Doelgericht verbeteren Werken aan een efficiënt en effectief Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Marc Morris 28 september 2012 Vlaams Welzijnsverbond

Defensief opstellen – voor de korte termijn Kosten reduceren, middelen afschermen, taken trimmen Offensief opstellen – voor de lange termijn Visie ontwikkelen, aanpassen aan nieuwe omgevingsfactoren, toekomstige groei voorbereiden Dus: doelgericht werken aan verbetering Om meer te kunnen doen met minder Wanneer de koude wind dreigt rond de warme samenleving… is de overheid niet het probleem, maar een deel van de oplossing – samen met haar partners

Efficiëntie ingepland op niveau Vlaamse overheid Aanbevelingen OESO Vlaanderen in Actie Pact 2020 over slagkrachtige overheid Raad van Wijzen College van Ambtenaren- generaal Basisprincipes Good Governance Commissie Efficiënte en Effectieve Overheid Rapport Slagkrachtige Overheid Beleidsnota’s 2009-2014 Beleidsbrieven Vlaamse Regering Vlaams Regeerakkoord 2009-2014 Monitoring Vlaanderen in Actie en Regeerakkoord inzake slagkrachtige overheid Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid Vlaamse Administratie 88 sleutel- projecten 13 sleutel- projecten Management- en beheersover-eenkomsten Ondernemings-plannen Efficiëntietrajecten Best practices Efficiëntie-indicatoren

Efficiëntietrajecten uit beheers- en managementovereenkomsten Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid conform het Vlaamse regeerakkoord De Vlaamse overheid is een slagkrachtige hefboom voor het regeringsbeleid. Door lenig en innovatief in te spelen op de maatschappelijke context en uitdagingen draagt zij bij tot de duurzame welvaart en het welzijn van de hele bevolking Visie Samenwerken Betrouwbaar Voortdurend verbeteren Klantgericht Waarden Strateg. Doel- stellingen Minder bestuurlijke drukte Vereenvoudiging Meer doen met minder Dienstverlening verbeteren door innovatie Oplossingsvermogen en verantwoording verbeteren Project- portfolio Sleutelprojecten Efficiëntietrajecten uit beheers- en managementovereenkomsten Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers Planlasten voor lokale besturen vervangen door lokale meerjarenplanning Interne staatshervorming Rationalisatie Management Ondersteunende Functies Bouwen aan een klantgedreven ICT Modern human resources-beleid Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie gegevensverkeer en backoffice activiteiten, en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie Automatische rechtentoekenning Versnellen, verbeteren en vereenvoudigen van de processen en procedures voor investeringsdossiers Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid Administratieve vereenvoudiging en kwaliteitsvolle regelgeving Optimalisering en vernieuwing financieel instrumentarium Barometer Slagkrachtige Overheid Organisatiebreed Beleidsdomeinoverschrijdend Beleidsdomein Entiteit

Geïntegreerde monitoring doelstellingen 6 Strategische doelstellingen conform de Beleidsnota Operationele doelstellingen conform de Beleidsnota Acties conform de Beleidsnota Structurele opvolging in Beleidsraad Realisatiegraad Beleidsnota Via dashboard ‘Beleidsdoelstellingen monitoren’ Per kwartaal stand van zaken van de status van de mijlpalen Structurele opvolging in managementoverleg Recurrente takenpakket van de entiteit Via entititeitspecifieke dashboards Prioritaire verbeteracties uit zelfevaluatie en maturiteitsinschatting Vermits de verbeteracties mee uitvoering geven aan de strategische doelstellingen van de managementovereenkomst, wordt hun uitvoering ook geïntegreerd gemonitord. De set van verbeteracties wordt mee vertaald naar operationele doelstellingen, en naar concrete acties met mijlpalen in de jaarplanning. Over de vorderingen in het uitvoeren van de verbeteracties in het kader van de Beleidsnota wordt op die manier ook mee gerapporteerd aan de minister, elk kwartaal. Voor ons eigen management breiden we die monitoring en rapportering ook uit naar de recurrente taken. Mijlpalen Strategische doelstellingen voor het recurrente takenpakket Operationele doelstellingen voor het recurrente takenpakket Acties voor het recurrente takenpakket frank.kuylen@wvg.vlaanderen.be

* Niet van toepassing op hulpverleningsactiviteiten Ambities en engagementen van het Beleidsdomein WVG om zonder stijging van personeel kwalitatieve diensten te leveren De personeelsevolutie beheersen De personeelsinzetbaarheid verhogen Productiviteit verhogen* Managementondersteunende functies rationaliseren Entiteitoverschrijdende efficiëntietrajecten Entiteitspecifieke trajecten Ons takenpakket bijsturen Administratieve lasten verlagen * Niet van toepassing op hulpverleningsactiviteiten

Budgettaire implicatie Ambitie Welgeteld AMBITIE Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Budgettaire implicatie Uitstroom personeel slechts gedeeltelijk vervangen in de periode 2012-2014 Alle entiteiten Niet van toepassing op: - OPZc Geel - OPZc Rekem - Jongeren-welzijn - Hulpverlening en Sociale Maribel van Kind en Gezin 6 % minder personeels-leden Personeels-aantal daalt Dashboard Personeel WVG en de rapportering door het Departement Bestuurs-zaken - In 2012: 804 kEur - In 2013: 1608 kEur - In 2014: 2400 kEur Recurrent 60 mio € loonlastver-mindering Aangepast budget voor personeels-kosten Recurrente besparing op personeels-kosten Via niet volledige, selectieve vervanging uitstroom : personeelsvermindering met 6% en het daarmee samenhangend aandeel van het Beleidsdomein WVG in de loonlastvermindering zoals door de VR voor de begrotingsjaren 2012-2014 wordt opgelegd De solidariteit tussen de WVG-entiteiten is een essentieel element om deze personeels- en loonlastvermindering te kunnen realiseren

Ambitie Welgeteld AMBITIE Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Budgettaire implicatie De personeels-inzetbaarheid verhogen door het terugdringen van het ziekteverzuim Alle entiteiten Ziekteverzuim wordt gelijk aan het gemiddelde van de Belgische werknemers Ziekte-verzuim daalt Dashboard personeel Mee verrekend in WVG-aandeel in recurrente 60 mio € loonlast-vermindering VO-breed

Ambitie Welgeteld AMBITIE Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Budgettaire implicatie Manage-ment-onder-steunende functies (MOF) rationali-seren Alle WVG-enti-teiten Zelfde service met minder personeels-inzet VTE Personeel ingezet voor MOF daalt tot 10 % Waar mogelijk en efficiëntieverhogend inrichten van dienstencentra (shared services centers) Dashboard WVG Personeel en de VO-brede bevraging Tussen 2012 en 2014 inbegrepen in de inspanning voor het WVG-aandeel in recurrent 60 mio loonlastvermin-dering VO-breed Na 2014: raming is moeilijk In 2014 het % MOF-functies voor het Dep. en IVA’s WVG – eigen aantal VTE’s in MOF en aandeel in de gemeenschappelijke dienstencentra van de Vlaamse overheid - terugbrengen tot 10% van het totaal aan VTE Deze ratio wordt gehaald door Efficiëntiewinsten via transitietrajecten organisatie van logistieke, personeels- en ICT-processen Normale uitstroom van personeelsleden die managementondersteunende functies opnemen De gedeeltelijke niet-vervanging van die normale uitstroom

Ambitie Welgeteld Juriwel via Vlaamse Codex Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Entiteit -overschrijdende efficiëntie-trajecten ÉÉN OF MEER ENTITEITEN SAMEN Betere service met minder personeelsinzet - Processen zijn vereenvoudigd - Doorlooptijd is verbeterd - Producten/diensten zijn verbeterd - Applicaties worden gebruikt - Personeelsinzet is verminderd - Toename van gegevensuitwisseling en gedeelde gegevens Te bepalen per traject - Processen vereenvoudigen en doorlooptijden verbeteren - Betere producten en diensten aanbieden - Automatiseren - Gegevens uitwisselen en delen Juriwel via Vlaamse Codex Departement WVG en Departement Diensten Algemeen Regeringsbeleid Beheer personeelsdossiers continudiensten Departement WVG + Jongerenwelzijn Koppeling Gedetineerdenopvolgsysteem aan databank SIDIS (Penitentiaire gegevens) FOD Justitie – Departement WVG

Ambitie Welgeteld AMBITIE Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Entiteit- specifieke efficiëntie-trajecten ALLE WVG-entiteiten Betere service met minder inzet van personeel - Processen zijn vereenvoudigd - Doorlooptijd is verbeterd - Producten/diensten zijn verbeterd - Applicaties worden gebruikt - Personeelsinzet is verminderd Te bepalen per traject - Processen vereenvoudigen en doorlooptijden verbeteren - Betere producten en diensten aanbieden - Automatiseren - Project Columbus: ingrijpen op instroom bijzondere jeugdzorg - Jongerenwelzijn - mijn.vaph.be: inzagerecht in het eigen dossier, via elektronische weg, voor de bij het VAPH ingeschreven persoon met handicap - Elektronische aanvragen subsidiëring initiatieven rond opvoedingsondersteuning – Dep. WVG - Elektronische registratie bevraging schuldbemiddelingsdossiers 2011 – Departement WVG - Afsprakenherinnering consultatiebureaus: via SMS/e-mail aan de ouders – Kind en Gezin - Workflow Modular: opvolgingssysteem Zorginspectie waardoor gegevens uit alle sectoren en van alle inspecteurs op gestructureerde manier worden verwerkt en bewaard

Ambitie Welgeteld AMBITIE Wie Beoogd effect Indicator Meet-instrument Actieplan administratieve lastenverlaging verder uitvoeren Alle entiteiten Minder lasten voor externe klanten - Administratieve lasten dalen - Formulieren hebben kwaliteitslabel Dashboard Wets-matiging Zoals beschreven in reguleringsimpact-analyses en in ontwerpbesluiten Vlaamse Regering OORSPRONG LASTEN Administratieve lasten – totaal € 22.305.931,62 Compensatie-regel - € 2.292.520,04 Voortgang actieplan - € 2.009.216,46 TOTAAL - € 4.301.736,50 GEREALISEERDE REDUCTIE 19,3% Compensatieregel LASTEN 2005, 2006 - € 79.875 2007 - € 2.423.343 2008 + € 1.701.800 2009 + € 86.237,81 2010 - € 372.946,63 2011 -€1.204.393,22 TOTAAL GECOMPENSEERD - € 2.292.520,04 Voor het 3de kwartaal van 2012 - nog lopend: nu al een lastenverlaging met 3.100.000 €

Intelligente data verzamelen Goede indicatoren zijn Universeel: toepasbaar in vergelijkbare entiteiten Uniform: geldig gedefinieerd, ongeacht de context Betrouwbaar: hun trends bevestigen de theorie (en niet omgekeerd) Voorhanden (!) Indicatoren zelf zijn neutraal, ‘niets-zeggend’ We worden wijzer, wanneer we op zoek gaan naar verklaringen Niet alle indicatoren worden evenzeer geapprecieerd Draagvlak is essentieel Beginnen om via historische reeksen te kunnen leren over vorderingen en tegenslagen Dus: (ontelbare) bezwaren inslikken en beginnen…

Greep krijgen op efficiëntie door… relaties zichtbaar te maken tussen data/informatie over: Eigen input proces- of projectgerelateerd VTE’s, apparaatkredieten, interne administratieve lasten,… Gewenste en welomschreven output van de administratie dossierlast, kwaliteitsvereisten, doorlooptijd, medewerkerstevredenheid… Gewenste en welomschreven input voor de voorzieningen procedures, subsidie, externe administratieve lasten,… Gewenste en welomschreven output van de voorzieningen bedden, plaatsen, behandelde hulpvragen, klantentevredenheid,… (On)gewenste effecten (outcome) t.a.v. de burgers-gebruikers, t.a.v. de voorzieningen Duiding van de outcome via wetenschappelijk onderzoek, indicatoren

Verborgen expertise of kennisdeling? Ambtenaar 1.0 Werken aan unieke, individuele expertise Ambtenaar 2.0 Maximaal in real-time kennis delen Informatiestuurplan en document-managementbeleid Gezamenlijke, gedeelde dashboards met essentiële beleids- en bedrijfsinformatie Werkzame jeugdhulp- en dienstverlening Combineert goede methodiek, inzet, creativiteit, relationele vaardigheden en ervaring Vraaggestuurd werken en handelingsvrijheid gaan uit van Wensen, behoeften en verwachtingen van de jongere en/of zijn gezin Eigen expertise en ervaring Empirisch bewijs Kwaliteit van methodieken bewaken Doelgroep, doelstellingen procesverloop afbakenen en definiëren Verduidelijken van de randvoorwaarden Naar netwerkgeoriënteerde kennisplatforms die dienen als toeleider naar alle bestaande kennisdelende initiatieven

Anders werken Winst Kost Gunstige neveneffecten Verenigt werk en gezin, personeelstevredenheid Enkel kantoorruimte nodig voor 80% van de personeelsleden Minder burotica, eenvoudiger onderhoud Kost Uitrusting thuiswerk volgens afsprakenkader Online opslag Gunstige neveneffecten Resultaatgerichte sturing niet meer/ook nog via prikklok Kennisdelen in collaboratieve online netwerken Sluitend e-archiefbeheer

ICT in de zorg – een initiatief van Flanders’ Care Een betere zorg bewerkstelligen én innoverende projecten met economische meerwaarde ondersteunen Rondetafel ICT in de zorg Visietekst voor Vlaamse eHealth Vlaanderen wil mede-eigenaar worden van het federale eHealthplatform Gegevensdeling mogelijk maken Maximaal hergebruik van gegevens Samenwerking tussen onafhankelijke instanties Labels die zorgverleners of patiënten de mogelijkheid bieden om de kwaliteit van de geboden informatie in te schatten

Standaarden voor gegevensuitwisseling Zorg en Welzijn Patiënten stellen hun zorg- en welzijns-gegevens ter beschikking van alle actoren die hem of haar verzorgen Voor alle disciplines - van huisarts tot huisverpleger Ongeacht gebruikte software Analyse piloot ‘Medicatieschema’ - 2011 Conversie Belgische naar internationale standaard? Aanzet via eHealth, ziekenhuishubs, Samen-werkingsinitiatieven eerstelijnsgezondheidszorg, Intersectorale toegangspoort jeugdhulp, Kinddossier, VAPH-dossier

Weg van verkokering: de ene toegangspoort “Ik voerde in totaal vijf intakegesprekken voor ik de juiste hulp had Waarom aanvaarden al die diensten niet elkaars intakegesprek?” Intersectorale toegangspoort jeugdhulp Vraaggestuurd, niet aanbodgestuurd Objectieve, multidisciplinaire beoordeling hulpvraag Hulp over sectoren heen inzetbaar Gedeelde verantwoordelijkheid in regio voor complexe zorgnoden Schaalvergroting centra voor algemeen welzijn Afstemming en samenwerking in de eerstelijnszorg Erkend CAW: ten minste 50 VTE

Onder het motto Kennis is maar macht in de mate dat ze gedeeld wordt … een agenda voor overheid én voorzieningen Balanceren tussen het heden beheersen en vooruitlopen op de toekomst Ingrediënten aandragen voor innovatie Platforms mogelijk maken Werken aan lerende, bekwame en gedreven organisaties

Marc Morris Secretaris-generaal Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Koning Albert II-laan 35, bus 30 1030 Brussel T. 02-553 31 24 info@wvg.vlaanderen.be www4.vlaanderen.be/wvg