De do's en don'ts bij het gebruik van de DHO-webservices Welke webservices zijn er, hoe worden ze gebruikt, welke aandachtspunten zijn er bij het gebruik? Wim De Pelsemaeker Adviseur, afdeling Hoger Onderwijs

2 Webservices? Beveiligd communicatietool om berichten met gegevens te versturen of op te halen over internet Voordeel Dynamisch Losse, onafhankelijke koppeling Kan in front-end, back-end gebruiker Soorten in DHO Registreren Raadplegen 2

3 Doelstellingen webservices DHO ‘Gebeurtenisgestuurd’ en correct gegevens inzamelen De verwerkte gegevens worden ter beschikking gesteld voor: Leerkrediet Inschrijvingsproces instellingen Studietoelage Kinderbijslag Financiering Rapportering Beleidsinfo Leer- en ervaringsbewijzendatabank

4 Mijlpalen registraties afgesproken in gedragscode DHO Inschrijving voor opleidingUiterlijk 1 november JJJJ Inschrijving voor onderdelenUiterlijk 1 januari JJJJ+1 Resultaten voor onderdelenUiterlijk 15 oktober JJJJ+1 Diploma’sUiterlijk 15 oktober JJJJ+1 Resultaten in uitwisselingUiterlijk 15 december JJJJ+1 Wijzigingen aan inschrijving voor opleiding of onderdelen : 1 juli Vanaf : 1 juni

5 Webservices in vogelvlucht Soorten Webservices DHO: Beheren van gebeurtenissen: Registreer  Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel  Uitschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel  Resultaat in opleidingsonderdeel of in uitwisseling  Diploma Wijzig  Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel  Resultaat in opleidingsonderdeel Annuleer (≠ uitschrijven)  Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel  Uitschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel  Resultaat in opleidingsonderdeel of in uitwisseling  Diploma

6 Webservices in vogelvlucht OpleidingOnderdeelResultaatResultaat in uitwisseling Diploma Schrijf in ✔✔ Annuleer schrijf in ✔✔ Schrijf uit ✔✔ Annuleer schrijf uit ✔✔ Wijzig ✔✔ Registreer resultaat ✔✔ Annuleer resultaat ✔✔ Wijzig resultaat ✔ Registreer diploma ✔ Annuleer diploma ✔ 6

7 Proces in- en uitschrijving 7

8 Proces resultaten en diploma 8

9 Proces resultaten in uitwisseling 9

10 Schrijf in voor opleiding Schrijf in Schrijf uit Wijzig inschrijving Annuleer inschrijving Annuleer uitschrijving 10

11 Schrijf in voor opleiding => => 11 Pijnpunt Aanpak A. Grote variatie in het aantal dagen tussen inschrijving en registratie Streven naar gebeurtenisgestuurd registreren B. Foute nationaliteiten Proces te verbeteren C. Definitie inschrijvingCfr. evaluatie flex-decreet D. Niet alle attributen van inschrijving zijn wijzigbaar Werkgroep Data analyseert verdere mogelijkheden voor optimalisatie E. Spanningsveld tussen decreet en beleidsinfo. Bv. werkstudenten Decreet blijft toetssteen F. Verschillende werkwijzen tussen instellingen Verder afstemmen in stuurgroep, opvangen via gedragscode DHO G. Heroriëntatie Automatiseren H. Afstudeerrichtingen niet consequent gemeld Implementatie OD XXI

12 Schrijf in voor opleiding Vaak gemaakte fouten Nationaliteit en nationaliteitstype stemmen niet overeen Andere identiciatiegegevens, zoals geboortedatum, adres stemmen niet overeen Onbekende postcode gebruikt Student heeft al inschrijving met ander stamnummer Student is eerder generatiestudent dan gemeld Administratieve groep niet geldig binnen vestiging ‘Heroriëntatie’ naar zelfde opleiding Wat doen? Melden aan m.b.v. sjabloon beschikbaar op 12

13 Schrijf in voor opleidingsonderdeel Schrijf in Schrijf uit Wijzig inschrijving Annuleer inschrijving Annuleer uitschrijving

14 Schrijf in voor opleidingsonderdeel 14 Pijnpunt Aanpak A. Grote variatie in het aantal dagen tussen inschrijving en registratie Streven naar gebeurtenisgestuurd registreren OER en proces instelling B. Spreiden van onderdelen over inschrijvingen i.f.v. financiering Gedragscode DHO C. Inschrijvingen zonder onderdelen Proces instelling D. Vroegtijdig uitschrijven en studiepunten blijven opgenomen: toch volledige studietoelage Evaluatie financieringsdecreet E. Wachten met toekennen vrijstellingen Gedragscode DHO F. Gebruik van vreemde tekens in de naam van het onderdeel Aanpassen controle in DHO

15 Registreer resultaat voor onderdeel Registreer resultaat Wijzig resultaat Annuleer resultaat

16 Registreer resultaat voor onderdeel => => 16 Pijnpunt Aanpak A. Na heroriëntatie is voor niet- uitgeschreven, actieve onderdelen resultaat vereist Implementatie decreet B. Alle actieve onderdelen krijgen een resultaat Resultaatscode ‘niet verworven’ C. Resultaten niet registreren na registreren diploma Proces instelling D. Verschillende werkwijze tussen instellingen: na 1 ste semester, na 1 ste examenperiode, na 2 de examenperiode… OER instelling E. Aanpassingen na uiterste beheersdatum Procedure materiële vergissingen, onderzoek validatieprocedure

17 Registreer resultaten in uitwisseling Registreer Annuleer

18 Registreer resultaten in uitwisseling => => 18 PijnpuntAanpak A. Resultaten worden zeer laat vastgesteld Uiterste beheersdatum op 15/12 Onderzoek validatieprocedure B. Melden van gedelibereerde resultaten in uitwisseling is niet mogelijk Beperkt volume, geen impact op leerkrediet of financiering C. Verschillende werkwijze tussen instellingen Toekomst: procesanalyse

19 Registreer diploma Registreer Annuleer

20 Registreer diploma 20 Pijnpunt Aanpak Vaststellen diplomadatum ≠ Proclamatiedatum ≠ Datum voorlopig getuigschrift ≠ Datum opsturen diploma… Potentieel impact op EPD via LED = Datum van geslaagd verklaren voor het geheel van de opleiding (flexibiliseringsdecreet) Welke diploma’s en studiebewijzen registreren? Te verruimen i.f.v. LED: alle programma’s die succesvol beëindigd zijn Indien afstudeerrichtingen, opnieuw melden bij diploma Proces instelling

21 Achter de schermen? Webservices registreren dynamisch gebeurtenissen Gegevens worden historisch opgeslagen Leerkrediet wordt centraal berekend aan de hand van geregistreerde gebeurtenissen Op ogenblik van raadpleging via WS Iedere avond in batch Studentenportaal wordt aansluitend iedere nacht bijgewerkt Voor financiering geldt: leerkredietsaldo op het ogenblik van inschrijving in opleiding

22 Webservices in vogelvlucht Soorten Webservices DHO: Raadplegen: Studiehistoriek  Lijst inschrijvingen  Detail inschrijvingen  Diploma secundair Leerkredietsaldo

23 Webservices in vogelvlucht Raadpleeg inschrijvingenIdentificatie Inschrijving in opleiding Opleidingsonderdelen met resultaten Resultaten in uitwisseling Vrijstellingsvoorwaarden Diploma Raadpleeg leerkredietsaldoHuidig saldo Saldo voor inschrijving Raadpleeg diploma secundairDiploma Laatste inschrijving

24 Raadplegen studiehistoriek Raadpleeg studiehistoriek hoger onderwijs Vanaf (conversie DTO) tot voorbije academiejaar: onbeperkt Lopend academiejaar: generatiestudenten, andere studenten onder voorwaarden Alle gegevens: inschrijvingen, onderdelen, diploma’s… Raadpleeg diploma secundair onderwijs Diploma of laatste inschrijving SO

25 Raadplegen studiehistoriek Voorwaarden Alles van de eigen instelling Generatiestudenten aan andere instellingen die in de eigen instelling een actieve of uitgeschreven inschrijving hebben in huidig of toekomstig academiejaar => evalueren n.a.v. automatiseren heroriëntatie Van andere instellingen Geen geannuleerde inschrijvingen; of Geen actieve inschrijvingen  in huidig of toekomstig academiejaar en;  zonder diploma en;  zonder resultaten en;  geen gezamenlijke opleiding met de eigen instelling.

26 Raadplegen leerkredietsaldo Raadpleeg leerkredietsaldo Laatste saldo Saldo vlak voor de inschrijving