplan over plaatsing en zorg. Registreren gegevens Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.

4. Plaatsing Wat Verant Werk Omschrijving Nemen besluit bij “groene” kandidaten Opleidings-manager Team of plaatsings-commissie Obv dossier (inclusief testen) en advies wordt een besluit tot plaatsing genomen, cq doorverwijzing (terug naar intake !) of een afmelding. Nemen besluit bij “rode” kandidaten Specialist of plaatsings-commissie Informeren student Opl Mngr BSZ De student wordt geïnformeerd over besluit Afronden plaatsing Nadat aan alle administratieve vereisten is voldaan, is de student definitief ingeschreven Toewijzen aan groep en LBB BSZ en team Student wordt gekoppeld aan een groep en een LBB Maken OOK Voor geplaatste studenten wordt een OOK gemaakt, status student wordt door BSZ op Definitief gezet (na tekening OOK)

5. LoopBaan Begeleiding (“groene” kandidaten) Wat Verantw Wie Omschrijving LoopBaanBegeleiding LBB Student en LBB De LBB spreekt de aan hem/haar toegewezen studenten Eventuele doorverwijzing naar zorgcoördinator Als de LBB constateert dat een student aanvullende Zorg nodig heeft, dan meldt de LBB dit aan de zorgcoördinator van het team.

Testen & assesments Testen en Assesment 1.Aanmelden toetsen 2. Uitvoeren 3.Rapporteren uitslag

1. Aanmelden voor test (periode-nul testen) Wat Verant Werk Omschrijving Bepalen af te nemen test Opleidings manager Team Bepalen dat een potentiële student een toets of assesment moet afleggen (zie bijlage voor lijstje). Inplannen en uitnodigen test BSZ Inplannen test en melden aan de student en de testbegeleider Soort Voorbeelden Opmerking Generieke intake testen Taal/rekenen, Educatie meter,…. In OC als onderwijsproduct onder Periode-Nul Opleidings specifieke intake testen Fitness (defensie), … Specialistische intake testen In OC als onderwijsproduct

2. Uitvoeren test Wat Verant Werk Omschrijving Uitvoeren test Tester Student De student voert de geplande test conform afspraken uit.

3. Rapporteren Wat Verantw Werk Omschrijving Rapporteren resultaten Opleidings- manager Intaker De intaker zorgt voor verdere verwerking van de resultaten Terugkoppelen resultaat aan opdrachtgever De intaker koppelt het resultaat terug aan de opdrachtgever. Toevoegen aan het dossier Toevoegen toetsresultaten aan het dossier van de student

Van zorgcoordinatie tot zorguitvoering Van aanmelding tot uitvoering Aanmelding voor Zorg Verleende Zorg 3A. Specialistische Zorg door ROC 1.Zorg coordinatie 2.Bepalen Zorg inzet door ROC 4.Afronding traject 3B.Zorg door externen

1. Zorgcoördinatie Wat Verant Werk Omschrijving Inzetten pluscoach Opleidings- manager Plus-coördinator De Pluscoördinator wijst pluscoach toe om het schoolsucces te vergroten. UItvoeren pluscoaching Pluscoach De Pluscoach geeft extra onderwijsondersteuning aan de student ter verbetering van de leerprestaties. Zorgaanvraag LBB Een LBB constateert dat er Zorg nodig is voor een student en vraagt dit aan bij de zorgcoördinator van het team Beoordelen zorgaanvraag Zorg- coördinator De zorgcoördinator beoordeelt de zorgvraag van de LBB. Als er extra Zorg nodig is dan verwijst de zorgcoördinator door naar het ZorgPunt (LEC/MP).

2. Bepalen zorg inzet Wat Verantw Werk Omschrijving Doorverwijzing uit het intakeproces Opleidings- manager Intaker cq Specialist Vanuit de intake kan een student worden aangemeld voor Zorg Doorverwijzing vanuit het onderwijsproces Zorg coördinator Elk onderwijsteam heeft een zorg coördinator. Deze kan een student doorverwijzen naar het ZorgPunt Beoordeling zorgaanvraag Manager ZorgPunt Medewerker ZorgPunt Op basis van de (digitale) aanmelding en het dossier van de student beoordeelt de manager ZorgPunt de vervolgstappen Koppelen aan zorgtraject De student wordt aan een behandeltraject gekoppeld. Ook de uitvoerend specialist wordt gekoppeld.

3A. Uitvoeren Specialistische Zorg Wat Verantw Werk Omschrijving Uitvoeren specialistische Zorg Manager ZorgPunt Specialisten ROC Bijhouden voortgang per traject Afronden specialistische Zorg Afronden van een traject Doorverwijzen Opleidings- manager Eventueel doorverwijzen naar een volgend zorgtraject dan wel externe zorginstantie

3B. Uitvoeren Zorg door Externen Wat Verantw Werk Omschrijving Afspreken Externe Zorg Manager ZorgPunt Medewerker ZorgPunt Afspreken/contracteren van een extern zorgtraject, briefen van de zorgverlener. Uitvoeren Externe Zorg Externe instanties Uitvoeren extern zorgtraject en bijhouden en bewaken voortgang per traject Afronden Externe Zorg Afsluiten van een traject, rapporteren aan de medewerker ZorgPunt en, indien nodig, aan het ZAT-team

4. Afronding traject Wat Verantw Werk Omschrijving Opmaken balans Manager ZorgPunt Zorg-coördinator Op basis van de resultaten van het zorgtraject de balans opmaken en een advies uitbrengen. Besluitvorming Opleidings-manager Opleidings-manager en het team Besluiten tot afronden van het zorgtraject, starten van een nieuw Zorgtraject of het beëindiging van de studieloopbaan. Terugkoppelen keuze Terugkoppelen over besluitvorming