Informatiemanagement en informatiebeleid Titel presentatie Informatiemanagement en informatiebeleid Gemeente Amsterdam 1 januari 2003

in mijn bedrijfsproces? Onderbouwing opzet Hoe verloopt het samenspel? Hoe kan ik IT inzetten in mijn bedrijfsproces? Hoe richt ik nu mijn vraagproces/org in? Vraag-aanbod scheiding Vervangingsvraag Nieuwe IM Oude IM Hoe kan de IV verbeterd worden? Blok 2 Blok 3 Blok 2 en 3

Agenda blok 2 Vragen Korte samenvatting Thema blok 2: inrichting en werking vraagorganisatie Wat is de vraagorganisatie en wat doen die Welke indelingsfactoren zijn er De twee hoofdtaken: Leverancierssturing Vraagsturing

Vragen vooraf (1) Wat is de betekenis van ERP in kennisintensieve ‘mensenorganisaties’ Weinig Hoe (on)mogelijk is de beïnvloeding door decentrale organisatie onderdelen van een centraal georganiseerde informatieorganisatie? Op welke niveau kunnen ALPen zich afspelen als je niet in de positie bent om strategisch informatiemanagement te plannen? Heel veel; praktijk is dat meeste I-beleid beneden gemaakt wordt…… Stelling: ICT architectuur is een drama; ICTontwerpers zijn doorgeslagen hobbyisten Nee ! (niet altijd, maar wel afgrijselijk vreselijk vaak) Stelling ((van guess who…): SOA maakt alles complexer en duurder Ja: je krijgt wat waarvan het de vraag is of je het wilde hebben (locatieflexibiliteit) en daar betaal je voor)

Termen ITIL Procesframework voor infrastructuurmanagement Prince2 Projectmanagement-aanpak BiSL Procesframework en ondersteunende practises voor BIM (Vraagorganisatie) SOA Service oriented architecture ERP Enterprise Resource Planning Informatiearchitectuur Beschrijving van de (gewenste) structuur van de informatievoorziening Informatieplan/beleid Beleid Workflow Technologie/benadering, waarin stappen onderkend worden en mensen (of niet) die stappen moeten doen

Vragen (2) 1.Is ERP een alles omvattend systeem en/of is het (ook) een aaneenschakeling van allerlei systemen? Ja, ja 2. Wat is precies (in gewoon Nederlands voor niet-ict'ers) het verschil tussen SOA en ERP? ERP is een applicatie/systeem. SOA is een manier om dingen te bouwen, zoals bv een ERP.

Vragen (3) Informatievoorziening en hardware, wat is de koppeling en waar is de scheiding? M.a.w. wie houdt zich bezig met de voorziening en wie met de “harde” kant? ICT en informatie als onderdeel van de strategie, wat is mis is de koppeling naar de klant? Wat is de toegevoegde waarde van een bepaalde inrichting aan het product of dienst aan jouw klant? Naar mijn mening is informatie essentieel, ICT alleen een voorwaarde of zijn beide onlosmakelijk met elkaar verbonden? Wanneer kies je voor outsouring van de ICT, en welke onderdelen komen hiervoor in aanmerking? ERP systemen omvatten alle bedrijfsprocessen, echter in artikel “Soa-kloof slecht” spreekt men over “…Er zijn ERP pakketten binnengehaald voor de boekhouding en hrm-systeem.” Hoe verhoudt dit laatste zich tot alle bedrjifsprocessen in één ERP systeem? Stelling: ICT governance is niet meer of minder dan ICT ondersteunend te laten zijn doelstellingen van de strategie.

Blokken Lijnen en trends in IV Uitgangspunten Vraagsturing Moeilijkheden in vraagsturing: inrichting Leveranciersmanagement Vraagmanagement Informatieplanning nieuwe stijl Corporate informatiemanagement nieuwe stijl

1.1 Groei belang IV Vraaggestuurd Aanbodgestuurd Bedrijfsproces Banken, verzekeringen, Energiebedrijven, overheid …. Vraaggestuurd Bedrijfs kritisch Industrie, spinnerijen, retail Support Consultancy, bouw, …. Ondersteunend hulpmiddel Aanbodgestuurd Stichtingen ….

1.3 De automatisering is voltooid Discussie: hoe zit het bij jou?

Conclusie 1: focus op de verandering

2.C NIP: Portfoliomanagement Samenspel en rolverdeling Haalbaarheid verandering (portfolio) Samenhang en standaarden (architectuur)

2.6 Het huidige vraag en leveranciersveld Business org. A supplier org. Corporate Demand Org 2 Prod. mngt Org 3 Org 4 Org 1 Other suppliers

Conclusie 2: je moet de vraag organiseren Weet wat je wil, maar dan functioneel Doe alsof het huizen, auto’s, .. Zijn Organiseer het

Agenda Blok 2 Wat is dan de vraagorganisatie (lees functioneel beheer inclusief management) en wat zijn de factoren voor inrichting ervan Hoe voer je de vraag uit (ofwel, wat gaat er allemaal fout om tot de ideale vraagorganisatie te komen)….

Kies uw benadering………… Welke benadering voor informatiebeleid kiest u? Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

a. Spinnerij Jansen U bent baas van spinnerij Jansen. Uw productieproces wordt gestuurd door uw ERP-pakketje. Het ERP-pakketje moet vervangen worden op kortere termijn. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

b. UVW Nee, geen UWV. Uitvoeringsorganisatie. Redelijk op orde. Stevige coherente sturing over de kantoren. RvB beslist. Overheidscultuur, gericht op consensus. Geen harde woorden. IV is redelijk op orde, wel licht verouderd, moet op termijn wel, maar geen knelpunten. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

c. Bemeia Grote verzekeraar. Aparte sterke divisies. Sterk wisselende ICT. Resultaat van vele fusies. Ontwerp/blauwdruk OF Ontwikkel/groei-benadering ICT/aanbod-gedreven OF Sterk vraaggedreven Top-down OF Bottom-up Idealistisch/religieus OF pragmatisch

3. Business Informatiemanagement (De vraagorganisatie) Waarom BIM (vraagorganisatie)? Wat doet de vraagorganisatie? Welke activiteiten heeft de vraagorganisatie? Bisl, een model voor functioneel beheer en informatiemanagement

3.1 Wat is business informatiemanagement? Portefeuillehouder I voor de business.. Bepalen hoe IV gebruikt moet worden Bepalen hoe IV eruit moet zien Aansturen van de ICT-organisatie Aansturen van de IV-dienstverlening Sturen van de IV Maken van beleid….

Informatievoorziening 3.1 Waar gaat het om? Geautomatiseerd Bedrijfsproces Informatievoorziening Niet geautomatiseerd Het gaat om IV!!! IT is voor bouwers en onderhoudsjongens

3.1 Het perspectief van BIM Beleid van de organisatie IV van het bedrijfsproces ICT- ondersteuning FB Kennis en sturing van het bedrijfsproces is KSF Vertrouwensrelatie Uitvoering functioneel beheer

3.1 De twee taakgebieden Vertaling Behoeften en vraag Oplossingen en Inventariseren en prioriteren Vertaling Specificeren en aanpassen Oplossingen en aanbod Ondersteunen en opvoeden Bewaken resultaat Niet: Vragen en laten beslissen Geen klant Niet: Aanbodproces managen Niet de baas van de ICT

3.2 Informatiedomeinen ‘Infra’ Middelen SD Balie CIM RO ‘Corporate’ Binnen de lijn Binnen ICT

3.3 3 niveau’s van sturing Informatievoorziening hele organisatie Samenhang/uniformiteit gedreven Informatieproces (informatiedomein) Proces/mandaat gedreven Applicatie/informatiesysteem Technisch/leveranciers- gedreven

3.3 Wat heb je nodig voor vraag? Inrichting & organisatie Beleid LT De kaartlezer Sturing De chauffeur Gebruik Vormgeving KT De ogen, oren en handen

3.3 BiSL op hoofdlijnen Gebruiksbeheer Functionaliteiten beheer Richtinggevend CIO, informatiemanager Gebruiksbeheer Functionaliteiten beheer Inrichting van de informatievoorziening Inhoudelijke toekomst van de informatie- voorziening Sturing van de informatievoorziening Sturend Productmanager Systeemeigenaar Uitvoerend Kerngebruiker Superuser

3.4 Wat doet BIM? Richting gevend Sturend Uitvoerend Gebruiksbeheer Leveranciers management Bepalen Keten- ontwikkelingen Bepalen Technologie- ontwikkelingen Informatie- coördinatie Richting gevend Relatie- management Gebruikersorg. Strategie Inrichting IV-functie Informatie Lifecycle Management Informatie Portfolio Management Opstellen IV-organisatie strategie Ketenpartners Management Opstellen Informatie Strategie Bepalen Bedrijfsproces- ontwikkelingen Planning & Control Financieel management Behoefte management Contract Management Sturend Wijzigingen beheer Specificeren Vormgeven niet-geaut. IV Gebruikers- ondersteuning Beheer Bedrijfs- Informatie Uitvoerend Voorbereiden Transitie Toetsen en Testen Operationele ICT aansturing Gebruiksbeheer Transitie Functionaliteitenbeheer

3.5 Kernvragen bij BIM Hoe richt ik het in en hoe richt ik zeggenschap in? Hoe manage in aanbod vraaggestuurd? Hoe maak ik goede contracten en leveranciersvormen? Hoe weet ik nu echt, wat ik vraag? Hoe organiseer ik de hele keten van vraag.

3.6 Samenvatting: Waarom is BIM belangrijk? Om een goede IV te hebben: Moet je weten wat je nodig hebt Moet je weten wat je vraagt Moet je weten, wat je er over over hebt Moet je het vragen Moet je weten, wat je gekregen hebt Moet je weten hoe het te gebruiken Moet je weten hoe je er op lange termijn ermee om wilt gaan Moet je weten hoe je dat allemaal gaat organiseren

3.7 Conclusie Iedere organisatie krijgt de informatievoorziening, die hij verdient Niet het aanbod is bepalend, maar de vraag….. En daarna hoe je die vertaalt naar aanbod en hoe je dat stuurt

4. Inrichting en uitvoering van de vraagorganisatie Inrichting van de vraagorganisatie Leverancierssturing Vraagsturing Integrale vraagketen: volgende maand

4. Het leertraject naar de ideale vraagorganisatie Valkuil Geen aansluiting richtinggevend nveau Integrale aanbodsturing Integrale vraagsturing vraagorganisatie Vraagsturing vanuit Leverancierssturing vanuit vraagorganisatie Inrichting van de Geen match echte behoefte naar DV Koppeling van werkvloer naar beleid en vice versa. Streven naar goede IV, niet de beste Aanbodsturing vanuit vraagorg Zinvolle sturing van eigen organisatie en leveranciers: Juiste flexibiliteit Optimum vraag, kosten Kern van eigen BP vertalen naar ICT Aanbod- inrichting Zinvolle inrichting van de sturing op leveranciers: Slimme contracten Slimme dv-vormen Aanpassen op juiste moment Onderkennen van de vraag: Juiste inhanging Juiste mensen Juiste processen Juiste interfaces op operatie Leertraject

4.1 De valkuil ICT wil altijd Integrale afgestemde vergelijkbare gestuurde uniforme perfecte processen op een van tevoren bepaald volwassenheidsniveau Business is: Niet integraal Niet afgestemd Niet uniform Niet vergelijkbaar Niet geïnteresseerd in perfectie (maar iets werkend) Nooit perfect en altijd suboptimaal Roeien met de riemen die je hebt Vooruitgang is al goed, want je hebt geen perfect personeel

4.1 Toelichting We hebben een historie van aanbodsturing. Om te komen tot een optimale vraagsturing loop je tegen volgende leertrajecten aan: Het vraaggericht inrichten van de vraagorganisatie (tot nu toe is inrichting altijd aanbodgericht geweest) Het vraaggericht aansturen van de leveranciers (niet in termen van de invulling van de oplossing, maar de in te vullen behoefte) Het onderkennen wat de onderliggende vraag en bewegingen zijn in je eigen bedrijf Het koppelen van werkvloer naar beleid op terrein van sturing van IV

4.2 Hoe richt je nu BIM in? Wet 1. BIM moet de machtstructuur van de business volgen! Wet 2. Kernwaarde (uitzonderingen daargelaten) is het hebben van kennis van het bedrijfsproces en de organisatie! Wet 3. BIM moet passen bij de manager/stakeholder, waarvoor ze werken. Nieuwe manager, nieuwe organisatie -> nieuw BIM Wet 4. Het merendeel van de zaken is al bepaald: ze zijn een gegeven

4.2 Hoe richt je nu BIM in? Gegeven Beslissing Extern gegeven Intern bepaald Macht Organisatie en invulling Aard informatievoorziening Mandaat Scenario Structuur Beslissing Gegeven Strategie

4.3 Aard FB De inkoper De profi’s De hobbyist De all-rounder Belang en complexiteit IV Omvang IV laag hoog Grotere organisaties hebben meerdere vormen, soms wel alle 4!

4.4 Mandaat Federatieve macht Intern Centrale macht Extern Coordinatiemodel Individuele model Concernmodel Leveranciersmodel Per systeem kan het anders zijn: de processen verschillen dan

4.5 Structuur organisatie Unit A Unit C Directie Unit B Staf B FB en IM Staf A Directie ICT FB en IM Dienst B Dienst A Staf A Staf B Dienst C Directie Dienst C FB en IM Dienst B Dienst A Staf A Staf B

4.6 Structuur organisatie Proces/taak Materie kennis localiteit bedrijfsproces doelgroep Regio Organisatie (-onderdeel)

4.7 Scenario K-strategie Skills B-strategie Bedreiging G-strategie Verbetering Niet fors Bedreiging B-strategie Niet echt aanwezig Gaat niet vanzelf fors Skills G-strategie T-strategie K-strategie Vanzelf In principe wel

4.8 Strategie (waar begin je) Van onder naar boven en dan naar onder Van onder naar boven Van boven naar onder Belangrijk Dynamisch Statisch Onbelangrijk

4.9 Interne inrichtingsfactoren Werklast en capaciteit Middelen en kennis Processen en besturing Mensen en cultuur Informatiesystemen en informatie Beleids- ontwikkelingen Doelen en verwachtingen Afnemers van Leveranciers Gebruikers organisatie

4.10 Een aanpak Belegging verantwoordelijkheden over informatiedomeinen bij de business Bemensing van het functioneel beheer Organisatorische ophanging van de onderdelen van het functioneel beheer Bepaling ambitieniveau’s, samenhang en processen Inregeling stuurinformatie vanuit aanbodzijde Het spel spelen Real life

5. Leverancierssturing Outsourcing/professionalisering Specificeren Leveranciersmanagement Operationele ICT-aansturing Contractmanagement Dat leidt uiteindelijk tot nadenken (en dat is niet eenvoudig). Outsourcing/professionalisering dwingt tot leverancierssturing Dat dwingt tot inrichting

5.2 Aspecten bij leveringssturing Wat koop je als klant: standaardoplossing, maatwerk of ertussen Op welke manier wil je sturen (wat wil je eigenlijk niet sturen) Hoe richt ik de leveranciersconstellaties in (want meer en meer heb je er meer) Waarover moet ik afspraken maken

5.3 Leverancierssturing: rol produkt vrijheidsgraden builder user integrator kosten

5.4 Rol bij de sturing Professionaliseren Networking Business Technologie Business Providing Servicing Organizing Networking Fixed-price Nacalculatie Bedrijfs- eenheden Klant- Services Professionaliseren

(the art of determining) 5.4 Aanpak Hoe ga ik dat sturen? (the art of managing) Wat wil ik zijn? (the art of determining) Hoe ga ik dat opbouwen? (the art of combining)

5.5 Wat moet ik: de IV Kernwaarden in de IV Bewegingsrichting IV Onderhoud Beheer Vernieuwing Ontwikkeling Nieuwbouw landschap Pro-activiteit Kosten Betrouwbaar Klantgerichtheid Standaardisatie Vereenvoudiging Veranderingsomvang ICT Bewegingsrichting IV Differentiering Kernwaarden in de IV Flexibilisering

5.5 Wat moet ik? Verwachtingen aan IM worden bepaald door twee soorten eisen: Veranderingen in de IV en op basis daarvan veranderingen en behoeften voor IM(-organisatie) Verwachtingen en eisen, volgend uit de wijze, waarop vanuit informatiedomein en manager gestuurd moet worden

5.5 Wat moet ik(1): de IV Voorbeelden: Vernieuwing van IV leidt tot een grote behoefte aan veranderingsskills, stabiel beheer juist niet. Een beweging naar standaardisatie vereist IM, dat kracht uitstraalt om partijen tot één model te brengen. Differentiering vraagt meer kennis van de essentiële verschillen Betrouwbare IV vraagt om zorgvuldige mensen. Een goedkope om uitermate pragmatische. Deze mensen zijn verschillend.

5.5 Wat moet ik (2): de gebruikers Verschillende soorten benaderingen: Luisteren en meedenken Afblaffen en opvoeden Vooral goed communiceren en begrip tonen Strak sturen Deskundigheid bedrijfsproces: Deskundigheid IT: Beheersing/Sturing/control:

5.5 Wat moet ik? Algemene DV-kernwaarden kunnen zijn: Doelmatigheid: efficiënt werken Proactiviteit: voorafgaand ‘bellen’ Snelheid: snel reageren Bereikbaarheid: te pakken te krijgen Betrouwbaarheid/degelijkheid: correcte antwoorden Continuïteit: bij vertrek geen probleem

5.5 Wat moet ik (3)? De manager Iedere manager heeft een persoonlijke stijl en vertrekpunt. De gewenste kernwaarden naar gebruikers en naar manager kunnen dus verschillend zijn: “Regel het maar, ik geloof het wel” “Ik wil op de hoogte zijn en blijven van alles” “Alles kan of mag, maar ik wil geen problemen” “Ik zit niet te wachten op visie of ideeen, er is werk te doen” “Help me, wat moet ik doen”

5.5 Lessen Wie alles vraagt, krijgt niks (of je moet buitengewoon fors betalen) Vraagsturing in de vraagsturing: ons ben zunig, dus wat is echt essentieel en wat is voldoende Wie zijn BIM niet vertrouwt, moet het zelf managen (da’s echt erg)

5.6 Wat kan ik Procesgericht Managen aanbod en levering Managen gebruik en behoeften Vormgeven van het gebruik Vormgeven van de verandering Managen aanbod en levering Inhoudsgericht

5.6 Wat kan ik? Richtinggevend Sturend Uitvoerend

5.6 Op de lagen kan het ook verschillen Waar op welke as? Procesgericht Managen gebruik en behoeften Vormgeven van het gebruik Vormgeven van de verandering Managen aanbod en levering Inhoudsgericht

5.6 IM Hoe ben ik (is hij/zij)? Wat zijn sterkten en zwakten? Welke skills, kennis of expertises missen we dan nog? Is dat te leren of andere oplossing? Hoe makkelijk verander ik (hij/zij)? Wat moeten we nog leren?

5.6 Lessen Wie alles kan, kan niets

5.7 Wat mag ik Mandaat organisatie over IV Mandaat business organisatie over IV Mandaat BIM vanuit business organisatie

5.8 Wat wil ik? Rekening houdend met wat we nu gehoord hebbend: Wat zou ik willen dat de assen zouden zijn? Wat vind ik leuk? Waar zit de uitdaging? Wat mis ik? Hoe overbrugbaar is het gat?

5.9 En dan verdelen….. Wat doe ik zelf? Waarop kan ik sturen? Wat betekent dat voor mijn leveranciers: Moet ik zelf kiezen of laten kiezen Moet ik zelf integreren of niet? Moet ik zelf opbouwen? Moet ik zelf sturen en op welke dingen dan? Wat moet ik kopen/inhuren? Wanneer anderen of externen…

5.6 Organiseren van de leveranciersconstellatie Eenduidig aanspreekpunt multileverancier One-stop shopping Zelf-integrator Hoofdaannemer

5.5 Toekomstige leveranciers-constellaties Business org. A supplier org. Corporate Demand Org 2 Prod. mngt Org 3 Org 4 Org 1 Other suppliers

5.7 Leverancierssturing: inhoud De geleverde dienstverlening Proces van dienst- verlening Functionaliteit van de informatie- voorziening Functioneren van Inhoud Proces Dienst- Informatie

Boodschappen IV is het bedrijfsproces van een gemeente Als business moet je sturen (als ware het tanks….) Stuur niet op technologie, stuur op wat het betekent voor je De integraliteit van deze sturing bepaalt het success

Meer info BiSL, een managementguide, Van Haren Publishing, 2006 ITSMF Best practises deel 4, Invoering van functioneel beheer (ook in mijn nieuwe nog niet verschenen boek) BiSL, een framework voor functioneel beheer en informatiemanagement, Van Haren Publishing, 2005