Werkkostenregeling Versie november 2010

Werkkostenregeling Problematiek: per 2011  keuze Huidige regime: kostenvergoedingen en verstrekkingen Nieuwe regime: werkkostenregeling Nb. Overgangsregeling 2011/2012/2013.

Doelstelling Vereenvoudiging en administratieve lastenverlichting Vervallen regelgeving Eenvoudige administratieve procedure Systematiek van belastingheffing over vergoedingen en verstrekkingen wijzigt

Systeem Belastingheffing via bruto loon Eindheffing – 80% - over door de werkgever aangewezen eindheffingsbestanddelen Geen belastingheffing over eindheffingsbestanddelen in forfaitaire ruimte Forfaitaire ruimte 1,4% loonsom Minus gerichte vrijstellingen Toepassing waarderingsregelingen

Wel werkkosten Aangewezen gerichte vrijstellingen Aangewezen eindheffingsbestanddelen Voorbeelden: Kerstpakketten e.d. Personeelsverstrekkingen/feesten e.d. Vaste kostenvergoedingen Doelen meerkeuzesysteem: fiets / vakbondcontributie / vakliteratuur / bedrijfsfitness e.d. Etcetera

Ook werkkosten Betalingen aan ex-werknemers Uitkeringen of verstrekkingen aan ex-werknemers die ook aan medewerkers in tegenwoordige dienstbetrekking plaatsvinden, gelden als door de wet aangewezen eindheffingsbestanddelen. Denk hier bijvoorbeeld aan kerstpakketten.

Geen werkkosten Intermediaire kosten Betalingen aan niet-’werknemers’ Verstrekkingen die nooit tot het loon behoorden, vallen er nog steeds buiten: Rouwkrans Fruitmand Intermediaire kosten Geldt niet voor Pensioen / Levensloop / Spaarloon

Vergelijking oud en nieuw Kostenvergoedingen anno 2010 € Belaste vergoeding Onbelaste vergoeding Brutering Eindheffing Algemene vrijstelling Specifieke vrijstelling --------------------------------------------------------------------------------------- Werkkostenregeling anno 2011 e.v. € onbelaste vergoeding Gerichte vrijstelling Forfaitaire regeling Eindheffing Regeling 2010 Loonheffing wordt berekend over al hetgeen wat uit een dienstbetrekking wordt genoten Geen loonheffing over vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen Soms gelden specifieke waarderingsnormen In principe verschuldigd door de werknemer. Soms verschuldigd door de werkgever (eindheffing)

De trechter van de werkkostenregeling Vergoeding of verstrekking in de “trechter” Valt onder een gerichte vrijstelling Valt onder een 0-waardering Valt in het forfait Wordt niet als loon beschouwd Wordt als belast loon aangemerkt overschrijding forfaitaire ruimte: -------------------- belast met 80% eindheffing -------------- forfaitaire ruimte: 1,4% van de loonsom vrijgesteld Verschuldigdheid van loonheffing verschuift van werknemer naar werkgever als de werkgever kiest voor eindheffing in plaats van voor individueel loon

Belaste vergoedingen Belaste vergoedingen Forfaitaire regeling Eindheffing Gerichte vrijstellingen Verplicht bruto loon Privé gebruik auto van de zaak Genot van een dienstwoning Want: Kosten met een hoog privé karakter Niet passend in het forfait of in de eindheffing Afgesproken bruto loon Tussen werkgever en werknemer overeengekomen brutovergoedingen

Forfaitaire regeling Belaste vergoedingen Forfaitaire regeling Eindheffing Gerichte vrijstellingen Forfaitaire ruimte * 1,4 % van de loonsom (kolom 14 loonstaat)  Geen loonheffing * Over vergoedingen en verstrekkingen * binnen de forfaitaire ruimte  Vervallen: fiscale voorwaarden voor vrijstelling * Nb: Gebruikelijkheidstoets

Eindheffing Belaste vergoedingen Forfaitaire regeling Eindheffing Gerichte vrijstellingen 80% loonheffing voor rekening van de werkgever - Vergoedingen / verstrekkingen - Af: Intermediaire kostenvergoedingen - Af: Gerichte vrijstellingen - Af: Correctie voor bijzondere waarderingen - Af: 1,4% fiscaal loon* * Kolom 14 loonstaat Totaal x 80%

Gerichte vrijstellingen Belaste vergoedingen Forfaitaire regeling Eindheffing Gerichte vrijstellingen Extraterritoriale kosten Huisvestingskosten seizoensarbeiders uit het buitenland Kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister, alsmede outplacement en vakliteratuur Kosten van EVC-procedure Kosten van door de werkgever verstrekte hypothecaire geldleningen Tijdelijke verblijfskosten Vergoedingsregeling voor reiskosten Verhuiskosten Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d.

Waarderingsregels Vergoeding: Verstrekking / loon in natura: Waardering: Het bedrag van de vergoeding Af: eigen netto bijdrage Rest: Bedrag in wkr Verstrekking / loon in natura: Waardering: Factuur van derde, of w.e.v. Waardering branche-eigen produkt: Prijs die aan een derde – onder vergelijkbare omsth. – in rekening wordt gebracht

Waarderingsregels Voorzieningen in redelijkheid die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: nihil Genot van voorzieningen op de werkplek (inrichting van de werkplek in brede zin) Computer, kopieerapparaat, telefoon, fietsenstalling, parkeergelegenheid, fitness ruimte, inclusief het genot van het gebruik van deze ruimten en het gebruik van materialen in deze ruimte (schrijfgerei, papier e.d) ARBO-voorzieningen Geneeskundige keuringen, inentingen, veiligheidsbril, stoelmassage, ergo-inrichting werkplek Niet: verstrekken van een fiets in het kader van gezondheidsbevordering Consumpties Hoeft niet meer tijdens werktijd Werkkleding en reinigingskosten, ter beschikking gesteld - Uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt (uniform of logo > 70cm2); of - die achterblijft wordt kleding die normaal achterblijft, mee naar huis genomen om te wassen, dan geldt de nihil waardering niet (noch voor de kleding, noch voor de reinigingskosten) Gereedschappen en andere hulpmiddelen, ter beschikking gesteld, >90% zakelijk gebruik Computers, notebooks, gereedschapskist Mobiele telefoons, ter beschikking gesteld, >10% zakelijk gebruik En overige t.b.s. communicatiemiddelen

Waarderingsregels Voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden: forfaitaire waarde Maaltijden - € 2,90 per maaltijd Forfaitaire waarde voor alle maaltijden (ontbijt, lunch of diner) Huisvesting en inwoning - € 5 per dag Inclusief energie, water, bewassing (niet de dienstwoning) Kinderopvang, cf. Wet kinderopvang Aantal uren * uurprijs volgens Wet kinderopvang Buiten de werkplek: factuurwaarde of w.e.v.

Waarderingsregels Specifieke regelingen Waarde privégebruik OV-kaart en voordeelurenkaart: nihil Mits ter beschikking gesteld en tevens zakelijk gebruikt Rentevoordeel personeelsleningen: - Rentevoordeel aftrekbaar in IB: nihil NB. Opnemen in loonadministratie van een schriftelijk verklaring, met vermelding van het bestedingsdoel en onderbouwing met schriftelijke stukken; plus vermelding in loonadministratie van toepassing artikel 3.10 lid 1 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting. - (Elektrische) fiets of scooter voor woon-werkverkeer (>50%): nihil. Genot dienstwoning: 18% jaarloon van 36 uur Ziektekostenregelingen: oude regeling

Voorbeeld Deze werkgever heeft een loonsom van € 6.000.000. In bruto/netto-traject Geen (belast) loon Verg. binnen forfaitaire ruimte Verg. Buiten forfaitaire ruimte Intermediaire kosten 5.000 Auto van de zaak (5*10.000) 50.000 Diensttijdvrijstelling (3*2.500) 7.500 Fietsen (50*749) 37.450 Dienstreizen 0,31 80.000 * 0,19 80.000 * 0,12 9.600 15.200 Kerstpakketten 15.000 Bedrijfskleding 25.000 Bedrijfsfitness 26.000 Contributie vakbond 4.000 Totaal 92.050 Deze werkgever heeft een loonsom van € 6.000.000. Forfaitaire ruimte (1,4% * 6 mln) = € 84.000 Vergoedingen in forfaitaire ruimte = € 92.050 Overschrijding forfaitaire ruimte = € 8.050 Eindheffing (80%) = € 6.440

Gevolgen - arbeidsrechtelijk Wat is in de CAO geregeld? Wat is in reglementen (MKS?) geregeld? Wat is in de arbeidsovereenkomst geregeld? Welke andere rechten/gebruiken hebben zich ontwikkeld?  Hoe mee omgaan?

Gevolgen - administratief Vastleggen in financiële boekhouding Geen vastleggingen op individueel niveau meer Aangifte op voorschotbasis met eindafrekening

Gevolgen - processen Herijken declaratieprocedure Herijken inkoopprocedure Herijken factuurverwerking

Gevolgen - conclusie De gevolgen zijn relevant voor diverse afdelingen binnen de organisatie: Financiële administratie Planning en control P&O afdeling Financiën Salarisadministratie Medewerkersservices

Kansen Biedt de werkkostenregeling kansen?    Kansen herkennen De vergoedingen en verstrekkingen blijven binnen de forfaitaire ruimte  het arbeidsvoorwaardenpakket kan worden geoptimaliseerd Kansen benutten Toekennen van aanvullende vergoedingen en verstrekkingen; Eventueel in uitruil tegen een tijdbron of geldbron; Onder eigen voorwaarden; Passend binnen het eigen arbeidsvoorwaardenbeleid.

Overgangsregeling 2011/2012/2013 Jaarlijkse keuze mogelijk Regeling personeelsfeesten - € 454 Vervallen / herleven afspraken Belastingdienst

Vervolgtraject NB neem contact op met uw adviseur Forfait wordt niet overschreden? Er zijn geen aanpassingen in arbeidsvoorwaarden nodig? Inrichten grootboeknummers voor eindheffingsbestanddelen en gerichte vrijstellingen Beoordelen of er kansen zijn om het arbeidsvoorwaardenpakket te optimaliseren Forfait wordt overschreden? Beoordelen en optimaliseren arbeidsvoorwaardenpakket Beoordelen en optimaliseren administratieve processen Beoordelen en doorvoeren aanpassingen in FA en/of SA Besluitvorming en communicatie Ontwikkelen en implementeren beleid en instrumenten Fiscale afstemming, indien nodig

Over tot de orde van de dag!

Vragen Over door de WOS beschikbaar gestelde documenten: WOS: 026 – 483 44 50 Over invoering van de werkkosten-regeling: Uw vaste adviseur, of PGGM HR Advies: 030 277 33 50