Managing Succesfull Programmes Programma Management 12 januari 2005

Programma De veranderende omgeving van organisaties Relatie tussen projecten en programma’s Logische verbanden, verschillen Standaard wijze van werken Methode MSP Managing Succesfull Programmes Referentiemodel & principes MSP fasering en producten Inleiding Projectmanagement is een manier van werken bouw piramides Romeinse wegennet Van WO II wetenschappelijk aangepakt technieken voor planning en projectbesturing KPN kent PRoBAAT en TeleTURN Gericht op concreet tastbaar resultaat

Inleiding Projectmanagement: manier van werken bouw piramides Romeinse wegennet Vanaf WO II wetenschappelijk aangepakt technieken voor planning en projectbesturing KPN kent PROBAAT en TeleTURN Vanaf 1980: people site of project management - skillmix - competenties en beïnvloeding Nu: concreet en tastbaar veranderresultaat in complexe en snel veranderende omgeving Inleiding Projectmanagement is een manier van werken bouw piramides Romeinse wegennet Van WO II wetenschappelijk aangepakt technieken voor planning en projectbesturing KPN kent PRoBAAT en TeleTURN Gericht op concreet tastbaar resultaat

Inleiding: verandering als context Omgevingsinvloeden, verandering heeft veelal (forse) gevolgen Verandering Impact Economie Relatie met belanghebbenden Globalisering Cultuur Markten Samenwerkingsverbanden Verkoopkanalen Logistieke keten Politieke initiatieven Organisatiestructuur Concurrentiepositie Processen en Systemen Techn. ontwikkelingen Informatiebehoeften Kwaliteit proces Techniek Functies Verandering meestal strategisch: moeilijk vast te leggen Veel veranderingen (technologisch, time to market, omgeving Veranderingen hebben impact Verandering Impact Economie Belanghebbenden Globalisering Cultuur Markten Samenwerkingsverbanden Verkoopkanalen Logistieke keten Politieke initiatieven Organisatiestructuur Concurrentiepositie Processen en Systemen Techn. ontwikkelingen Informatiebehoeften Kwaliteit proces Techniek Functies Verandering meestal strategisch, moeilijk vast te leggen

Inleiding: verandering als context Risico Verlies grip Aansluiting bij visie en strategie Wens Effectief gebruik competenties en budget Duidelijke rollen Besturen en beheersen risico’s Programmamanagement: vertalen van strategische verandering naar meetbare criteria Sheet 3 Omgeving Risico Verlies grip Aansluiting bij visie en strategie Wens Effectief gebruik competenties en budget Duidelijke rollen Besturen en beheersen risico’s Programmamanagement: vertalen van strategische verandering naar meetbare criteria

Wat is een programma? Ondersteuning strategische verandering organisatie Samenhangend portfolio project en lijnactiviteiten Gerealiseerde baten en bijdragen Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Niet strak vastgestelde doorlooptijd Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Wat is Programma Management? Programmamanagement is een gecoördineerd managen van een portfolio van projecten die de organisatie veranderen om voordelen te behalen van strategische belang Niet Vaste tijdsduur Bepaald budget en kwaliteit Concreet en tastbaar HUIDIGE DOELEN Wel Strategische verandering Wat opleveren Wanneer succesvol TOEKOMSTIGE DOELEN Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

De omgeving van programmamanagement Interne of externe business omgeving (politiek, economisch, sociaal, technologisch) Beïnvloeden en creëren Strategie, policies, initiatieven en targets Definitie, scope and prioriteiten Programma’s Initiëren, monitoren and samenhang Projecten en gerelateerde lijnactiviteiten Opleveren en implementeren Nieuwe of veranderde business organisatie, diensten en bekwaamheden Doelen bereikt en benefits gerealiseerd

Programma Management - context Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Programma Management - verbanden mangement gecoördineerde gecoördineerde projecten projecten activiteiten activiteiten Produkten Produkten , diensten, trainingen, processen, , diensten, trainingen, processen, methoden, vaardigheden methoden, vaardigheden Vision Vision Operationele Operatioele Statement Statement omgeving “A” omgeving “A” Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd Operationele Operatioele omgeving A omgeving A Blueprint Blueprint performance performance indicatoren indicatoren Benefits Benefits Visie, missie en strategie Visie, missie en strategie

Relatie tussen programma en project (1) Multi-project Project Waarom Bereiken van doelen. Sturen op samenhang (doelen, inspanningen, middelen) Sturen op middelen (mensen, middelen, energie, motivatie, support) Bereiken van vooraf overeengekomen resultaten. Sturing op tijd, geld en kwaliteit. Tijds- horizon Tijdelijk, stoppen wanneer mogelijk en noodzakelijk Oneindig in haar bedoeling Eindig, vooraf overeengekomen Besluit- vorming Op vooraf overeen-gekomen momenten, gebaseerd op programma plan Vaste momenten (cyclus van de per-manente organisatie is dominant) Per fase overgang, gebaseerd op beslis-documenten

Relatie tussen programma en project (2) Programma mgt Multi-project mgt Project mgt Bedoeld Realiseren unieke doelen Optimaliseren sa-menhang projecten (middelen, relaties) Realiseren unieke resultaten Proces Programmeren, initiëren, controleren, aanpassen Plannen, informeren, monitoren Afbakenen, faseren, controleren Gereed Bereikte doelen Projecten zijn klaar Resultaat is aanwezig Sturing Tijd, support, samen-hang, bijdrage aan Middelen en relaties Tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie

Relatie tussen programma en project (3) Met een programma verander je de organisatie en bereik je strategische doelen Programma: is gecoördineerde organisatie, aansturing en implementatie van portfolio van projecten en activiteiten die tezamen resultaten opleveren en benefits realiseren die van strategisch belang zijn Met een project haal je de verandering uit de organisatie Project: managementomgeving die is gecreëerd met het doel om een of meer business producten op te leveren volgens een gespecificeerde business case Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Waarom een methode? standaardisering beheersing gemeenschappelijke manier van werken en begrippenkader beheersing complexe omgevingen (multi)projecten coördinatie activiteiten verandering lijnorganisatie structuur, taal, cultuur en proces Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

A fool with a tool remains a fool Waarom een methode? Een methode is een goed instrument in de handen van competente mensen A fool with a tool remains a fool Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Managing Successful Programmes Best practices, Office Government Commerce (OGC) Generieke leidraad strategische veranderingen Kenmerken Van visie naar precisie Sturen op visie, benefits, blue print Organisatorische model met gedefinieerde rollen en procesmodel met opleveringen Praktisch raamwerk, procesmodel Business zelf verantwoordelijk op basis van benefits Verbeteren prestatie en efficiency verandering Reduceren kosten verandering Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

MSP proces model Identify a programme Defining a programme Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Establishing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery BluePrint Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio Delivery Benefits Project documentation Benefits Project reports

MSP principles Organisation & Leadership Benefits Management Stakeholder Management & Communications Issue Resolution & Risk management Quality management Business Case Management Programme Planning & Control Programma management MSP biedt raamwerk voor beheersing complexiteit en risico’s Doel: het verwezenlijken van Vision Statement, Blueprint en Benefits Doel To identify the main elements of the Manual. Hints & Tips Config, Quality, Issue&Risk Mgt zelfde als Prince 2, alleen op programma niveau. Iteratief processen welke dwars door de MSP processen heen lopen. Cross-refer to chapters and sections in the Manual. Wordt met de cirkel niet bedoeld dat er ongoing / continue “processen” (de principles) zijn die dwars door alle MSP processen heel lopen? Per proces worden de activiteiten van een principle steeds weer herhaald? Let op! Delegates may ask ‘is this not just general management?’ Be ready to explain the differences between line-management of a functional unit of an organisation and the management of programmes of projects. LET OP: in de Manual heeft men het over Principles. De directe vertaling naar het Nederlandse principes is te absoluut. Bedoeld worden de uitgangspunten/componenten. Handhaven term Principles dus..

MSP producten Programme mandate Programme brief Vision statement Benefit profile benefit management strategy Blueprint Business case communications plan Issue log issue resolution strategy programme plan Project portfolio quality management strategy resource management strategy Risk register risk management strategy Stake holder map stake holder strategy

Rollen MSP Sponsoring Group Onderschrijven en bekrachtigen van de Business Case (TOTO) Senior Responsible Owner Overall leiderschap en verantwoordelijk, benoemd vanuit Sponsoring Group Programme Manager Dagelijks management, opleveren nieuwe mogelijkheden Doel Rollen en verantwoordelijkheden in de programma organisatie. Hints and Tips Vraag: Waarom rollen benoemen? TOTO = Top Off The Office Vraag: waar ligt de link met projectmanagement? (antwoord zie volgend plaatje.) Let op! Relatie met Projecten Mogelijkheden = Capabilities 1 programma sponsor group senior management, opleveren benefits 2 programme director opdrachtgever: eindverantwoordelijk programma (resultaat, investeringen, uitgaven), autorisatie, bezitter Vison doc, communicatie naar boven, verband programma- strategische missie en benodigdheden review en audit, inzet resources 3 programma manager dagelijkse besturing, budget en kosten, planning en bewaking, ondersteuning en facilitaire operationeel personeel, verzekert levering binnen gokit, kwaliteitsmanagement, consistentie processen en organisatie, aansluiting infrastructuur, leidt externe partijen, communicatie, consistentie projectportfolio 4 business change manager verantwoordelijk en verkrijgt uiteindelijke baten, rapportagestructuur, vertegenwoordigt belangen sponsor Group, borgt scope en identificeert benefits over projecten, communicatie naar organisatie, 5 programme assurance onafhankelijke controle en bewaking, rapport aan SG, borging resultaten, audits, onafhankelijk van programma 6 programme support advies, secretariaat, afhandeling informatie, centrale communicatie, bewaken procedures en standaards, opleiding, planning, administratie processen Business Change Manager Verkrijgen van benefits uit de nieuwe mogelijkheden

Programma organisatie Sponsoring Group Senior Responsible Owner Programme Manager Business Change Manager Programme Office Delivering capability Embedding change

Identify a Program Identify a programme Defining a programme Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Governing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery Bleu Print Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio maanging Benefits Project documentation Benefits Project reports

Doel Identify a program Structureer en formaliseer ideeën voor programma Identificeer wat moet worden bereikt en welke benefits dit oplevert voor de organisatie ( => klant) bewustwording management team rechtvaardiging start (wenselijk en haalbaar) koppeling visie, missie & strategie aan verandering Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Activiteiten Identify a program Onderzoek Programme Mandate Verkrijgen Programme Sponsorship Aanstellen Senior Responsible Owner (programmadirecteur) Maak een Programme Brief Stel Terms of Reference op Neem GO of NO GO-besluit Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Input Identify a program PROGRAMME MANDATE INHOUD Resultaat Verbeteringen Relatie met bedrijfsstrategie OMSCHRIJVING welke nieuwe diensten, producten, doelen worden gerealiseerd welke veranderingen / verbeteringen in het bedrijfsproces zullen worden behaald door genoemde resultaten hoe sluit een programma aan bij de missie, strategie, visie van het bedrijf

Output Identify a program PROGRAMME BRIEF INHOUD Vision Statement Benefits Risks en Issues Geschatte kosten, opbrengsten, (en risks) OMSCHRIJVING Beschrijft einddoel en capabilities Beschrijving te bereiken bijdragen; prioriteit bepalen voor optimaal resultaat delen over verschillende organisaties Welke zijn nu te identificeren? Maak een zo goed mogelijke schatting als basis voor Business Case

Outline vision statement Doel: communicatie einddoel programma Eenvoudige illustratie van het benodigde resultaat – one liner Veranderingen voor de organisatie door het programma Beschrijft benefits: Efficiency, performance, effectiviteit, service, potentie, capaciteit Beschrijf de rapportage van benefits aan de stakeholders Planning van de te behalen benefits Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Voorbeeld Vision Statement Bedrijf X wordt de erkende deskundige en betrouwbare leverancier van informatie, kennisproducten en diensten op het gebied van arbeid en inkomen Kwaliteit verhogen Bijdrage aan creëren beeld van constructieve, klantgerichte, deskundige en betrouwbare individuele dienstverlener Gaat samen met beeld van constructieve, naar zijn leden luisterende, deskundige, betrouwbare en zo nodig strijdbare collectieve belangenbehartiger Aansluiten bij behoeften en verwachtingen van leden Producten en diensten vanuit de huidige organisatie Gebruik van deskundigen en diensten uit collega organisaties Taal van de werknemers uit de sectoren Adagium kennis is macht middels kennismanagement omvormen tot kennis delen is kracht Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Vision without action is Daydreaming Action without vision is a Nightmare Japanese proverb Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Defining a Program Identify a programme Defining a programme Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Governing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery Bleu Print Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio managing Benefits Project documentation Benefits Project reports

Doel Defining a program Realiseren van complete beschrijving Vision Statement, Blue Print en Benefits Organisatie (rollen) en governance (besturing) Veranderingen in de organisatie Ontwikkelen van de strategies Quality, Stakeholders, Issues, Risks, Benefits, Resources, Planning en Control Ontwikkelen van de plannen Resources, Benefits Realisation, Communications, Programme Business Case Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Activiteiten Defining a program Stel een team samen Ontwikkel Vision Statement, Blueprint en Benefits Profile Identificeer en analyseer stakeholders Ontwerp programma organisatie Ontwikkel projectportfolio en tranches, programma plan Maak communicatieplan en strategie Maak benefitsplan en strategie Beschrijf quality, risk en issue management strategie Ontwikkel Business Case Sheet 4 Definitie programma Ondersteuning organisatie met een strategische verandering Samenhangend portfolio project en lijn Gerealiseerde bate en bijdragen Plaatje 1 Kenmerken Aansluiting visie en strategie Verankering bestaande organisatie Grote, niet strak vastgestelde doorlooptijd

Output Defining a Programme Definition Doel: realiseren van complete beschrijving programma Blue Print Vision Statement Programma Business Case Benefits Profiles Stakeholder map Organisatie structuur Project portfolio Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Output Defining a Programme - Governance arrangements Benefit Management Strategie Risk en Issue Management Strategie Quality Management Strategie Stakeholder Management Strategie Issue Resolution Strategie Resource Management Strategie Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Output Defining a Programme - Plans Benefit Realisation Plan Programme plan Communication plan Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Principes benefits mangement Benfits Management Zorgt ervoor dat de Benefits worden geïdentificeerd en gedefinieerd en worden verbonden met outcomes Zorgt voor commitment en eigenaarschap Managed de realisatie van de Benefits Fundamenteel voor het programma Identificatie door meten van verbetering Focus op realisatie, niet opleveren capability Continue, gaat door na einde van het programma Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Blueprint P O T I De Blueprint verfijnt het Vision Statement in objectieve termen: Processen Organisatie Tools / Technologie Informatie Doel Wat is een Blueprint? Hints and Tips Processen: Welke processen worden ingericht? Organisatie: Hoe gaat de organisatie er uit zien? Tools: Welke hulpmiddelen worden opgeleverd en zijn nodig? Informatie: Welke informatie is nog om de organisatie te sturne in de nieuwe situatie? Let op! Blueprint evalueert! Blueprint beschrijft toekomst situatie.

verantwoor- delijkheden Blueprint P T I O productie klantafhandeling communicatie opbrengst gebouwen productie- middelen taken verantwoor- delijkheden bevoegdheden organogram productiekosten logistiek beheer workflow kennis Sturing markt technologie ICT

Benefit Management Strategy Desired outcomes Develop Benefits Management Strategy Plan for benefits realisation Identify and model benefits Quantify benefits and optimise the mix Benefits review Look for additional benefit opportunities Benefits realisation

Benefit mangement strategy Direct financieel Omzetverdeling synergie huisvesting hoeveelheid personeel Direct niet financieel Kwaliteitseisen nauwkeurigheid serviceniveaus responsetijden Indirect groter Imago cultuur perceptie dienstverlening moreel Relate to financial objectives tangible Relate to non-financial objectives Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management tangible

Benefit Profile Afgeleid van vision statement en blueprint Volgen oplevering en realisatie benefit Bestaat uit: Beschrijving Financiële bijdrage Verandering van de business operatie staf Afhankelijkheden met projecten / risks / benefits / programma’s Project dat benefit realiseert Wanneer gereed Wie realisatie verantwoordelijkheid Planning KPI Meetmethode Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Voorbeeld Benefits Benefit Benefit Strategische doelstelling: Bedrijf X wordt een betrouwbare leverancier van informatie en kennisproducten en diensten in relatie met arbeid en inkomen Benefit Kwaliteitsverbetering bereikbaarheid en dienstverlening 1 loket bereikbaarheid toename x% afname zoekend telefoonverkeer x% binnen 24 uur antwoord x% directe afhandeling vragen bereikbaarheid x-x uur, x dagen per week klanttevredenheid x x% aansluiting van producten/diensten catalogus bij klantbehoefte Benefit Individuele dienstverlening tegen integrale kostprijs exploitatielast van max. x% exploitatiekosten x bezetting y aantal contactmomenten a, minuten b, medewerkers c, aanwezigheid d, werkplekken e, m2 f, kosten per periode g

Relatiemodel Benefits Enablers End benefits Fewer phone calls, less mail Fewer queries Web-based customer information Reduced expenditure Less dependence on staff More time for other tasks 24x7 availability Web-based service information Customer satisfaction Greater awareness Less advertising in papers Better take-up of service Increased effectiveness One-stop info collection Better market image Web-based transactions Faster processing Better quality information Standardisation of forms Intermediate benefits

Waarom stakeholder management? Verbetert samenwerking en commitment Voorziet in uitgangspunt voor communicatie Verbetert coördinatie en consistentie van informatie Management van verwachtingen Inschatting van cultuur, organisatie en omgevingsveranderingen Leidt tot beter risk en benefits management Geeft een bijdrage aan het maximaliseren van benefits Kosten communicatie meenemen Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Stakeholder Management strategy Wie zijn de Stakeholders Wat zijn hun Belangen en behoeften aan informatiebehoefte koppelen (= stakeholder map) Communicatie vorm Stakeholder, wederzijdse verwachting, informatie behoefte, frequentie en communicatiestromen, beoogde resultaat, kosten, koppeling aan resultaat programma Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Stakeholders competitie top management Operationele staf overheid Leveranciers diensten zakenpartners Business gebieden Stake holder management klanten Programma en projectteam Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management Leveranciers producten vakbonden Pers en media aandeelhouders audit

Stakeholder map  Strategic direction Financial Operational changes Interface with customers Public safety Competitive position Stake holders  Business partner Customer Trade unions Staff Regulator bodies Press and media

Waarom risk management? Informatie voor planning Voorkomen van ongewenste gebeurtenissen Minimaliseren van effecten van een niet gewenste gebeurtenis Maximaliseren van de kans dat benefits worden gehaald Reduceren van kosten, die gemoeid zijn met het afhandelen van issues Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Risk identification checklist Strategic levels Other programmes or Inter programme dependencies Other initiatives in the organisation Political pressure Programme level Changing requirements and objectives Programme definition Management skills Inter project dependencies Project level Third party resources Operational level Transfer of outputs to operations Acceptability within business operations or to stakeholdes Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management

Risk Management Define framework for risk management Embed and renew Identify risk Assess effectiveness Risk ownership and allocation Evaluation risk Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management Implement actions Plan appropriate mitigation actions

Waarom Quality management? Kwaliteit van leiderschap en managementprocessen, inclusief betrouwbare informatie voor besluiten Kwaliteit van deliverables (in producttermen) Kwaliteit van meet-, controle- en beoordelingsactiviteiten Het gaat om criteria, activiteiten, uitvoerenden en toepassing van standaarden aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Definieert Governance arrangements Configuration Managament en change control Quality assurance en reviews opleveringen (audits) Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Changed or new business operations Programme and Project Business Cases Strategies, policies and initiatives Continued alignment? Defines required outcomes Programme Business Case = Optimum mix of benefits, risks, costs, timescales for required outcomes Continued alignment? Sets scope and objectives Project Business Case Project Business Case Project Business Case Project Business Case Delivery of outputs within time, cost, quality constraints Business Case Rechtvaardiging voor opzetten en continueren programma Waarom? reden, aanleiding Welke voordelen? Benefits, kwantificeert programma en doelstellingen qua bijdrage en besparingen Welke risico’s? Risks Wat zijn kosten? Investeringsanalyse, verbindt kosten, baten en risico’s Wat is en planning? Changed or new business operations Outcomes delivered here

Input Programme Planning Vision statement Clear understanding of target? Blueprint Ability to achieve Transition Cultural aspects? Benefits Linked to projects Projects Construction towards Benefits? Progress monitoring Identified milestones? Programme plan Sheet 19a Defining a Programme Doel: realiseren van complete beschrijving programma Output Omschrijving PROGRAMME PLAN Vision Statement en Blue Print Stakeholder map Benefits Profiles en Plan Benefit Management Strategie Programma organisatie Programma planning en –schema Resource Plan Communicatiestrategie en –plan Beschrijving programma processen Ris en Issue Logs Risk en Issue Management strategie Financieel Plan Business Case Quality Management Configuration Management Resources Capabiliy or skills? Timetable Dependencies and interfaces? Risk and assumption Responsible for action? Stakeholder needs Appropriate Information?

Activiteiten Programme Planning Definieer project portfolio Overzicht projecten en activiteiten, gekoppeld aan benefits Focus op vroege bijdragen (quick wins) Blijf op inter projectniveau Definieer tranches Groeperen op discipline, locatie, deliverables, resource allocatie, belasting Maak schema en prioritering mechanismen Review project verwachtingen Manage resources Resources (geld, infrastructuur, informatie, partners) dmv planning, koppelen aan strategische doelstellingen Verdeel de risico’s Integreer het communicatieplan Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Governing a Program Identify a programme Defining a programme Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Governing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery Bleu Print Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio managing Benefits Project documentation Benefits Project reports

Doel Governing a Programme Implementeer Governance Functies, verantwoordelijkheden, processen en procedures die definiëren HOE het programma is opgezet, gemanaged en bestuurd wordt Benoem alle personen voor de rollen in de programmaorganisatie Stel procedures, infrastructuur, support mechanismen in werking Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Output Governing a Programme Ingericht Programme Office Hulpmiddelen en procedures Programmastandaarden, beleid en procedures Voortgangsrapportages Issue log en riks register Beslissingen: end of tranche reviews Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Activiteiten Governing a Programme Programma treedt in werking inrichten programma organisatie en programme office fysieke programma omgeving opzetten invullen programma rollen lanceren vroege projecten beschrijven processen en procedures (planning, tracking, reporting, accounting, issue en risk, configuration, communication) beschrijf standaards stel procedures in werking meten op benefits zet communicatie op Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Managing Portfolio en Benefits a Program Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Governing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery Bleu Print Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio Managing Benefits Project documentation Benefits Project reports

Doel managing the portfolio Activiteiten voor coördinatie en managen van de project opleveringen Verkrijgen nieuwe mogelijkheden (uit de Blueprint) door oplevering resultaten, bijsturing en lessons learned Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Activiteiten managing the portfolio Projecten starten Aansluiten projecten bij benefits realisatie, programmadoelen Monitoren voortgang Manage risks en issues Sluiten van projecten beleggen van lessons learned Input: Blueprint, Programme Plan, benefit profiles, realisation plan, issue logs en risk registers van de projecten, project progress reports Output: project briefs, opleveringen, end project reports, lessons learned, beslissing na tranche over voortgang Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Doel managing benefits Volgen van benefits van identificatie tot realisatie Meet de benefits Performance indicatoren Balanced score card Plan en manage de transitie van oud naar nieuw Volg opleveringen van de projecten en de gereedheid van de organisatie “fit for purpose” Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Activiteiten managing the benefits Zorgdragen voor benefits meting Verfijnen benefits profiles Monitor benefits Transitie management, ondersteun culturele en personele veranderingen Ondersteun benefit realisatie Meten benefits Input Benefit Profiles & Realisation Plan, Benefit Management Strategy, Programme Plan & Business Case, Bleu Print, Project progress reports Output: improvements in operations and achievements of outcomes Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Benefits Management Welke verbetering? Waar zal het gebeuren? Is het kwan-tificeerbaar? Toekomstige Benefits? Wie is verant-woordelijk? Hoe meten we dit? Hebben we het bereikt? Wie meten? Welke veran-dering is nodig? Heeft de verandering plaatsgehad? Wie zullen dit merken? Hoe en Wanneer kan de verandering worden gedaan?

Verantwoordelijkheden Managing Benefits Senior Responsible Owner Overall verantwoordelijk voor de realisatie van de Benefits. Adviseert en stuurt, onderhoudt de Sponsoring Group, de Stakeholders en hun commitment Programme Manager Past de portfolio aan om het bereiken van de Benefits te optimaliseren. Voert Risk Mgt + Issue Resolution uit Business Change Manager Verantwoordelijk voor Benefits Management. Levert de projectresultaten af aan de operatie (transitiemanagement). Laat de operatie de Benefits realiseren. Verfijnt de Benefit Profiles Programme Office Meet en rapporteert de meetresultaten en vergelijkt deze met de Benefit Profiles en Realisation Plan

Closing a Program Identify a programme Defining a programme Programme Mandate Identify a programme Programme organization Programme Benefits Review Programme Brief Vision Statement Blue Print (outline) Programme Plan Defining a programme Governing a programme Closing a programme Procedures Tools Standards Log Delivery Bleu Print Programme Plan Running a programme in tranches Delivery Managing the portfolio managing Benefits Project documentation Benefits Project reports

Doel closing a programme Evaluatie op behalen einddoel Benefits en prestatie indicatoren gemeten en gerapporteerd, organisatie zet operatie voort Focus op einddoel Formele erkenning van portfolio en nieuwe mogelijkheden als gedefinieerd in de Blueprint Reviews gerealiseerde Benefits Identificatie noodzaak toekomstige Reviews van benefit realisaties Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing

Activiteiten Closing a Programme bevestig afsluiten Business case Project beëindigen (feestje) Overdracht naar lijnorganisatie programme review updaten en afronden documentatie ontmantel programma en project office organisatie informeer stakeholders Input alle programme documentatie Output: bevestiging van programma einde, programme review, lessons learned en programme assessment Quality Management Aansluiting bij kwaliteitsdoelen, lessons learned report Configuration management Relevante info compleet dmv monitoring, controle en change Audit Processen effectief, zoals afgesproken, goed ingezet, wensen stakeholder vervult, identiying, defining, establishing, running, closing