Stavaza AGB SO 2010

Inhoudstafel 1. Organisatie AGB 2. Organisatie Basis 3. Procedurehandboek 4. Goedkeuringsmatrix 5. Begroting 6. Standaarddocumenten en -boekingen 7. Verkoopproces binnen het AGB 8.Aankoopproces binnen het AGB 9. Kas- en bankverrichtingen 10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training? 2

1. Organisatie van het AGB

Organisatie van het AGB Algemene organisatie Stedelijk Onderwijs 1 juridische entiteit onder de vorm van een Autonoom Gemeentebedrijf. Opdeling op basis van divisies ipv 12 scholengemeenschappen Aanwezigheid van Service- en coördinatiecentrum dat integraal deel uitmaakt van het AGB dat o.a. de diensten Patrimonium, ICT en HRM bevat. Verantwoordelijken voor de verschillende niveaus: AGB: Algemeen en Financieel Directeur (AD & FD) Divisie: Divisiedirecteur (DIDI) SCC: Procescoördinatoren SG: Coördinerend directeur (CODI) School: Directeur 4

Organisatie van het AGB Financiële organisatie Stedelijk Onderwijs Nieuwe functies binnen het AGB: Beheerscontroller! Aankoopbeheerder! Hoofdboekhouder SCC! 5

2. Organisatie van het Basisonderwijs 6

2. Organisatie van het Basisonderwijs 7

3. Procedurehandboek 8

3. Procedurehandboek 3.1 Algemene info 3. Procedurehandboek 3.2 Modules 3.3 Opbouw module 9 9

3. Procedurehandboek Algemene info Procedurehandboek geeft een beschrijving van de financiële transacties binnen de processen van het AGB Stedelijk Onderwijs Organisatie procedurehandboek elke divisie heeft een apart procedurehandboek procedurehandboek bestaat uit verschillende modules elke module beschrijft een proces afhankelijk van de divisie wordt een module opgenomen in het procedurehandboek 10 10

3. Procedurehandboek Modules Leerlingenfacturatie versus Cursistengelden Verkoop aan derden Debiteurenbeheer Aankopen Kas- en bankverrichtingen Bankbeheer Afsluitverrichtingen (is nog niet beschikbaar) 11

3. Procedurehandboek Opbouw module Bijvoorbeeld : Module 5: Kas- en bankverrichtingen Procesinformatie: Toepassingsgebied: opsomming van de subprocessen die in de module beschreven worden Ontvangst en uitgave van kasgeld Kasverificatie en –registratie Betaling via bankrekening Registratie van bankafschriften Betrokken personen: identificeren van personen aan de hand van rollen Rollen Omschrijving Schoolmedewerker Leerkracht of medewerker in de school Directeur Directeur van de school Divisieboekhouder Persoon die de boekhoudkundige taken op divisieniveau met betrekking tot de scholen verricht, alsook de boekhouding van de divisie. 12

3. Procedurehandboek Terminologie: begrippen die in de module worden vermeld, worden verklaard in een woordenlijst. Betrokken boekhoudkundige rekeningen in Wis@cc: opsomming van de rekeningen die gebruikt worden binnen het proces. Balansrekeningen: Rubriek 55: Kredietinstellingen: tegoeden bij banken of andere financiële instellingen Rubriek 57: Kassen: kasmiddelen inclusief fiscale zegels en opleidingscheques Rubriek 58: Interne overboekingen: overboekingen van tegoeden tussen financiële instellingen en/of kas Referentiedocumenten: overzicht van de standaarddocumenten die zijn opgenomen in bijlage Benaming document Documentnummer Referentie Kasboek SOF-PH-KB/F001 Bijlage 5.4.3.1 Bewijs van betaling SOF-PH-KB/F002 Bijlage 5.4.3.2 Kasaankoop SOF-PH-KB/F003 Bijlage 5.4.3.3 Verklaring op eer SOF-PH-KB/F004 Bijlage 5.4.3.4 13

3. Procedurehandboek Procesbeschrijving: 14 Processchema: schematische weergave van de belangrijkste stappen in het proces. De stroomschema’s kunnen teruggevonden worden in de bijlage van de module. 14

3. Procedurehandboek Maximale kasinhoud 15 Toelichting bij de processtappen: de verschillende subprocessen worden in detail beschreven, met telkens verwijzing naar de standaarddocumenten die de school gebruikt moet worden. Indien een processtap moet geregistreerd worden in Wis@cc, wordt ook telkens de standaardboeking vermeld. Procesgerelateerde reglementering: in detail uitgewerkte beschrijving van de toe te passen regels en boekhoudwetgeving gelinkt aan het proces. Maximale kasinhoud De waarde van de kas (geldkoffer + brandkast) mag maximaal 5.000 euro bedragen. Indien deze waarde wordt overschreden, moet deze waarde binnen de 5 werkdagen teruggebracht worden tot 3.000 euro. Het teveel aan gelden moet gestort worden op de bank. Interne controle: een overzicht met de belangrijkste controle activiteiten om de risico’s gelinkt aan een proces te beheren. Controlenummer Controlebeschrijving SOF-PH-KB/C001 Een aankoop met kasgeld dient gedocumenteerd te worden op formulier “kasaankoop” vóór de aankoop plaatsvindt. Verantwoordingsstukken voor de aankoop worden aan het formulier gehecht en samen gearchiveerd. 15

3. Procedurehandboek Rapportering: een overzicht met de belangrijkste op te maken rapporten gelinkt aan het proces. Inhoud rapportering Niveau Opgemaakt door Doelgroep Frequentie Staat van bank- en termijnrekeningen School binnen SG Beheerscontroller CODI, DIDI, financieel directeur Maand Bank- en kasverificatie SG binnen divisies + SCC Divisieboekhouder + Hoofdboekhouder SCC Financieel directeur, Directiecomité Kwartaal 16

3. Procedurehandboek Documentinformatie: 17 Versiebeheer: aanduiding van de huidige versie. De versie wordt ook vermeld op de titelblad van de module. Opgelet: het versiebeheer over de verschillende divisies heen kan verschillend zijn! Wanneer er een verandering plaatsheeft binnen één bepaalde versie, zal ook enkel het procedurehandboek van de betrokken divisie aangepast worden en dus een andere versiebeheer krijgen. Verandering omtrent procedure innen cursistengelden. Dit heeft enkel betrekking op de divisies DKO en VWO. Enkel voor deze divisies zal het procedurehandboek en versiebeheer wijzigen. Distributie: een overzicht met de medewerkers die een kopij ontvangen bij opmaak van nieuwe versie Goedkeuring: een overzicht van de medewerkers die de nieuwe versie zullen moeten goedkeuren alvorens deze kan verdeeld worden 17

4. Goedkeuringsmatrix 18

4. Goedkeuringsmatrix Principe Doel: Opbouw: op een overzichtelijke en eenduidige manier vastleggen wie er binnen het AGB verantwoordelijk is voor het nemen van bepaalde beslissingen. Opbouw: De bevoegdheden worden weergegeven voor de meest gangbare transacties/beslissingen De beslissingsbevoegdheid is bepaald voor verschillende waardeniveaus Aankopen voor dagelijkse werking & investeringen Kasaankopen Bankbeheer Andere Kas & bankverrichtingen Verkopen Contracten Kleiner dan 5.500 EUR Tussen 5.500 en 22.000 EUR Tussen 22.000 en 67.000 EUR Tussen 67.000 en 250.000 EUR Vanaf 250.000 EUR Andere 19

4. Goedkeuringsmatrix Oefening 2 scholen van één scholengemeenschap willen elk een printer aankopen voor 1.500 euro per stuk Vraag: wie moet de bestelaanvraag en bestelbon goedkeuren? Divisie koopt voor alle scholen in totaal 100 bedden aan voor een totaalbedrag van 68.000 euro Vraag: wie keurt bestelaanvraag, bestelbon, factuur en de betaling goed? Een school wenst een nieuw dak te plaatsen voor de sporthal voor een bedrag van 15.000 euro Vraag: wie moet de bestelaanvraag goedkeuren? Er heeft een brand gewoed in een school. Alle computers en moeten uit de boekhouding verdwijnen. De totale waarde van deze computers voor de brand bedroeg 16.452 euro. Wie moet de buitengebruikstelling van deze computers goedkeuren? De school wenst een bijgebouw inclusief inboedel te verkopen voor een totaal bedrag 66.000 euro. Is de goedkeuring van de directiecomité voldoende? 20

4. Rapporten Financiële rapportering binnen het AGB Doel: opzet van informatiestroom over bedrijfsprocessen naar bestuurders en verantwoordelijken op verschillende niveaus binnen het AGB. In het procedurehandboek wordt bij elke proces een oplijsting gegeven van de verschillende rapporten Rapporten worden opgemaakt door divisieboekhouder, hoofdboekhouder SCC en beheerscontroller op basis van de informatie die wordt aangeleverd door de scholen. Documenten aan te leveren door de school zelf: Kascontrole Maandelijks opgemaakt worden en goedgekeurd worden door directeur Voorraadtelling Jaarlijkse telling voorraad die goedgekeurd moet worden door directeur 21

5. Begroting: invoer en opvolging 22

5. Begroting 5. Begroting 5.1 Begroting: Ingave 5.2 Budgetopvolging 23

5.1Begroting: Ingave Begroting kan op verschillende momenten wijzigen: begrotingsopmaak (oktober) begrotingswijziging (juni) begrotingsaanpassing (maart en oktober) => elke aanpassing of wijziging van de budgetten moet doorgevoerd worden in Wis@cc 24 24

5.1Begroting: Ingave De goedgekeurde begroting moet door de school ingegeven worden in Wis@cc op de algemene rekeningen => Let op: de begroting zal opgemaakt worden op 3 cijfers, de ingave in Wis@cc gebeurt op 8 cijfers Analytische begroting: Analytisch plan 1: verplichte ingave vanaf 01/01/2011 Analytisch plan 2: keuze van de school 25

5.2 Budgetopvolging Budgetopvolging  zeer belangrijk  op 3 eerste cijfers van algemeen rekeningnummer = titelrekening  gebeurt in Wis@cc  bij elke bestelaanvraag: budgetcontrole  begroting in Wis@cc moet up-to-date zijn 26

5.2 Budgetopvolging In Wis@cc verschillende afdrukken mogelijk met betrekking tot het budget: Afdruk van budget op de algemene rekeningen Afdruk van budget op de analytische rekeningen Afdruk van budget op de algemene en analytische rekeningen => Afhankelijk van de keuze van bepaalde selectiecriteria, bekomt men een andere afdruk 27

6. Standaarddocumenten en -boekingen

6. Standaarddocumenten en -boekingen Reden 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen gemakkelijker voor medewerker die in meerdere scholen staat duidelijke werkwijze voor iedereen binnen het AGB naar buitenwereld toe is Stedelijke Onderwijs één geheel Gebruik de standaarddocumenten moeten steeds gebruikt worden zoals beschreven in de processen school mag de lay-out van de documenten niet aanpassen (zoals eigen logo’s toevoegen ed) dienen vaak als verantwoordingsstuk in de boekhouding dienen als basis voor de opmaak van rapporten 29

6. Standaarddocumenten en -boekingen Overzicht 30

6. Standaarddocumenten en -boekingen Overzicht (vervolg) 31

6. Standaarddocumenten en -boekingen Standaardboekingen Reden 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen verhoging kwaliteit van de financiële gegevens betere analyses en rapporten hulpmiddel voor medewerker minder kans op fouten snellere afsluit van de boekhouding Gebruik standaardboekingen met betrekking tot bepaald proces zijn opgenomen in de desbetreffende module databank waarin alle standaardboekingen zitten vervat met zoekfunctie op onderwerp 32

7. Verkoopproces binnen het AGB

7. Verkoopproces binnen het AGB 7.Verkopproces binnen het AGB 7.1 Leerlingenfacturatie 7.2 Fiscale attesten 7.3 Verkoop aan derden 7.4 Aanmaningen 34 34

7.1 Leerlingenfacturatie Schoolmedewerker: registratie van leerlingengegevens en verbruik van leerlingen. Fin medewerker: input lln-gegevens; opmaak, boeken en verdeling facturen. Automatische overdracht van leerlingeninformatie van Wis@d naar Wis@cc. Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel leerlingenniveau. Registratie van verbruiksgegevens in Wis@cc Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele leerlingenrekening 35

7.1 Leerlingenfacturatie Opvolging of debiteurenbeheer verrichtingen in het financieel dagboek verwerken openstaande facturen opvolgen rappels versturen historieken raadplegen facturen afpunten als dubieus Op basis van de vervaldagbalans wordt een algemene waardevermindering op de vorderingen geboekt volgens de volgende percentages: Aantal dagen Percentage waardevermindering 90 25% 120 50% 180 75% 240 100% 36 36

7.1 Leerlingenfacturatie Wisa ontwikkelt op vraag van SO een applicatie waarbij o.a. volgende toepassingen geïntegreerd worden: Leerkrachten/vrijwilligers: Ingave van verbruik leerlingen door leerkrachten/vrijwilligers aan de hand van een webapplicatie. Opmaken van prestatiestaat door leerkracht/vrijwilliger voor verkrijgen van vergoeding voor bvb verschillende types bewaking. Fin. medewerkers: Controle & indien nodig aanpassen van data ingegeven door leerkrachten/vrijwilligers Doorsturen van geregistreerd verbruik naar Wis@cc Automatisch boeken van aanvaarde prestatiestaat van leerkracht/vrijwilligers in Wis@cc Controle op overschrijden maximumfactuur & wettelijk maximum voor vrijwilligers. Voorgestelde opleverdatum Wisa: november 2010 Ingebruikname zal gespreid gebeuren voor de scholen van BaO Scholen die met Klikonline werken, blijven het gebruiken tot januari 2011 37 37

7.2 Fiscale attesten Inbrengen van de gegevens Bijkomend tabblad in de module boekhouding Voorbereiden Fiscale attesten Fiscaal jaar selecteren Dagboeken selecteren Beheer Fiscale attesten Eventueel aanpassingen doen Afdrukken Fiscale attesten 38 38

7.3 Verkoop aan derden (met factuur) Registratie factuur Fin medewerker: aanmaken klant; opmaak, boeken en verdeling facturen. Aanmaak van klant in Wis@cc. Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel klantenniveau. Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele klantenrekening 39

7.3 Verkoop aan derden (met factuur) Aanmaken Klanten Fiche aanmaken Zo volledig mogelijk invullen Toevoegen aan klantengroep 40 40

7.4 Aanmaningen Debiteurenbeheer 41 GGB AGB Taak School Divisie Andere Nazicht openstaande vorderingen (X) X Opmaak en opvolging afbetalingsplannen Opmaak aanmaningsbrief 1 Opmaak aanmaningsbrief 2 Screening van leerling OCMW Juridische opvolging Juridische dienst Opmaak provisie dubieuze debiteuren Controle op het proces Beheerscontroller 41 41

7.4 Aanmaningen Aanmaken rappels Aanmaken Vorderingsrapporten Hoofding selecteren Detailboek selecteren Welke afdruk wil ik hebben? Aanmaken Vorderingsrapporten Voor welke periode Welke afdruk wil ik hebben? Status van leerling aanpassen Een leerling uit de rappel procedure halen indien er een afbetalingsplan voor bestaat. 42 42

8. Aankoopproces binnen het AGB

8. Aankoopproces binnen het AGB 8. Aankoopproces binnen het AGB 8.1 Aankopen:bestellingen 8.1.1 Bestelaanvraag 8.1.2 Bestelprocedure 8.1.3 Nieuwe leverancier 8.1.4 Aanmaken rubrieken en artikels 8.2 Aankopen:kas 8.2.1 Bestelaanvraag 8.2.2 Soorten kasuitgaven 8.3 Aankopen: facturatie 8.4 Aankopen: investeringen 44

8. Aankoopproces binnen het AGB Aankopen:bestellingen GGB AGB Taak School Divisie Andere Opmaak bestelaanvraag X Goedkeuring bestelaanvraag Procedure Wet OHO Gunning aankoop Aanmaken leveranciers Budgetcontrole Opmaak bestelbon Ontvangst levering Registratie factuur in Wis@cc Controle op het proces Beheerscontroller Aankoopbeheerder 45

8.1 Aankopen: Bestelling Bestelaanvraag Invullen formulier bestelaanvraag Nakijken budget door goedkeurder Via afdruk uit wisa: afdrukken/begroting/begroting algemeen Of (enkel basis) afdrukken/begroting/analytisch-algemeen ( pas mogelijk vanaf 01/01/2011) - Genoeg budget: goed/dienst kan besteld worden - Te weinig budget: indien aankoop noodzakelijk, formele goedkeuring 46 46

8.1 Aankopen: Bestelling Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek) Wet op overheidsopdrachten (OHO) Raamcontract Ja – raamcontract dient gevolgd te worden, afwijking enkel mogelijk indien bewezen (met andere offertes) dat raamcontract niet voordeligste is. Nee – werkwijze OHO volgen (zie verder) < 125,00 euro (zie aankopen: kas) ≤ 5500,00 euro Minstens 3 offertes aanvragen 47 47

8.1 Aankopen: Bestelling Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek) Wet op overheidsopdrachten (OHO) > 5500,00 euro > 5500,00 ≤ 22000,00 euro: min. 5 offertes > 22000,00 ≤ 67000,00 euro: gunningsprocedure aankoopbeheerder * Min. 5 offertes > 67000,00 euro: gunning aankoopbeheerder * Algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding Centrale aankopen Idem A t/m D, maar marktbevraging door aankoopbeheerder 48 48

8.1 Aankopen: Bestelling Nieuwe leverancier Mailtje naar SO_Boekhouding_Wisacc + Bijlage formulier Leveranciersgegevens Bestelbon/ Factuur invullen met blanco leverancier (= ‘nieuwe leverancier’) Volgende dag staat de leverancier in de databank  Aanpassen leverancier op bestelbon of factuur 49 49

8.1 Aankopen: Bestelling Aanmaken rubrieken en artikels Aanmaken bestelbon Gebruik standaard aankoopvoorwaarden Worden via binnenpost aan elke school bezorgd Bestelbon wordt op de voorkant hiervan afgedrukt Voorwaarden moeten gehanteerd worden 50 50

8.2 Aankopen: Kas Bestelaanvraag Kasuitgaven beperkt tot 125,00 euro  geen bestelbon nodig Invullen formulier bestelaanvraag (zie bijlage) Goedkeuring bestelaanvraag cfr goedkeuringsmatrix - Budget en aankoop in orde: goed/dienst kan besteld worden - Budget ontoereikend: indien aankoop noodzakelijk, formele goedkeuring (bijlage 1) - Aankoop niet noodzakelijk:geen aankoop mogelijk 51 51

8.2 Aankopen: Kas Soorten kasuitgaven Voorschot uit kas Formulier “Kasaankoop” wordt ingevuld Geld wordt meegegeven aan de medewerker, na ondertekening formulier kasaankoop Nadien worden de nodige bewijzen binnengebracht (factuur, kassaticket, verklaring op eer ) Afrekening wordt gemaakt – overschot/tekort wordt verrekend/bijgepast Prefinanciering Formulier “Terugbetaling prefinanciering” (zie bijlage) wordt ingevuld Nodige tickets, bewijzen worden hieraan bevestigd Elke individuele aankoop mag niet meer bedragen dan 125 euro Het bedrag van prefinanciering zal terugbetaald worden: * < 20 euro: (kan) via kas * > 20 euro: via de bank 52 52

8.2 Aankopen: Kas Soorten kasuitgaven Gebruik bankkaart school Formulier “Logboek bankkaart” (zie bijlage ) wordt ingevuld Bij het terug binnenbrengen van de bankkaart: Beide formulieren terug invullen Bewijzen afgeven Formulier “Bankboek” (zie bijlage ) wordt ingevuld en de bewijsstukken worden hierbij gearchiveerd Kasaankopen ≥ 125 euro Enkel toegestaan in uitzonderlijke gevallen Bijkomende goedkeuring van directeur vereist (zie bijlage ) Bestelaanvraag én bestelbon zijn verplicht 53 53

8.3 Aankoop: facturatie Inboeken factuur met bestelbon Inboeken factuur zonder bestelbon Overdracht naar de boekhouding 54

8.4 Aankoop: investeringen Waarderingsregels Nagaan of het aangekochte goed een investering is Voorwaarden voor activering investeringsgoederen: Goederen binnen een bepaalde categorie worden altijd geactiveerd Voor andere aankopen, worden eenheidsaankopen boven of gelijk aan 500 EUR (incl BTW) geactiveerd. Computers en toebehoren PC Laptop Scherm Printer Elektrische toestellen Diepvriezer Koelkast Droogkast Wasmachine Kookplaat Microgolfoven Vaatwasmachine Oven Dampkap Materiaal Turnmatten Turntoestellen Boeken Bestemd voor verhuur Meubilair Kast Stoel Tafel Bank Schoolbord Bureau Bed Buitenspeeltuig Multimedia Diascherm Overheadprojector Beamer Smartphone Muziekinstrumenten Instrumenten Versterker 55 55

8.4 Aankoop: investeringen Investeringsfactuur inboeken zoals in de module Aankoop:facturatie uitgelegd was. Altijd op de rekening klasse 2 boeken. Na het inboeken van de factuur via de module Boekhouding de investeringsfactuur openen en fiche manueel opmaken. Automatische opmaak van de fiches zal voorzien worden door Wis@. Afschrijvingstabel genereren! Nota Fundamentele herstellingswerken: werken die de levensduur van de gebouwen aanzienlijk verhogen worden als investeringen verwerkt en afgeschreven over 10 jaar (met maximum resterende duur van recht van erfpacht) Kleine onderhouds- en herstellingswerken: in kost genomen in het boekjaar waarin ze worden uitgevoerd. 56

9. Kas- en bankverrichtingen

9. Kas- en bankverrichtingen 9. Kas- en bankverrichtingen 9. 1 Kas 9.1.1 Kasverrichtingen 9.1.2 Registratie kasverrichtingen 9.1.3 Kascontrole 9.1.4 Kasverificatie 9.1.5 Reglementering inhoud kas 9.2 Bank 9.2.1 CODA 9.2.2 Opmaak betalingsbestand 9.2.3 Opmaak manuele betalingen in Dexiaweb 9.2.4 Ophalen en inboeken CODA bestanden 58

9.1 Kas Kasverrichtingen Fin. medewerker: beheer van contant geld, registratie in kasboek, inboeken maandelijkse beweging in Wis@cc. Maandelijkse telling van de kas door kashouder en directeur. Maandelijks nazicht van het kasboek en de verantwoordingsstukken door directie Elk kwartaal opmaak van (vereenvoudigde) kasverificatie door divisie. Gebruik van standaardformulieren opgemaakt voor hele AGB. 59

9.1 Kas Registratie kasverrichtingen Noteren kasboek Elke kasontvangst en –uitgave moet in het kasboek genoteerd worden Voor elke uitgave moet er een verwijzing naar het verantwoordingsstuk zijn Archiveren verantwoordingsstukken bij het kasboek Bij de betaling van een factuur via kas, een kopie daarvan bij de kas klasseren Inboeken kas in Wis@cc Inboeken kasbewegingen in Wis@cc aan de hand van het kasboek Verwijzing naar desbetreffende verantwoordingsstuk Wanneer? Begin van de volgende maand ( tegen 10 van de volgende maand) 60

9.1 Kas Kascontrole DOEL WERKWIJZE Controleren of er verschillen bestaan tussen de werkelijke inhoud van de kas en het kastotaal volgens kasblad WERKWIJZE Einde van de maand: kastelling Registratie telling op formulier “Kascontrole” (zie bijlage) Invullen kastotaal volgens kasblad op het kascontroleblad Overschotten – tekorten verantwoorden en inboeken in de volgende maand Goedkeuring directeur kascontrole 61

9.1 Kas Kasverificatie Driemaandelijkse verplichte rapportering Opgemaakt door divisieboekhouder op basis van aangeleverde info door scholen: Welke documenten? Goedgekeurd kascontroleblad Kopie laatste kasblad Wanneer? Zo snel mogelijk na afloop van het voorbije kwartaal( tegen 10 van de volgende maand) 62

9.1 Kas Reglementering inhoud kas Regel inhoud kas: “De waarde van de kas (geldkoffer + brandkast) mag maximaal 5.000 euro bedragen. Indien deze waarde wordt overschreden, moet deze waarde binnen de 5 werkdagen teruggebracht worden tot 3.000 euro. Het teveel aan gelden moet gestort worden op de bank.” 63

9.2 Bankverrichtingen Bankverrichtingen GGB AGB Taak School Divisie Andere Selectie van facturen ter betaling X Opmaak betaallijst Goedkeuring betaling Invoeren banktransacties Verwerken banktransacties Selectie van facturen ter betaling op basis van vervaldag. Gebruik van betalingsbestand aangemaakt door Wis@cc aan de hand van selectie. Betalingsbestand kan ingelezen worden in Dexiaweb. Gebruik van CODA bestanden bij inlezen van banktransacties. Geen manuele ingave van bankafschriften meer! Goedkeuring van betaling dient te gebeuren volgens de bepalingen van de goedkeuringsmatrix. 64

9.2 Bankverrichtingen CODA Automatisatie van financiële administratie met betrekking tot bankverrichtingen door gebruik te maken van CODA CODA = gecodeerd bankuittreksel CODA is een bestand dat alle transacties bevat die plaatsvonden op de schoolrekening Wordt door Dexia ter beschikking gesteld in Dexiaweb Ontvangen bedragen met gestructureerde mededeling worden automatisch gelinkt met de juiste openstaande vordering Betalingen opgenomen in een betalingsopdracht worden automatisch afgeboekt tov de juiste leverancier 65 65

9.2 Bankverrichtingen Opmaak betalingsbestand Goedgekeurde facturen Facturen op het juiste tijdstip betalen => financiële middelen optimaal benutten Betalingsbestand wordt door medewerker in de school klaargezet in Dexiaweb Goedkeuring betalingsbestand volgens goedkeuringsmatrix => betalingen kunnen niet meer gebeuren door medewerkers in de school! Wel klaar zetten in Dexiaweb! 66

9.2 Bankverrichtingen Opmaak manuele betalingen in Dexiaweb Welke? Betalingen of overschrijvingen waarvoor er geen factuur ingeboekt is in Wis@cc bijvoorbeeld: terugbetaling prefinanciering of vervoersonkosten, terugbetalingen aan leerlingen Werkwijze de betaling of overschrijving wordt manueel ingegeven in Dexiaweb door medewerker in de school betaling wordt goedgekeurd volgens de goedkeuringsmatrix => betaling kan niet uitgevoerd worden door een medewerker in de school 67

9.2 Bankverrichtingen Ophalen en inboeken CODA bestanden worden dagelijks door Dexia ter beschikking gesteld in Dexiaweb gedownload door medewerker in de school en bewaard op lokale computer opgeladen in Wis@cc Gestructureerde mededelingen automatische koppeling van ontvangen betaling aan juiste vordering Betaalopdrachten automatische koppeling aan de juiste leverancier Manueel toewijzen bedragen worden door Wis@cc automatisch op de wachtrekening 49900000 geboekt manueel juiste algemeen rekeningnummer selecteren 68

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training?

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training? Verkoop: Leerlingenfacturatie: transfer leerlingen naar Wis@cc Aanmaken artikels in Wis@cc Invoer verbruik Wis@cc Afdruk van facturen in Wis@cc Opmaak creditnota’s Afdruk van aanmaningen Afdruk van vorderingrapporten Status van leerlingen aanpassen Opmaak fiscale attesten Aanmaken klanten 70 70

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training? Aankoop: Opmaak bestelbon in Wis@cc Wet OHO Gebruik sjabloon bestelbon Link van bestelbon met budget/analytische code Inboeken van facturen met of zonder bestelbon Inboeken van investeringsfacturen Kas- en bankverrichtingen: Gebruik kasboek Inboeken van kasbewegingen in Wis@cc Ophalen van CODA in Dexia Inladen van CODA in Wis@cc Matchen van inkomende en uitgaande betalingen in Wis@cc 71

10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training? Invoer begroting en nazicht: Invoer van begroting en Wis@cc rekening houdend met analytische code Nazicht van beschikbare budget Gebruik van goedkeuringsmatrix Gebruik van standaarddocumenten Gebruik van het procedurehandboek 72

Vragen? 73

Bedankt! 74