Time Management Pascal Engels Senior Consultant

Inhoudstafel Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren Deel 2 – Time Management Deel 3 – Tijdrovers en tijdbespaarders Deel 4 – Self management Deel 5 - Communicatie

Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren

Uitgangspunten Iedereen heeft even veel tijd – niet “even weinig” Verloren tijd komt niet meer terug Stoppen met het verzinnen van excuses waarom we geen tijd hebben We kunnen ons tijdsgebruik zelf in eigen handen nemen als we dat maar aandurven

Enkele cijfers (bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004) Op een gemiddelde werkweek van 45 uur, zijn we 17 uur niet productief We vergaderen gemiddeld 5,6 uur per week 69 % zegt dat vergaderingen niet productief zijn Slechts 34 % gebruikt een agenda We krijgen gemiddeld 42 e-mails per dag Redenen voor een mindere productiviteit: onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie, geen prioriteiten

Natuurlijke voorkeuren – Ook in het omgaan met onze tijd en met die van anderen MBTI Mezelf en anderen beter leren kennen Leren hoe de eigen sterktes en de sterktes van anderen te verzilveren Het toevoegen en vermeerderen van vlakken waar ik soms naast kijk of vlakken die voor mezelf niet gemakkelijk toegankelijk zijn

De 8 MBTI voorkeuren Waaruit haalt het individu zijn energie ? Extraversion - Introversion Hoe neemt het individu informatie op ? Sensing - Intuition Hoe neemt het individu beslissingen ? Thinking - Feeling Hoe richt het individu zijn leven in ? Judging - Perceiving OEFENING : het handenprincipe Schrijf je naam en adres Schrijf het nu met de andere hand Vertel nu eens wat je voelde toen je schreef met je “voorkeur” (eenvoudig, vertrouwd, automatisch, routine, gewoon, leesbaar) en met je “niet voorkeur” (moeilijk, trager, niet ontwikkeld) MBTI : mens heeft een spontane voorkeur bij het handelen Persoonlijke effectiviteit gaat dus over “kennen” en “ontwikkelen” Belangrijke opmerking vooraf: De Engelse termen die we gebruiken hebben een andere betekenis dan in een normale conversatie : Extraversion betekent niet spraakzaam en luidruchtig Introversion betekent niet verlegen of terughoudend Feeling betekent niet emotioneel Judging betekent niet veroordelend Perceiving betekent niet opmerkzaam

Extraversion - Introversion Sterke kanten Actie, de taken snel afhandelen Graag verschillende zaken tegelijkertijd Geen (minder) last van interrupties Potentiële problemen Reageren dikwijls te snel Ongeduldig Laten zich verstrooien Sterke kanten Concentratie en focus Ronden een taak helemaal af Denken na over tijd en eisen Potentiële problemen Moeilijkheden om te starten Moelijkheden om te eindigen

Sensing - Intuition Sterke kanten Potentiële problemen Sterke kanten Houden alle details bij Aandacht voor de onderdelen of de stappen Gaan gestructureerd met hun tijd om Potentiële problemen Nemen onvoldoende afstand om te zien wat werkelijk belangrijk is Beschouwen iets als af als alle details verwerkt zijn Sterke kanten Zien tijd als iets flexibel Gaan ervan uit dat alles mogelijk is Kunnen veel taken tegelijk aan Potentiële problemen Moeilijkheden om zich te focussen op het objectief Plaatsen teveel vraagtekens Kunnen zich overweldigd voelen door de vele mogelijkheden

Thinking - Feeling Sterke kanten Potentiële problemen Sterke kanten Duidelijke doelstellingen Analyseren en beoordelen taken Kunnen zich afzijdig houden Ontwikkelen structuren om de zaak aan de gang te houden Potentiële problemen Kunnen de tijd die anderen nodig hebben verwaarlozen Moeilijkheden om de onderbrekingen te beheersen (TJ : verveling - TP : excuus om andere dingen te doen) Sterke kanten Hun prioriteit ligt bij de andere mensen Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden Potentiële problemen Riskeren om te veel tijd te spenderen aan het verzamelen van ‘persoonlijke’ gegevens en zich af te vragen hoe die beslissing overkomt Andere personen zijn belangrijker dan het objectief op zich

Judging - Perceiving Deze voorkeuren hebben een heel directe en heel opvallende relatie met time management Judging en Perceiving zijn allebei manieren om werk te organiseren en de taken uit te voeren De meeste time managementsystemen richten zich graag op de Judging-wijze en zien Perceiving als een gebrek aan time management

Judging - Perceiving Sterke kanten Sterke kanten Potentiële problemen Georganiseerd en gestructureerd Houden van lt- en kt-planning Maken hun werk af Houden een agenda bij Ontwikkelen routines waarmee ze tijd sparen Potentiële problemen Moeilijkheden om de onderbrekingen te sturen Moeilijkheden tot delegeren Sterke kanten Prioriteit ligt bij de andere Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden Potentiële problemen Moeilijkheden met het accepteren van te strikte tijdsbestek

Deel 2 – Time Management

Eén van de vele definities Richt zich op methoden Om via een efficiënte én effectieve weg Gedrag en energie optimaal aan te wenden Om zo bepaalde doelen te bereiken Binnen de beschikbare tijd En rekening houdend met onvoorziene zaken

Effectiviteit en efficiëntie WAT De juiste taken uitvoeren -> Taakomschrijving De juiste resultaten bereiken -> Objectieven Ben ik bezig met de juiste dingen of doe ik een ander zijn/haar werk Organisatieprobleem Efficiëntie HOE Hoe organiseer ik mij het best Verlies ik tijd Kan het eenvoudiger Kan ik delegeren Is time management-probleem De juiste taken uitvoeren De taken juist uitvoeren

Fundamenten van time management Taakomschrijving en objectieven Taken en opdrachten Prioriteiten Planning Werkafspraken Werkomgeving

Taakomschrijving en objectieven Organisatieniveau Teamniveau Persoonlijk niveau Korte termijn Lange termijn Zijn ze SMART ? Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch (ook qua deadlines) Tijdsgebonden Absolute basisvoorwaarde voor Time Management Waar moet ik naartoe ? ? ?

Afgesproken objectieven Taken en opdrachten Activiteiten = alles wat ik doe tijdens de werkuren Afgesproken objectieven

Do Delegate Do (later) Dump Prioriteiten dringend actie ondernemen delegeren A C Do Delegate belangrijk niet belangrijk plannen niets doen B D Do (later) Dump niet dringend

“Neen, …” leren zeggen Slow down Impuls Expliciete bedenktijd Impliciete bedenktijd Zin om neen te zeggen Mag ik neen zeggen? Kan ik neen zeggen? Hoe ga ik neen zeggen? Herformuleren Open vragen - Gesloten vragen Rambo/bulldozer: neen, want Sloef/slaaf: ja, tegen de zin Gladde paling: ja, maar … niet nu Partnership: neen, want, maar, …

Planning van de werkdag in functie van het eigen bioritme 08.00 09.00 12.00 14.00 16.00 17.00 Planning A-taken C-taken B-taken Buffer

Tips voor een prima agenda Ik heb mijn agenda altijd bij mij en ik berg hem altijd op dezelfde plaats op Ik beheer mijn tijd met één centraal instrument en ik hou er ook geen dubbele agenda op na Ik noteer altijd alle nodige gegevens (contactpersoon, adres, …) Ik noteer niet alleen wanneer de afspraak begint maar ook wanneer die eindigt en uiteraard plan ik ook tijd in voor de verplaatsingen tussen twee afspraken Ik schrijf met potlood. Aanpassingen zijn schering en inslag en gommen is beter dan schrappen Ook mijn dagelijkse 'to do'-lijstje noteer ik in mijn agenda Ik plan ook wat tijd in voor mezelf. Voor taken die flink wat concentratie vergen, blokkeer ik tijd in mijn agenda Ik plan ruime overgangen tussen mijn diverse bezigheden

Waarheden als koeien . . . “Tijd plannen is tijd sparen” “ When you fail to plan, you plan to fail” “Elke onderbroken taak is minder doeltreffend en vraagt meer tijd, dan wanneer er onafgebroken aan gewerkt wordt” Zorg voor een goed data-beheer: namen, telefoonnummers, adressen, . . . Communiceer uw planning tijdig naar de collega’s (bv. electronische agenda) Eén ding is belangrijk : het systeem moet werken !

Werkafspraken Algemeen Time Management = Kwaliteitszorg Evalueer geregeld bestaande werkafspraken op hun actualiteit en giet ze in procedures Efficiëntere werkprocedures = tijdwinst ! Durf bestaande manieren van werken veranderen Geef creativiteit een kans Time Management = Kwaliteitszorg

Werkomgeving – De werkpost Opstelling bureaumateriaal  Waar staat/ligt alles ? Let op voor die “leuke” post-its Ruim elke avond op (betekent niet noodzakelijk “clean desk”) Hou enkel de lopende dossiers op uw bureau

Werkomgeving – Klassementsysteem In functie van belangrijkheid Constant nodig Geregeld nodig Niet meer nodig Ook hanteerbaar voor de collega's ! Verwijder documenten als u ze niet meer nodig heeft Transparantie van papier – bestanden op pc - mailbox

“5S”: dé oplossing 5S: Dé methode om orde en netheid te creëren en te behouden Orde creëren Netheid creëren Orde en netheid behouden SEIRI Verwijder overbodige Selecteren SEITON Geef alles een plaats Structureren SEISO Reinig Inspecteer Schoonmaken SEIKETSU Vermijd vervuiling Standaardiseren SHITSUKE Heb discipline Verbeter Standhouden De activiteiten zijn de verschillende stappen De mijlpalen zijn de verschillende audits

Mijn eigen time management Vul voor u zelf de vragenlijst in en ontdek uw eigen sterke en te verbeteren punten op vlak van Taakbewaking Overwerktheid Planning Ordelijkheid Efficiëntie Prioriteiten stellen Uitstellen

Deel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaarders

Tijdrovers Tijdrovers opsporen Tijdrovers bestrijden Hou een lijstje bij en noteer wanneer en waardoor je gestoord wordt Rangschik naar belangrijkheid Werk eerst de grootste weg Onvoorspelbaarheid is geen excuus ! Tijdrovers bestrijden Hoe in de toekomst opvangen Zelf aanpassen -> Van jezelf afhangend Via de organisatie -> Van het systeem afhangend

Tijdrovers en hun aanpak Telefoons - Delegeren - Antwoordapparaat inschakelen en terugbellen - Voor “veelbellers” ander kanaal voorzien Familie - Meer tijd voor hen voorzien -> Plannen - Anticiperen Zelf te laat beginnen - Meer zelfdiscipline - Meer orde hebben - Dwingende afspraken voorzien - Duur van activiteiten beter inschatten - Buffermomenten voorzien - Activiteiten voorbereiden - Agenda (leren) gebruiken Vergaderen - Zie deel 5

Tijdrovers en hun aanpak Te veel werk hebben - Meer delegeren - Minder en efficiënter vergaderen - Plannen, prioritiseren, neen zeggen Te veel willen afwerken - Minder detailistisch zijn - Niet te perfect willen afwerken Vaak afgeleid worden - Deur dicht doen - Met je rug naar de deur zitten Onverwachte bezoekers - Ontvangen buiten uw eigen bureel - Blijven staan, niet gaan zitten

Tijdsbespaarders Plannen Schrijf u in in uw werkomgeving Plannen is NOOIT tijdverlies ! Geeft zicht op de benodige tijd en brengt rust Laat tijdrovers uw planning niet verstoren Besteed 2/3 van uw tijd aan uw A- en B-taken Zoek uw eigen manier van tijdsindeling Schrijf u in in uw werkomgeving Delegeer waar mogelijk  Alle partijen worden er beter van ! Bekijk geregeld uw kantoorinrichting

Tijdsbespaarders Hou je eigen gestelde deadlines realistich Doe aan auto-controle: hoeveel werkt u écht / wanneer levert u toegevoegde waarde Bereid uw gesprekken voor (wat moet ik te weten komen en welke vragen ga ik daarvoor stellen) zodat ze efficiënt en snel verlopen Neem geregeld tijd voor . . . tijd (time out !) Ons lichaam heeft geregeld rust nodig: pauzes en vakanties zijn nodig

Deel 4 – Self management

Van time management naar self management U draagt zelf de verantwoordelijk voor uw eigen tijdplanning en tijdsgebruik = ZELFMANAGEMENT ! - U hebt uw tijd in eigen handen - U moet zelf keuzes maken

De grote uitdaging ! Self management Centrale sturing wat wil men van mij Zelfsturing wat wil ik zelf

Mijn self management-balans Mijn job Mijn familie Mijn hobby’s Hoe is mijn work-life balance ?

Deel 5 - Communicatie

Het communicatieproces Boodschap Zender Ontvanger via kanaal Feedback Omgeving en context

Communicatie om samen te winnen Samenwerkingsbenadering een manier om de dagelijkse problemen in verband met de taak positiever en efficiënter te benaderen De uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruiken

Resultaten van een efficiënte communicatie Meer informatie en informatie die begrepen wordt Betere resultaten Hoge aanvaardingsgraad Grotere motivatie Betere relaties Bijzondere aandacht voor Vergaderen E-mail

Vergaderen - Definitie Een efficiënte vergadering is een groep mensen die – goed voorbereid - doelgericht en op een systematische manier een oplossing vindt voor een welomschreven bestaand probleem

Tijd is kostbaar. Daarom: Voorbereiding Keuze van het juiste soort vergadering Keuze van de juiste deelnemers in functie van hun verwachte inbreng Voorzitter kent zijn rollen als procesbewaker, inhoudsbewaker, moderator en evenwichtsbrenger Secretaris is aangeduid als verslaggever Deelnemers weten wat hun boodschappen en eraan gekoppelde doelen zijn Er is een gestructureerde agenda en hij is tijdig verstuurd Plaats en moment van vergaderen zijn goed gekozen

Tijd is kostbaar. Daarom: (Cont’d) Deelnemen Vergadering verloopt gestructureerd en procesmatig Er worden regelmatig samenvattingen gegeven Sluiten Er is een samenvatting van de besprekingen Er worden beslissingen genomen Er is een actieplan  Wie - doet wat - tegen wanneer ! ! !

De overtuigende vergadering Stap 1 – Beschrijving van nu-situatie en probleemdefiniëring Exacte beschrijving/definiëring van het aan te pakken probleem Van fundamenteel belang om tot een effectieve oplossing te komen Situatie waar men tijd voor moet nemen Elke deelnemer moet akkoord zijn met de probleemdefiniëring en moet het probleem op dezelfde manier zien en begrijpen Stap 2 – Zoeken naar de oorzaak Zoeken naar het waarom van het probleem Definieer één oorzaak die zal aangepakt worden

De overtuigende vergadering Stap 3 – Zoeken naar oplossingen  Brainstorming Stap 4 – Opstelling criteria De groep stelt samen criteria op waaraan de oplossing moet voldoen Stap 5 – Keuze van de oplossing Aangebrachte ideeën toetsen aan de criteria Aanduiding van een “oplossing-eigenaar”

De overtuigende vergadering Stap 6 – Opstelling een actieplan Opgemaakt door de oplossing-eigenaar Stap 7 – Uitvoering Vergadergroep niet meer betrokken Stap 8 – Evaluatie van de oplossing Stap 9 – Bijsturing en standaardisering

Gouden vergader-regels Vergader alleen als het nodig is Beter één probleemfacet dan een groot probleem Zoek goede elementen in elk voorstel Er is altijd wel meer dan één oplossing Er is geen reden waarom één oplossing dé oplossing is Blijf bij het onderwerp Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren Vat regelmatig samen Zwijgers hebben ook meningen Actie ! ! !

E-mail Kies betekenisvolle titels Hou het kort Beperk het aantal attachments Beperk u tot de essentie Reageer snel Maak afspraken over lengte, copies en prioriteit Laat e-mails uw time management niet in de war brengen. Lees ze één keer en DOE er iets mee Let op: gebruik memo’s en e-mail nooit als middel om persoonlijke communicatie te vermijden

E-mail Tips Berichten lezen op een tijdstip dat je de tijd hebt deze te verwerken Onderneem onmiddellijk actie of plan een actie Klasseer of verwijder de mail, bewaar de gegevens van de afzender Stel een bericht op volgens interne standaarden; schrijf bij voorkeur in het mailbericht zelf; wees (ultra) kort Selecteer zorgvuldig de bestemmelingen Klasseer, bijvoorbeeld voor opvolging

Uw vragen