12 maart 2008 Structuurplannen Opfrisser SOD Structuurplannen

Overzicht ? Archief = Administratie 12 maart 2008 Overzicht ? Archief = Administratie Documentaire neerslag als gevolg van het handelen van personen of organisaties Betreft informatie die te gebruiken is voor verantwoording en bewijs, een relatie heeft met een (bedrijfs)proces wordt gebruikt bij communicatie. Van ontstaan tot afstoten Een klein deel gaat naar een bewaarplaats (15%)‏ 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Structuurplan Benamingen Onderdeel van de activiteit registreren 12 maart 2008 12 maart 2008 Structuurplan Benamingen Overzicht Documentair Structuurplan Structuurplan informatiebeheer Bedrijfsencyclopedie Onderdeel van de activiteit registreren Levert informatie op proces / systeemniveau over Waarderen Beschikbaarstellen Bewaren Classificatie Bevat metadata en contextinformatie 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen 3

Beelden 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 12 maart 2008 4

12 maart 2008 Definitie Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt. een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer. 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Gedacht resultaat 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 6

12 maart 2008 Doel Permanent actueel overzicht van het beheer van informatie ten behoeve van Garanties omtrent tijdige beschikbaarheid Garanties omtrent betrouwbaarheid Inzicht in de volledigheid Het beheer en behoud 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

12 maart 2008 Waarom 1 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten wat de status is wat de reden van de aanwezigheid welke afspraken er gelden 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

12 maart 2008 Waarom 2 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten van welke taak / proces / product het een onderdeel is wie ervoor verantwoordelijk zijn Bestuurders Proceseigenaar Informatiebeheerders 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Model 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 12 maart 2008 10

12 maart 2008 Waarom 3 Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorisch belang (archiefwet) van elk object weten wat de waarde en de bewaartermijnen zijn waar het te vinden is hoe het eruit ziet (technische kwaliteit)‏ welke voorzieningen er (nodig) zijn voor beheer en behoud 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Centraal 1 Informatie-object 12 maart 2008 Centraal 1 Informatie-object te beheren eenheid bestaande uit archiefbescheiden die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd. digitaal systeem 10 jarenblok serie bouwvergunningen personeelsdossiers 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Centraal 2 Handeling / proces / product Samenbindend element 12 maart 2008 Centraal 2 Handeling / proces / product Samenbindend element Brug tussen analoog en digitaal Context informatie Voor bepalen waarde en bewaartermijnen, verantwoordelijkheden en gebruik 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Plan 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 12 maart 2008 14

Centraal 3 product / Gegevens proces / handeling zijn de neerslag van 12 maart 2008 Centraal 3 zijn de neerslag van worden gebruikt in Beheer Verantwoordelijken Grondslag Vorm Code Bewaarbelang Standaarden Vindplaats Context: Verantwoordelijken Beleidsveld Taak Bewaarbelang Risico VIND-catalogus product / proces / handeling Gegevens (info-object)‏ bevat 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Vastleggen gegevens Teksten en registratie 12 maart 2008 Vastleggen gegevens Teksten en registratie Zelf invulformulieren ontwerpen Gebruik maken van kenniskaart Zelf systeem ontwerpen Systeem van anderen overnemen Teksten in eenvoudige digitale structuur CMS - content management systeem / Intranet Records Management Applicatie (RMA) 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Context Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend. 12 maart 2008 Context Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend. Het geheel van relevante elementen in de omgeving van gegevens (archiefbescheiden) werkprocessen, producten actoren, medewerkers, informatiesystemen etc. Geeft de samenhang met andere gegevens De reden van bestaan, achtergrond, gezichtspunt 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Tussenproduct 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 18

12 maart 2008 Archieffunctie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten die een organisatie in staat stelt archiefbescheiden te gebruiken, zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en in overeenstemming met wetgeving, normen en eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. zij is autonoom 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

12 maart 2008 Archiefsysteem Meer formele situatie waarmee het autonome proces gestalte krijgt Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft. Specifiek informatiesysteem Record keeping system 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Verhoudingen 1 Structuurplan Archief systeem Archieffunctie RMA/RMS 12 maart 2008 Verhoudingen 1 Archieffunctie Archief systeem Structuurplan RMA/RMS Uitleg over de verhoudingen tussen een structuurplan en de archieffunctie Archieffunctie = het geheel van activiteiten en functionaliteiten die de samenleving, organisaties of personen in staat stelt gegevens te gebruiken, zich op basis van deze gegevens te verantwoorden en om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. [autonoom] Archiefsysteem = Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft. Processen het identificeren, waarderen, opnemen, registreren, klasseren, opslaan, toegankelijk maken, volgen en het ten behoeve van overbrenging of vernietiging verwijderen van een gegevens uit het archiefsysteem alsmede het documenteren van deze handelingen. 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Het product ? 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 22

Verhoudingen 2 Systeem / blok / bestand Document Archiefwet ISO 15489 12 maart 2008 Verhoudingen 2 Archiefwet ISO 15489 Structuur- plan Systeem / blok / bestand REMANO (nen 2082)‏ RMA (rms) Document (transactie) 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Test en controle 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 24

Waarom standaarden Transparantie / controleerbaarheid Uniformiteit 12 maart 2008 Waarom standaarden Transparantie / controleerbaarheid Uniformiteit Vereenvoudiging beheer Beheerskosten Uitwisselbaarheid Vertikaal, Horizontaal, Door de tijd Op alle niveaus Logisch / Technisch 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Standaarden Twee aspecten Standaardisatie van het plan 12 maart 2008 Standaarden Twee aspecten Standaardisatie van het plan Geen standaard voorhanden probeer wel aansluiting te houden op landelijke ontwikkelingen en modellen Opnemen van standaarden in het structuurplan als onderdeel van afspraken Logisch niveau Technisch niveau 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Oplevering 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 27

12 maart 2008 Doe maar gewoon Verzameling of centrale registratie van meta- gegevens over de informatiehuishouding van een (overheids) organisatie. Eigenlijk beschikt iedere DIV afdeling wel op een of andere manier over de vereiste gegevens (of weet het wel te vinden)‏ De gegevens worden geplaatst in een bepaalde context (archieffunctie)‏ Het is minder spannend of ingewikkeld als het in eerste instantie lijkt. 12 maart 2008 SOD Structuurplannen SOD Structuurplannen

Onderhoud en beheer 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008 29

‘nieuwe methode’ 12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12 maart 2008