Workshop ZIJ De secretaresse van de 21e eeuw Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen Workshop ZIJ De secretaresse van de 21e eeuw

Even voorstellen: ZIJ ZIJ maakt het verschil! Werving & selectiebureau Gespecialiseerd in: Secretarieel/ondersteunend HRM personeel Operationeel in: Regio Amsterdam Regio Eindhoven 5 talentvolle, enthousiaste en gedreven meiden Persoonlijke en professionele aanpak ZIJ maakt het verschil! Werkt & Versterkt 4 februari 2013 Workshop NVD

Even voorstellen: Nathalie Haans Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant) Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant Ervaring: Office manger (Hairstore) Afdelingsecretaresse (KPMG) Opleidingscoördinator (KPMG) Jr. HR adviseur (KPMG) HR adviseur (TMF Group) Matchen van kandidaten en organisaties is het leukste dat er is! 4 februari 2013 Workshop NVD

Even voorstellen: Ellen Blom Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat) Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant Ervaring: Event/ office manager (Brownys Events) Office manager (NVP) De wensen vervullen van zowel de kandidaat áls de klant geeft mij enorm veel voldoening! 4 februari 2013 Workshop NVD

Waarom zijn we vanavond bijeen? De Secretaresse van de 21e eeuw Passend thema gezien ontwikkelingen huidige arbeidsmarkt Kennismaking met ZIJ Kennis en ervaringen met elkaar delen Netwerken Proosten op het nieuwe jaar! 4 februari 2013 Workshop NVD

Wat staat er vandaag op het programma? Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van de trends Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Etymologie De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden: Secremere (onderscheid maken) en het daarvan afgeleide Secretum (hetgeen van het andere apart is gezet) Hieruit ontstonden de woorden secretarius en secretarum Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de term nog steeds toepasselijk 4 februari 2013 Workshop NVD

In de middeleeuwen bestonden er dus reeds secretariële beroepen: de secretarum en de monnik In dienst van een koning of een landheer Taken: schrijven + vertalen van teksten Grote macht in de middeleeuwen, Weinig mensen kenden vreemde talen Monnik: Hield zich ook bezig met het schrijven van teksten Echter meer het vermenigvuldigen ervan, door middel van overschrijven 4 februari 2013 Workshop NVD

In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren Op die kantoren hielden veel mensen zich bezig met het: opmaken versturen en archiveren van documenten Dit waren meestal mannen 4 februari 2013 Workshop NVD

Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen Hun belangrijkste taak was licht administratief werk te doen Mannen deden nog steeds het verantwoordelijke werk De eerste school waar studenten les kregen in steno liet alleen mannen toe (Sir Isaac Pitman – 1870) Nadat in 1880 de typemachine werd uitgevonden, traden ook vrouwen toe tot beroepen met secretariële taken 4 februari 2013 Workshop NVD

Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van mannen over De mannen gingen naar het front Veel voormalig “mannelijke” beroepen werden met succes door vrouwen ingevuld Zo ook secretariële beroepen Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct ondersteunde bij hun werkzaamheden Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld Dit werd een typisch vrouwelijk beroep 4 februari 2013 Workshop NVD

Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei doorgemaakt Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep geworden. Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen 4 februari 2013 Workshop NVD

Ca. 1900 Ca. 1940 Ca. 1970 Ca. 1990

Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Trends & ontwikkelingen Ter verduidelijking: Er is een verschil tussen “trends” en “ontwikkelingen” Ontwikkeling: Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen Trend: Patroon dat zichtbaar wordt in een serie van ontwikkelingen 4 februari 2013 Workshop NVD

De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het secretaressevak in een stroomversnelling geraakt Je kunt spreken van een “ Stille revolutie” Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen? Organisatorisch Technologisch Sociaal / cultureel Arbeidsmarkt Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse? Naamsverandering van de functie Inhoudelijke verandering van de functie Persoonlijke ontwikkeling 4 februari 2013 Workshop NVD

Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Bedrijven steeds informeler De hiërarchische structuur doorbroken Managers makkelijker benaderbaar Flexibiliteit neemt toe, deur staat open Snelheid van handelen is een succesfactor Opkomst virtuele teams waarbij diverse interne en externe experts betrokken zijn Secretaresse van de 21e eeuw: Weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp af Stelt en bewaakt prioriteiten Vervult een verbindende en faciliterende rol Is de stabiele factor op kantoor, geen ‘flexer’ maar het vaste centrale punt 4 februari 2013 Workshop NVD

Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Diverse taken vanuit stafafdelingen overgedragen naar de lijnafdeling/ managers Bijvoorbeeld HR, facilitaire taken of centrale inkoop van goederen. De rol van de (lijn)manager verandert Operationele taken en beslissingsbevoegdheden vaker gedelegeerd naar secretaresse Secretaresse van de 21e eeuw: Krijgt een uitgebreider en breder takenpakket Krijgt meer verantwoordelijkheden Neemt meer zelfstandige beslissingen De vraag naar hoogopgeleide secretaresses neemt hierdoor toe 4 februari 2013 Workshop NVD

Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Kantoren worden meer en meer een ‘paperless offices’ Toenemende aandacht MVO Niet meer onnodig verspillen Afname administratieve papierstromen (fax en post) Toename online en elektronische informatie Toename gebruik social media Secretaresse van de 21e eeuw: Print geen stapels mails en documenten meer, maar archiveert en ordent digitaal Speelt sturende rol in co-ontwikkeling en is kwaliteitsbeheerder Moet sneller de essentiële informatie begrijpen en hierop actie ondernemen Verzorgt vindbaarheid en overzicht 4 februari 2013 Workshop NVD

Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Gezamenlijke takenlijst, agenda en documenten in ‘the cloud’ Vernieuwing van communicatie-middelen: smartphones, tablets en laptops Manager regelt op afstand eenvoudig zelf aantal zaken Persoonlijk contact blijft essentieel, maar… … veel zaken kunnen worden afgehandeld via mail of chat Secretaresse van de 21e eeuw: Is volledig thuis in de laatste technologische ontwikkelingen Ook Social Media kent geen geheimen Initiatief en actieve participatie Kan snel grote hoeveelheden informatie … Ontvangen Interpreteren Verwerken Versturen … via een toenemend aantal kanalen 4 februari 2013 Workshop NVD

Een voorbeeld: het dicteren van teksten Tot in de jaren ‘90 Sinds 2008 Vanaf medio jaren ‘90 4 februari 2013 Workshop NVD

Een voorbeeld: tekstverwerking Tot in de jaren ‘90 De jongste versie Al bijna aan een update toe Vanaf medio jaren ‘80 4 februari 2013 Workshop NVD

Sociaal /culturele ontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Toename flexibele werktijden en HNW Parttime blijven werken, ook als je kinderen krijgt Duobanen komen steeds vaker voor in het secretaressevak Mits duidelijke afspraken Werkzaamheden goed te combineren met privéleven Het secretaressevak is geen typisch vrouwenberoep meer Steeds meer mannen kiezen voor dit vak Secretaresse van de 21e eeuw: Kan van meer flexibiliteit gebruik maken Wordt verwacht zich flexibel op te stellen Werkt vaker parttime of in duobaan Is niet meer 99% vrouw 4 februari 2013 Workshop NVD

Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Het opleidingsniveau van de secretaresse wordt steeds hoger door: Veranderingen in het takenpakket Verantwoordelijkheden t.a.v. werkzaamheden Secretaresse van de 21e eeuw: Is niet langer meer een uitvoerende operationele ondersteuner, … … maar meer en meer een adviserende en organisatorische meedenker De kwaliteit van instromende secretaresses neemt toe; de kwantiteit neemt af 4 februari 2013 Workshop NVD

Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Het opdoen van ervaring bij meerdere werkgevers neemt sterk toe Je bent niet langer ‘voor je leven lang in dienst van en bij’ Maar je ontwikkelt jezelf door kennis en ervaring bij diverse organisaties op te doen Secretaresse van de 21e eeuw: Zal moeten leren omgaan met veranderingen in taken, werkzaamheden Maar dus ook in organisaties Dat vergt een vergrote mate van flexibiliteit 4 februari 2013 Workshop NVD

Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw Trends & ontwikkelingen: Toenemende internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven Afnemend aantal vacatures Het aantal secretaresses als ZZP-er groeit Zij hebben vaak een groot netwerk en stellen zich als adviseur op Secretaresse van de 21e eeuw: Moet steeds vaker kennis hebben van vreemde talen en culturen Moet met meer concullega’s concurreren op minder vacatures Werkt vaker als zelfstandige 4 februari 2013 Workshop NVD

Dus, wie is de secretaresse van de 21e eeuw? Structureel kleiner aantal secretaresses, maar gemiddeld: Van hoger niveau (opleiding & kennis) Met bredere vaardigheden & ervaringen Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen Flexibele en moderne vooruitstrevende collega Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team) Met goede kwaliteiten als netwerker 4 februari 2013 Workshop NVD

Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?! We zien in de “stille revolutie” dus een transitie van: Secretaresse (uitvoering)  New Assistant (regie) Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?! 4 februari 2013 Workshop NVD

Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Workshop 1: Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen Wat herken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouw functie)? Welke andere trends & ontwikkelingen signaleer je? Hoe is jouw werk veranderd in de afgelopen jaren? 4 februari 2013 Workshop NVD

Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Workshop 2: Kansen en bedreigingen (30 min) Groepsopdracht Breng samen in kaart: Wat zijn de 3 belangrijkste kansen voor jou als secretaresse? Wat zijn de 3 belangrijkste bedreigingen? 15 minuten brainstormen 1 notulist aanwijzen Daarna plenaire terugkoppeling 1 presentator aanwijzen 4 februari 2013 Workshop NVD

Agenda Introductie: doel van de avond Geschiedenis van het secretaressevak De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen Workshop 2: kansen en bedreigingen Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen? 4 februari 2013 Workshop NVD

Workshop 3: Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen? (30 min) Groepsopdracht Breng samen in kaart: Hoe je het beste kunt omgaan met de verschillende kansen en bedreigingen Wat kun je zelf doen? Waar heb je anderen bij nodig? 15 minuten brainstormen 1 notulist aanwijzen Daarna plenaire terugkoppeling 1 presentator aanwijzen 4 februari 2013 Workshop NVD

Neem gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag! Voor: Een leuke nieuwe passende baan Advies over: CV & motivatiebrief opstellen Sollicitatiegesprek Presenteren Netwerken Omgaan met sociale media Vinden van een nieuwe collega Een luisterend oor Nathalie Haans nathalie@zijmaakthetverschil.nl 020-6888499 www.zijmaakthetverschil.nl Ellen Blom ellen@zijmaakthetverschil.nl 4 februari 2013 Workshop NVD

Dank voor jullie aandacht! Tijd voor de borrel! 4 februari 2013 Workshop NVD