Workshop Anders Werken Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer

Praktisch Locatie: Boudewijngebouw Datum: 15/03, voormiddag 9 juli 20142

Programma Start: 9u00 Introductie: 30 min –Omkadering leerdoelen –Toelichting Anders werken Case-study: 9u30 – 10u30 Feedback moment: 10u45– 11u45 9 juli 20143

Doel Uitgangspunt: impact Anders Werken op werk archivaris/ documentbeheerder 4 cases, met telkens dezelfde principes, maar focus op een ander principe Start: aparte sessies, daarna: gestructureerde terugkoppeling 9 juli 20144

Opzet cases We schetsen een situatie Studenten analyseren het probleem en zoeken de achterliggende problemen Studenten formuleren oplossingen Opm: studenten gaan waarschijnlijk vaak niet weten wat antwoorden, maar is niet erg. De “ambtenaar” zal ook tips en hints laten vallen indien nodig. 9 juli 20145

Case 1 Focus: informatiedelen, change-management Verhaal: Vanuit het Directiecomité komen bezorgde geluiden dat er binnen de organisatie te veel informatie-eilanden zijn. Zij zoeken naar een oplossing om die verzuiling af te remmen en informatie vlotter te kunnen ter beschikking stellen tussen ambtenaren onderling en van het management. Rol –Ambtenaar: stafmedewerker –Student: informatiebeheerder Uitgangspunt: Er is nog geen gemeenschappelijk klassement 9 juli 20146

Oplossing case 1 Opstellen groepsklassement Coachen en ondersteunen Change-management Opstellen implementatieplan 9 juli 20147

Case 2 Focus: digitaliseren, substitutie, rol informatiebeheerder Verhaal: Bij de herhuisvesting in het kader van Anders Werken wordt alle binnenkomende post voortaan gedigitaliseerd. De bedoeling is dat er plaatsonafhankelijk kan worden gewerkt en dat er besparingen kunnen gebeuren op de postbedeling. Natuurlijk krijg je ook minder archiefruimte. De post wordt centraal verwerkt en vervolgens digitaal aangeleverd aan de verschillende teams voor verdere afhandeling. De post omvat zowel facturen, adviesvragen, reclame, uitnodigingen voor tentoonstellingen, … De aangroei is aanzienlijk en na nauwelijks een maand is de archiefruimte bijna vol. Wat nu? De rol: –Ambtenaar = projectleider scanning –Studenten = informatiebeheerder, die projectmedewerker Uitgangspunt: plaatsgebrek, vertrekken vanuit een proces, kan je zomaar aan substitutie doen? 9 juli 20148

Oplossing case 2 Substitutie? Kan/mag dit? Opsplitsen van werkstromen Beheersbaar maken en ontsluiting –Digitaal: metadata, ontsluiting –Papier: geen ordening, maar toch verschillende beheersregels Informatiebeheersplan Input informatiebeheerder –Sensibilisering –Kosten/baten analyse 9 juli 20149

Case 3 Focus: Informatiedelen, informatiebeheer, toegankelijkheid, … Verhaal: Een afdeling wordt voortaan gehuisvest binnen een VAC. Dit gaat gepaard met een overgang naar Anders Werken. Meteen krijgen alle medewerkers ook een laptop. Bij het voorbereiden van de verhuisoperatie blijkt dat bij de behoeftenbevraging ze weliswaar het semistatische archief hebben doorgegeven, maar niet hun dynamische dossiers. Uiteraard is onvoldoende plaats voorzien in het VAC hiervoor. Het management vraagt om een structurele oplossing en wil dit soort problemen naar de toekomst toe ook vermijden. Rol: –Ambtenaar: medewerker die met de handen in het haar zit –Studenten: informatiebeheerder 9 juli

Oplossing case 3 Valt uiteen in twee problemen: –Digitaal: Schonen, selectie, groepsklassement, afspraken, change management –Papier: Schonen, selectie, Groepsklassement, afspraken, … Verhuiscoördinatie aanspreken Trashday: informatiebeheersplan 9 juli

Case 4 Focus: plaatsonafhankelijk werken, Slimme digitalisering, toegangsrechten, afspraken en procedures Verhaal: Het nieuwe management is volledig overtuigd van de grote meerwaarde voor de organisatie van het principe van het Anders Werken. Ze beseffen terecht dat dit een win- win is voor zowel de organisatie als voor de medewerkers. De medewerkers zijn al evenzeer enthousiast, en terecht. Voortaan kunnen alle kenniswerkers structureel gaan thuiswerken. Wanneer ook de ondersteunende profielen, zoals de medewerkers van de personeelsdienst willen gaan thuiswerken, stelt het management zich daar echter vragen bij. Op welke manier kunnen deze medewerkers van thuis uit werken? Welke essentiële voorwaarden moeten daarvoor in vervulling gaan? Rol: –Ambtenaar: Teamhoofd van de personeelsdienst –Studenten: informatiebeheerder Uitgangspunt: medewerkers personeelsdienst mogen ook gaan telewerken, welke voorwaarden moeten vervuld zijn? 9 juli

Oplossing case 4 Substitie kan/mag dit? Is digitaliseringen de oplossing? –OCR/Full-tekst search? –Metadata, naamgeving –Inkomende stukken? Juridische analyse Toegangsrechten 9 juli

Case 5 Focus: Informatie delen, Samenwerken, changemanagement Verhaal: De diensten van een departement worden samengebracht op dezelfde verdieping van een gebouw, in het kader van Anders Werken. Zoals gebruikelijk wordt gewerkt met een 80 % aanwezigheidspercentage. Tegelijkertijd grijpt het management de kans aan om de werking te optimaliseren. De inspectiediensten, die voorheen verspreid zaten over alle Vlaamse provincies, worden samengebracht in één afdeling, die centraal wordt aangestuurd vanuit Brussel. De inspecteurs zelf werken voortaan van thuis uit. Rol –Ambtenaar: bezorgde inspecteur –Studenten: informatiebeheerder 9 juli

Oplossing case 5 Informatiedeling Samenwerken gemeenschappelijk klassement Schaduwdossiers en beheersafspraken Opvolgen Changemanagement 9 juli

Case 6 Focus op: informatiedelen, archief volgt de bevoegdheden, … Verhaal: Een aantal Vlaamse ambtenaren waren gedetacheerd naar de provincie. Gedurende lange jaren van verstrengeling van de beide overheden, was het niet meer zo duidelijk wie nu juist welke bevoegdheden uitoefende. Dit had uiteraard gevolgen voor de documentvorming. De staatshervorming van 1980 maakte deze vermenging ongedaan. De taken werden opnieuw opgedeeld en toegewezen aan de verschillende overheden. Door de inhuizing binnen een VAC kwam dit proces echter in een stroomversnelling terecht. Bovendien krijgt ook de provincie te maken met enerzijds een besparingsoperatie en anderzijds een verhuisoperatie op korte termijn. De ondersteuning gebeurde voorheen door het provinciaal archief, dat ook depotruimte ter beschikking stelde. Het afdelingshoofd van de gewestelijke afdeling en de provinciearchivaris zoeken een concrete en structurele oplossing en kijken daarvoor in jouw richting … Rol: –Ambtenaar: actief meedenkende provinciearchivaris –Studenten: 9 juli

Oplossing Case 6 afspraken mbt bewaarniveau Informatiedelen Verhuiscoördinatie principes archief en documentbeheer, archief volgt de bevoegdheden bevoegdheidsafbakening 9 juli

Gemeenschappelijke sessie Eén vertegenwoordiger koppelt terug welke oplossingen ze voorstellen en welke problemen ze hebben gedetecteerd, die ze daarom niet moeten hebben kunnen oplossen. De CA en de lesgever geven feedback op de voorgestelde oplossingen. Focus op: pijlers van een goed informatiebeheer: –Procedures –Middelen –Verantwoordelijkheden 9 juli