Introductie KaiZengine

Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten. 1

Doelstelling introductie training Kwaliteit van Ideeen Feedback & samenwerken Platform beetje leren kennen Al veel goede ideeen Weten wat doelstelling is Kortom klaar voor 13 weken Pilot

Agenda Introductie en achtergrond Doelstellingen van deze sessie = ''Zelf aan de slag kunnen'' Theorie Idee-management Kwaliteit van Ideeen Samenwerken Platform gebruiken Inzicht in hoe verder? Praktijkoefening Pauze Gebruik van platform Oefening Co-creatie Hoe ziet de volgende periode eruit Evaluatie 3

Uitnodiging Sector Servicecentrum Betreft uitnodiging voor de introductiebijeenkomst E-missie.   Beste collega's, In vervolg op Eindhoven Eén heeft waarnemend gemeentesecretaris Ger Peeters in samenspraak met De Ander Centraal besloten om de pilot E-missie onder leiding van Kaizengine te starten. E-missie staat voor ‘Eindhoven-missie’ en heeft als doel ideemanagement (verder) te ontwikkelen. E-missie is opgezet vanuit de overtuiging dat inzet van creativiteit, innovatieve kracht en betrokkenheid van medewerkers, het welbevinden van medewerkers, de kwaliteit van onze dienstverlening én de efficiency van de interne processen verbetert. 4

4 x Pilots E-Missie Kort geleden heeft de directie van de gemeente Eindhoven de beslissing genomen om een aantal pilots te doen om creativiteit te bevorderen. De directieraad heeft in samenspraak met het programma "De Ander Centraal" de indruk dat meer resultaten geboekt kunnen worden op het gebied van IDEE-MANAGEMENT. Door hogere betrokkenheid en benutting van ideeen van medewerkers, afdelingen en sectoren moet het mogelijk zijn om de dienstverlening van de gemeente en de efficiency van de interne processen te verbeteren.Om die reden heeft de Gemeente hulp gezocht bij een specialist op dat gebied: KaiZengine (http://www.kaizengine.com). Samen met KaiZengine zullen er initiatieven worden ontwikkeld in de sectoren KlantcontactCentrum, Ondersteuning Stadspleinen, ServiceCentrum en Sector Admin,Inkoop& Huishoudelijk. In totaal 13 weken tijd zal een kleine groep van maximaal 15 mensen uit je sector aantonen dat er veel inspiratie en creativiteit leeft in de sector en dat je met enige hulp in staat blijkt om werkelijk positieve resultaten te boeken.  5

De theorie Idee-management 6

Wat is eigenlijk een idee? LinkWiki 7

Wat is eigenlijk een idee? Latijn: idea = voorstelling, ideaal; Grieks. idea = uiterlijke verschijningsvorm, voorkomen, gesteldheid, hoedanigheid., afkomstig van de stam id = zien Van Dale : gedachte, denkbeeld, voorstelling, begrip, inval. In de praktijk: Idee verbindt een probleem/kans met een oplossing. Probleem / Kans Oplossing LinkWiki 8

De creativiteit zit hem (ook) in de slimheid waarmee je ideeën snel tot resultaat brengt Issue Irritatie klacht suggestie haalbaarheid Uitvoerbaar? Probleem weg? Gaat men akkoord? Goed plan=akkoord = makkelijk OK Concete uitvoer Dat is handiger Probleem Oplossing Co-creatie Akkoord Evaluatie Uitvoer Planning Alternatief 9

Een streng selectieproces € p e Idee Resultaat Plan Uitvoer Issues Verstoringen Stilstand Irritatie Klacht Suggestie Incident Over Budget Analyse Meeting Strenge selectie voorkomt afvallers. 10

Wij zien de fuik graag zo verrijken clusteren plannen Adoptie beslissen uitvoer Test

Wij zien de fuik graag zo beslissen plannen uitvoer verrijken Adoptie

Creatieve processen Kijk anders naar de wereld dan u gewend bent Associeer meer Denk in kansen (Ja en,)('baas vindt dat nooit...) Denk door! Neem afstand Neem risico's Versterk uw verbeeldingskracht ''Alles kun je leren.... ....daar zijn oefingen voor'' 13

De statistieken zijn bemoedigend elke medewerker heeft minstens 1 goed idee per maand; de gemiddelde opbrengst van een idee is ongeveer €500,-* per idee en dat levert gemiddeld 6000,- euro per jaar. Voor een organisatie van 250 man betekent dat een plus saldo van minimaal 1.500.000,- / jaar. *Uit japanse studies blijken ideeën gemiddeld ongeveer €350,- terwijl de ervaringen van KaiZengine en andere Europese bronnen ongeveer €1000,- per idee is. In de werkelijkheid kunnen bedrijven in Europa tot nog toe niet meer dan 1 idee per persoon per jaar aanpakken 14

Oefening: Taart snijden Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Taart snijden We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! 15

Oefening: Taart snijden Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Taart snijden We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! 16

17

De KaiZengine methode 18

We gebruiken graag een rond idee-proces, dan ontstaat er herhaling Uitvoer Idee Plan Resultaat 19

KaiZengine methode De team/bedrijfs-doelen begrijpen Veel verstoringen, verliezen en kansen ZIEN Daarvan hoogwaardige ideeën maken Die samen verrijken tot parels in weinig tijd Leren snel te kiezen; welke wel en welke niet Vervolgens de ideeën invoeren en evalueren En dan de volgende...zodat een machine ontstaat 20

Nu de praktijk! Schrijf in 5 minuten je naam, de datum, de idee-titel en de idee-omschrijving duidelijk op! 21

Budget overschreiding Massaal inspiratie issues incidenten Kostenanalyse Klantsuggestie irritaties Marktkans Stilstand Procesanalyse storing tevredenheidsonderzoek Klacht Budget overschreiding Het is handig om ter voorbereiding allerlei lijsten op te vragen en te beoordelen op de manier waarop het bedrijf goed vast legt wat er zoal mis gaat of waar de kansen liggen. Deze lijsten zijn meestal niet goed beschikbaar voor medewerkers of worden niet gebruikt om ideeen te formuleren. Je maakt een idee door de vraag te stellen: HOE KUN JE..... HOE KUN JE ...de weer voorkomen dat het budget wordt overschreden HOE KUN JE ...deze soort van incidenten voorkomen HOE KUN JE....deze klantwens invullen En hebben jullie inzage in al deze kansen en verstoringen? VOER VOOR IDEEEN! 22

We stellen eisen aan ideeën ....om ideeën hanteerbaar te maken. Elk idee kun je uitleggen aan je oma - alleen dan kan iemand je helpen Kans/Probleem + Oplossing horen bij elkaar Maak geen container idee - opsplitsen - klein idee is vaak makkelijk uitvoerbaar Je idee moet in max 6 maanden realiseerbaar zijn Probeer niet over de buren te praten Je idee hoeft niet briljant te zijn LinkWiki 23

Goede ideeën hebben vaak de volgende ingrediënten (maar niet altijd!) Vaak hoog frequent Vaak simpel Elimineren stappen in bedrijfsprocessen Makkelijker en snel Weinig externen (zoals IT) nodig Lage invoerkosten Er zijn meestal meerdere voordelen 24

Idee-principes een idee heeft een eigenaar beslissingen worden zo laag mogelijk genomen beslissingen worden expliciet genomen samen meer volume (1+1=3) samen betere kwaliteit helder taalgebruik goede ideeen dragen bij aan bedrijfsdoel snelle resultaten hebben voorrang goede ideeen hebben weinig woorden nodig heeft korte terugverdientijd heeft weinig resources nodig (zoals IT) 25

We stellen eisen aan ideeën .... je kunt ook hulp vragen bij een idee .... als meer mensen eens zijn, dan zijn kansen hoger .... je idee kan ook in je eigen omgeving starten .... een getest idee is meer waard dan een groot plan 26

Nog een keer... Schrijf nieuwe Idee of Verbeter eerste Idee 27

PAUZE 28

29

hoeveel personen telt u? 30

OEFENING 2e iDEE 31

Feedback geven .... om meer van elkaar te leren Het doel is meer uit het idee te halen En de idee-eigenaar op te leiden Feedback moet positief zijn (positive enquiry) Naarmate de relatie beter wordt mag het ook kritischer Dicht bij bedrijfsdoelen en verbeterprincipes blijven Het is niet vies als Feedback inhoudelijk wordt Feedback moet leiden tot nieuwe stappen Feedback is snel (<48 uur) en kort (max 50 woorden)

Feedback geven Presenteer Idee (Titel + Omschrijving) (Titel op bord zetten) Iedereen geeft feedback Iedereen geeft sterren (hoe?) * ** **** 33

Feedback geven Wees feitelijk Richt feedback op het idée of gedrag, en niet op de persoon Beschrijf concreet en waardevrij, (ver-)oordeel niet Beschrijf het hier & nu Tip & top Check of de ander je begrijpt

Feedback ontvangen .... Zie het als een kans Luister Ga je niet verdedigen of verklaren Vraag duidelijkheid als je het niet begrijpt Bedank de gever

Valkuilen de groep gaan in een inhoudelijke discussie de feedback is niet concreet; het idee wordt er niet beter van de feedback wordt administratief van aard het duurt veel te lang

Plan Uitvoer Idee Plan Resultaat 37

Plan-principes heeft een eigenaar met veel kracht is snel uitvoerbaar heeft vooraf de steun geregeld kent aanpak met mijlpalen en risico's heeft berekening van controller heeft support van collega's vraagt om help ipv nee kent verschillende wegen naar succes 38

Kansen vergroten door het goede plan of het goede idee of beiden Buitengewoon idee of innovatie 3M? Iphone Iedereen snapt dat dit succesvol is Hoe vind je ze Goed Idee (Inhoud) Als het maar goedkoop is kan het Lijkt goed maar is weinig NoordZuid Lijn? Aardig idee Doen Slordig en onduidelijk Strak, gedragen, onderbouwd, samen Mooi Idee“vorm” 39

Voorwaarden voor een mooi idee (de vorm) elk idee kun je uitleggen aan je oma heeft een eigenaar met veel kracht is snel uitvoerbaar heeft vooraf de steun geregeld kent aanpak met mijlpalen en risico's heeft berekening van controller heeft support van collega's vraagt om help ipv nee kent verschillende wegen naar succes betreft geen buren ideeën er zijn weinig woorden nodig 40

Voorwaarden voor een goed idee (de inhoud) vaak hoog frequent vaak simpel elimineren stappen in bedrijfsprocessen makkelijker en snel weinig externen (zoals IT) nodig lage invoerkosten, makkelijk uitvoerbaar er zijn meestal meerdere voordelen zeker niet altijd briljant zijn rechtstreeks gericht op het bedrijfsdoel 41

Idee management is als een fiets sommige onderdelen zijn essentieel (een wiel) maar anderen zijn vooral handig (het zadel)

Uitleg platform Dit is een moment om de ludieke stemming die er heerst na de oefening even serieuzer te maken. Het brengt ons naar de vraag wie de oefening wil doen en welke voorwaarden we ondertekenen. Het gaat nu over de subtiliteit van ideeën; je zou zomaar iets dom kunnen zeggen. Je maakt je kwetsbaar. Daarvoor moeten collega’s onderling en managers begrip hebben. Vandaar ook de cadeautjes. Ik geef die altijd met de uitleg dat niemand zit te wachten op zomaar een klein cadeautje maar iedereen wacht of hoopt op een motiverend woord, een compliment of opbouwende kritiek. 43

Introductie Kaizengine Life rondgang door KaiZengine platform Introductie Kaizengine Deel handleidingen uit Vraag 1 persoon in te loggen (loop kort door voorwaarden heen) En laat een idee invoeren Bedankt proefkonijn Log in als manager Bekijk het zojuist ingevoerde idee Waardeer het idee Geef een reactie Maak duidelijk dat het idee blijft liggen totdat eigenaar actie neemt Laat het overzicht zien Klik op leuk idee Sluit af Accepteer de voorwaarden: Login en password Iedereen kan alles zien Iedereen doet actief mee, geen kijkers Wees netjes en positief Werken in andermans ideeën Wees niet bang; niemand doet je wat Elk idee is goed; dat is ons principe Je bent eigenaar Veel plezier met Kaizengine! 44

PAUZE 45

Oefening: Puzzelen maar Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen. 46

Oefening: Puzzelen maar Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen. Oplossing: Neem het vijfde glas en giet de inhoud in het tweede lege glas. Op die manier heeft u afwisselend een leeg en een vol glas. 47

Vraagstelling aan 'ServiceCentrum' ‘Hoe wordt het Servicecentrum de vanzelfsprekende ingang voor Interne Dienstverlening?’ of ‘Hoe worden wij preferred supplier?’ 48

Oefening: Associatieketting Zet uw brein snel in de creatieve stand Voorbeeld: start met water -> drinken - cola - Amerika - Bush - Irak - oorlog - vrede - kerst - kaarsjes - vet - patat – mayonaise - 1. Start met ‘paddestoel’. Pak nu pen en papier en probeer zo veel mogelijk associaties te maken op het woord in één minuut. 
 Hoeveel had u er? 2. Nu met ‘viool’ .... en minstens 50% meer !! 
 bron: www.psychologiemagazine.nl 49

Oefening CO-creatie Stap 1.0 Brainstorm over Preferred Suppliership Neem de vraagstelling Preferred Suppliership. Neem 5 geeltjes per persoon. Schijf op elk geeltje op wat dat begrip voor jullie klanten betekent. 10min. Stap 1.1 Clusteren Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen. 5min. 50

Oefening CO-creatie Stap 2.1 Brainstorm Idem dito, maar dan wat het voor jullie betekent. Cluster deze onderwerpen. 10min. Stap 2.1 Clusteren Gezamenlijk clusteren van deze onderwerpen. 5min. 51

Oefening CO-creatie Stap 3.1 Prioriteren (Staand bij de 'muur' en de onderwerpen) Welke van de clusters heeft de meest siginificante onderwerpen (voegen het meest toe)?. We doen het nog even niet-kwantitatief. Korte discussie en conclusie. 5min Stap 3.2 ID-Generatie Op dit cluster van onderwerpen: elk persoon plakt 3 verbeter-ideeen (geeltjes) op de muur 10 min 52

Oefening CO-creatie Stap 4.1 Feedback Kort rondje: een aantal person vertelt aan de hele groep welke idee hij het best geformuleerd vindt. Interactief. 10min Stap 4.2 Waardering (Staand bij de muur bij de ideeen) Elk persoon krijgt 2 stikkers en plakt die bij het beste idee. 53

Oefening CO-creatie Dit proces illustreert hoe je een abstract begrip kunt concretiseren. Door de samenwerking ontstaat een grotere scherpte. Deze oefening is een prelude voor de komende 13 weken. Deze ideeen kun je al zelf in Kaizengine invoeren. 54

Hoe nu verder ? 55

Inrichting van ideeen meeting Afspraken meeting 1x per 2 weken etc.atze vult inhoud op wiki 56

ID-BORD ServiceCentrum WeekNo: .... Team-Idee-Doelstelling: Het ServiceCentrum wil in 13 weken >= 30 ideeen met >= 10 geaccordeerde ideeen realiseren en/of een waarde van >= €10.000, dat een gevolg is van het creeren van Preferred Suppliership binnen de gemeente Eindhoven. Kansen of issues (deze week): - Acties dd ... Idee-overzicht 01feb10 Team ServiceCentrum: naam: aantal ideeen, status, totaal Trend

Intro Eval Team KaiZengine Laag fruit 28/1 20/2 28/3 Idee meeting I-uur Intro Laag fruit Tweede golf Eval Idee & samen Plannen & Berekening Voortgang Top 10 ideeen Beslissen & Uitvoer Connectie org 28/1 20/2 28/3 Soms kruipen 3 of 4 mensen even bij elkaar voor een idee verdieping, creativiteit volgens KaiZen Idee meeting De idee meeting moet een standaard manier worden om (2) wekelijks ideeen te volgen 58

Doelen Pilot Minstens 30 ideeën waarvan minstens 10 akkoord voor uitvoer De waarde van de akkoord ideeën is minstens €10.000 Er is een positieve ontwikkeling in kwaliteit ideeën. Van een rapportcijfer ..... We blijken steeds minder tijd per idee nodig te hebben. 59

Rekenen aan ideeen We worden straks geholpen door het financiele team: Controller/Controller 60

Opdracht en verwachting Registreer tenminste 1 of twee ideeën in KaiZengine deze week; liefst komende dagen Website: www.kaizengine.com Wachtwoord is “achternaam” login=“idem” Verander wachtwoord in eigen wachtwoord bij “profiel” Waardeer een paar ideeën van collega's Kijk wie van je collega’s goede ideeën en meningen heeft en regeer daarop Daarnaast kun je feedback verwachten van KaiZengine Geef meerdere ideeen in de komende weken 61

Wat kun je de komende 13 weken verwachten ? Onderwerp Timing Invoeren ideeën en reacties per internet Elke week meerdere keren door KaiZengine en mng Idee-meeting Elke twee weken op dinsdag 11:00-11:17 Startend met 90 min->17 min KaiZen Oefening met steeds kleine groepen vanuit LEAN/KAIZEN 3 a 4 keer; te bepalen... Low Hanging Fruits (resultaat) Op datum.... 3 uur Bierviltje; makkelijk rekenen Training per internet en tevens tijdens idee-meetings Nieuwbrief Elke twee weken op de hoogte van de vorderingen en tips Cadeatjes 2 x cadeautjes per persoon Evaluatie datum

Vervolgafspraken VerbeterMeetings Datum 1 Datum 2 Low Hanging Fruits Einddatum evaluatie 63

Check Kwaliteit van Ideeen Feedback & samenwerken Platform beetje leren kennen Al veel goede ideeen Weten wat doelstelling is Kortom klaar voor 13 weken Pilot

Evaluatieformulier Graag formulier invullen

Welk middelste rondje is het grootst? Maak twee vierkanten die elkaar niet raken door acht lucifers te verwijderen. 66

Welk middelste rondje is het grootst? Maak twee vierkanten die elkaar niet raken, door acht lucifers te verwijderen 67

DANK VOOR JULLIE AANDACHT. ERG VEEL SUCCES EN PLEZIER !! Welk middelste rondje is het grootst? DANK VOOR JULLIE AANDACHT. ERG VEEL SUCCES EN PLEZIER !! OP NAAR DE RESULTATEN en TOT BINNENKORT !! 68

Bijlagen

Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden) Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden)

Een uitgekiende combinatie Formuleren en structureren Samenwerking / 'wiki' Business case / prioritering Training managers (2dg) + Souffleren Belonen, Waarderen en feedback Introductie training (1/2dg) Aanpak & Trainingen Beloning & Feedback Training medewerkers (1dg) Analyses & Services Platform Low Hanging Fruit sessie (1dg) Communicatie Top idee Idee van de maand WeekIdeeMeeting 71

Oefening: Overeenkomsten 
Probeer zo veel mogelijk overeenkomsten te vinden tussen twee termen. Bijvoorbeeld: ‘zonnebloem’ en ‘spiegelei’ hebben gemeen dat ze - geel zijn, een - ronde kern hebben, op een - boerderij te vinden zijn, een - sunny side up hebben enzovoorts. Probeert u het eens met ‘voetbal’ en ‘meeuw’. bron: www.psychologiemagazine.nl 72

de planken zijn allemaal even recht 73

Welk middelste rondje is het grootst? welke middelste rondje is het grootst? 74

KaiZengine wat kun je verwachten Aanpak & Trainingen Beloning & Feedback Analyses & Services Platform 75

Voorwaarden voor succes LinkWiki 76

77

IW 78

M.B. 79

S.M. 80

Welk middelste rondje is het grootst? 81

Welk middelste rondje is het grootst? 82

Doel van de afdeling (specifiek voor de pilot) Het ServiceCentrum moet DE preferred supplier zijn. Service Centrum Logisch toch? Wat is daarvoor nodig? Hoge kwaliteit, luisteren naar interne klanten en ideeen voor verbetering, meten van effect 83

KZ: Platform / Incentives / Rapportage KICKSTART een “action learning” programma Opdrachtgever Feedback Beleid Feeback Start 1ste selectie Top 5 idee Ideeproces Evaluatie Manager + Team KaiZengine Kwaliteit Co-creatie Plan € result Select Creativiteit& Analyse Bewaken Scoren Intro Tweede golf Eval Idee & samen LHF Plannen & Berekening Voortgang Top 10 ideeen Beslissen & Uitvoer Connectie org Platform Feedback Analyse cadeautjes Acties Organisatie KZ: Platform / Incentives / Rapportage 84

Daarnaast kennen we nog succes-principes Een idee heeft een eigenaar Samenwerking verhoogd de kwaliteit Zeg ook Nee tegen ideeën Wees ondeugend maar goed voor de zaak Zorg voor hoge doorloopsnelheid Maak de drempel voor nieuwe ideeën laag Beslissingen expliciet nemen Het idee dat snel resultaat geeft heeft voorrang Goede ideeën dragen bij aan een bedrijfsdoel Voorkom pottenkijkers Doe het zelf werk consultants weg Maar vooral...kies steeds de slimste weg Ik weet nog niet wat ik hier mee wil; heb ik wel eens besproken met NS maar kost tijd en is nog complex 85

welke mannetje is het grootst? 86

87

Oefening: Associatieketting (2) 
Start bij ‘schoen’ en via ‘sushi’ eindigen bij ‘lood’. bron: www.psychologiemagazine.nl 88