Scholengroep Sint-Rembert Torhout Koekelare – Lichtervelde – Torhout - Zedelgem Beheer van gebouwen Geert Candeel

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Voorstelling SR Torhout  7 basisscholen  10 secundaire scholen  4 erkende IBO’s  2 minicrèches  CLB  Schoolhoeve  Serres, loods en landbouwgronden  Schoolrestaurant met eigen uitbating  2 Internaten met 266 leerlingen  Peda met 84 studenten

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 patrimonium  26 ha 66 are 04 ca waarvan 2 centrale campussen  m2 dakoppervlakte  m2 verwarmde oppervlakte

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 instandhouding en uitbreiding van het patrimonium  AankoopAGIOn aankoopprocedure  NieuwbouwAGIOn standaardprocedure  Instandhouding gebouwen  Totaalrenovaties  Verfraaiing  Grote herstellingen  Vernieuwen installaties  REG-investeringen  Kleine herstellingen

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 instandhouding en uitbreiding van het patrimonium  Verkorte procedures  REG-procedures  Sanitaire procedures  Spoedprocedures  Aankoopprocedures  Externe aannemers / leveranciers  Eigen technische dienst

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Structuur in SR ivm bouw/verbouwing/grote herstellingen  Algemene vergadering  Raad Van Bestuur  Algemeen directeur  Directieteam  Algemene diensten  Boekhouding, verzekering, catering, personeelsdienst, logistiek,… BOUWCOMMISSIE FINANCIELE COMMISSIE

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Bouwcommissie  De bouwcommissie bestaat uit 3 leden van de RVB,de algemeen directeur,de directeur materieel beheer van de scholengroep Sint-Rembert.  De bouwcommissie geeft advies aan de RVB betreffende:  investeringen voor de instandhouding van het patrimonium  voorstellen tot grote herstellingen, verfraaiingen, renovaties van terreinen en gebouwen  aankopen voor de algemene diensten  aanstelling architecten of architectenbureau’s  aanstelling van een studiebureau technieken  aanstelling van veiligheidscoördinatoren  aanstelling van een EPB-verslaggevers  een werkwijze of strategie bij een project

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Bouwcommissie Wat doet de bouwcommissie nog?  brengt verslag uit van de uitvoering, opvolging, financiëring, eindafrekening van de projecten.  bespreekt mogelijke procedures bij onenigheid tussen bouwheer en aannemer.  brengt advies uit betreffende contacten met DIKO en AGIOn.  bespreekt alle project- en aankoopaanvragen ingediend in de begroting door de diverse directieleden.  is aanwezig op de openbare aanbestedingen.  volgt schade op (overstroming, waterinsijpeling, verbrande motoren,…) en volgt de uitbetalingen van de verzekering op.  bespreekt de offertes van grotere projecten.  waakt over de veiligheid van het patrimonium.  brengt plaatsbezoeken aan de diverse scholen om de noden en toestand beter te kunnen inschatten bij beoordeling.  volgt de grote bouwdossiers op van voorontwerp tot definitieve oplevering

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Bouwcommissie  Jaarlijks budget  De bouwcommissie gaat op zoek naar de meest geschikte methode om deze middelen zo goed als mogelijk aan te wenden.  Streeft naar evenwichtigheid tussen de scholen en diensten

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 boekhoudkundige opvolging  begroting  7% didactische uitrusting  onvoorziene uitgaven  meerjarenplanning  extracomptabele boekhouding  Lening Solidariteit onder de diverse scholen

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 technische dienst (1)  Een team van 11 mensen:  4 elektriciens  1 schilder  2 timmermannen  2 polyvalente arbeiders  Secretaresse  Directeur materieel beheer

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 technische dienst (2)  Kleine herstellingen  Periodiek onderhoud  Keuringen  Opvolgen opmerkingen doorlichtingsverslagen  Dienstverlening  Operationeel houden van alle nutsvoorzieningen  Verfraaiingen  Veiligheid  Nieuwe installaties  Totaalrenovaties  Preventief onderhoud

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 technische dienst (3)  WERKING  Personen  Materiaal  Wagenpark  Planning  Uitvoering  Controle  Aankoop

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Werken met externe aannemers  Offertes  Veiligheid  Afspraken “werken met derden”  “huisleveranciers”

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 nieuwbouw SR Torhout (1)  behoeften en beperkingen leren kennen  uitbreiding? verbouwing ? nieuwbouw ?  wat is de meest duurzame oplossing voor de school?  wat zijn de mogelijkheden binnen het domein of omgeving?  is een betere benutting van bestaande gebouwen mogelijk?  is een aanbouw of uitbreiding van een toegevoegde bouwlaag mogelijk?

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 nieuwbouw SR Torhout (2)  Het uitgangspunt : het moet duidelijk zijn voor alle betrokken partijen ( bouwheer, toekomstig gebruiker, de financier, de ontwerper)waarom tot bouwen of verbouwen wordt overgegaan.  de WAAROMVRAAG is het uitgangspunt

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 nieuwbouw SR Torhout (3)  De ontwerper moet voeling hebben met de opdracht en inhoudelijk op dezelfde lijn zit als de opdrachtgever  de financier – subsidiërende overheid met normen en regels  eindgebruiker – directie, lkr, lln hebben hun wensen  daar tussen verweven zit de IM waaraan de directie verantwoording moet geven.

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 onderwijskundig en maatschappelijk kader  schoolgebonden kenmerken  ruimtelijke context, ligging, inplanting  maatschappelijke kenmerken  socio-economische en socio-culturele kenmerken van de schoolpopulatie  onderwijskundige context  het pedagogisch project van de school  organisatorische context  wijze van organisatie, dagindeling, klassen,…

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 tendenzen en ontwikkelingen  pedagogische verschuivingen  toenemende inclusie  technologische evoluties  trend van een brede school  streven naar duurzaamheid  energiezuinig  brandveiligheid  toegankelijkheid  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Aandacht voor akoestiek visueel comfort thermisch comfort luchtkwaliteit

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Projectleider (1)  leiderscapaciteiten  goed communicator  gedreven bemiddelaar  kennis van het bouwproces  contact met alle actoren  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 projectleider (2)  De projectleider geeft sturing aan het project, neemt beslissingen rekening houdend met de gedachte dat het schoolbestuur veel verwachtingen heeft:  het project moet leiden tot een stimulerend, aantrekkelijk en duurzaam schoolgebouw  het voorziene budget moet onder controle worden gehouden  het gebouw moet op tijd klaar zijn  de onderhouds- en beheerskosten moeten betaalbaar zijn

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 projectleider (3)  aandachtspunten:  elk gebouw overleeft zijn opdrachtgever  bouwen is een technisch én sociaal proces: aandacht voor communicatie !  hoe meer input en betrokkenheid mensen menen te hebben in het nemen van beslissingen, hoe meer zorg ze later aan de dag zullen leggen.

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 projectleider (4)  balans tussen kwaliteit – tijd en budget TIJD KWALITEITBUDGET

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 projectleider (5)

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 projectleider (6)  opstellen van projectdossier met een projectdefinitie : een verzameling van eisen en wensen waaraan een toekomstig schoolgebouw moet voldoen.  het belang van een goede projectdefinitie  is een initieel document, maatstaf voor de evolutie van het project  een instrument van kwaliteitbewaking  schetst de uitdagingen van het project

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 bouwproject in 14 stappen stap 1: de initiatie-fase stap 2: treffen van voorbereidingen stap 3: de programmasamenstelling stap 4: opmaak van een projectdossier stap 5: aanbesteden van de ontwerpopdracht stap 7 : vooraanbesteding stap 8 : aanbesteden van de werkzaamheden stap 9 : start van de bouwwerken Stap 10 : de uitvoering Stap 11 : de voorlopige oplevering Stap 12 : ingebruikname van de bouw Stap 13 : de oplevering Stap 14 : de nazorg

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 1: de initiatie-fase (1)  welke overwegingen bepalen de bouwplaats?  de effecten op mobiliteit in de school  de bereikbaarheid via het openbaar vervoer  de omringende woonzone

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 1: de initiatie-fase (2)  wat zijn de financiële mogelijkheden en beperkingen?  een realistisch budget is van groot belang bij de slaagkansen van het project  wat is de fysische en de financiële norm?

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 2: treffen van voorbereidingen (1)  benoemen van een projectleider  aanspreekpunt voor alle partijen gedurende het project  communicatie en coördinatie met alle betrokkenen  selectie van de juiste procedure  samenstelling dossier  bewaking van de uitvoering, termijn en budget

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 2: treffen van voorbereidingen (2)  samenstellen van een werkgroep  welke partijen moeten worden vertegenwoordigd?  hoe groot is de participatie?  De projectleider coördineert de werkgroep  De leden van de werkgroep kunnen terugkoppelen naar de achterban.  Opnemen van deskundigen in de werkgroep

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 2: treffen van voorbereidingen (3)  opstellen van een communicatieplan  verslagen  internet -website  smartschool  algemene mail naar lkr  intranet  toelichting op personeelsvergadering  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 2: treffen van voorbereidingen (4)  projectdefinitie  start van de projectdefinitie:  pedagogische verwachtingen?  maatschappelijke rol van de school?  culturele uitstraling?  duurzaam en/of energiezuinig bouwen?  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 3: de programma- samenstelling (1)  bouwprogramma opmaken  omschrijving groepsgrootten, activiteiten, eisen per lokaal, wensen van de directie,…  de totale oppervlakte van het project  het aantal, bestemming en opp van de lokalen  functionele organisatie en relatie tss de lokalen  sociale ruimtes en sportruimtes  noodzakelijke buitenruimte  ontsluiting van het gebouw (ingang, brandweer, fietseningang,…)  flexibiliteit in de toekomst  comforteisen  gewenste kwaliteit  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 3: de programma- samenstelling (2)  onderscheid tss musthave en nicetohave

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 3: de programma- samenstelling (3)  voorbereidend onderzoek  opmetingsplannen van bestaande toestand  doorlichting of inspectieverslagen  verslagen van brandweer  energieaudit  stedebouwkundige voorwaarden  bouwfysische en structurele analyse van bestaande gebouwen  bodemonderzoek naar draagkracht  adviezen van monumentenzorg  opmaken van haalbaarheidsstudie

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 3: de programma- samenstelling (4)  masterplan  De grond van een masterplan is het uitstippelen van de doelstellingen en criteria van het project, met betrekking tot de transformaties die het schooldomein zal ondergaan.  een langetermijnvisie wordt geschetst  masterplan heeft aandacht voor mobiliteit, toegankelijkheid, stedebouwkundige visie en inplanting, fasering en relatie met de omgeving.

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 3: de programma- samenstelling (5)  financieel plan  Opstellen van een financieringsplan  subsidieaanvragen bij AGIOn  pps  dbfm

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 4: opmaak van een projectdossier  projectdossier  de projectdefinitie  resultaten van eerder uitgevoerde studies en analyses  locatiegegevens  stedebouwkundige voorschriften  liggingsplan  omgevingsplan  inplantingsplan  grondsonderingen  opmetingsplannen  het investeringsbedrag en berekeningswijze

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 5: aanbesteden van de ontwerpopdracht  wijze van gunning  De Belgische wetgeving inzake overheidsopdrachten en de Europese richtlijnen regelen de wijze waarop de overheid opdrachten kan uitbesteden.  toewijzen van een ontwerpopdracht  algemene offertevraag (selectie- en gunningscriteria)  beperkte offertevraag (enkel selectie kandidaten)  architectuurwedstrijd  open oproep (Vlaamse bouwmeester)  Kiezen van een architect door IM of RVB  afsluiten contract studiebureau, EPB-verslaggever, veiligheidscoördinator

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 6 : verfijnen van het ontwerp  voorontwerpfase  zoeken naar een passend antwoord op de projectdefinitie  definitief voorontwerp  terugkoppeling naar de achterban, project voorleggen aan de RVB ter goedkeuring,  project voorleggen aan de brandweer, voorleggen aan poetsverantwoordelijke  indienen van de bouwaanvraag

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 7 : vooraanbesteding van de werkzaamheden  opmaak van het vooraanbestedingsdossier door architect  nu pas materialen, details,graad van afwerking, bepaalde technieken, meubilair,… bespreken  indeling van de bouw in percelen  architect maakt lastenboeken, plannen, bestek en meetstaten op.  nalezen plannen en bestekken door projectleider  goedkeuring door RVB  wachten op goedkeuring subsidiërende overheid

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 8 : aanbesteden van de werkzaamheden  publicatie van openbare aanbestedingen en algemene offertevragen  openbare zitting(en)  nazicht van de offertes door architect  voorstel tot toewijzing aan de laagst biedende  goedkeuring door RVB  goedkeuring door subsidiërende overheid

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 stap 9 : start van de bouwwerken  bouwproject aan de grote achterban voorstellen:  hoe zal de nieuwe school er uit zien?  Wat zijn de geplande werkzaamheden?  Hoelang zullen de werken duren?  Wat voor impact hebben de werken op lln en lkr?  Duidelijke afspraken tussen aannemer en school (werfzone, veiligheid)  Afspraken om bezoek werf door lln te realiseren  Verzekeringen en borgstellingen moeten in orde zijn  Document “Werken met derden”

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Stap 10 : de uitvoering  Controle op de werkzaamheden is de taak van de architect, de taak van de projectleider is aanvullend te zijn  De projectleider bewaakt de vooruitgang, de coördinatie van diverse aannemingen  Wekelijkse werfvergaderingen  Waken over veiligheid op de bouw  Nazicht van de vorderingsstaten  Toekennen van schorsingen  Keuze van materialen en kleuren samen met de architect  Opvolgen van de facturatie

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Stap 11 : de voorlopige oplevering  Rondgang door architect en bouwheer  Lijst van mankementen  Verslag van voorlopige oplevering  Vrijgave van de helft van de borgstelling  As-builtdossiers, technische opleiding personeel  Opmaken van de eindstaat en eindafrekening voor AGIOn

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Stap 12 : ingebruikname van de bouw  Poetsen van het gebouw  Vlot opvolgen van eerste pijnpunten/mankementen  Vlotte communicatie met de eerste gebruikers  Technische ondersteuning in de eerste weken  Financiële analyse van het project

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Stap 13 : de oplevering  Rondgang 1 jaar na de voorlopige oplevering  Vrijgave volledige borg  Evaluatie van de gebruikers  Afsluiten van het project

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Stap 14 : de nazorg  Discussies  Ev. rechtsprocedures  Subsidiëring op meerwerken  Foto-reportage  Bedankingen  …

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Items gerelateerd aan gebouwenbeheer  Haalbaarheidstudies WKK – warmtepomp – zonneboiler – FV-zonnepanelen – biomassa - …  Kadaster (met vrijstelling onroerende voorheffing)  Verzekering  Bouwaanvragen  Milieu- en exploitatievergunningen  Veiligheid - GPP  Energieboekhouding aanpassen : gas- water elektriciteit  Aanpassingen datanetwerk en telefonie  Premies !!!  Poetsonderhoud

Scholengroep Sint-Rembert Torhout8 oktober ‘09 Afspraken en pijnpunten  Lokaal of centraal ?  Verantwoordelijke per locatie  melding vastgestelde breuk of defect  Relatie school met DIKO en AGIOn