E-tendering Informatiesessie voorjaar 2010

2 Inhoud Algemene situering De uitrol: organisatorische aanpak Het juridische kader De applicatie

3 Situering -Wat is e-tendering -Elektronisch indienen van offerte/kandidatuur én elektronische verloop van een openingszitting -Tweede ‘front-office’ module

4 Situering -Beslissing VR 18 juli Verplicht gebruik van de twee beschikbare platformen -Belangrijke wijzigingen aan de regelgeving door het KB van (grote mogelijkheden!) -Beleidsnota

5 Situering -Een belangrijke vereenvoudiging: -Intern -Extern -Een opportuniteit voor een ambitieus beleid

6 Situering -Strategie en operationalisering -Kiezen voor de elektronische procedure ! -Fasering -Opleiding -“dubbele procedure” -Kiezen voor elektronische procedure -Gebruik van “vangnetten”

7 Situering -Pilootprojecten (in 2009) – zie bijlage -Na evaluatie, -Richtlijnen -Verdere uitrol (2010) -Begeleiding op: -Organisatorisch vlak -Juridisch vlak -Informatica-technisch -Gebruik applicatie

8 Organisatorische uitrol -Evaluatie pilootprojecten -10 entiteiten (Agentschap Natuur en Bos, Aquafin, Ovam, Maritieme Toegang – MOW, De Lijn, AFM, VMSW, AWV-MOW, VREG, ALV) -Vaststellingen -Performantie en operationeel zijn van e-tendering -Elektronische offertes? -Foutmeldingen? -Verbeter- en aandachtspunten ?

9 ProjectInfosessieElekt. Offertes?Aantal elek?Aantal papier AQUAFINJA 41 OVAMJA 18 DE LIJNJA 8O NATUUR en BOSJA 22 AFM 1JA 111 MOW (Dep.)NeenJA23 LVNeenJA20 VREGJA 34 AWVJA 13 VMSWNeenJA17 TOTAAL39%61%

10 Organisatorische uitrol -Initiatieven voor de gehele VO (1) -Opleiding en training -Informatiesessie én trainingssessie -Het centrale team -De ondersteuning -Handleiding -Super user per entiteit -Centrale team

11 Organisatorische uitrol -Initiatieven voor de gehele VO (2) -Monitoring -Overleg met de federale cel e-procurement -Sensibilisering aanbestedende entiteiten -Sensibilisering bedrijfsleven

12 Organisatorische uitrol -Initiatieven op het niveau van de entiteit (1) -Uitbreiding takenpakket super user e- notification -Detectie bijkomende opleidings- en trainingsnoden -Checken van eventuele IT-aanpassingen -De concrete dossiers

13 Organisatorische uitrol -Initiatieven op het niveau van de entiteit (2) -Melding start e-tendering aan centrale team -Sensibilisering potentiële inschrijvers -De elektronische afhandeling van het dossier

14 Informatica-technisch -Hardware vereisten -Twee pc’s, kaartlezer, internet, (dataprojector) -Toepassingen -Browser, gebruik e-id, e-tendering -Specifieke informatie

e-tendering: enkele juridische aandachtspunten Jurist Bart Zoete, jurist Mathias Audenaert

16 Definities schriftelijke of geschreven stuk elektronisch middel 6 juli

176 juli Online bekendmaking online elektronisch bekendmaken elektronisch ter beschikking stellen van bestekken en andere gunningsdocumenten

18 Gebruik van elektronische middelen mededeling, uitwisseling en opslag van informatie computervirus? elektronische correspondentie tijdens de gunningsprocedure onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

19 Indienen van offertes met elektronische middelen - algemeen opleggen of toestaan of verbieden vermelden in aankondiging of bestek gedeeltelijk elektronisch/papier registratie van gegevens

20 Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (1) elektronische handtekening computervirus? tijdstip van ontvangst 6 juli

21 Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (2) tijdstip van opening toegang tot de offertes - niet voor de uiterste datum - gelijktijdig optreden - enkel voor gemachtigde personen hulpmiddelen niet discriminerend

22 Indienen van offertes met elektronische middelen – ‘optionele veiligheden’ dubbele elektronische zending veiligheidskopie toestaan in aankondiging of bestek

23 Opening van de offertes elektronische offertes aanmaak digitaal PV van opening technische moeilijkheden? 6 juli

e-tendering: gebruik van de applicatie Marnic De Clercq

25 Meer informatie -Centrale team

26 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid

27

28

29 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s

30

31

32 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification

33

34

35

36

37 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden

38

39 Vervangen verantwoordelijke dossier Aankopers associëren

40 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering

41

42 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes

43

44

45

46

47

48

49

50 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde

51

52

53 Meerdere handtekeningen zijn mogelijk

54

55 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe

56

57

58 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar

59 Als er documenten zijn ingediend zijn die in deze zone zichtbaar.

60

61 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van opening

62

63

64 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering

65

66

67

68 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering Afsluitingsfase Downloaden offertes

69

70

71 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering Afsluitingsfase Downloaden offertes Archiveren dossier

72

73

74

75 Enkel proces verbaal van opening is nog beschikbaar

76 Samenvatting: te ondernemen stappen om een opdracht elektronisch te openen Elektronische opening opdracht Inloggen met e-ID in E-not om te publiceren Aanvinken e-tendering in e-notification Aanbestedende overheid Registratie in e-tendering openbare aankopers Aanpassen parameters in e-tendering door dossierverantwoordelijke Associëren aankopers in e-tendering door dossierverantwoordelijke Leverancier Registratie in e- tendering Deponeren offertes Openen opdracht in e-tendering door geassocieerde aankopers Aanmaken elektronisch pv van opening Toevoegen ‘papieren offertes’ Elektronische ondertekening pv van opening Door aanbestedende overheid met E-ID Door de toepassing e-tendering Downloaden alle documenten Archiveren opdracht door dossierverantwoordelijke

77 Demo